Pengertian Loss Prevention dan Cara Melakukannya dalam Bisnis

Setiap tahun, peritel dan bisnis lainnya kehilangan inventaris senilai miliaran rupiah karena pencurian, keusangan persediaan, penipuan, dan kesalahan karyawan. Itulah mengapa penting bagi perusahaan untuk mengadopsi langkah-langkah loss prevention – serangkaian strategi, alat, dan teknologi yang dapat digunakan bisnis untuk mengurangi masalah seperti mengutil, pencurian karyawan, penipuan, dan kesalahan administrasi yang dapat dicegah.

Dalam industri ritel, yang biasanya beroperasi dengan margin keuntungan yang tipis, mengurangi kehilangan persediaan memainkan peran penting dalam melindungi keuntungan.

Loss prevention juga penting untuk bisnis di industri lain, termasuk restoran, distribusi grosir, logistik, dan perawatan kesehatan.

Pada artikel kali ini kami akan memberikan penjelasan mengenai loss prevention, penyebab terjadinya kerugian, dan cara melakukan loss prevention.

Apa itu Loss Prevention?

Loss prevention bertujuan untuk menjaga keuntungan bisnis dengan mengurangi kerugian akibat pencurian, penipuan, atau kesalahan operasional.

Loss prevention banyak digunakan di sektor ritel untuk mengatasi masalah seperti mengutil dan pencurian karyawan, tetapi juga diterapkan di industri lain yang sering mengalami pencurian dan penipuan.

Banyak peritel mempekerjakan tim anti fraud yang bertanggung jawab untuk mengelola keamanan toko sehari-hari, menyelidiki masalah, mengembangkan kebijakan pencegahan kehilangan, dan meneliti solusi teknologi.

Pemantauan dan analisis video CCTV, tag keamanan, sistem POS, dan kontrol persediaan adalah beberapa alat yang digunakan untuk mendeteksi dan mencegah pencurian.

Baca juga: Metode Analisis Persediaan atau Inventory Analysis, KPI, dan Tipsnya

Lebih jauh tentang loss prevention

Bisnis dapat mengalami berbagai hal yang merugikan, sehingga perusahaan sering menggunakan beberapa taktik loss prevention untuk melindungi keuntungan mereka.

Kehilangan perseidaan, juga dikenal sebagai penyusutan atau shrinkage, merupakan masalah utama bagi peritel dan banyak perusahaan lainnya.

Peritel di seluruh dunia kehilangan sekitar 1,5% inventaris mereka setiap tahun, dan pada tahun 2021, hal itu mewakili hampir $ 95 juta dalam penjualan ritel yang hilang, menurut survei Federasi Ritel Nasional (NRF).

Tetapi masalahnya tidak hanya terjadi pada industri ritel. Bisnis lain yang mengalami kehilangan persediaan termasuk pedagang grosir, perusahaan transportasi, restoran, hotel, dan rumah sakit.

Dalam bisnis ritel, penyebab terbesar shrinkage adalah pencurian eksternal – pencurian oleh pihak luar, termasuk kelompok kejahatan terorganisir dan individu – serta pencurian internal oleh karyawan dan kesalahan operasional.

Fraud dalam e-commerce dan omnichannel juga menjadi masalah, ditambah lagi kerugian dapat terjadi saat barang dalam perjalanan ke toko dan saat disimpan di gudang.

Loss prevention, yang juga dikenal sebagai perlindungan aset ritel, berfokus untuk mengurangi semua masalah ini.

Banyak perusahaan mempekerjakan manajer dan tim loss prevention yang bertujuan untuk mengurangi shrinkage dengan mengandalkan langkah-langkah keamanan di toko fisik, kantor pusat perusahaan, kantor lokal, dan gudang.

Beberapa tim juga berfokus pada pengurangan fraud e-commerce dan omnichannel. Tim loss prevention memiliki ukuran yang beragam, mulai dari segelintir anggota di perusahaan kecil hingga ratusan atau bahkan ribuan orang di peritel besar yang memiliki banyak lokasi.

Peritel sering kali menilai kinerja tim mereka berdasarkan kemampuan mereka untuk mengurangi penyusutan inventaris.

Manajer loss prevention sering kali bertanggung jawab untuk menerapkan kebijakan untuk mengurangi penipuan dan memilih teknologi anti-fraud, serta mengawasi keamanan toko sehari-hari dan menyelidiki masalah.

Selain pendekatan tradisional, seperti pelatihan karyawan, CCTV dan label keamanan barang, tim loss prevention dapat menggunakan teknologi canggih, termasuk analisis video dan pengenalan plat nomor, untuk mendeteksi pencurian dan perilaku bermasalah lainnya.

Tanggung jawab juga dapat mencakup mengurangi kerugian akibat kerusakan inventaris dan melindungi bisnis dari jaringan kejahatan terorganisir yang semakin gencar melakukan upaya pencurian barang dagangan.

Baca juga: Pengertian Analisis Pengeluaran Bisnis, Tahapan, dan Manfaatnya

Penyebab Umum Hilangnya Laba Bisnis

Banyak jenis kerugian bisnis yang dapat menggerogoti keuntungan perusahaan. Berikut adalah enam penyebab kerugian yang paling umum.

Pencurian eksternal

Pencurian dari pihak eksternal semakin sering terjadi, termasuk kelompok kejahatan terorganisir yang mencuri barang dalam jumlah besar dari toko dan gudang, serta mengutil dalam skala yang lebih kecil oleh perorangan.

Peritel yang disurvei mengidentifikasi pencurian eksternal sebagai penyebab kerugian terbesar, yang menyumbang lebih dari sepertiga penyusutan inventaris.

Kerugian internal

Kerugian internal mencakup aktivitas jahat oleh karyawan serta kesalahan yang tidak disengaja.

Tindakan jahat yang mengakibatkan hilangnya inventaris yang dapat dijual termasuk pencurian, penipuan, dan perusakan.

Masalah yang tidak berbahaya termasuk kesalahan administrasi dan operasional, seperti membuat kesalahan akuntansi atau tidak sengaja salah memberi harga barang.

Pencurian internal

Contoh umum dari pencurian internal adalah karyawan yang mencuri produk atau uang, baik secara mandiri maupun bekerja sama dengan pihak eksternal, seperti kontraktor.

Pencurian internal juga dapat terjadi karena “kebaikan hati” – ketika karyawan memberikan barang kepada teman atau menawar barang tersebut dengan harga yang lebih rendah dari harga jual.

Karena banyak karyawan yang memiliki akses istimewa ke fasilitas, sistem, dan inventaris, pencurian internal dapat menjadi sangat sulit untuk dicegah dan dideteksi.

Baca juga: Metode Analisis Persediaan atau Inventory Analysis, KPI, dan Tipsnya

Kesalahan operasional dan administratif

Karyawan perusahaan dapat melakukan kesalahan yang tidak disengaja yang mengakibatkan kerugian finansial.

Misalnya, karyawan mungkin salah menerima pengembalian produk karena mereka tidak memahami kebijakan pengembalian produk perusahaan.

Anggota staf mungkin keliru memberi harga barang terlalu rendah, secara tidak sengaja memasukkan nilai yang salah pada saat pembayaran atau secara tidak sengaja membayar lebih kepada pemasok.

Manajemen persediaan yang buruk atau kesalahan akuntansi dapat menyebabkan kerugian yang tidak terdeteksi.

Banyak kesalahan operasional terjadi karena perusahaan belum mengembangkan kebijakan yang jelas, memastikan bahwa semua karyawan memahaminya, atau menerapkan kontrol untuk menegakkannya.

E-commerce fraud

Penipuan yang terkait dengan pesanan online adalah masalah yang berkembang di seluruh sektor ritel.

Orang-orang mungkin menuntut pengembalian dana dengan membuat klaim palsu bahwa barang tidak pernah dikirim atau rusak dalam perjalanan, misalnya.

Sulit untuk mendeteksi pelaku kejahatan berulang karena mereka dapat membuat beberapa profil online untuk menyamarkan perilaku mereka.

Penipuan pemasok

Pelaku menggunakan berbagai taktik untuk menyamar sebagai pemasok perusahaan dan mendapatkan pembayaran, termasuk membuat faktur palsu, pesan email, dan panggilan telepon.

Karyawan di pemasok asli juga dapat melakukan penipuan dengan memalsukan faktur atau dokumentasi lain untuk mendapatkan uang tambahan.

Baca juga: Biaya Persediaan (Inventory Costing): Pengertian, Metode dan Contohnya

Pentingnya Loss Prevention

Tujuan utama dari loss prevention adalah untuk berkontribusi pada profitabilitas perusahaan dengan mengurangi kerugian. Investasi pada staf, peralatan, teknologi, dan pelatihan loss prevention seharusnya lebih dari sekadar membayar sendiri dengan mengurangi masalah seperti penyusutan inventaris.

Namun, loss prevention juga dapat memberikan manfaat lain. Misalnya, jika perusahaan dapat mengurangi jumlah inventaris yang hilang, informasi dalam sistem manajemen inventarisnya akan lebih akurat mencerminkan apa yang tersedia, sehingga mengurangi kemungkinan pelanggan memesan produk dan kemudian mengetahui bahwa produk tersebut tidak tersedia.

Informasi persediaan yang akurat juga mendukung perencanaan bisnis dan pelaporan keuangan yang lebih baik.

Strategi dan Tips Loss Prevention

Banyak bisnis yang menggunakan kombinasi strategi loss prevention, termasuk membentuk tim loss prevention khusus, melatih karyawan, dan menerapkan teknologi.

Berikut adalah beberapa strategi yang bisa Anda gunakan:

Edukasi dan kesadaran

Setiap strategi loss prevention harus mencakup fokus pada edukasi karyawan tentang pentingnya loss prevention, masalah yang perlu diwaspadai, dan cara menanggapinya.

Sebagai contoh, program kesadaran dapat membantu karyawan mengenali pengutil, menjelaskan apa yang harus mereka lakukan saat melihat pencurian dan menjelaskan cara memverifikasi bahwa pengembalian produk itu valid.

Akan sangat membantu untuk memperkuat praktik-praktik ini dengan memperbarui pelatihan kesadaran secara berkala.

Baca juga: Sistem Persediaan Periodik: Pengertian, Contoh, Manfaat, dan Tantangannya

CCTV dan kontrol akses

Kamera keamanan yang ditempatkan di seluruh toko dapat bertindak sebagai pencegah serta memungkinkan staf untuk menangkap orang yang sedang melakukan pencurian.

Kamera juga dapat ditempatkan di lokasi lain di mana kerugian dapat terjadi, seperti dermaga pengiriman dan pemuatan. Sistem kontrol akses dapat membantu mencegah akses yang tidak sah ke kantor dan lokasi lainnya.

Tag keamanan

Label keamanan elektronik yang dipasang pada barang bernilai tinggi dapat mencegah pengutilan dan memperingatkan staf jika ada barang yang dicuri.

Saat keluar dari toko, pembeli melewati gerbang keamanan yang akan membunyikan alarm jika tag belum dilepas. Tag ini akan dilepas atau dinonaktifkan saat pembayaran.

Sistem kasir (POS)

Dengan sistem POS, peritel memastikan bahwa hanya staf yang berwenang yang dapat mengakses mesin kasir dan melakukan fungsi tertentu.

\Sebagai contoh, bisnis dapat mengizinkan hanya anggota staf senior untuk mengotorisasi pengembalian produk.

Sistem POS juga dapat melacak aktivitas kasir, membantu bisnis mengidentifikasi pola-pola yang janggal, seperti pelanggan yang meminta pengembalian uang dalam jumlah yang tidak biasa.

Baca juga: Mengenal Apa Itu Sistem Persediaan Perpetual untuk Pemilik Bisnis

Analisis video dan keamanan tingkat lanjut

Teknologi canggih muncul yang memungkinkan deteksi dan investigasi yang lebih canggih dan otomatis terhadap pola perilaku yang mencurigakan.

Misalnya, analisis video berbasis kecerdasan buatan (AI) dapat memeriksa apakah pelanggan memindai barang dengan benar di stasiun kasir mandiri.

Sistem pengenalan pelat nomor di tempat parkir dapat membantu peritel mendeteksi dan mengidentifikasi tersangka ketika mereka tiba atau pergi.

Tata letak toko

Perbaikan dasar pada tata letak toko dapat mengurangi peluang pencurian yang tidak teramati.

Rak-rak yang bersih dan tertata rapi serta garis pandang yang jelas di sepanjang lorong membantu karyawan memantau perilaku pembeli dan dengan cepat mengetahui jika ada barang yang hilang.

Menempatkan mesin kasir di dekat pintu keluar juga dapat membantu mengurangi pengutilan.

Praktik perekrutan yang ketat

Penyaringan yang cermat, termasuk melakukan pemeriksaan latar belakang kriminal dan memeriksa referensi, mengurangi risiko mempekerjakan karyawan dengan riwayat pencurian atau penipuan.

Pelatihan loss prevention dapat dimasukkan ke dalam proses orientasi untuk memastikan karyawan menyadari pentingnya hal ini sejak awal.

Manajemen persediaan

Manajemen persediaan dan inventaris yang akurat dan terkini memungkinkan bisnis untuk memantau tren kehilangan dan dengan cepat mengidentifikasi masalah, sehingga mereka dapat menyelidiki dan mengambil tindakan.

Misalnya, menggabungkan penghitungan inventaris fisik dengan sistem manajemen inventaris yang solid dapat menyoroti ketidaksesuaian antara informasi dalam sistem dan apa yang sebenarnya ada di rak atau gudang.

Hal ini membantu bisnis untuk menentukan tren, seperti meningkatnya pencurian produk tertentu.

Kontrol akuntansi

Three way matching membantu mengurangi risiko penipuan pemasok dengan memverifikasi bahwa faktur vendor adalah asli dan akurat.

Three way matching adalah proses utang usaha yang melibatkan perbandingan faktur pemasok dengan pesanan pembelian dan tanda terima pengiriman barang untuk memastikan semua rinciannya sesuai.

Melakukan three way matching secara manual dapat memakan waktu, sehingga akan sangat membantu jika Anda menggunakan software akuntansi yang mengotomatiskan proses tersebut.

Jika Anda tidak memiliki pemahaman akuntansi yang mendalam, Anda bisa mencoba menggunakan sofware akuntansi yang mudah digunakan dan memiliki fitur terlengkap, seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online yang memiliki fitur terlengkap dan sistem terintegrasi untuk memudahkan Anda dalam memantau pembukuan dengan lebih mudah dan praktis.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Inventory Plan (Recana Persediaan): Proses dan Analisanya

Contoh Loss Prevention

Peritel menggunakan pendekatan yang telah dicoba dan diuji serta teknologi inovatif untuk mengatasi pencegahan kehilangan dan tantangan inventaris lainnya.

Berikut adalah beberapa contoh utama:

Tag keamanan memantau persediaan

Dengan menggunakan tag keamanan berbasis identifikasi frekuensi radio (RFID) untuk melacak inventaris di seluruh toserba, jaringan ritel terkemuka di Inggris mengurangi pencurian garmen hingga rata-rata 50%.

Setelah uji coba awal yang sukses dengan teknologi ini, perusahaan tersebut menerapkan sistem ini di lusinan toko, yang berujung pada penggunaan lebih dari 1 juta tag di seluruh Eropa.

Selain mengurangi pencurian, teknologi ini memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan ketersediaan produk dan melacak inventarisnya dengan lebih akurat.

Rekaman video mengungkap internal fraud

Sebuah perusahaan ritel besar menerapkan analitik video berbasis AI untuk menemukan dan mencegah pencurian karyawan internal secara real-time.

Dengan memeriksa rekaman video berbasis CCTV yang lebih lama, perusahaan mengidentifikasi beberapa jenis kecurangan internal yang menyebabkan penyusutan inventaris.

Perusahaan menggunakan pembelajaran mesin untuk menganalisis rekaman dan mengidentifikasi pola perilaku yang mencurigakan.

Hal ini memungkinkan peritel untuk menemukan dan memprediksi aktivitas penipuan, seperti karyawan yang mengeluarkan pengembalian uang ketika tidak ada pelanggan di toko.

Label untuk menuntut upaya hukum pengutil

Sebuah jaringan toko kelontong bekerja sama dengan pemasok label untuk mengembangkan label barang dagangan anti-pencurian yang membantu mengidentifikasi pengutil.

Label-label tersebut secara unik mengidentifikasi barang sebagai milik toko bahan makanan dan dirancang untuk tetap terpasang dalam sebagian besar kondisi, memberikan bukti yang diperlukan untuk menyita produk yang dicuri dan menuntut pelaku.

Label ini terbukti sangat efektif dalam penerapan awal sehingga rantai toko kelontong menerapkannya pada lebih dari 1.300 item di lebih dari 2.600 toko.

Baca juga: Siklus Persediaan dan Pergudangan: Pengertian dan Cara Auditnya

Ubah Manajemen Persediaan Lebih Praktis Anda dengan Kledo

Kledo menyediakan rangkaian fitur yang komprehensif untuk manajemen persediaan, manajemen keuangan, pembukuan, dan banyak lagi.

Manajemen persediaan Kledo menyediakan tampilan inventaris secara real-time di semua lokasi cabang dan gudang, mendukung inisiatif loss prevention sekaligus memungkinkan bisnis untuk mengoptimalkan tingkat inventaris dan menghindari kehabisan stok.

Kontrol yang lebih ketat atas siklus hidup persediaan membantu perusahaan mengurangi biaya, mempercepat pengiriman, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dasbor dan analitik real-time memungkinkan perusahaan untuk melacak dan meningkatkan kinerja juga memonitor persediaan secara akurat dengan melakukan penghitungan inventaris fisik tanpa membekukan transaksi, sehingga meminimalkan dampak terhadap operasional.

Loss prevention merupakan perhatian penting tidak hanya bagi peritel, tetapi juga bagi bisnis di banyak industri lain, termasuk perhotelan dan distribusi.

Dengan menerapkan teknik dan alat mulai dari pelatihan karyawan hingga analisis video dan manajemen persediaan, bisnis dapat meningkatkan profitabilitas dengan mengurangi pencurian, penipuan, dan kesalahan.

Coba Kledo secara gratis untuk proses loss prevention yang lebih baik melalui tautan ini.