Ingin mengetahui tips pembukuan usaha dagang untuk memastikan pengeluarAnda bisnis terpantau?
Mari mulai dari awal, sebagai pemilik bisnis dagang, Anda bertanggung jawab untuk terus memantau pembukuan bisnis Anda. Jika Anda memiliki catatan akuntansi terkini dan akurat, perusahaan Anda akan berada di jalan menuju kesuksesan.
Tetapi jika Anda gagal untuk fokus pada tugas akuntansi Anda, bisnis Anda dapat dengan cepat tenggelam sebelum memiliki kesempatan untuk tumbuh.
Untuk membantu menjaga pembukuan Anda pada data yang akurat, pelajari beberapa tips pembukuan usaha dagang berikut ini agar transparasi keuangan usaha Anda lebih baik.
Apa yang Dimaksud dengan Pembukuan?
Pembukuan mengacu pada pelacakan semua transaksi keuangan umum yang dilakukan bisnis Anda. Ini termasuk membayar tagihan, membayar karyawan dan kontraktor, mengejar pembayaran dari klien, mengklaim biaya, dan memastikan jumlah pajak yang tepat dibayarkan pada waktu yang relevan.
Tentu saja, daripada mencatat transaksi di buku, semuanya sekarang cenderung dilakukan secara digital. Selama beberapa tahun terakhir, software akuntansi telah menggantikan kebutuhan akan buku fisik.
Anda biasanya akan menggunakan tiga catatan keuangan utama:
- Buku Kas – mencatat arus kas Anda
- Faktur penjualan – mencatat apa yang telah Anda jual dan mencakup faktur yang sudah dibayar dan belum dibayar
- Faktur pembelian – mencatat apa yang telah Anda beli dan bagaimana pembayarannya
10 Tips Pembukuan Usaha Dagang yang Bisa Anda Gunakan dalam Bisnis
1. Pastikan untuk memisahkan keuangan bisnis dan pribadi
Ketika Anda memulai bisnis dagang, sepertinya bukan ide yang buruk untuk menyimpan keuangan bisnis dan keuangan pribadi Anda dalam satu akun.
Namun, hal ini dapat dengan cepat menciptakan banyak masalah untuk bisnis dagang Anda. Selama periode pelaporan, misalnya, ketika Anda mengajukan pelapoean pajak, Anda harus meninjau semua laporan bank Anda untuk memastikan Anda memiliki faktur untuk setiap pembayaran yang Anda terima dari klien.
Dalam kasus rekening terpisah hanya untuk bisnis, semuanya mudah, tetapi ketika mencampurkan transaksi pribadi dan bisnis di rekening bank yang sama, itu akan menghasilkan mimpi buruk untuk memahami mana yang pribadi atau bisnis.
2. Peningkatan akurasi pencatatan
Menjaga catatan akun Anda tetap teratur membuat perbedaan besar ketika Anda melakukan pembukuan dua belas bulan kemudian, dan tidak ingat di mana penerimaan Anda dan mana yang merupakan pengeluaran bisnis atau pribadi.
Jika Anda lebih suka menyimpan catatan kertas akun Anda, pastikan Anda menyimpannya di tempat yang aman, seperti kotak dengan kunci.
Akan membantu jika Anda mempertimbangkan untuk mengatur semua catatan kertas Anda dengan pelabelan yang tepat dan menggunakan strategi penyortiran yang berbeda.
Di sisi lain, jika Anda lebih suka menyimpan catatan elektronik, buatlah semua informasi akuntansi Anda terstruktur. Untuk menghindari kehilangan data, lebih baik Anda menggunakan beberapa penyimpanan cloud, seperti OneDrive atau DropBox.
Dalam hal ini, bahkan jika sesuatu terjadi dengan komputer Anda, Anda masih dapat mengakses semua data Anda dari perangkat lain.
Lebih baik memilih hanya satu cara menyimpan catatan, baik kertas atau tanpa kertas. Dalam hal ini, Anda akan memiliki satu tempat untuk mencari informasi.
Secara pribadi, kami menyarankan opsi tanpa kertas, mudah disimpan, mudah dicari, dan tidak memakan ruang fisik apa pun di kantor Anda.
Terlebih sekarang sudah banyak software akuntansi yang memiliki fitur pembuatan invoice dan penyimpanan bukti transaksi seperti software akuntansi Kledo.
Baca juga: Biaya Marginal: Pengertian, Rumus, Fungsi, dan Contohnya
3. Mulai membuat jejak audit atau audit trail
Mengembangkan jejak audit akan membantu Anda menelusuri kembali langkah-langkah yang Anda ambil saat melihat catatan akuntansi Anda sebelumnya.
Jejak audit adalah daftar dokumen yang membantu mendukung pencatatan transaksi dalam pembukuan Anda.
Jejak ini akan membantu Anda melacak semua transaksi yang Anda lakukan di masa lalu, sehingga memudahkan Anda untuk memverifikasi bahwa informasi yang dicatat itu benar.
Beberapa dokumen yang dapat Anda sertakan dalam jejak audit termasuk perkiraan, faktur, dan bahkan pesanan pembelian.
Selain itu, membuat jejak audit akan mempermudah mencegah fraud dalam bisnis Anda, meningkatkan akurasi Anda dalam hal membayar pajak, dan menemukan transaksi yang hilang dalam daftar Anda.
Sebagian besar pengguna Kledo memiliki opsi untuk melampirkan dokumen, jadi kami sarankan untuk melampirkan semua tanda terima langsung di Kledo.
Anda juga bisa mencoba software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
4. Selalu monitoring faktur Anda
Jika Anda tidak menjaga faktur Anda, itu dapat merusak arus kas Anda dan mempengaruhi seluruh bisnis.
Pastikan Anda melacak semua tagihan terlambat, tagihan yang belum dibayar, dan tagihan yang sudah dibayar selama aktivitas pembukuan bulanan/mingguan.
Selalu meemonitoring faktur Anda akan memungkinkan Anda untuk mencegah klien Anda memesan produk atau bahan baru dari Anda sebelum mereka membayar faktur sebelumnya.
Salah satu opsi bagus untuk memastikan klien Anda membayar tepat waktu adalah dengan menambahkan biaya keterlambatan pembayaran ke setiap faktur.
5. Dedikasikan waktu setiap minggu untuk pembukuan
Untuk memastikan bahwa Anda memiliki catatan keuangan Anda yang up to date, selalu pastikan Anda memeriksa buku keuangan Anda setiap minggu.
Ini akan memberi Anda ide terbaru tentang keadaan bisnis Anda saat ini. Anda juga akan memahami bagaimana mengelola arus kas Anda dengan lebih baik dan menyadari pengeluaran apa yang akan Anda keluarkan.
Meninjau catatan keuangan Anda setiap minggu akan memungkinkan Anda untuk mengevaluasi berapa banyak pendapatan yang diperoleh bisnis Anda setiap minggu.
Plus, Anda juga akan memahami berapa banyak uang yang dihabiskan bisnis Anda setiap minggu.
Ini akan memberi Anda kemampuan untuk menganalisis situasi keuangan apa pun yang mungkin muncul, sehingga Anda dapat menemukan cara untuk mengurangi dampak atau menghindari masalah sama sekali.
6. Sewa Akuntan
Salah satu cara termudah untuk menghindari stres karena mengikuti pembukuan bisnis Anda adalah dengan menyewa seorang akuntan.
Seorang akuntan akan memberi Anda informasi tentang status keuangan Anda kapan pun Anda mau.
Seorang akuntan profesional memastikan bahwa semua informasi dan data yang Anda miliki akurat dan dapat menghasilkan laporan sementara untuk Anda.
Namun jika Anda merasa terlalu berat biaya untuk menggunakan jasa akuntan, terlebih bisnis Anda masih skala UMKM, Anda bisa menggunakan software akuntansi untuk perusahaan dagang yang mudah dioperasikan dan memiliki harga terjangkau seperti Kledo.
Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah dipercaya oleh 40 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.
Hanya dengan 140 ribu perbulan, Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan pembukuan, monitoring stok, manajemen aset, membuat invoice, otomatisasi lebih dari 30 jenis laporan keuangan dan masih banyak lagi.
Baca juga: Pengertian Target Costing, Manfaat, Cara Hitung, dan Contohnya
7. Catat Setiap Transaksi
Kebiasaan pembukuan yang sehat tidak akan terjadi pada Anda dalam semalam, apalagi jika Anda belum pernah mempraktekkan pembukuan sebelumnya dalam hidup Anda.
Salah satu cara termudah yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan strategi pembukuan Anda adalah dengan mulai mencatat setiap transaksi yang terjadi dalam bisnis Anda.
Ini akan membuat Anda lebih mudah untuk mengetahui sekarang tentang apa transaksi itu daripada mencari tahu di akhir tahun pajak Anda.
Melakukan pembukuan yang baik akan membantu Anda mengembangkan fondasi yang kuat untuk kebutuhan pembukuan Anda.
Ini juga bermanfaat bagi Anda untuk mengatur semua transaksi yang Anda rekam untuk menemukan catatan yang Anda butuhkan dengan cepat, kapan pun Anda membutuhkannya.
8. Lakukan penganggaran
Salah satu keterampilan pembukuan paling dasar yang dapat Anda miliki sebagai pemilik usaha dagang adalah merencanakan anggaran Anda.
Mempersiapkan anggaran yang merinci setiap rupiah, yang Anda rencanakan untuk dibelanjakan akan membantu Anda menyisihkan uang untuk hal-hal yang menjadi sandaran bisnis Anda. Selain itu, Anda akan segera memahami berapa banyak Anda harus membayar pajak.
Beberapa item yang harus Anda praktikkan dalam penganggaran termasuk pengeluaran seperti pemeliharaan, perbaikan, persediaan, dan inventaris tambahan.
Mempraktikkan penganggaran saat Anda baru memulai bisnis akan menciptakan kebiasaan sehat yang akan membantu bisnis Anda berkembang.
9. Kembangkan rencana pendanaan darurat
Sebagai pemilik usaha dagang, banyak keadaan darurat dapat muncul dan mengganggu arus kas perusahaan Anda.
Salah satu cara termudah untuk membatasi dampak krisis adalah dengan mengembangkan rencana pendanaan darurat.
Anda dapat membuka rekening tabungan di mana Anda menyimpan cukup uang untuk menopang bisnis Anda selama satu atau dua bulan atau mengatur pinjaman terlebih dahulu.
Idealnya, Anda lebih baik memiliki kedua opsi. Untuk memiliki akses ke pinjaman dan memiliki rekening tabungan.
Baca juga: Mengetahui Metode Garis Lurus Pada Penghitungan Penyusutan Aset
10. Mengerti perbedaan kuitansi dan faktur
Kesalahan umum lainnya yang dilakukan pemilik usaha dagang adalah mereka mencampuradukkan kuitansi dan faktur.
Memahami perbedaan antara faktur dan kwitansi akan memungkinkan Anda membedakan keduanya dalam pembukuan Anda.
Kwitansi yang membuktikan bahwa transaksi telah terjadi. Kwitansi adalah apa yang Anda berikan kepada pelanggan setelah transaksi diselesaikan.
Faktur adalah tagihan yang Anda kirim ke pelanggan setelah memasok produk. Faktur harus bertindak sebagai tagihan terperinci yang menguraikan setiap layanan atau produk yang telah diterima pelanggan dari bisnis Anda.
Juga, faktur akan berfungsi sebagai pengingat bahwa pelanggan berutang uang perusahaan Anda untuk layanan mereka.
Plus, faktur berguna untuk catatan keuangan bisnis Anda, untuk membantu mempercepat proses arus kas, dan untuk memastikan bahwa pelanggan Anda membayar Anda untuk apa yang mereka terima.
Jika Anda membuat kesalahan dengan mencampur kwitansi dan faktur, itu dapat mempersulit proses akuntansi Anda.
Anda tidak akan dapat membedakan antara produk apa yang sudah terjual, faktur apa yang telah dibayarkan, dan faktur apa yang masih perlu dikirim. Ini akan mempersulit seorang akuntan untuk menyeimbangkan catatan keuangan Anda.
Kesimpulan
Dengan menggunakan tips pembukuan usaha dagang yang tercantum di atas, Anda akan dapat meningkatkan transparansi bisnis Anda dengan pencatatan keuangan yang lebih baik.
Ini akan membantu Anda menghabiskan lebih sedikit waktu pada aspek keuangan bisnis Anda dan lebih banyak waktu mengembangkan perusahaan Anda dan meningkatkan hubungan pelanggan Anda.
Jika kesulitan dengan proses pembukuan dan pencatatan manual, Anda bisa menggunakan software akuntansi Kledo yang bisa Anda coba secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- Rumus Future Value dan Kalkulator Future Value Gratis - 27 Desember 2024
- Pengertian Faktur Pajak 070, Dasar Hukum, dan Cara Membuatnya - 27 Desember 2024
- Present Value: Pengertian, Rumus, Kalkulator, dan Contoh Kasus - 26 Desember 2024