Memahami Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Bisnis

Sistem pemrosesan transaksi membantu pengguna dalam memfasilitasi transaksi data di dalam database yang memantau program transaksional.

Sistem ini dirancang untuk mendorong kontrol dan keseimbangan dalam prosedur organisasi untuk memperoleh layanan dan barang. Ini bertugas untuk mengkoordinasikan distribusi dan inventaris produk dan pengelolaan transaksi rekening pembayaran, dan pemrosesan penggajian dan penjualan.

Ini sangat ideal untuk memantau transaksi online karena memberikan penundaan sementara untuk pembelian atau penjualan produk. Artikel ini akan membahas seputar sistem pemrosesan transaksi dan poin pembahasan penting lainnya.

Pengertian Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem pemrosesan transaksi atau transaction processing system (TPS) adalah jenis sistem informasi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memodifikasi, dan mengambil data transaksi untuk suatu organisasi.

Pemrosesan transaksi adalah jenis pemrosesan komputer di mana setiap tugas individu yang tidak dapat dibagi, yang disebut transaksi, dikerjakan dan dieksekusi ketika dan ketika itu datang. Tanggapan terhadap permintaan segera.

Berbeda dengan ini adalah pemrosesan batch di mana sekumpulan permintaan disimpan dan kemudian dieksekusi sekaligus. TPS juga digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil, dan memodifikasi transaksi yang dilakukan oleh suatu organisasi.

TPS pada dasarnya memanipulasi data dari transaksi bisnis. Pengguna TPS umumnya tidak dalam posisi untuk membuat keputusan manajemen yang khas. TPS menangkap data, memprosesnya dan menyediakan data tersebut dalam bentuk laporan untuk digunakan oleh manajemen.

TPS adalah sistem informasi tertua yang digunakan untuk aplikasi bisnis. Namun, TPS telah berkembang pesat sejak saat itu, terutama karena ketersediaan internet.

Baca juga: Memahami Manajemen Keuangan Syariah yang Berlaku di Indonesia

Pentingnya Sistem Pemrosesan Transaksi

Dalam pemrosesan transaksi, interaksi pengguna atau pelanggan diperlukan, tidak seperti pemrosesan batch. Ini memungkinkan hanya tugas dan transaksi yang telah ditentukan sebelumnya, biasanya durasi pendek, dan transaksi yang dilakukan oleh pengguna dan menyediakan waktu eksekusi permintaan yang dapat diprediksi, yang telah diprogram sebelumnya.

Sistem ini memberinya karakteristik berikut:

• Prediktabilitas
• Keandalan
• Konsistensi

Sistem pemrosesan transaksi sangat membantu dalam tiga bidang yaitu:

• Fungsi runtime – Lingkungan eksekusi dengan waktu respons tinggi, keandalan eksekusi, dan keamanan data
• Fungsi administrasi sistem – Dukungan administratif diperlukan untuk mengelola transaksi
• Fungsi pengembangan aplikasi – Dukungan untuk merancang dan mengelola pengguna.

Baca juga: Apa Saja Komponen Neraca? Berikut Pembahasan Lengkap

Karakteristik Sistem Pemrosesan Transaksi

• Atomicity : Suatu transaksi harus diselesaikan secara penuh dan tidak sebagian. Suatu transaksi harus terjadi secara keseluruhan.
• Konsistensi : Integritas atau konsistensi data harus dijaga dengan baik. Uang tunai tidak boleh negatif dalam pembukuan, ini adalah persyaratan manajemen sehingga sistem harus sedemikian rupa sehingga tidak menerima transaksi terkait pembayaran tunai ketika uang tunai tidak tersedia.
• Isolasi: Transaksi harus dilakukan secara bersamaan tetapi privasi individu tidak boleh diganggu. Debit dan kredit harus terjadi secara bersamaan tanpa mempengaruhi satu sama lain.
• Ketahanan : Transaksi yang tidak dikonfirmasi tidak boleh dicatat dan transaksi yang diselesaikan hanya boleh diedit dengan persetujuan sebelumnya.

Baca juga: Sistem Informasi Akuntansi: Pengertian, Manfaat, Komponen dan Jenisnya

Atribut Sistem Pemrosesan Transaksi

Kontrol Akses

TPS umumnya memiliki fitur yang hanya mengizinkan pengguna yang berwenang untuk mengakses sistem. Dengan demikian, setiap pengguna yang tidak sah tidak dapat membuat perubahan pada sistem atau mengakses sistem. Fitur kontrol akses ini mengarah pada keamanan TPS.

Equivalance

TPS menyediakan format yang mirip dengan penggunanya untuk entri data sehingga efisiensi pengguna meningkat dan efektivitas sistem secara keseluruhan juga meningkat.

Pemrosesan Cepat

Persyaratan awal adalah bahwa TPS harus dapat memproses transaksi besar dalam waktu yang sangat singkat dan efisien. Kita tahu jumlah transaksi yang terjadi di perusahaan besar sangat banyak dan menuntut kecepatan. TPS harus mampu menjawab tantangan tersebut sehingga dapat menangani sejumlah besar transaksi tanpa kegagalan.

Keandalan

TPS harus stand by selama 24 jama baik pada siang dan malam. Sehingga kita dapat percaya bahwa sistem ini aman dan bebas dari kesalahan.

Baca juga: Sistem Pembukuan Tunggal dan Bedanya dengan Sistem Ganda

Manfaat Menggunakan Sistem Pemrosesan Transaksi

Beberapa keuntungan menggunakan TPS adalah:

Peningkatan Kecepatan Transaksi

Bisnis dapat mempercepat transaksi dan mengurangi waktu tunggu klien menggunakan TPS. TPS yang digunakan menentukan tingkat di mana bisnis memproses transaksi.

Sementara beberapa sistem menangani transaksi dengan segera, yang lain mengumpulkan data dari waktu ke waktu dan memprosesnya nanti, biasanya setelah jam kerja.

Peningkatan Efektivitas Biaya

TPS dapat membantu bisnis menghemat uang dengan meningkatkan efektivitas biaya transaksi dan penyimpanan data database. Sistem Pemrosesan Transaksi dapat mengatur dan mengelola puluhan ribu transaksi setiap hari.

Ini dapat menghemat uang bagi organisasi dengan menghilangkan peningkatan sistem atau penggunaan beberapa sistem untuk memenuhi permintaan.

Peningkatan Keandalan

Menggunakan TPS memberikan konfirmasi transaksi pelanggan yang tepat dan real time. TPS yang tepercaya dapat menghemat uang bisnis Anda untuk masalah sistem dan biaya pengkodean di masa mendatang.

Manajemen Otomatis

TPS memungkinkan sebagian besar manajemen pendapatan organisasi dan sumber daya internal untuk diotomatisasi. Dengan peningkatan otomatisasi, TPS dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menilai transaksi oleh orang-orang.

Otomatisasi sangat penting untuk meningkatkan profitabilitas bisnis karena memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas yang lebih menarik yang menuntut pemikiran kritis.

Kelebihan Sistem Pemrosesan Transaksi

Produktifitas

Dengan menggunakan TPS, staf perusahaan meningkatkan produktivitas mereka. Selain itu, pelanggan mendapatkan kepercayaan dan kepuasan lebih terhadap perusahaan.

Cepat

Transaksi dilakukan dalam waktu cepat dan tidak ada penundaan. Transaksi real time juga merupakan jenis TPS yang senantiasa tepat waktu.

Hemat Biaya

Karena sebagian besar pekerjaan dilakukan oleh TPS, maka lebih sedikit staf yang dibutuhkan untuk dipekerjakan.

Data Besar

TPS dapat memproses data dalam jumlah besar. Ada ribuan transaksi yang dilakukan TPS setiap harinya.

Bisa Digunakan Dimana Saja

TPS dapat digunakan di mana saja Anda inginkan. Anda dapat menggunakannya di organisasi, toko, bank, sekolah, dll. Selain itu, pelanggan dapat melakukan transaksi online dari mana saja.

Pemulihan Kesalahan

Jika beberapa data hilang dalam transaksi, maka dapat diambil oleh TPS. Sistem juga memecahkan sendiri masalah dan kesalahan terdeteksi dan dihapus oleh sistem dengan mudah.

Mudah Digunakan

Staf dapat dengan mudah menggunakan perangkat lunak TPS dan hanya ada sedikit atau tidak ada pelatihan yang diperlukan untuk menggunakan perangkat lunak TPS. Ini juga ramah pengguna.

Baca juga: Mengenal Rumus Payback Period dan Cara Hitungnya di Excel

Kekurangan Sistem Pemrosesan Transaksi

Biaya Awal Tinggi

Biaya setup awal TPS tinggi. Anda harus membeli lisensi untuk software TPS. Juga, Anda perlu membeli komputer, kamera, dan perangkat pendeteksi harga.

Tidak Kompatibel

Terkadang perangkat lunak dan perangkat keras Anda memiliki masalah kompatibilitas. Beberapa perangkat keras memiliki masalah driver.

Kelebihan Beban

Terkadang terjadi jumlah transaksi yang tinggi di TPS sehingga memperlambat sistem atau berhenti bekerja. Pengguna harus memiliki koneksi internet yang tinggi untuk menggunakan TPS.

Jenis Sistem Pemrosesan Transaksi

TPS hadir dalam dua bentuk, pemrosesan real time dan batch. Secara real time, setiap transaksi akan otomatis diproses saat dilakukan. Tidak akan ada penundaan, dan sebagai konsekuensinya, data sistem akan selalu mengungkapkan status transaksi saat ini.

Misalnya, dalam tiket online, jumlah tiket yang tersedia akan selalu ditampilkan dan jumlah kursi yang diambil. Setiap perubahan tercermin segera. Dalam beberapa kasus, TPS real time akan menawarkan data yang lebih dapat diandalkan dan efisien.

Setiap operasi akan disimpan dari waktu ke waktu dan kemudian diproses secara batch atau sekaligus untuk pemrosesan batch. Misalnya, suatu perusahaan mungkin memutuskan untuk memproses data penggajiannya dua mingguan. Akibatnya, akan ada penundaan antara pengumpulan data dan pemrosesan transaksi.

Baca juga: Strategi Pengembangan Bisnis: Pengertian Lengkap dan Tahapannya

Cara Kerja Pemrosesan Transaksi

TPS adalah sistem informasi yang akan menyimpan, mengumpulkan, mengambil dan mengubah data transaksi untuk suatu organisasi. Ini juga akan mencoba menawarkan waktu respons yang dapat diprediksi untuk permintaan yang dapat diprediksi, terutama untuk pemrosesan secara real-time.

Oleh karena itu, sebagian besar transaksi akan berlangsung singkat, sedangkan aktivitas untuk setiap transaksi akan diprogram jauh sebelumnya.

TPS terdiri dari empat komponen: output, input, perangkat penyimpanan, dan sistem pemrosesan. Output mengacu pada laporan atau catatan yang dihasilkan TPS.

Masukan tersebut biasanya berupa dokumen sumber yang diperoleh dari transaksi yang berfungsi sebagai masukan bagi sistem akuntansi. Contohnya adalah slip pesanan pelindung atau faktur.

Pemrosesan adalah komponen yang bertanggung jawab untuk memecah data yang terkandung dalam input, mengubahnya menjadi format yang dapat diuraikan oleh komputer.

Di bawah ini merupakan alur kerja TPS:

Input

Permintaan produk atau pembayaran yang dibayarkan ke sistem pemrosesan transaksi organisasi oleh pihak ketiga merupakan input. Akibatnya, jika perusahaan Anda menggunakan pemrosesan batch, TPS Anda akan menyimpan dan menangani batch input.

Jika perusahaan Anda menggunakan TPS real-time, setiap input dikelola secara real time. Masukan umum termasuk Tagihan, Kupon, Faktur, dan Pesanan Khusus.

Output

Setelah sistem memproses semua input, sistem akan menghasilkan dokumen output. Ini mungkin terdiri dari tanda terima untuk pencatatan untuk memverifikasi transaksi atau penjualan.

Selain itu, mereka dapat menjadi sumber data penting untuk alasan terkait pemerintah, seperti pajak. Jika pemasok mengirimkan faktur kepada Anda, Anda dapat mengirimkan konfirmasi pembayaran kepada penjual setelah Anda membayar faktur.

Penyimpanan

Aspek penyimpanan TPS berkaitan dengan penempatan input dan output data atau dokumen digital organisasi. Namun, beberapa bisnis menyimpan dokumen-dokumen ini dalam database elektronik.

Akibatnya, komponen penyimpanan memastikan bahwa setiap dokumen diatur, aman, dan dapat diambil kembali. Dalam hal pemasok perlu mengkonfirmasi apakah faktur tertentu telah dibayar, TPS dapat mencari faktur dan memverifikasi apakah pembayaran telah dilakukan atau tidak.

Processing

TPS bertanggung jawab untuk membaca setiap input dan menghasilkan output yang berarti. Proses ini juga dapat digunakan untuk menentukan data input dan output. Akibatnya, waktu pemrosesan berbeda sesuai dengan jenis Sistem Pemrosesan Transaksi yang digunakan perusahaan Anda.

Saat TPS mengumpulkan data mengenai transaksi, TPS juga akan memulai pemrosesan, mengubahnya. Contoh terbaik dari hal ini termasuk catatan karyawan, reservasi hotel, dan pemrosesan pesanan.

Baca juga: Cara Mudah Membuat Laporan Keluar Masuk Barang

Contoh Sistem Pemrosesan Transaksi

Di bawah ini, adalah beberapa contoh untuk membantu Anda memahami konsep tersebut:

Contoh Sistem Pemrosesan Transaksi Real Time

• Sistem reservasi – Sistem reservasi bermanfaat di sektor mana pun di mana produk atau layanan dipesan untuk konsumen tertentu (mis. layby, tiket kereta api). Dalam kasus seperti itu, barang atau jasa disimpan sampai waktu respon yang adil.
• Terminal titik penjualan (atau POS) – Digunakan oleh perusahaan ritel untuk menjual produk dan layanan, terminal POS menurunkan biaya pemrosesan data massal dengan mengubah data ke format yang dapat dengan mudah ditransmisikan melalui sistem komunikasi. Misalnya, setelah memasukkan nomor produk ke terminal POS, harga produk yang tepat dikembalikan.
• Sistem peminjaman perpustakaan – Digunakan untuk melacak barang-barang yang dipinjam, yang dapat diidentifikasi oleh kartu pengguna dan kode batang pada produk. Mirip dengan sistem reservasi (yang memelihara informasi produk, ketersediaan, penggunaan, dan pemeliharaan).

Contoh Sistem Pemrosesan Transaksi Batch

• Check Clearance – Instruksi tertulis kepada bank yang mengarahkan agar dana ditransfer ke rekening yang ditunjuk. Mereka ditempatkan ke rekening bank individu. Hal ini diperlukan untuk menentukan apakah individu memiliki sumber daya keuangan yang cukup (yang memakan waktu tiga hari). Setelah cek diproses, uang ditarik.
• Transaksi Kartu Kredit (Manual) – kartu kredit dicetak pada slip kredit, yang kemudian diisi oleh petugas penjualan. Bank menerima dan memproses semua transaksi dalam satu batch.

Baca juga: Pengertian, Sejarah, Manfaat, Jenis, dan Contoh Proses Bisnis

Kesimpulan

TPS adalah sistem informasi yang digunakan untuk memproses transaksi sehari-hari seperti pembelian, pengeluaran, penjualan, penerimaan, pembayaran, dll. TPS dapat memberi laporan rutin yang berarti seperti laba rugi dan neraca, dll.

TPS pada dasarnya memanipulasi data dari transaksi bisnis. Pengguna TPS umumnya tidak dalam posisi untuk membuat keputusan manajemen yang khas. TPS menangkap data, memprosesnya dan menyediakan data tersebut dalam bentuk laporan untuk digunakan oleh manajemen.

Kledo merupakan software akuntansi berbasis cloud yang memiliki lebih dari 30 fitur akuntansi seperti invoice, purchase, manajemen stok, otomatisasi laporan keuangan, dan beragam fitur terbaik lainnya.

Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa mengelola keuangan bisnis secara lebuh cepat, mudah, dan dijamin akurat. Anda juga bisa memantau performa bisnis Anda darimana saja dan kapan saja.

Jadi, tunggu apalagi? Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.