10 Tips dalam Mengelola Modal Usaha untuk Pemula

Secara sederhana, modal usaha adalah uang yang Anda perlukan untuk menjalankan operasi bisnis sehari-hari. Ini termasuk melakukan pemesanan, memproduksi barang dan jasa, menyimpan barang Anda dan menjualnya kepada pelanggan, jadi mengelola modal usaha adalah hal penting.

Hal terpenting di sini adalah uang yang Anda butuhkan harus ada pada waktu yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dan di tempat yang tepat, yaitu optimalisasi modal kerja.

Jika Anda bertanya mengapa optimalisasi modal usaha itu penting. Hal ini karena hal tersebut membawa banyak manfaat yang meliputi, likuiditas yang lebih baik, keunggulan dibandingkan pesaing, produksi yang bebas gangguan, peningkatan profil kredit, peningkatan profitabilitas.

Optimalisasi modal usaha juga memastikan pengembalian modal yang lebih tinggi dan kesiapan menghadapi guncangan dan permintaan puncak.

Tujuan utama dari optimalisasi modal usaha adalah untuk menjaga arus kas positif di perusahaan.

Jadi dalam artikel ini, kami telah menyebutkan tantangan yang dihadapi oleh perusahaan dengan 10 cara untuk mengelola modal usaha dan memberikan gambaran umum tentang berbagai alat yang membantu dalam optimalisasi modal.

Tantangan yang Dihadapi Pemilik Bisnis

Bisnis Anda tidak akan berjalan lancar jika Anda menghadapi semua tantangan ini.

• Kekurangan kas – Terkadang uang tunai Anda diblokir di suatu tempat. Jadi Anda tidak memilikinya saat Anda membutuhkannya.
• Operasi bisnis yang tidak lancar – Penundaan pembayaran oleh pelanggan.
• Tingkat inventaris yang tinggi – Hal ini menyebabkan risiko produk tidak terjual dan penyimpanan yang lebih tinggi yang secara otomatis menyebabkan lebih banyak biaya pemeliharaan juga.
• Laba yang rendah- Dan semua faktor ini secara langsung mempengaruhi tingkat profitabilitas Anda

Sekarang, mari kita lihat alat yang membantu dalam pengoptimalan modal kerja dan juga membantu Anda mengatasi semua tantangan yang disebutkan di atas.

Baca juga: Kesalahan dalam Proses Rekonsiliasi Bank dan Solusinya

Gambaran Umum Berbagai Alat yang Membantu dalam Mengelola Modal Usaha Anda

1. Perkiraan pertumbuhan industri

Perkiraan penjualan memainkan peran utama dalam optimalisasi modal kerja untuk bisnis.

Pada dasarnya, hal ini meramalkan permintaan produk terlebih dahulu dan kemudian potensi penjualan Anda.

Misalnya, jika Anda menjual bubuk teh. Pertama, Anda harus melihat permintaan produk di tahun mendatang untuk produk Anda di wilayah atau negara bagian tertentu.

Hanya dengan begitu Anda akan memahami permintaan untuk produk Anda dan apakah itu akan memberi Anda keuntungan.

Penting untuk memahami perubahan permintaan konsumen. Anda akan mengetahui di mana tepatnya industri Anda dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang minat dan preferensi konsumen Anda.

Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda ingat saat menentukan perkiraan penjualan –

• Perubahan preferensi konsumen
• Persaingan
• Tren di masa lalu dan masa depan
• Musiman dalam bisnis
• Alat promosi dan layanan bernilai tambah yang digunakan
• Target

Baca juga: Balanced Scorecard: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya

2. Manajemen persediaan

Manajemen persediaan atau inventaris pada dasarnya adalah mencatat semua pembelian yang telah Anda lakukan, jumlah total produk yang siap dijual, dan menjaga stok.

Manajemen persediaan membantu mengurangi biaya dan membantu Anda memberikan layanan dan kepuasan pelanggan yang lebih baik. Anda dapat menggunakan aturan 80-20 di sini.

Artinya, 20% dari produk Anda akan bertanggung jawab atas 80% dari omset Anda dan 80% produk Anda yang tersisa hanya akan menghasilkan sekitar 20% dari omset. S

etelah Anda mengetahui produk yang bertanggung jawab atas 80% dari omset Anda, Anda dapat memproduksi lebih banyak produk tersebut untuk mendapatkan lebih banyak penjualan.

Baca juga: Cara Menghitung Saldo Piutang dan Contoh Kasusnya

3. Manajemen piutang

Manajemen piutang pada dasarnya adalah memastikan pelanggan Anda membayar tagihan untuk produk yang telah mereka beli tepat waktu.

Untuk menjaga modal usaha Anda agar tidak kekurangan kas dan dana, manajemen piutang memainkan peran penting. Hal ini menjaga likuiditas tetap utuh dan mencegah risiko.

Ide utama di balik memberikan opsi pembayaran ini kepada pelanggan adalah untuk membuat produk Anda tersedia untuk semua orang dan membangun hubungan pelanggan yang kuat yang mengarah pada lebih banyak transaksi yang baik dan meningkatkan modal kerja perusahaan Anda juga.

Ketika sebuah perusahaan atau seseorang membeli produk dari perusahaan Anda, mereka terikat untuk membayar jumlah yang jatuh tempo dalam jangka waktu tertentu yang umumnya setiap bulan.

Sebagai perusahaan, adalah hak Anda untuk meminta jumlah tersebut dan jika ada penundaan pembayaran, Anda harus mengidentifikasi alasan di balik penundaan tersebut dan menawarkan bantuan dan solusi kepada klien Anda juga.

Baca juga: Modal Usaha: Jenis, Prosedur, dan Syarat Mengajukan Pinjaman

4. Siklus konversi kas

Siklus konversi kas adalah metrik yang membantu dalam menentukan waktu yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda untuk mengubah investasi Anda dalam produk menjadi uang tunai dari penjualan.

Rumus untuk menghitung perkiraan periode konversi kas adalah –

Hari piutang + Hari persediaan – Hari hutang = Siklus Konversi Kas

Sebagai contoh,

• Kredit diberikan kepada pelanggan = 180 hari
• Stok yang disimpan di gudang = 30 hari
• Kredit yang diterima dari pemasok = 60 hari

Jadi, konversi kas terjadi dalam 180 + 30-60 = 150 hari, yaitu sekitar 5 bulan.

Ini adalah bagaimana periode konversi kas dihitung. Sekarang mari kita lihat apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam hal optimalisasi modal kerja untuk bisnis.

Baca juga: SAP ERP: Pengertian, Kelebihan, Kekurangan, dan Cara Menggunakannya

10 Tips dalam Mengelola Modal Usaha

1. Jaga rasio modal kerja bersih Anda

Tetapkan tujuan Anda untuk mendapatkan rasio modal kerja bersih atau net working capital (NWC) yang baik.

Anda dapat menghitung rasio modal kerja Anda menggunakan angka yang sama dengan yang Anda gunakan dalam NWC Anda dengan rumus ini:

rasio modal kerja = aset lancar / kewajiban lancar.

Mendapatkan hasil 1,0 atau kurang dalam rasio modal kerja Anda berarti Anda menggunakan semua sumber daya modal kerja Anda – yang membuat Anda tidak memiliki ruang untuk penyesuaian.

Hal ini menjadi masalah ketika klien gagal membayar Anda tepat waktu dan ketika ada pengeluaran tak terduga lainnya.

Di sisi lain, mendapatkan hasil 2.0 atau lebih tinggi dapat berarti Anda tidak memanfaatkan sumber daya yang ada secara maksimal.

Anda mungkin perlu mengevaluasi kembali anggaran Anda dan melihat apakah Anda dapat berinvestasi pada peralatan baru atau membelanjakan uang untuk pemasaran yang lebih agresif, yang sebenarnya akan membantu bisnis Anda berkembang atau mendapatkan keunggulan dari pesaing.

Beberapa bisnis mengabaikan rasio modal kerja mereka karena mereka hanya melihatnya sebagai pekerjaan tambahan. Tetapi untuk bisnis yang ingin berkembang memiliki rasio modal kerja yang baik adalah penting.

Rasio ini menentukan efektivitas rencana pertumbuhan bisnis Anda dan apakah bisnis Anda memiliki aset jangka pendek yang cukup untuk melunasi utang jangka pendeknya.

Rasio ini juga memberikan dasar yang terukur untuk mengamankan pembiayaan bisnis dengan mencerminkan penanganan sumber daya bisnis Anda secara efisien.

Baca juga: 10 Pinjaman Modal Bank untuk Usaha dan Cara Mengajukannya

2. Memastikan proses manajemen persediaan Anda efisien

Aset bisnis Anda termasuk inventaris selain modal usaha Anda. Bagaimana Anda mengelola inventaris Anda juga dapat mempengaruhi modal usaha.

Persediaan Anda terdiri dari barang yang disimpan untuk dijual, barang yang sedang dipersiapkan untuk dijual, dan barang yang digunakan dalam proses produksi.

Persediaan adalah salah satu hal yang diperiksa oleh investor dan pemegang saham untuk menentukan efisiensi operasional dan kelangsungan hidup bisnis Anda.

Likuiditas yang tinggi dari aset lancar Anda dapat mencerminkan ketidakcukupan permintaan produk.

Di sisi lain, persediaan yang besar dapat mengurangi aset lancar bisnis Anda karena pengeluaran dan pemborosan yang tidak perlu seperti peningkatan biaya pergudangan.

Menurut temuan Survei, perusahaan harus mengurangi inventaris mereka untuk meningkatkan pembiayaan bisnis dengan mempertahankan cadangan kas.

Namun, beberapa ahli menyatakan bahwa hal ini tidak berlaku untuk semua bisnis. Manajemen inventaris yang efisien masih dianggap sebagai cara paling efektif untuk mengoptimalkan modal kerja Anda.

Dianjurkan untuk berinvestasi dalam mendigitalkan manajemen inventaris Anda untuk membantu Anda mengoptimalkan inventaris dengan melacak pesanan, pengiriman, dan penjualan.

Hal ini akan menyelamatkan Anda dari kelebihan stok dan kekurangan persediaan.

Mungkin mahal, tetapi dapat meningkatkan efisiensi bisnis dalam jangka panjang. Manajemen inventaris yang terdigitalisasi dapat meminimalkan kerugian dan gangguan bisnis melalui organisasi gudang yang efektif.

Baca juga: Strategi Menaikkan Harga Tanpa Harus Kehilangan Pelanggan

3. Mengelola pengeluaran dengan lebih baik untuk meningkatkan arus kas

Arus kas adalah pendorong nilai utama dalam bisnis apa pun. Dengan ini, modal usaha Anda sangat terpengaruh ketika aset terikat pada hal-hal seperti inventaris atau faktur yang belum dibayar.

Dalam pembiayaan bisnis, memiliki kas negatif sering kali membuat investor dan pemegang saham takut dan hal ini dapat mengakibatkan penilaian bisnis yang terlalu rendah jika tidak diatasi.

Dalam kasus terburuk, bisnis menjadi tidak mampu membayar tagihan mereka dan mungkin terpaksa gulung tikar.

Perhatikan arus kas Anda dan bandingkan dengan pengeluaran Anda seperti tagihan dan pembelian peralatan.

Seringkali, pembelian alat berat dan jeda antara memberikan layanan dan menerima pembayaran menyebabkan tekanan besar pada arus kas bisnis.

Cari tahu pengeluaran apa yang dapat dikurangi. Mulailah dengan memeriksa semua langganan bulanan Anda.

Dengan begitu, Anda dapat mengidentifikasi pengeluaran mana yang boros dan pengeluaran mana yang harus Anda hilangkan untuk meningkatkan likuiditas modal kerja Anda.

Perlu Anda perhatikan, pemotongan biaya tanpa mempertimbangkan kebutuhan dan permintaan nyata dari karyawan, pelanggan, dan vendor rekanan Anda dapat memberikan keuntungan jangka pendek, tetapi dengan hasil jangka panjang yang buruk.

Baca juga: 10 Tips Memulai Usaha Sembako dan Kisaran Modal yang Diperlukan

4. Mengotomatiskan proses untuk pembiayaan bisnis Anda

Menangani proses pembiayaan bisnis Anda secara manual membutuhkan banyak tenaga kerja, tidak efisien, dan rawan kesalahan.

Ini mengharuskan Anda mempekerjakan orang yang berspesialisasi dalam aspek tertentu dari bisnis Anda.

Mempekerjakan spesialis terbukti membantu bisnis Anda untuk berkembang karena para spesialis memiliki mata yang lebih tajam untuk detail-detail kecil yang mungkin Anda abaikan.

Namun, hal ini menjadi rumit ketika karyawan kunci Anda tiba-tiba berhenti – Anda perlu mempekerjakan dan melatih orang baru untuk mentransfer pengetahuan mereka tentang penanganan manual.

Otomatiskan akun Anda untuk menghilangkan biaya tenaga kerja yang mahal dan kesalahan.

Baca juga: 10+ Cara Menarik Investor yang Efektif dalam Bisnis

5. Berikan insentif pada piutang

Sebagai pemilik bisnis, Anda juga harus menjalin hubungan kerja dengan pelanggan, supplier, dan vendor Anda, antara lain untuk memastikan bahwa bisnis Anda tidak terganggu oleh orang-orang yang tidak dapat diandalkan yang tidak segera memenuhi kewajiban mereka.

Memiliki akun bisnis yang terotomatisasi dapat membantu Anda dalam menentukan pelanggan yang membayar tepat waktu.

Berikan insentif kepada pelanggan seperti ini untuk mendorong mereka memenuhi kewajiban pembayaran.

Hal ini tidak hanya akan memungkinkan Anda untuk membangun hubungan yang baik dengan pelanggan Anda, tetapi juga akan membantu Anda memiliki posisi modal yang baik.

6. Tetapkan denda atas keterlambatan pembayaran

Selain memberikan insentif kepada pelanggan yang memenuhi kewajiban pembayaran tepat waktu, Anda juga harus menetapkan denda bagi pelanggan yang terlambat membayar.

Langkah ini mengirimkan pesan kepada pelanggan Anda bahwa mereka harus memenuhi kewajiban pembayaran tepat waktu. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk membayar faktur lebih cepat.

Meskipun denda dapat menambah jumlah tagihan Anda, hal ini juga berfungsi sebagai faktor yang meringankan bagi pelanggan yang terlambat membayar.

Sebelum menerapkannya, pastikan bahwa pelanggan Anda benar-benar setuju dengan kebijakan Anda seperti mengenakan denda keterlambatan.

Jika tidak, memberlakukan denda atas keterlambatan pembayaran juga dapat membahayakan hubungan kerja Anda dengan pelanggan, yang dapat mengakibatkan bisnis Anda tidak mencapai hasil yang diinginkan.

Baca juga: Tips Memilih Supplier Bisnis Terpercaya dan Hal yang Harus Diperhatikan

7. Bekerja sama dengan vendor yang menawarkan penawaran dan diskon menarik

Menjalin hubungan kerja yang baik dengan vendor Anda tidak hanya akan membantu Anda mendapatkan diskon penawaran khusus, tetapi juga akan membantu Anda mendapatkan kepercayaan dari vendor.

Ketika tiba saatnya bisnis Anda menghadapi kesulitan arus kas, hubungan Anda akan sangat membantu dalam mendapatkan keringanan.

Manfaatkan pembayaran lebih awal sebagai kesempatan untuk bernegosiasi untuk mendapatkan diskon.

Dengan cara ini, Anda tidak hanya akan memiliki reputasi yang baik untuk utang Anda, tetapi juga akan menghemat beberapa pengeluaran yang dapat membantu Anda membayar utang dan mengelola modal usaha.

Pastikan Anda mematuhi syarat dan ketentuan pemasok Anda agar tidak merugikan keuangan dan posisi kredit Anda dalam jangka panjang.

Jika tidak, Anda akan kesulitan atau bahkan tidak mungkin mendapatkan pembiayaan bisnis untuk pertumbuhan atau lebih buruk lagi, dalam keadaan darurat.

8. Lacak kinerja bisnis Anda dengan analisis data

Sebagian besar bisnis kini beralih ke manajemen bisnis berbasis data dan pengambilan keputusan karena angka-angka memberikan dasar yang lebih dapat diandalkan untuk keputusan bisnis.

Mencari peluang pembiayaan bisnis akan jauh lebih mudah bagi Anda jika Anda memiliki data yang cukup untuk mendukung klaim dan janji Anda kepada calon investor atau penyedia pinjaman.

Mengumpulkan data hanyalah salah satu proses dari analisis data. Selain memiliki data, Anda juga harus memahami data yang Anda miliki agar dapat digunakan untuk bisnis Anda.

Salah satu manfaat analitik data adalah memudahkan pengelolaan modal usaha Anda, pembuatan laporan manajemen, pemantauan kepatuhan di seluruh departemen bisnis, dan peninjauan operasi Anda.

Hal ini memungkinkan Anda untuk memiliki tinjauan yang lebih komprehensif tentang bagaimana operasi bisnis Anda apakah konsisten dengan tujuan pembiayaan bisnis Anda.

Metrik harus disesuaikan untuk mengukur pencapaian Anda sehingga Anda dapat mengukur apakah Anda melenceng atau sesuai target dalam hal tujuan bisnis Anda.

Dalam menyiapkan analisis data untuk bisnis Anda, penting bagi Anda untuk menentukan metrik yang tepat yang memungkinkan Anda mengukur dengan tepat apakah suatu aspek dari bisnis Anda perlu dikalibrasi ulang.

Metrik yang tidak didefinisikan dengan baik dan keterlambatan dalam data real-time dapat menggagalkan Anda mencapai tujuan.

Pastikan bahwa tim audit Anda mengumpulkan data terkini untuk memperkirakan tantangan dan peluang yang ada di depan Anda.

Jika Anda kesulitan melakukan hal ini, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo untuk proses pengelolaan pembukuan, pencatatan transaksi, dan pembuatan laporan bisnis secara realtime.

Coba Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Jurnal Modal dalam Akuntansi dan Contoh Kasusnya

9. Menyelesaikan perselisihan dengan pelanggan dan vendor

Pembiayaan bisnis membutuhkan lebih dari sekadar pengetahuan tentang uang. Bagian dari mengembangkan modal kerja Anda adalah penanganan hubungan yang tepat yang penting bagi bisnis Anda.

Ketika Anda mengembangkan bisnis dan bertransaksi dengan lebih banyak orang, kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian selalu tinggi sehingga perselisihan tidak dapat dihindari.

Jaga hubungan baik Anda dengan pelanggan, klien, dan mitra dengan menyelesaikan perselisihan dengan cepat.

Mungkin ada beberapa kasus yang mungkin akan dibawa ke jalur hukum pada suatu saat, tetapi sebisa mungkin, selalu lebih baik untuk menghindari penundaan yang tidak semestinya dalam menyelesaikan perselisihan untuk mencegah biaya hukum yang tidak perlu.

10. Segmentasi dan analisis pelanggan Anda untuk risiko kredit

Mengotomatiskan proses penagihan bisnis Anda dan menyediakan portal pembayaran online dapat memberikan Anda keunggulan dalam pembiayaan bisnis dengan membuat pengumpulan data dari transaksi Anda terprogram.

Data dapat membantu Anda mengidentifikasi pelanggan Anda dan mengelompokkan mereka berdasarkan kemungkinan mereka untuk membayar Anda.

Hal ini memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan penagihan dan meningkatkan arus kas dalam jangka panjang. Anda juga dapat melakukan hal ini pada distributor Anda sehingga Anda dapat menganalisis apakah mereka cenderung menjual kepada pelanggan yang tidak membayar.

Lengkapi analisis Anda dengan menyesuaikan profil dan persyaratan kredit pelanggan dan vendor Anda atau menambahkan penalti dan insentif.

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, memberikan insentif piutang dan menetapkan penalti dapat memberikan ruang untuk pembayaran tepat waktu dan lebih banyak arus kas masuk.

Baca juga: Tips Mencari Modal Usaha dan Hal yang Harus Diperhatikan

Kesimpulan

Mengelola modal usaha dengan baik dan efisien memang tidak mudah, dibutuhkan perencanaan yang matang dan pemantauan pengeluaran bisnis untuk proses pembelanjaan modal yang efisien.

Untuk memudahkan hal ini, Anda bisa menggunakan sistem modern seperti Kledo untuk mempermudah Anda dalam mengelola modal usaha Anda dengan lebih praktis dan mudah.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis melalui tautan ini.