Program ERP: Pengertian, Manfaat, Contoh, Kelebihan, dan Kekurangannya

Perusahaan yang sedang berkembang akhirnya mencapai titik di mana spreadsheet tidak lagi memadai. Di situlah enterprise resource planning (ERP) software masuk: program ERP mengumpulkan dan mengatur informasi bisnis utama dan membantu organisasi menjalankan operasi yang ramping dan efisien, bahkan saat mereka berkembang.

Sebagian besar profesional bisnis telah mendengar istilah “ERP,” tetapi mereka mungkin tidak tahu persis apa yang dapat dilakukan sistem perencanaan sumber daya perusahaan untuk tim mereka.

Kami akan menjelaskan dengan tepat apa itu program ERP, bagaimana cara kerjanya, contohnya, serta kelebihan dan kekurangan menggunakan ERP dalam bisnis

Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)?

Pada intinya, program ERP adalah aplikasi yang mengotomatisasi proses bisnis dan memberikan wawasan dan kontrol internal, dengan memanfaatkan basis data pusat yang mengumpulkan input dari departemen termasuk akuntansi, manufaktur, manajemen rantai pasokan, penjualan, pemasaran, dan sumber daya manusia (SDM).

Setiap bisnis harus menyelesaikan pekerjaan yang membutuhkan banyak pemangku kepentingan dengan berbagai tanggung jawab.

Tetapi itu adalah perjuangan ketika informasi yang diperlukan untuk menjalankan proses dan membuat keputusan penting tersebar di seluruh sistem yang terputus.

Baik data disimpan dalam perangkat lunak manajemen bisnis dasar atau spreadsheet, karyawan kesulitan menemukan apa yang mereka butuhkan dan mungkin tidak memiliki akses ke sana sepenuhnya.

Misalnya, tim akuntansi dan finanace masing-masing dapat memiliki spreadsheet yang berbeda dengan angka yang berbeda untuk pelacakan pengeluaran.

Sumber data yang berbeda ini membuatnya sangat sulit untuk membuat semua orang tetap berada di halaman yang sama dan menghambat kolaborasi dan efisiensi, terutama saat organisasi tumbuh.

Staf membuang-buang waktu untuk berburu dokumen dan berpotensi menduplikasi pekerjaan karena tidak ada satu tempat untuk mencari informasi terkini tentang semua aspek bisnis yang relevan bagi mereka.

Hal ini juga menyulitkan untuk melihat sebab dan akibat penuh dari perkembangan yang mempengaruhi bisnis Anda.

Program ERP memecahkan masalah ini dengan mengumpulkan informasi dalam database pusat untuk memberikan manajer dan karyawan visibilitas lintas departemen.

Sistem ini juga menghilangkan masalah yang datang dengan sumber data yang saling bertentangan dan memberdayakan mereka untuk menganalisis berbagai skenario, menemukan peningkatan proses, dan menghasilkan keuntungan efisiensi yang besar.

Itu berarti penghematan biaya dan produktivitas yang lebih baik karena orang menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menggali data yang dibutuhkan.

Program ERP juga dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan bisnis, menjadikan sistem ini alat penting bagi perusahaan di seluruh industri dan dari semua ukuran.

Banyak perusahaan paling terkenal dan paling sukses di dunia telah menggunakan program ERP selama seperempat abad terakhir.

Sederhananya, sistem ERP membantu menyatukan orang, proses bisnis inti, dan teknologi di seluruh organisasi.

Baca juga: Apa Itu Bisnis FnB? Berikut Tips, Tantangan dan Contohnya

Mengapa Program ERP Penting untuk Bisnis?

Program ERP telah menjadi kebutuhan bagi bisnis yang ingin menggunakan sumber daya dengan bijak.

Sistem ERP dapat membantu para pemimpin mengalokasikan kembali human capital dan keuangan atau membangun proses bisnis inti yang lebih efisien yang menghemat uang tanpa mengorbankan kualitas atau kinerja.

ERP juga merupakan aset dalam hal perencanaan dan koordinasi. Karyawan dapat melihat inventaris yang tersedia saat ini dan pesanan pelanggan secara detail, kemudian membandingkan pesanan pembelian pemasok dan perkiraan permintaan di masa depan.

Jika perlu, mereka dapat melakukan penyesuaian untuk mengatasi masalah. Software ERP juga meningkatkan komunikasi dan kolaborasi karena pekerja dapat memeriksa status departemen lain untuk memandu keputusan mereka sendiri.

Sebagai sumber data yang komprehensif, program ERP juga menyediakan sejumlah laporan dan analitik yang dapat menjadi pembuat perbedaan untuk bisnis.

Mengubah banyak sekali informasi menjadi bagan dan grafik yang dengan jelas menggambarkan tren dan membantu memodelkan hasil yang mungkin adalah kemampuan ERP yang menurut para eksekutif sangat berharga.

Baca juga: Segmentasi Demografis: Pengertian, Jenis dan Tips Melakukannya dalam Pemasaran

12 Manfaat Program ERP

Solusi ERP saat ini memiliki set fitur yang kaya yang membawa manfaat yang tak terhitung jumlahnya untuk bisnis.

Perangkat lunak ini telah diadopsi secara universal oleh hampir semua perusahaan dengan ukuran tertentu karena mendorong peningkatan nyata.

Sementara apa yang dilihat oleh masing-masing perusahaan sebagai nilai terbesar dari teknologi ini akan bervariasi, berikut adalah keuntungan universal utama yang diberikan ERP:

1. Penghematan biaya

Mungkin proposisi nilai terbesar dari program ERP adalah sistem ini dapat menghemat uang organisasi Anda dalam beberapa cara.

Dengan mengotomatisasi banyak tugas sederhana dan berulang, Anda meminimalkan kesalahan dan kebutuhan untuk menambah karyawan pada tingkat yang sama dengan pertumbuhan bisnis.

Visibilitas lintas perusahaan memudahkan untuk menemukan inefisiensi yang menaikkan biaya dan mengarah pada penyebaran semua sumber daya yang lebih baik, mulai dari tenaga kerja hingga inventaris hingga peralatan.

Dan dengan cloud ERP misalnya, perusahaan dapat dengan cepat melihat nilai tambahan dari perangkat lunak, di atas dan di atas apa yang mereka belanjakan.

2. Visibilitas alur kerja

Dengan semua alur kerja dan informasi di satu tempat, karyawan yang memiliki akses ke sistem dapat melihat status proyek dan kinerja berbagai fungsi bisnis yang relevan dengan pekerjaan mereka.

Visibilitas ini mungkin sangat berharga bagi para manajer dan pimpinan, dan jauh lebih cepat dan mudah daripada mencari dokumen yang tepat dan terus-menerus meminta pembaruan dari rekan kerja.

3. Pelaporan/analisis

Data hanya berguna jika perusahaan dapat menganalisis dan memahaminya, dan ERP membantu dengan itu.

Solusi ERP memiliki alat pelaporan dan analitik yang mengesankan yang memungkinkan pengguna untuk tidak hanya melacak KPI, tetapi juga menampilkan metrik atau perbandingan apa pun yang dapat mereka impikan.

Karena ERP mencakup semuanya, program ERP dapat membantu bisnis memahami bagaimana perubahan atau masalah dengan proses di satu departemen memengaruhi seluruh perusahaan.

4. Business intelligence / insight

Karena program ERP dapat mengakses data real-time dari seluruh perusahaan, sistem ini dapat mengungkap tren yang berdampak dan memberikan insight bisnis yang lebih luas.

Hal ini mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih baik oleh para pemimpin organisasi yang sekarang memiliki akses mudah ke semua data yang relevan.

Baca juga: Jenis-Jenis Perusahaan Berbadan Hukum di Indonesia

5. Kepatuhan terhadap peraturan & keamanan data

Standar pelaporan keuangan dan peraturan keamanan data pemerintah dan industri tertentu sering berubah, dan ERP dapat membantu perusahaan Anda tetap aman dan patuh.

ERP menyediakan jejak audit dengan melacak siklus hidup setiap transaksi, termasuk kepatuhan terhadap alur kerja persetujuan yang diperlukan.

Bisnis juga dapat mengurangi kemungkinan kesalahan dan kesalahan kepatuhan terkait dengan otomatisasi. Program ERP menyediakan laporan keuangan yang sesuai dengan standar dan peraturan.

6. Manajemen risiko

Teknologi ERP mengurangi risiko dalam beberapa cara. Kontrol akses granular dan alur kerja persetujuan yang ditentukan dapat memperkuat kontrol keuangan dan mengurangi penipuan.

Selain itu, data yang lebih akurat mencegah kesalahan yang dapat menyebabkan hilangnya penjualan atau denda.

Dan akhirnya, kemampuan untuk melihat status seluruh operasi memungkinkan karyawan untuk dengan cepat menangani risiko yang ditimbulkan oleh gangguan bisnis.

7. Keamanan data

Penyedia ERP memahami bahwa sistem Anda menyimpan data penting dan sensitif dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikannya aman.

Hal ini lebih penting dari sebelumnya karena volume dan skala serangan siber meningkat. Program ERP cloud yang dikelola vendor, khususnya, menggunakan protokol keamanan mutakhir untuk memastikan perusahaan Anda tidak menjadi korban serangan yang merusak.

8. Kolaborasi

Karyawan paling efektif ketika mereka bekerja bersama. Solusi ERP memudahkan untuk berbagi informasi – seperti pesanan pembelian, kontrak, dan catatan dukungan pelanggan – di antara tim.

Solusi ini meruntuhkan tembok antar departemen dengan memberi karyawan akses yang tepat ke data waktu nyata pada fungsi bisnis terkait.

Baca juga: Akuisisi Bisnis Adalah: Manfaat, Tujuan, Klasifikasi, dan Contohnya

9. Skalabilitas

Sistem ERP yang tepat akan dapat diskalakan dan cukup fleksibel untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda saat ini dan di masa mendatang.

Sistem cloud khususnya beradaptasi dengan perubahan operasional kecil dan besar bahkan ketika jumlah data yang ditangkap organisasi dan permintaan akses meningkat.

10. Fleksibilitas

Sementara perangkat lunak ERP membantu bisnis mengikuti praktik terbaik, ia juga menawarkan fleksibilitas untuk mendukung proses dan tujuan yang unik.

Sistem ini memberi administrator kemampuan untuk membangun alur kerja khusus perusahaan dan membuat laporan otomatis yang penting bagi departemen dan eksekutif yang berbeda. ERP meningkatkan inovasi dan kreativitas organisasi Anda.

11. Kustomisasi

Sementara sebagian besar perusahaan menemukan bahwa ERP modern mendukung bisnis mereka “di luar kotak,” beberapa perusahaan perlu menambah fungsionalitas bawaan yang luas.

Jika Anda memiliki banyak proses khusus, carilah sistem yang dapat diperluas yang memungkinkan integrator atau staf TI Anda untuk menulis kode yang menambahkan fitur yang diperlukan, atau yang dapat berintegrasi dengan solusi homegrown atau legacy.

Namun, sebelum memilih rute kustom, perhatikan baik-baik proses Anda – fungsionalitas dan konfigurasi yang telah dibangun sebelumnya yang didukung solusi ERP modern didasarkan pada praktik terbaik yang dikumpulkan dari ribuan perusahaan.

12. Manajemen pelanggan & mitra

ERP dapat memperkuat hubungan mitra dan pelanggan perusahaan. ERP dapat memberikan wawasan tentang pemasok, operator pengiriman, dan penyedia layanan, dengan cloud memungkinkan pertukaran informasi yang lebih baik dan lebih nyaman.

Ketika datang ke pelanggan, solusi ini dapat melacak tanggapan survei, tiket dukungan, pengembalian, dan lainnya sehingga organisasi dapat terus memantau denyut nadi kepuasan pelanggan.

Baca juga: Download Contoh Surat Pengajuan Barang Beserta Pengertiannya

5 Contoh Program ERP

1. Oracle NetSuite

Oracle NetSuite adalah program ERP yang sepenuhnya dapat disesuaikan yang dirancang untuk mendukung pertumbuhan perusahaan Anda.

Seiring dengan skala bisnis Anda, Anda dapat menambahkan sumber daya dan fungsionalitas, menjadikannya pilihan yang baik untuk bisnis menengah yang mengantisipasi pertumbuhan.

Software ini mengakomodasi kebutuhan Anda terlepas dari bisnis yang Anda geluti. Di antara fitur-fiturnya yang canggih termasuk perencanaan dan manajemen keuangan, manajemen pesanan, dan manajemen produksi.

Selain itu, software ini dapat mengakomodasi kebutuhan lain termasuk manajemen rantai pasokan, gudang, dan pemenuhan Anda.

Dengan demikian, Anda bisa mengelola inventaris dan logistik secara real-time dan memaksimalkan efisiensi.

Bersamaan dengan fitur-fitur ini, Oracle NetSuite juga menawarkan alat intelijen bisnis asli untuk membantu Anda mendapatkan analitik dari data perusahaan Anda untuk keputusan bisnis yang dapat ditindaklanjuti dengan lebih baik.

Perangkat lunak ini juga memungkinkan otomatisasi di seluruh perusahaan di cloud melalui integrasi yang mulus.

Beberapa keuntungan yang akan Anda nikmati dengan memilih NetSuite termasuk fleksibilitas dan kustomisasi tinggi, otomatisasi tingkat tinggi, dukungan pelanggan yang sangat baik, dan fungsionalitas yang kuat.

Program ini juga sangat skalabel, mendukung berbagai bahasa dan mata uang, dan menyediakan aksesibilitas jarak jauh untuk kolaborasi tim yang lebih baik. Selain itu, Anda dapat menggunakan NetSuite dengan semua jenis atau ukuran bisnis.

2. Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics adalah perangkat lunak ERP yang fleksibel, andal, dan kuat yang digunakan oleh merek-merek ternama termasuk Coca Cola, BMW, Adobe, dan banyak lagi.

Perangkat lunak ini berbeda dari beberapa alat ERP yang disebutkan di sini karena tidak menawarkan produk tunggal.

Sebaliknya, Anda mendapatkan beberapa bundel berdasarkan apa yang Anda butuhkan dengan kategori seperti pemasaran, penjualan, layanan pelanggan, operasi, keuangan, dan lainnya.

Perangkat lunak ini memiliki aplikasi untuk kategori tertentu dan kasus penggunaan yang fleksibel.

Misalnya, operasi dibundel dengan aplikasi untuk otomatisasi layanan proyek, manajemen rantai pasokan, dan pusat bisnis.

Dynamics 365 memungkinkan Anda untuk memilih produk spesifik yang Anda inginkan sambil mendapatkan manfaat dari lisensi dan diskon tambahan.

Fitur-fitur lain yang akan Anda temukan termasuk analitik prediktif untuk insifghy yang dapat ditindaklanjuti dan laporan yang baik, integrasi pihak ketiga dengan aplikasi Microsoft seperti Outlook, Word, dan Sharepoint.

Anda juga mendapatkan realitas campuran sehingga Anda dapat mendesain ruang fisik secara virtual dan bantuan jarak jauh untuk kolaborasi dengan orang lain, dan autentikasi server untuk keamanan data.

Baca juga: Rekomendasi Software Invoice Terbaik untuk Bisnis Anda

3. SAP Business One

SAP Business One menawarkan platform ERP dengan solusi khusus industri untuk usaha kecil.

Perangkat lunak ini membantu perusahaan yang telah melampaui alat yang ada atau perlu mengkonsolidasikan alat mereka saat ini ke dalam satu platform untuk memiliki solusi all-in-one untuk kebutuhan mereka.

Anda mendapatkan fitur-fitur seperti manajemen inventaris, penjualan, CRM, keuangan, analitik dan pelaporan di antara yang lain, yang menjadikan SAP Business One sebagai solusi layanan lengkap.

Perangkat lunak ERP menawarkan kontrol penuh dan visibilitas bisnis Anda, dan lebih dari 500 add-on sehingga Anda dapat menyesuaikan perangkat lunak Anda berdasarkan jenis bisnis dan kebutuhan industri.

Anda juga mendapatkan akses seluler intuitif untuk perangkat Android dan iOS sehingga Anda dan tim Anda dapat mengakses platform di mana pun Anda berada.

Jika Anda mau, Anda dapat mengatur peringatan dan menyelesaikan persetujuan dari perangkat seluler, memeriksa inventaris, melihat laporan waktu nyata, dan bahkan mengelola tiket layanan.

ERP ini kompatibel dengan sistem operasi utama termasuk Windows, Mac dan Linux, dan menawarkan berbagai integrasi termasuk Dell Boomi, Hybris Cloud, Outlook dan banyak lagi.

4. ERP Aptean

Aptean adalah platform ERP populer yang mudah dikelola dan memiliki aplikasi seluler untuk perangkat Android dan iOS sehingga Anda dapat mengelola dan menjual barang.

Platform ini menawarkan berbagai macam platform ERP khusus untuk industri yang berbeda, dan dirancang untuk produsen, distributor, dan importir untuk mengelola barang-barang konsumen.

Anda dapat menggunakan Aptean pada platform desktop seperti Windows, Mac atau Linux, dan mendapatkan cara yang terlihat untuk melacak semua aspek bisnis Anda secara real-time. Dengan cara ini, Anda dapat membuat keputusan bisnis yang lebih tepat.

Aptean juga menawarkan akses sesuai permintaan ke keuangan bisnis, data kinerja, analisis profitabilitas dan penjualan. Data tersebut membantu Anda mengubah proses intelijen bisnis Anda.

Untuk pengecer dan produsen, Aptean mencatat dan melacak proses penjadwalan, biaya, tenaga kerja, dan penjualan.

Sebagai perangkat lunak ERP berbasis cloud sepenuhnya, data Anda secara teratur dicadangkan. Plus, Anda selalu dapat mengakses beberapa fiturnya melalui aplikasi seluler seperti katalog produk dan data penjualan.

Baca juga: Rekomendasi 10 Software Toko Terbaik untuk Bisnis yang Lebih Baik

5. Workday

Workday adalah solusi ERP berbasis cloud yang dirancang untuk perusahaan menengah dan besar.

Perangkat lunak on-demand mudah dan cepat untuk disiapkan dan terutama difokuskan pada manajemen sumber daya manusia dan keuangan.

Model bisnis yang digunakan dengan perangkat lunak ERP ini melibatkan memberi Anda langganan yang menyediakan akses ke berbagai layanan alih-alih menjual alat itu sama sekali.

Di antara fitur-fitur utama termasuk perencanaan bisnis, yang memungkinkan Anda untuk merencanakan keuangan dan tenaga kerja Anda secara komprehensif sambil menjadi mudah beradaptasi dan fleksibel.

Anda juga mendapatkan manajemen holistik untuk keuangan Anda, yang mencakup audit dan kontrol internal, akuntansi, perencanaan keuangan, inventaris, pengeluaran, dan banyak lagi.

Fitur manajemen sumber daya manusianya menyediakan serangkaian fungsi yang komprehensif seperti perencanaan tenaga kerja, manajemen talenta dan penggajian, perekrutan, pengalaman dan kompensasi karyawan.

Modul analitik bawaan tersedia yang membantu Anda membuat keputusan berdasarkan data.

Workday memiliki beberapa manfaat yang mencakup dukungan telepon, online dan email.

Program ini juga kompatibel dengan perangkat iOS dan Android, menawarkan protokol keamanan data yang sangat baik, dan lingkungan yang luar biasa di mana Anda dan rekan tim Anda dapat berkolaborasi.

Seperti solusi ERP lainnya yang tercantum di sini, Workday ramah seluler, menawarkan integrasi pihak ketiga yang luas dan memiliki antarmuka yang intuitif namun ramah pengguna.

Kelebihan Menggunakan Program ERP

Telah disebutkan bahwa perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan menawarkan banyak peluang kuat yang dapat diubah menjadi keuntungan yang menguntungkan oleh orang yang terampil.

Jadi, mari kita langsung ke pokok permasalahan dan meninjau manfaat potensial dari sistem perusahaan.

1. Kinerja manajemen yang lebih tinggi

Solusi ERP berfungsi sebagai pusat data yang membangun hubungan antara semua aspek aktivitas perusahaan yang memerlukan manajemen, termasuk sumber daya manusia, produksi, penjualan, dukungan pelanggan, inventaris, dan pasokan.

Dengan bantuan teknologi komputer, perangkat lunak ERP memungkinkan penanganan data otomatis dengan cara tercepat dan paling efektif.

Sebagai keuntungan utama, solusi perencanaan sumber daya perusahaan sangat mengurangi dokumen dan kebutuhan untuk input data manual.

Manfaat ini menghasilkan peluang kesalahan manusia yang secara signifikan lebih kecil yang dapat mengganggu aliran produksi.

Selain itu, tidak perlu mengubah data yang disimpan di atas kertas menjadi format digital, yang memungkinkan untuk mengarahkan sumber daya manusia masing-masing di tempat lain.

Baca juga: 13 Rekomendasi Software Laporan Keuangan yang Wajib Anda Coba

2. Akurasi dan ketersediaan informasi yang lebih baik

Ini adalah keuntungan inti yang, dengan satu atau lain cara, mempengaruhi semua keuntungan perencanaan sumber daya perusahaan lainnya yang disajikan dalam daftar ini.

Sistem ERP yang canggih memungkinkan pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan informasi yang efektif dan terpusat tentang produksi, penjualan, persediaan, atau pelanggan, misalnya.

Dengan demikian, sistem data tunggal digunakan dan dipelihara alih-alih sejumlah database terpisah yang memerlukan pemeriksaan dan sinkronisasi rutin untuk menghapus catatan usang atau duplikat.

Peningkatan kualitas semua jenis data internal, dikombinasikan dengan ketersediaannya yang mudah bagi staf di departemen yang relevan, merupakan prestasi yang tak ternilai yang mengarah ke optimalisasi kinerja lebih lanjut di semua tingkat perusahaan.

Khususnya, manajemen rantai pasokan dan inventaris adalah aktivitas yang paling diuntungkan dari implementasi ERP.

3. Koordinasi yang lebih baik

Sistem terpadu yang berisi semua data terkait bisnis meningkatkan kerja sama antara cabang atau departemen perusahaan.

Program ERP mengurangi penundaan komunikasi di seluruh perusahaan, meningkatkan efisiensinya.

Hal ini sangat bermanfaat jika perusahaan memiliki jaringan afiliasi yang terdistribusi di beberapa negara bagian atau bahkan di benua yang berbeda.

Baca juga: Diskriminasi Harga: Pengertian, Tingkatan, Syarat, Contoh, Kelebihan dan Kekurangannya

4. Perencanaan yang tepat

Akses mudah ke sebagian besar informasi bisnis sangat memudahkan analisisnya untuk merencanakan arah pengembangan lebih lanjut.

Staf manajemen perusahaan dan analis bisnis bisa menggunakan data yang dikumpulkan secara lebih efektif untuk menyusun strategi baru atau menyarankan perbaikan pada strategi yang sudah ada.

5. Laporan yang lebih baik

Sebagai hasil dari pengurangan dokumen dan peningkatan komunikasi antar departemen, program ERP menawarkan lingkungan yang nyaman untuk mengirimkan semua jenis laporan dengan cepat dan mudah: dari keuangan hingga inventaris, dari perilaku pelanggan hingga pemeliharaan teknis, dll.

Baca juga: 10 Software HR Terbaik dan Cara Memilihnya

6. Skalabilitas dan fleksibilitas

Manfaat lain yang melekat pada perangkat lunak ERP ditentukan oleh struktur modularnya yang memungkinkan penyesuaian skalanya sesuai dengan kebutuhan dan kondisi saat ini.

Berkat fitur ini, sistem perencanaan sumber daya dengan mudah beradaptasi dengan perluasan atau pengurangan perusahaan di setiap tingkat.

Bahkan perubahan yang paling sepele dalam struktur dan operasi perusahaan, seperti munculnya produk baru, pekerja, fasilitas produksi, pemasok, departemen, dll. menuntut fleksibilitas tinggi dari solusi ERP.

Apakah pertumbuhan melibatkan peningkatan produksi, perluasan inventaris, penambahan fungsi, layanan atau pengguna baru, sistem ERP dapat menangani semua perubahan ini dan banyak lagi.

7. Efektivitas biaya

Sebagai hasil dari pengurangan dokumen dan optimalisasi rutinitas harian, yang paling penting – pengurangan tugas yang berulang, sistem ERP memungkinkan pemotongan biaya untuk kebutuhan administrasi.

Selain itu, solusi perencanaan sumber daya sangat mempercepat operasi bisnis yang melibatkan berbagai permintaan dan persetujuan informasi, seperti logistik, manajemen stok dan pasokan, dan lain-lain.

8. Akses yang lebih mudah ke sistem manajemen

Sesuai dengan kebutuhan spesifik dalam konteks perencanaan sumber daya, sistem ERP dapat diimplementasikan sebagai aplikasi web atau seluler yang ditingkatkan dengan teknologi cloud.

Dengan cara ini, sistem ini dapat berjalan di smartphone, laptop, atau perangkat portabel lainnya dan dapat diakses kapan saja dan dari hampir semua lokasi.

Baca juga: Sedang Mencari Software Akuntansi Kontraktor? Perhatikan Hal Ini!

9. Peningkatan layanan pelanggan

Manfaat praktis lain dari perangkat lunak ERP modern adalah optimalisasi manajemen hubungan pelanggan.

Penyimpanan data terpusat mengakumulasi semua informasi yang diperlukan tentang penjualan dan pelanggan, yang memudahkan manajer penjualan dan staf dukungan pelanggan untuk berkomunikasi dengan klien dan mengurangi penundaan sebelum bereaksi terhadap permintaan pelanggan.

Akses yang lebih cepat ke riwayat pelanggan dengan akurasi yang ditingkatkan, juga menambah manfaat lain yang tercantum di sini.

Contohnya, data yang dikumpulkan dan dianalisis secara akurat mengenai pola perilaku pelanggan dapat mengarah ke pengoptimalan strategi, atau prediksi permintaan yang lebih tepat yang harus dipenuhi dengan tepat dan pada waktu yang tepat.

10. Daya saing yang lebih baik di pasar

Manfaat terakhir ini sebenarnya adalah ringkasan dari semua keuntungan yang disebutkan di atas yang disampaikan dalam perspektif keuntungan bisnis.

Intinya adalah bahwa sistem ERP memberikan keunggulan kompetitif yang paling dibutuhkan oleh perusahaan, perangkat tambahan untuk mengungguli para pesaing.

Sementara beberapa perusahaan tetap berpegang pada metode yang telah terbukti waktu atau tidak mampu membeli solusi ERP, yang lain meningkatkan bisnis mereka dengan kemajuan teknologi dan meraup keuntungan.

Baca juga: Sedang Mencari Software Akuntansi Retail? Perhatikan Hal Ini

Kekurangan Menggunakan Program ERP

Manfaat solusi ERP memang sangat banyak; namun, ada beberapa kekurangan yang harus diperiksa sebelum mencoba menerapkan sistem perencanaan sumber daya perusahaan seperti itu di perusahaan bisnis tertentu.

Jika pemilik bisnis gagal mengatasi dan meniadakan kelemahan-kelemahan ini, solusi ERP akan kurang efisien atau bahkan tidak layak atau tidak berarti.

1. Biaya lisensi dan pengembangan yang besar

Solusi ERP sangat kompleks, dan pengembangannya merupakan proses yang sulit dan mahal.

Membangun sistem perencanaan sumber daya sesuai dengan spesifikasi pelanggan membutuhkan tim yang berpengalaman dan banyak dengan tingkat keahlian yang tinggi.

Keahlian yang tinggi menuntut upah yang tinggi per jam, sehingga harga yang dihasilkan dari solusi yang dibuat khusus mungkin cukup besar.

Sistem ERP siap pakai adalah pilihan yang lebih cepat, meskipun biaya lisensinya juga agak mahal.

Harga yang lebih rendah dari solusi siap pakai juga melibatkan fleksibilitas yang lebih buruk, periode kustomisasi yang lebih lama, kemungkinan risiko pemeliharaan dan keamanan, atau bahkan ketidakcocokan dengan proses perusahaan dan kebutuhan bisnis.

Jika Anda pemilik bisnis baru yang memerlukan solusi pengelolaan operasional bisnis yang mudah namun dengan harga yang lebih murah dari program ERP, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online yang memiliki fitur terlengkap dengan harga terjangkau seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online yang sudah digunakan oleh lebih dari 35 ribu pengguna dan mudah digunakan.

Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

2. Biaya tinggi untuk penerapan dan maintenance

Implementasi dan pemeliharaan program ERP melibatkan pengeluaran yang lebih besar dan membutuhkan perekrutan staf teknologi tambahan.

Sedangkan untuk solusi siap pakai, mereka membutuhkan pembaruan rutin yang mungkin melibatkan biaya tambahan.

Namun, ingatlah bahwa investasi ini pada akhirnya akan terbayar karena peningkatan efisiensi seluruh perusahaan.

Baca juga: Simak! Ini Fitur Software Akuntansi yang Wajib Ada

3. Membutuhkan pelatihan

Kompleksitas program ERP membawa persyaratan tambahan bagi staf yang menggunakannya.

Mempelajari setidaknya dasar-dasar sistem perencanaan sumber daya mungkin membutuhkan waktu dan upaya yang cukup besar, dan membutuhkan lebih banyak lagi untuk menguasai semua fungsinya.

Kelemahan terkait lainnya adalah ketika pengguna sistem ERP yang berpengalaman meninggalkan perusahaan, pendatang baru yang mengisi posisi mereka harus menghabiskan waktu yang bervariasi untuk mempelajarinya dari awal, bukannya langsung mulai bekerja.

Namun, Anda dapat memfasilitasi proses pembelajaran dengan menyediakan manual dan program pelatihan dalam jumlah yang cukup sebelumnya.

4. Membutuhkan penyesuaian

Implementasi perangkat lunak ERP yang sukses membutuhkan penyesuaian yang menyeluruh dan tepat, mulai dari kustomisasi ekstensif hingga fine-tuning.

Baik solusi siap pakai maupun sistem yang dibuat khusus perlu disesuaikan dengan struktur perusahaan tertentu pada semua tingkat manajemen.

5. Perlu waktu untuk merealisasikan potensi penuhnya

Seperti yang bisa Anda lihat dari kekurangan sebelumnya, program ERP memerlukan waktu yang cukup lama untuk digunakan dengan efektivitas maksimum.

Selain proses pengembangan yang panjang, ada tahapan penyebaran, kustomisasi sistem, input data awal, pelatihan staf dan membiasakan diri, masing-masing melibatkan penundaan tertentu.

Baca juga: Keuntungan Menggunakan Software Akuntansi Online Bagi Bisnis

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai program ERP beserta contoh, dan kelebihan juga kekurangan menggunakan program ERP dalam bisnis Anda.

Untuk bisnis yang sudah sangat besar dan memiliki sumber daya yang cukup, menggunakan sistem ERP memang sangat membantu operasional bisnis.

Namun jika bisnis Anda sekelas usaha kecil dan menengah Anda bisa menggunakan solusi lain yang lebih mudah dan lebih murah seperti menggunakan software akuntansi dan software payroll seperti Kledo dan Gajihub.

Kledo adalah software akuntansi yang mudah digunakan, memiliki fitur terlengkap, dan harga yang terjangkau.

Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.