Sistem Persediaan Periodik: Pengertian, Contoh, Manfaat, dan Tantangannya

Sistem persediaan periodik adalah praktik penilaian stok akuntansi yang dilakukan pada interval tertentu.

Perusahaan menghitung secara fisik produk mereka di akhir periode dan menggunakan informasi tersebut untuk menyeimbangkan buku besar mereka. Perusahaan kemudian menerapkan saldo tersebut ke awal periode baru.

Di bawah sistem persediaan periodik, praktik akuntansi berbeda dengan sistem perpetual.

Untuk menghitung jumlah pada akhir tahun untuk persediaan periodik, perusahaan melakukan penghitungan fisik stok. Organisasi menggunakan estimasi untuk penanda pertengahan tahun, seperti laporan bulanan dan triwulanan.

Untuk lebih jauh mengenal apa itu sistem persediaan periodik secara lengkap dan mendalam, Anda bisa membaca artikel ini sampai selesai.

Pengertian Persediaan Periodik

Dengan sistem persediaan periodik, perusahaan menghitung persediaan secara fisik pada akhir setiap periode untuk menentukan apa yang ada di tangan dan harga pokok penjualan.

Banyak perusahaan memilih periode bulanan, kuartalan, atau tahunan tergantung pada produk dan kebutuhan akuntansi mereka.

Daripada memperbarui pembukuan mereka dengan persediaan saat ini dan tingkat biaya secara berkelanjutan, bisnis mengambil tingkat persediaan awal, persediaan akhir, dan pembelian yang dilakukan selama periode tersebut untuk perhitungan biaya.

Persediaan periodik berfungsi untuk bisnis yang tidak perlu mengetahui secara akurat tingkat persediaan setiap hari.

Sistem ini bekerja dengan baik untuk bisnis kecil yang ingin menjaga biaya tetap rendah. Bisnis yang sedang berkembang dan bisnis yang lebih besar membutuhkan pelacakan inventaris yang lebih rinci dan biasanya memilih sistem persediaan perpetual, yang paling baik dikelola menggunakan modul inventaris ERP.

Meskipun tidak memberikan data secara real time kepada pengambil keputusan bisnis, persediaan periodik tidak masalah bagi banyak bisnis kecil, terutama yang memiliki sedikit SKU unik untuk diperbarui pada akhir setiap periode.

Baca juga: Demand Forecasting Adalah: Jenis, Metode, dan Contohnya

Apa itu Sistem Persediaan Periodik?

Sistem persediaan periodik adalah siste atau software yang mendukung penghitungan stok secara berkala.

Perusahaan mengimpor nomor stok ke dalam perangkat lunak, melakukan tinjauan fisik awal terhadap barang, dan kemudian mengimpor data ke dalam perangkat lunak untuk melakukan rekonsiliasi.

Sistem ini mendukung metode penyimpanan stok Anda saat ini. Anda dapat menggunakannya untuk mendapatkan daftar inventaris kertas, mengimpor data stok dan menghitung data yang Anda perlukan untuk memesan lebih banyak stok dan merekonsiliasi stok yang Anda miliki untuk periode yang baru.

Perusahaan dapat mengekspor angka-angka dan laporan ini ke perangkat lunak akuntansi. Perusahaan akan memilih perangkat lunak berdasarkan kebutuhan dan persyaratan produknya.

Catherine Milner dan Geoff Relph adalah penulis bersama “Inventory Management: Advanced Methods for Managing Inventory within Business Systems” dan “The Inventory Toolkit: Business Systems Solutions”.

Sebagai pemilik Inventory Matters, Ltd, mereka berkonsultasi dengan klien dan memberikan saran untuk memilih sistem software untuk manajemen inventaris yang melakukan pekerjaan di muka.

Milner menjelaskan:

“Kami melihat banyak perusahaan yang mencoba menerapkan sistem bisnis manajemen persediaan yang tidak memiliki fitur atau persyaratan yang mereka butuhkan.

Yang paling penting adalah mengetahui apa yang Anda butuhkan dengan tepat. Ketika seseorang datang untuk menjual sebuah sistem kepada Anda, ukuran kesuksesan mereka mungkin tidak sama dengan ukuran kesuksesan bisnis Anda.

Apakah itu bisnis Anda, bisnis penjualan, atau bisnis hosting, masing-masing memiliki fokus yang berbeda. Jadi, pastikan bisnis Anda adalah bisnis yang mendorong penjualan.”

Relph menambahkan,

“Sebagai contoh, saat Anda membeli mobil, Anda tahu apa yang Anda inginkan. Penjual mungkin memiliki kendaraan yang tidak sesuai dengan permintaan Anda. Tugasnya adalah membujuk dan menjual lebih dari yang Anda butuhkan.

Ketika Anda pergi, Anda baru menyadari bahwa Anda tidak dapat mengoperasikan kendaraan tersebut secara efektif. Sebagai pembeli, berhati-hatilah.

Anda harus membeli apa yang Anda butuhkan dan bukan perkiraan dari apa yang Anda pikir Anda inginkan. Apakah ini terjadi karena pilihan atau kesalahpahaman, itu tidak penting. Ini bukan kritik tetapi mencerminkan industri ini.”

Dalam sistem periodik, software harus menunjukkan biaya persediaan yang dicatat sesuai dengan penghitungan fisik terakhir – tidak diperbarui berdasarkan penjualan.

Perusahaan mendaftarkan pembelian yang dilakukan di antara penghitungan di akun pembelian.

Software membuat entri jurnal berdasarkan transaksi dari akun persediaan dan harga pokok penjualan (HPP) ke akun yang ditentukan pengguna.

Fitur lain dari software persediaan periodik meliputi:

• Akun yang ditentukan pengguna yang ditetapkan untuk berbagai kombinasi buku dan anak perusahaan.
• Pembuatan entri jurnal di latar belakang berdasarkan skrip terjadwal.
• Laporan khusus seperti jurnal yang dibuat hari ini, jurnal yang tidak diperlukan untuk transaksi yang dibuat hari ini, laporan kesalahan, dan transaksi yang dimodifikasi.
• Peran software yang dapat disesuaikan.

Baca juga: Scenario Planning: Pengertian, Jenis dan Tahapannya

Bagaimana Cara Kerja Sistem Persediaan Periodik?

Dalam sistem inventaris periodik, Anda mulai dengan mencatat persediaan awal.

Anda mencatat setiap pembelian yang dilakukan selama periode tersebut, tetapi tidak memperbarui tingkat inventaris untuk penjualan.

Anda melakukan penghitungan persediaan fisik pada akhir periode dan membandingkannya dengan persediaan awal untuk menentukan harga pokok penjualan (HPP).

Cara menghitung HPP menggunakan sistem persediaan periodik

Ikuti langkah-langkah berikut untuk menghitung HPP menggunakan sistem persediaan periodik:

• Tentukan nilai persediaan awal.
• Tambahkan nilai semua pembelian persediaan yang dilakukan selama periode tersebut.
• Lakukan penghitungan fisik atas nilai persediaan akhir.
• Kurangi nilai persediaan akhir dari jumlah persediaan awal dan pembelian.

HPP = Persediaan Awal + Pembelian – Persediaan Akhir

Baca juga: Inventory Plan (Recana Persediaan): Proses dan Analisanya

Contoh Sistem Persediaan Periodik

Bayangkan sebuah toko buku kecil yang menggunakan sistem inventaris periodik.

Toko tersebut memiliki persediaan senilai 10.000.000 di awal bulan.

Toko buku tersebut membeli tambahan buku senilai 5.000.000sepanjang bulan.

Pada akhir bulan, toko tersebut melakukan penghitungan fisik persediaan dan menemukan bahwa persediaan yang tersisa senilai 7.000.000.

HPP untuk bulan tersebut adalah sebagai berikut:

HPP = 10.000.000 (Persediaan Awal) + 5.000.000 (Pembelian) – 7.000.000 (Persediaan Akhir) = 8.000.000

Baca juga: Siklus Persediaan dan Pergudangan: Pengertian dan Cara Auditnya

Apa Perbedaan Antara Sistem Persediaan Perpetual dan Periodik?

Sistem persediaan perpetual adalah metode untuk mengelola dan melacak persediaan secara real time.

Sistem ini terus memperbarui catatan inventaris untuk memperhitungkan pembelian, penjualan, dan transaksi terkait persediaan lainnya.

Sistem ini melibatkan perangkat lunak manajemen inventaris, yang memberikan data terkini dan akurat tentang tingkat inventaris dan harga pokok penjualan (HPP).

Perbedaan utama antara sistem persediaan perpetual dan periodik adalah:

• Sistem persediaan perpetual memperbarui catatan persediaan secara terus menerus, sedangkan sistem periodik memperbaruinya secara berkala (biasanya pada akhir periode akuntansi).
• Sistem perpetual biasanya melibatkan software manajemen inventaris, sedangkan sistem periodik tidak. Hal ini membuat sistem ini lebih sederhana dan lebih murah.
• Sistem perpetual menawarkan data inventaris secara real-time, sedangkan sistem periodik menawarkan data inventaris pada akhir setiap periode. Hal ini dapat mengakibatkan perbedaan antara tingkat persediaan aktual dan yang tercatat.
• Sistem perpetual dapat lebih akurat karena pembaruan yang terus menerus, sedangkan sistem periodik mungkin memiliki ketidakakuratan karena pencatatan manual dan potensi kesalahan manusia.
• Sistem perpetual lebih cocok untuk bisnis dengan perputaran persediaan yang tinggi atau sistem persediaan yang kompleks, sedangkan sistem periodik lebih cocok untuk bisnis kecil dengan perputaran persediaan yang lebih rendah.

Selain perbedaan yang telah kita bicarakan, bagaimana Anda menilai inventaris Anda – seperti menggunakan First in, First Out (FIFO) atau Last-In, First-Out (LIFO) – juga dapat memengaruhi cara kerja masing-masing sistem.

FIFO berarti Anda menjual barang tertua dalam inventaris Anda terlebih dahulu, sedangkan LIFO berarti Anda menjual barang terbaru terlebih dahulu.

Anda dapat menerapkan kedua metode tersebut pada sistem persediaan perpetual atau periodik, tetapi kedua metode tersebut dapat memberikan hasil yang berbeda untuk saldo persediaan akhir dan harga pokok penjualan, tergantung pada bagaimana persediaan Anda bergerak dan jika harga berubah.

Ingatlah bahwa cara Anda menilai persediaan Anda harus mengikuti generally accepted accounting principles (GAAP).

Pada akhirnya, memilih antara sistem inventaris abadi dan periodik – dan metode penilaian inventaris yang tepat – sangat bergantung pada apa yang paling sesuai untuk bisnis dan sumber daya Anda.

Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Persediaan dalam Banyak Bisnis

Apa Saja Manfaat Menggunakan Sistem Persediaan Periodik?

Sistem persediaan periodik menawarkan beberapa manfaat, antara lain:

Baik untuk bisnis kecil

Sistem persediaan ini sangat cocok jika Anda memiliki bisnis kecil yang memiliki tingkat inventaris minimal.

Skala operasi yang lebih kecil memungkinkan Anda menyelesaikan penghitungan item inventaris fisik dan memperkirakan harga pokok penjualan untuk periode tertentu.

Pendekatan ini menawarkan kontrol inventaris yang lebih baik, sehingga Anda dapat mengelola biaya inventaris secara efisien.

Tidak memerlukan software yang mahal

Salah satu keuntungan utama dari sistem persediaan periodik adalah Anda tidak perlu berinvestasi pada software yang mahal atau sistem akuntansi yang rumit.

Sebaliknya, metode biaya ini bergantung pada metode pencatatan yang lebih sederhana – yang dapat membantu Anda mengurangi total biaya manajemen inventaris dengan menghilangkan biaya perangkat lunak tambahan.

Sebaliknya, sistem persediaan perpetual sering kali melibatkan penggunaan software akuntansi dan teknologi canggih untuk melacak persediaan secara real time.

Meskipun sistem ini dapat menawarkan data inventaris yang lebih akurat dan up to date, sistem ini juga memiliki biaya yang lebih tinggi – karena Anda harus berinvestasi dalam hardware, software, dan pelatihan karyawan.

Namun, penting untuk mempertimbangkan manfaat dari kedua sistem tersebut dengan cermat.

Meskipun sistem periodik dapat lebih hemat biaya, sistem perpetual dapat menawarkan data inventaris dan laporan keuangan yang lebih akurat.

Anda akan mengetahui jumlah persediaan tanpa harus menyelesaikan tugas yang memakan waktu untuk menghitung persediaan fisik secara berkala.

Sistem perpetual juga dapat membantu menyederhanakan berbagai tugas akuntansi, seperti memperbarui buku besar, mengelola piutang, dan memberikan penilaian persediaan yang lebih akurat.

Jika Anda berencana untuk mengelola manajemen persediaan lebih mudah dan praktis namun dengan biaya yang terjangkau, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online yang memiliki fitur manajemen persediaan terlengkap seperti Kledo.

Kledo memiliki fitur barcode scanner, multi gudang, multi cabang, pencatatan produk paket, dan masih banyak lagi.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Cara Menghitung Persediaan Akhir: Laba Kotor, Ritel, dan Work in Process

Mudah diterapkan

Sistem inventaris periodik dikenal karena kemudahan penerapannya.

Karena sistem ini melibatkan lebih sedikit pencatatan dan perhitungan yang lebih sederhana daripada sistem perpetual, Anda dapat menyiapkannya dengan sedikit usaha dan sumber daya.

Sisi positifnya, ini berarti Anda tidak perlu bergantung pada perangkat lunak atau teknologi yang rumit untuk mengelola akun inventaris.

Sebaliknya, Anda dapat melacak pembelian dan penjualan inventaris menggunakan entri jurnal tradisional, memperbarui akun inventaris hanya pada akhir setiap periode akuntansi.

Namun, kesederhanaan sistem periodik memungkinkan pencatatan manual, yang rentan terhadap kesalahan.

Dan kesalahan penghitungan item atau transposisi angka dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam catatan inventaris.

Ketidakakuratan ini dapat menimbulkan efek domino, berdampak pada neraca dan laporan keuangan lainnya, serta mempengaruhi kesehatan keuangan bisnis Anda secara keseluruhan.

Namun, sistem inventaris periodik masih bisa menjadi pilihan yang baik jika bisnis kecil Anda memiliki sumber daya yang terbatas dan kebutuhan inventaris yang sederhana.

Baca juga: 13 Rekomendasi Software Manajemen Persediaan Terbaik untuk Bisnis

Bisnis Apa yang Cocok dengan Sistem Persediaan Periodik?

Sistem persediaan periodik dapat menjadi pilihan yang cocok untuk:

Bisnis kecil dengan sumber daya dan anggaran terbatas

Sistem inventaris periodik dapat menghemat biaya untuk bisnis kecil yang tidak memiliki sumber daya untuk berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen inventaris yang mahal atau staf manajemen inventaris khusus.

Bisnis dengan perputaran inventaris yang rendah atau kebutuhan manajemen inventaris yang sederhana

Perusahaan yang tidak memiliki perputaran inventaris dalam jumlah besar atau yang berurusan dengan berbagai item inventaris terbatas dapat mengambil manfaat dari kesederhanaan sistem inventaris periodik.

Bisnis yang lebih memilih sistem manajemen inventaris yang hemat biaya dan mudah diimplementasikan

Sistem inventaris periodik relatif mudah diatur dan dipelihara, menjadikannya pilihan yang menarik bagi bisnis yang mencari pendekatan langsung untuk manajemen inventaris.

Perusahaan yang tidak memerlukan pelacakan inventaris secara real-time atau data inventaris yang diperbarui untuk pengambilan keputusan

Sistem inventaris periodik mungkin cukup untuk bisnis yang mampu menunggu hingga akhir periode akuntansi untuk data inventaris.

Bisnis yang perlu menyederhanakan laporan laba rugi mereka

Sistem persediaan periodik dapat membantu menyederhanakan laporan laba rugi karena hanya membutuhkan perhitungan HPP di akhir periode akuntansi (daripada terus memperbarui nilai persediaan seperti pada sistem perpetual).

Berikut adalah beberapa bisnis dan jenis persediaan yang dapat memperoleh manfaat dari sistem persediaan periodik:

• Toko roti lokal. Toko roti kecil menjual berbagai macam produk yang baru dipanggang, seperti roti, kue, dan kue kering. Perputaran inventaris mereka relatif rendah, dan mereka dapat dengan mudah melakukan penghitungan fisik sisa bahan dan bahan baku pada akhir setiap periode akuntansi.
• Toko buku kecil. Toko buku kecil yang menawarkan pilihan buku dan alat tulis yang sederhana. Mereka tidak memiliki perputaran inventaris yang tinggi, dan kebutuhan manajemen inventaris mereka relatif sederhana.
• Toko perhiasan buatan tangan. Toko butik yang menjual perhiasan buatan tangan yang dibuat oleh pemilik atau pengrajin lokal. Tingkat inventaris dapat dikelola, dan tingkat perputaran inventaris tidak terlalu tinggi.
• Galeri seni kecil. Galeri yang menjual karya seni asli dan cetakan edisi terbatas oleh seniman lokal. Inventarisnya terdiri dari sejumlah kecil barang unik yang tidak memerlukan pemantauan konstan dan pelacakan waktu nyata.
• Bisnis pakaian rumahan. Bisnis rumahan yang menjual produk pakaian buatan tangan atau yang dirancang khusus memiliki inventaris yang terbatas, sehingga mudah dikelola dan dilacak menggunakan sistem inventaris berkala.

Bisnis yang dapat memperoleh manfaat besar dari sistem persediaan perpetual antara lain:

• Supermarket besar. Supermarket besar memiliki berbagai macam produk, perputaran inventaris yang tinggi, dan kebutuhan manajemen inventaris yang kompleks. Mereka membutuhkan pelacakan inventaris secara real-time untuk mempertahankan tingkat stok yang memadai dan mencegah kehabisan stok atau backorder
• Toko elektronik. Toko elektronik menjual berbagai gadget, perangkat, dan aksesori. Mereka berurusan dengan inventaris dalam jumlah besar dan membutuhkan data inventaris yang akurat dan real-time untuk mengelola stok secara efektif.
• Bisnis online. Bisnis online menjual dan mengirimkan produk secara langsung ke pelanggan. Mereka memiliki tingkat perputaran inventaris yang tinggi dan membutuhkan sistem inventaris yang berkelanjutan untuk mengelola tingkat stok dan proses pengiriman.
• Toko suku cadang otomotif. Sebuah toko menjual berbagai suku cadang dan aksesoris otomotif. Karena beragamnya jenis produk dan kebutuhan untuk melacak tingkat inventaris secara akurat, sistem inventaris perpetual mungkin lebih cocok.
• Perusahaan farmasi. Sebuah perusahaan berurusan dengan inventaris obat, vaksin, dan persediaan medis lainnya dalam jumlah besar. Mereka membutuhkan pelacakan inventaris yang akurat dan real-time untuk mengelola tingkat stok dan tanggal kedaluwarsa serta menjaga kepatuhan.

Baca juga: Valuasi Persediaan: Pengertian, Metode, dan Contoh Penghitungannya

Kesimpulan

Mengelola persediaan dengan benar dan memiliki wawasan tentang stok dalam sebuah bisnis sangat penting untuk kesuksesan.

Meskipun metode periodik dapat diterima oleh perusahaan yang memiliki barang persediaan minimal atau bisnis kecil, perusahaan yang berencana untuk meningkatkan skala perlu menerapkan sistem persediaan perpetual.

Terlepas dari jenis proses kontrol inventaris yang Anda pilih, pengambil keputusan membutuhkan alat yang tepat agar dapat mengelola persediaan dan pembukuan mereka secara efektif.

Kledo menawarkan serangkaian fitur yang akan memudahkan Anda melacak persediaan di berbagai gudang dan cabang, juga mengelola stok pengaman dan jumlah siklus.

Temukan keseimbangan yang tepat antara permintaan dan penawaran dalam proses operasional bisnis dengan menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis melalui tautan ini.