9 Cara Mengurangi Inventory Write Off dan Contohnya

Inventory write off atau penghapusan persediaan adalah praktik umum di banyak industri, terutama di sektor ritel dan teknologi.

Perusahaan melakukan hal ini untuk memastikan bahwa mereka memahami nilai produk mereka saat ini yang dapat menginformasikan keputusan bisnis mereka.

Mempelajari tentang inventory write off dapat membantu Anda mempelajari bagaimana dan kapan Anda perlu memasukkannya ke dalam laporan laba rugi atau neraca.

Pada artikel ini, kita membahas apa itu inventory write off, mengapa itu penting, dan bagaimana Anda dapat melakukannya untuk organisasi Anda.

Apa yang Dimaksud dengan Inventory Write Off?

inventory write off terjadi ketika perusahaan secara resmi mengakui bahwa produk yang dimaksudkan untuk dijual telah kehilangan semua nilainya dan tidak lagi dapat dijual – ketika menjadi stok mati (dead stock) atau persediaan usang.

Ada banyak alasan mengapa perusahaan tidak menjual semua persediaannya, yang meliputi bahan baku, suku cadang komponen, dan barang jadi.

Barang-barang dapat menjadi usang karena kemajuan teknologi, seperti pengenalan peralatan yang lebih cepat, seperti komputer atau ponsel, atau perangkat lunak yang lebih canggih.

Tren mode juga berubah seiring waktu, seperti halnya dengan pakaian atau dekorasi rumah, yang mengakibatkan barang-barang tertinggal di rak.

Makanan yang kedaluwarsa atau basi tidak dapat dijual; begitu juga dengan barang yang rusak, dicuri, atau hilang.

Persediaan muncul sebagai aset di neraca perusahaan. Ketika ditentukan bahwa suatu persediaan tidak akan terjual, perusahaan mengurangi jumlah persediaan bruto dengan biaya persediaan usang tersebut.

Perusahaan juga akan mengakui beban dengan jumlah yang sama pada laporan laba rugi. Jika biaya tersebut dapat diabaikan, biaya tersebut dapat diakui dalam harga pokok penjualan perusahaan.

Tetapi disarankan agar penghapusan yang lebih substansial dipecah sebagai item terpisah, daripada mengubah entri aslinya, untuk membuat pelacakan kerugian lebih mudah dan menghindari risiko mendistorsi margin kotor.

Write off mengurangi aset perusahaan, yang berarti juga mengurangi nilai perusahaan secara keseluruhan. Dan karena penghapusan menghasilkan biaya, laba bersih perusahaan akan menurun dengan jumlah yang sama (meskipun beberapa penghapusan dapat menghasilkan pengurangan pajak).

Baca juga: Audit Operasional: Definisi,Tujuan, dan Tahapannya

Contoh kasus

ABC Grocery Superstore memiliki produk susu senilai 50.000.000 di raknya. Susu tersebut, yang dianggap sebagai persediaan, diakui sebagai aset senilai 50.000.000 di neraca ABC Grocery.

Katakanlah perusahaan harus membuang susu senilai 5.000.000 karena tanggal penjualan susu tersebut sudah lewat dan kedaluwarsa.

Perusahaan kemudian membuat penghapusan sebesar 5.000.000 yang mengurangi nilai persediaannya menjadi 45.000.000.

Hal ini juga menciptakan biaya sebesar 5.000.000 yang muncul pada laporan laba rugi dan mengurangi laba bersih.

Beberapa perusahaan mengakui kemungkinan write off di masa depan dengan membentuk cadangan persediaan.

Cadangan persediaan memiliki saldo kredit – jumlah yang diperkirakan untuk mengimbangi penghapusan, berdasarkan berapa banyak yang dibutuhkan pada tahun-tahun sebelumnya.

Dalam istilah akuntansi, cadangan persediaan adalah akun kontra aset yang mengurangi nilai persediaan bruto untuk mencapai persediaan bersih.

Pada saat yang sama ketika cadangan persediaan dibuat di neraca, biaya dengan jumlah yang sama dimasukkan pada laporan laba rugi.

Ketika inventory write off benar-benar terjadi, persediaan bruto dan cadangan persediaan keduanya dikurangi dengan jumlah penghapusan.

Tidak ada biaya yang dibuat, karena biaya sudah dibebankan ketika cadangan persediaan dibentuk.

Kembali ke contoh sebelumnya, katakanlah ABC Grocery mengetahui bahwa 10% dari persediaan biasanya rusak.

Perusahaan memiliki persediaan kotor senilai 50.000.000, sehingga perusahaan membuat cadangan persediaan sebesar 5.000.000 di neraca, yang juga menunjukkan persediaan bersih sebesar 45.000.000.

Pada saat yang sama, perusahaan tersebut menciptakan biaya sebesar 5.000.000 pada laporan laba rugi, yang mengurangi laba bersih.

Ketika susu senilai 5.000.000 benar-benar rusak, ABC Grocery mengurangi persediaan kotor dan cadangan persediaan sebesar 5.000.000, tetapi jumlah persediaan bersih sebesar 45.000.000 tetap tidak berubah.

Tidak perlu membuat biaya, karena biaya tersebut sudah diambil kembali ketika cadangan persediaan dibentuk.

Baca juga: Cost of Revenue Adalah: Komponen dan Contohnya

Metode Direct Write-off dan Metode Allowance

Ada dua jenis utama inventory write off:

Metode langsung (direct)

Dengan metode langsung, Anda dapat menghapus item dari catatan akuntansi Anda segera setelah Anda mengenali hilangnya nilai.

Anda dapat melakukan ini dengan memasukkan item baris kredit di bagian aset neraca Anda dan item baris debit di akun biaya.

Metode penyisihan (allowance)

Metode penyisihan memungkinkan Anda untuk menghapus beberapa nilai dari item yang mungkin mengalami kerusakan atau penurunan nilai, tetapi Anda belum membuangnya.

Dengan metode ini, Anda dapat membuat item baris kredit untuk akun kontra aset atau penyusutan, dan membuat item debit dalam kategori biaya.

Baca juga: Apa itu General Ledger? Berikut Pengertian, Contoh, dan Tahapan Membuatnya

Apa Perbedaan Antara Write-Off dan Write-Down?

Penghapusan atau write off terjadi ketika nilai persediaan turun menjadi nol – tidak lagi memiliki nilai. Penurunan nilai terjadi ketika nilai pasar wajar persediaan turun di bawah biaya persediaan yang tercatat di neraca, tetapi barang tersebut masih dapat dijual dengan harga di atas nol.

Sedangkan write down atau penurunan nilai adalah nilai adalah biaya persediaan dikurangi nilai pasar saat ini dari persediaan tersebut.

Untuk memperhitungkan penurunan nilai, bisnis mengurangi nilai persediaannya dengan jumlah penurunan nilai. Dengan asumsi tidak ada cadangan persediaan, akun beban penurunan nilai persediaan dibuat dan dimasukkan ke dalam laporan laba rugi.

Baik write off dan write down dalam persediaan harus diakui sekaligus dan tidak disebarkan selama beberapa kuartal atau tahun.

Mari kita kembali ke contoh toko kelontong. ABC Grocery membayar 2.000 untuk setiap liter susu, yang dijual seharga 2.250.

Ketika tanggal penjualan semakin dekat, perusahaan menjual susu tersebut dengan harga 1.500. Perusahaan ini kemudian harus mencatat persediaannya sebesar 500 – selisih antara yang dibayarkan dan harga jual – dikalikan berapa pun jumlah liter yang terpengaruh.

Tetapi itu lebih baik daripada jika susu kedaluwarsa dan perusahaan harus mengambil penghapusan penuh sebesar 2.000 untuk setiap liter susu.

Baca juga: Balanced Scorecard: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya

9 Cara untuk Mengurangi Inventory Write Off

Penghapusan atau write off menurunkan laba bersih dan laba ditahan perusahaan.

Itulah mengapa penting bagi bisnis untuk mengelola inventaris mereka dengan baik dan secara teratur mengevaluasi apakah barang telah menjadi usang atau berkurang nilainya.

Tujuannya, tentu saja, untuk meminimalkan jumlah persediaan yang perlu dihapuskan.

Berikut adalah sembilan taktik yang bertujuan untuk mencapai hal tersebut.

1. Jangan membeli terlalu banyak persediaan

Sangat mudah untuk menjadi optimis tentang bisnis masa depan dan memesan terlalu banyak persediaan.

Masalah rantai pasokan mungkin menjadi alasan lain untuk memesan secara berlebihan. Apapun alasannya, persediaan yang berlebihan akan membebani kas dan menambah pengeluaran jika penjualan tidak sesuai dengan harapan.

Sebelum memesan, analisis berapa banyak yang telah dijual perusahaan dan berapa banyak yang harus dihapuskan di masa lalu.

Kemudian pertimbangkan apa saja yang mungkin telah berubah dan akan berdampak pada penjualan di masa depan. Apakah ekonomi saat ini sekuat tahun-tahun sebelumnya?

Apakah pelanggan sehat secara finansial seperti tahun lalu? Apakah selera atau tren telah berubah?

Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Persediaan dalam Banyak Bisnis

2. Evaluasi kembali rencana pembelian

Inventory write off dapat dikurangi jika bisnis melakukan pemesanan inventaris yang lebih sering dan dalam jumlah yang lebih kecil.

Tips ini sangat penting untuk barang-barang yang mudah rusak, tetapi juga berlaku untuk apa pun yang cepat atau lambat akan digantikan oleh model yang lebih baru atau dianggap ketinggalan zaman.

Memesan dalam jumlah yang lebih kecil juga membantu manajer merespons perubahan permintaan dengan lebih cepat.

Namun, sebelum menempuh cara ini, penting untuk dipahami bahwa melakukan pemesanan dalam jumlah yang lebih kecil dapat menimbulkan biaya tambahan melalui skala ekonomi.

Misalnya, bisnis mungkin tidak lagi memenuhi syarat untuk mendapatkan diskon besar-besaran yang sama dan harus membayar lebih banyak per item.

Pengiriman yang lebih sering berarti biaya transportasi dan karyawan juga dapat meningkat. Dan dalam lingkungan inflasi, harga barang mungkin lebih murah hari ini daripada beberapa bulan ke depan.

Baca juga: Akun Riil: Pengertian Lengkap dan Perbedaannya dengan Akun Nominal

3. Periksa inventaris pada saat kedatangan

Saat inventaris tiba di gudang, pastikan semua yang dipesan (dan dibayar) memang telah dikirim.

Periksa barang secara menyeluruh untuk mengetahui adanya kerusakan dan kembalikan barang yang rusak.

Kemudian, manajer harus memeriksa secara berkala apakah data inventaris mereka sesuai dengan barang dagangan yang mereka miliki.

4. Lindungi persediaan dari kerusakan atau pencurian

Penyimpanan yang tepat, seperti lokasi yang kering atau di rak yang cukup tinggi sehingga produk tidak dapat terbentur secara tidak sengaja, dapat melindungi inventaris agar tidak rusak dan, dengan demikian, tidak dapat dijual.

Ide bagus lainnya adalah memasang detektor asap dan mungkin sistem penyiram api.

Untuk mencegah pencurian, pertimbangkan untuk mengamankan inventaris berharga di area yang terkunci dan pasang kamera keamanan dan alarm.

Baca juga: Valuasi Persediaan: Pengertian, Metode, dan Contoh Penghitungannya

5. Pertimbangkan untuk menjual barang-barang yang sudah usang dengan harga diskon

Pertimbangkan untuk mendiskon barang yang sudah terlalu lama ada di inventaris; lebih baik menjual barang dengan harga yang lebih rendah daripada tidak menjualnya sama sekali.

Alternatif lain adalah menawarkan barang inventaris lama sebagai hadiah gratis dengan pembelian, sehingga menimbulkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

Ingat kembali contoh susu kita di atas. Lebih baik bagi ABC Grocery untuk menjual susu seharga 1.500 daripada menyimpannya dengan harga reguler dan membiarkannya kadaluarsa dan tidak terjual.

Menjual susu seharga 1.500 akan menghasilkan pengurangan harga 500 rupiah per liter, bukannya pengurangan harga 2.000 per liter susua

6. Kembalikan barang ke produsen atau jual ke bisnis lain

Cobalah untuk menjual persediaan yang sudah usang kembali ke produsen atau ke bisnis lain.

Mereka mungkin memiliki permintaan dari pelanggan lain atau bersedia membelinya dengan harga diskon.

7. Jual barang untuk suku cadang

Beberapa inventaris dapat dibongkar dan dijual untuk diambil suku cadang atau bahan bakunya. Komputer lama, misalnya, memiliki hard drive dan chip memori yang dapat dijual satu per satu.

Mobil bekas juga memiliki suku cadang yang dapat dijual secara terpisah. Dan beberapa barang inventaris yang terbuat dari plastik atau logam bisa dijual untuk dijadikan barang bekas atau didaur ulang.

Baca juga: Akuntansi Persediaan: Pengertian, Jenis Valuasi, dan Manfaatnya

8. Buatlah cadangan inventaris

Analisis berapa banyak persediaan yang harus dihapuskan pada tahun-tahun sebelumnya untuk memprediksi berapa banyak yang harus dimasukkan ke dalam cadangan persediaan, yang digunakan perusahaan untuk mengimbangi biaya penghapusan di masa depan.

Cadangan persediaan adalah akun kontra aset yang dipasangkan dengan persediaan bruto untuk mendapatkan persediaan bersih di neraca. Biaya ini juga diakui pada laporan laba rugi perusahaan.

Baca juga: Akun Nominal dan Akun Riil: Pengertian, Perbedaan, dan Contohnya

9. Berinvestasi menggunakan alat modern

Perlunya inventory write off mungkin merupakan tanda manajemen persediaan yang buruk.

Di sinilah software manajemen inventaris dapat membantu, pertama dan terutama dengan memberikan gambaran yang akurat tentang inventaris bisnis.

Software memudahkan untuk menyimpan catatan yang akurat tentang apa yang ada dalam stok, di mana lokasinya dan berapa lama stok tersebut berada di sana.

Manajer dan pemilik bisnis dapat menggunakan informasi ini untuk membantu menentukan seberapa banyak dan seberapa sering mereka perlu melakukan pemesanan – dan kapan harus melakukan penghapusan.

Di antara manfaat lainnya, software manajemen persediaan dapat secara otomatis memberi tahu manajer bisnis ketika item inventaris mendekati tanggal penjualan.

Software ini juga dapat membuat atau mengelola dokumentasi yang diperlukan ketika inventaris dilikuidasi, disumbangkan, atau dihancurkan.

Selain itu, alat yang tepat dapat menunjukkan dengan tepat di mana penghilangan barang sering terjadi, sehingga manajer dapat mengidentifikasi dan mengatasi masalah.

Baca juga: Tahapan dan Prosedur Audit Persediaan yang Harus Anda Ketahui

Kurangi Inventory Write Off dengan Kledo

Software manajemen inventaris memberikan gambaran lengkap tentang data inventaris historis perusahaan, serta posisi inventaris saat ini.

Informasi ini dapat memberi tahu manajer bisnis yang membuat keputusan pemesanan dan mencegah mereka memesan terlalu banyak inventaris, yang dapat menyebabkan penghapusan inventaris.

Keusangan persediaan adalah gejala, bukan masalah – masalahnya adalah kerusakan dalam rantai pasokan.

Software yang tepat dapat menyoroti item yang terlalu lama berada di daftar persediaan dan mendorong manajer untuk mengambil tindakan yang tepat untuk meminimalkan kerugian.

Software akuntansi Kledo menyediakan tampilan inventaris secara real-time di seluruh lokasi gudang dan cabang penjualan.

Ini membantu manajer bisnis mengurangi inventaris, mudahkan pengelolaan kas dan menjaga biaya inventaris tetap rendah.

Ini juga membantu menghindari kehabisan stok, mengoptimalkan tingkat inventaris, dan memastikan ketersediaan produk.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Pengertian Laporan Persediaan Barang, Cara Membuat, dan Jenisnya

Kesimpulan

Hal yang tidak dapat dihindari dalam bisnis adalah beberapa inventaris perusahaan akan kehilangan nilainya, karena alasan yang mencakup kedaluwarsa, pembusukan atau kerusakan.

Untuk tujuan akuntansi, inventaris ini harus dihapuskan, yang pada akhirnya mengurangi laba bersih dan laba ditahan perusahaan.

Namun, ada banyak taktik yang dapat digunakan manajer bisnis untuk membantu meminimalkan write off inventory, yang sebagian besar dapat dibantu oleh alat yang tepat, salah satunya adalah dengan mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis melalui tautan ini.