Bukti kas keluar adalah salah satu bukti transaksi keuangan yang sangat penting bagi perusahaan. Dalam proses akuntansi, bukti transaksi juga menjadi dasar dalam penyusunan laporan keuangan perusahaan.
Bukti kas keluar bisa diartikan bahwa perusahaan melakukan transaksi pembayaran yang mengharuskan mereka harus mengeluarkan sejumlah kas yang bisa dipertanggung jawabkan.
Bukti transaksi ini akan memuat sejumlah nominal uang yang dikeluarkan oleh perusahaan. Dengan bukti tersebut, perusahaan bisa mengetahui berapa dana yang harus disiapkan untuk membiayai berbagai kegiatan operasional perusahaan.
Daam artikel ini, Kledo akan mengajak Anda memahami apa itu bukti keluar, fungsinya, dan pembahasan penting lainnya.
Bukti Kas Keluar Adalah…
Bukti kas keluar adalah dokumen bukti transaksi yang digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas perusahaan. Adapun pengeluaran kas tersebut bisa ditujukan untuk pihak internal maupun eksternal perusahaan.
Di dalam bukti transaksi tersebut akan dicantumkan informasi berapa total uang yang dikeluarkan perusahaan. Biasanya, biaya yang dikeluarkan tersebut digunakan untuk membeli sejumlah perlengkapan perusahaan seperti laptop, printer, mesin fotokopi, dan lain sebagainya.
Agar bisa digunakan sebagai bukti transaksi yang valid, bukti kas keluar harus berisikan informasi mengenai keterangan perusahaan, tanggal pengeluaran kas, nama barang atau jasa yang dibeli, dan berapa jumlah kas yang dikeluarkan.
Kemudian, dokumen tersebut wajib ditanda tangani bagian akuntan atau keuangan perusahaan misalnya tanda tangan dari kasir, manajer keuangan, dan direktur keuangan perusahaan.
Bukti kas keluar ini mempunyai fungsi yang sangat penting karena dijadikan sebagao dokumen bukti dalam penyusunan laporan keuangan, terutama dalam akun kas kecil.
Selain itu, dokumen ini juga menjadi alat bukti bahwa perusahaan telah melakukan transaksi pembelian barang atau jasa dengan nominal harga yang tertera di dokumen.
Dan juga, dokumen ini bisa menjadi sumber konfirmasi bahwa perusahaan telah mempunyai barang yang ingin dibeli.
Baca juga: Bukti Transaksi: Pengertian, Jenis, dan Contohnya yang Wajib Diketahui
Apa Saja Fungsi Bukti Kas Keluar?
Bukti kas keluar sering digunakan oleh perusahaan sebagai bukti pendukung untuk melakukan kegiatan pencatatan transaksi dan pengajuan laporan keuangan. Selain itu, manfaat lainnya adalah sebagai berikut:
- Bukti pembelian barang atau jasa secara tunai.
- Sebagai bukti pelunasan utang kepada pemasok.
- Informasi tentang pemilik mobil.
- Informasi tentang pembayaran dividen perusahaan.
- Untuk pembayaran angsuran ke bank.
- Sebagai bukti pembelian tunai aktiva tetap.
- Sebagai bukti retur pembelian tunai.
- Sebagai informasi tentang pembayaran upah kepada karyawan.
- Informasi neraca saldo yang seimbang.
- Sebagai informasi pembayaran untuk berbagai biaya.
- Pengisian dana kas kecil
Tujuan Penggunaan Bukti Kas Keluar
Kegiatan pencatatan pengeluaran kas perusahaan dirancang untuk menunjukkan hasil informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Bukti transaksi ini juga dapat disimpan jika terjadi kesalahan perhitungan atau pelaporan keuangan suatu hari nanti.
Tujuan lainnya adalah sebagai berikut.
- Memberikan informasi yang berkaitan dengan sumber daya ekonomi, modal perusahaan dan kewajiban perusahaan.
- Memberikan informasi terkait perubahan sumber daya ekonomi perusahaan yang disebabkan oleh kegiatan bisnis yang mencari laba.
- Sebagai informasi yang terkait dengan laporan keuangan perusahaan, relevan dengan pengguna pelaporan yang terlibat di dalamnya.
- Sebagai informasi keuangan yang dapat membantu perusahaan mengukur potensi pendapatan perusahaan di masa yang akan datang.
Jenis-Jenis Bukti Kas Keluar
Seiring berkembangnya teknologi, juga mempengaruhi transaksi bisnis, termasuk bentuk dokumen bukti transaksi.
Oleh karena itu, jenis bukti pengeluaran kas saat ini tidak hanya dalam bentuk fisik di atas kertas, tetapi juga dalam bentuk digital (soft file). Berikut adalah 2 jenis bukti pengeluaran kas:
- Bukti kas fisik (kertas) adalah yang paling umum digunakan oleh perusahaan.
- Bukti pengeluaran kas digital adalah bukti transaks yang seringkali merupakan hasil dari otomatisasi sistem. Misalnya saat membeli di marketplace, slip invoice otomatis muncul setelah pembayaran dilakukan.
Baca juga: Ini Cara Menganalisis Bukti Transaksi Akuntansi, Valid!
Format Bukti Kas Keluar
Pembuatan dokumen bukti pengeluaran kas harus meliputi format berikut ini agar bisa mewakili transaksi yang dilakukan:
- Kode surat
- Tanggal transaksi
- Deskripsi transaksi
- Tipe transaksi
- Total atau nominal transaksi
- Tujuan pembayaran Periksa (bila perlu)
- nomor akun
- penanggung jawab
Baca juga: Nota Kredit: Arti, Komponen, Contoh, dan Bedanya dengan Nota Debit
Contoh Bukti Kas Keluar
Berikut ini adalah contoh dokumen kas keluar:
Cek
Cek adalah dokumen yang digunakan sebagat alat perinntah pembayaran secara tunai maupun prosedur pemindahbukuan kas. Cek menjadi salah satu bukti pengeluaran kas karena apabila cek dicairkan, maka akan mengurangi nilai kas perusahaan.
Cek tersebut diberikan oleh pemilik rekening kepada orang yang ditunjuk untuk kemudian bisa dicairkan di bank dengan nominal yang tercantum pada cek.
Bukti Setoran Bank
Contoh dokumen kas keluar selanjutnya ialah bukti setoran bank. Ini adalah dokumen yang menjadi bukti penyerahan sejumlah kas ke pihak bank untuk tujuan investasi maupun tabungan.
Bilyet Giro
Prinsip kerja bilyet giro hampir sama dengan dokumen cek, yakni sebagai alat untuk pemindahbukuan uang. Namun pada giro, nominal uang yang tertera pada dokumen tidak bisa dicairkan karena langsung ditujukan ke rekening penerima giro.
Rekening Koran
Rekening koran adalah dokumen yang memuat riwayat transaksi keuangan perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Sederhananya, dokumen ini digunakan untuk melihat bagaimana daftar pengeluaran kas perusahaan pada periode tertentu.
Faktur Pembelian
Faktur pembelian adalah bukti transaksi yang dikeluarkan penjual kepada pembeli setelah penyelesaian transaksi atas barang maupun jasa.
Dengan begitu, faktur pembelian bisa dijadikan sebagai bukti bahwa perusahaan telah membeli sejumlah barang yang tertera pada dokumen faktur pembelian.
Faktur Pajak
Faktur pajak adalah bukti dilakukannya pungutan pajak atas transaksi penjualan maupun pembelian barang dan jasa. Faktur pajak diterbitkan oleh pihak penjual dan dijadikan sebagai bukti bahwa mereka telah melakukan kewajiban pembayaran pajak.
Nota Retur Pembelian
Nota retur pembelian adalah bukti transaksi yang menunjukkan adanya pengembalian baran dari pembeli ke tangan penjual. Pengembalian tersebut bisa jadi dikarenakan adanya kerusakan atau salah pengiriman jenis barang.
Karena adanya pengembalian barang, penjual harus mengembalikan uang kepada pembeli sehingga mengurangi total pendapatnya. Untuk itu, nota retur pembelian ini menjadi salah satu contoh bukti kas keluar.
Baca juga: Bukti Transaksi Internal dan Eksternal: Pengertian dan Contohnya
Perbedaan Bukti Kas Keluar dan Bukti Kas Masuk
Sesuai namanya, bukti kas masuk adalah dokumen yang menunjukkan adanya transaksi penerimaan kas ke rekening perusahaan. Jadi, fungsi bukti kas masuk ini merupakan kebalikan dari bukti kas keluar.
Meski begitu, format bukti kas masuk hampir sama dengan format dokumen kas keluar dimana harus menyertakan tanggal transaksi, keterangan barang atau jasa, pihak yang bersangkutan, harga dan jumlah uang yang diterima, dan lain sebagainya. Adapun contoh bukti kas masuk misalnya nota dan kwitansi pembayaran.
Baca juga: Bukti Kas Masuk: Pembahasan Lengkap dan Cara Penjurnalannya
Langkah-Langkah Membuat Jurnal Pengeluaran Kas
Setelah memahami pengertian dan bentuk dari bukti kas keluar, selanjutnya mari kita pelajari bagaimana cara membuat jurnal pengeluaran kas.
Jurnal pengeluaran kas adalah catatan semua kas keluar bisnis. Dengan merinci semua pembayaran tunai, jurnal ini membantu bisnis mengatur catatan kas keluar mereka.
Sebelum membuat jurnal pengeluaran, Anda harus mengetahui:
- Kapan harus membuatnya?
- Informasi apa yang harus disertakan?
- Bagaimana bentuk jurnal pengeluaran kas?
Kapan Anda Membuat Jurnal?
Buat dan perbarui jurnal pengeluaran kas setiap kali Anda membeli sesuatu dengan uang tunai atau setara tunai.
Katakanlah Anda menulis cek Rp. 3.200.000 untuk printer baru. Anda akan membuat baris baru di jurnal Anda untuk pembelian printer tersebut.
Informasi Apa yang Harus Anda Sertakan?
Dalam hal mencatat pengeluaran kas, buatlah sespesifik mungkin. Jangan hanya memasukkan jumlah uang yang Anda keluarkan untuk transaksi.
Jurnal pengeluaran kas harus mencakup:
- Tanggal
- Nama penerima pembayaran
- Jumlah yang didebit atau dikredit
- Akun yang terlibat (misalnya, metode pembayaran)
- Tujuan transaksi
Bergantung pada metode pembayaran, Anda mungkin juga ingin mencatat informasi tambahan, seperti nomor cek. Saat mencatat jurnal pengeluaran Anda, tarik informasi dari kwitansi pembelian, potongan buku cek, atau faktur.
Bagaimana Bentuk Ayat Jurnal Pengeluaran Kas?
Karena Anda membelanjakan kas atau setara kas, Anda perlu mengurangi akun kas atau setara kas. Anda dapat melakukan ini dengan mengkreditnya. Anda juga harus mendebit akun pengeluaran terkait.
Berikut adalah contoh tampilan entri jurnal Anda.
| Tanggal | Akun | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| XX/XX/XXXX | Pembelian | X | |
| Kas | X |
Apa yang Harus Dilakukan Setelah Membuat Jurnal Pengeluaran Kas?
Setelah membuat jurnal pengeluaran kas, pekerjaan Anda belum selesai. Gunakan informasi dari jurnal pengeluaran kas Anda untuk memperbarui catatan Anda yang lain.
Masukkan informasi dari jurnal pengeluaran Anda ke dalam buku besar umum bisnis. Transfer jumlah debit dan kredit, tanggal, dan deskripsi transaksi ke buku besar Anda.
Setelah memposting informasi ke buku besar Anda, hitung saldo baru untuk setiap akun.
Selain mentransfer informasi jurnal pengeluaran kas ke buku besar Anda, Anda juga dapat menggunakannya untuk merekonsiliasi laporan bank. Dengan begitu, Anda dapat memastikan entri jurnal pengeluaran kas Anda sesuai dengan laporan mutasi bank Anda.
Baca juga: Sistem Pembayaran: Definisi, Komponen, Prinsip, Jenis, Ruang Lingkup, dan Contoh
Contoh Jurnal Pengeluaran Kas
Katakanlah Anda melakukan pembayaran tunai atau setara tunai berikut:
- Pembayaran pinjaman Rp. 25 juta
- Pembelian persediaan Rp. 50 juta
- Pembayaran dividen Rp. 25 juta
Pertama, buat entri jurnal yang mengkredit akun kas Anda dan mendebit akun yang sesuai.
| Tanggal | Akun | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| XX/XX/XXXX | Hutang Pinjaman | 25.000.000 | |
| Kas | 25.000.000 |
| Tanggal | Akun | Catatan | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|---|
| XX/XX/XXXX | Inventaris | Kayu dan lem yang dibeli dari Perusahaan XYZ | 50.000.000 | |
| Kas | 50.000.000 |
| Tanggal | Akun | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| XX/XX/XXXX | Utang Usaha Dividen | 25.000.000 | |
| Kas | 25.000.000 |
Baca juga: Jurnal Penyusutan: Pengertian, Metode, dan Contoh Kasusnya
Kesimpulan
Demikianlah pembahasan mengenai bukti kas keluar beserta cara penjurnalannya yang perlu Anda ketahui. Ingat, selalu simpan bukti pengeluaran kas karena dokumen ini digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan dan mencegah terjadinya fraud.
Butuh cara cepat melacak transaksi bisnis Anda? Gunakan software akuntansi Kledo untuk mempermudah alur pengelolaan pengeluaran dan pendapatan bisnis Anda.
Dengan Kledo, Anda juga bisa mendapatkan 50 template invoice, otomatisasi laporan keuangan, perpajakan, manajemen stok dan gudang, dan masih banyak lagi.
Yuk, segera upgrade level bisnis Anda dengan menggunakan Kledo sekarang juga. Anda juga bisa mencoba Kledo gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- 50 Contoh Kata Promosi Skincare yang Efektif dan Menarik Pembeli - 25 April 2024
- Cara Membuat Jurnal Penyesuaian Rekonsiliasi Bank - 25 April 2024
- Contoh dan Cara Membuat Jurnal Beban Bunga pada Pembukuan - 24 April 2024