Pembukuan keuangan adalah proses mencatat, mengelola, dan mengelompokkan seluruh transaksi keuangan dalam usaha.
Pada dasarnya, pembukuan berfungsi untuk melacak pergerakan uang sehari-hari dalam usaha Anda, mulai dari invoice, penggajian, pengeluaran operasional, hingga penerimaan pembayaran.
Pembukuan yang baik menjadi dasar laporan keuangan yang akurat, perencanaan keuangan yang matang, serta proses perpajakan yang lebih lancar.
Dengan pembukuan yang rapi, Anda tidak perlu menebak-nebak kondisi keuangan bisnis atau khawatir terhadap kepatuhan pajak.
Pada artikel ini, kami akan membahas cara melakukan pembukuan keuangan usaha sederhana untuk bisnis kecil beserta tips-tipsnya.
Mengapa Usaha Kecil Membutuhkan Pembukuan Keuangan?
Baik Anda menjalankan usaha sendiri maupun mengelola tim yang sedang berkembang, Anda tetap membutuhkan sistem untuk:
- Melacak arus masuk dan keluar uang
- Mengambil keputusan berbasis data
- Memenuhi kewajiban pajak dan pelaporan
Pembukuan keuangan usaha bukan sekadar bagian dari proses administrasi, tetapi fondasi utama kesuksesan finansial bisnis Anda.
1. Membuat laporan keuangan yang terstruktur dan detail
Pembukuan yang akurat memungkinkan Anda menyusun laporan keuangan yang terpercaya seperti:
- Laporan laba rugi
- Neraca
- Laporan arus kas
Laporan ini membantu Anda memahami posisi keuangan usaha secara menyeluruh.
Selain itu, laporan yang rapi juga penting jika Anda ingin mengajukan pinjaman atau menarik investor, karena mereka membutuhkan gambaran jelas tentang kinerja bisnis Anda.
2. Memahami setiap transaksi bisnis
Dengan mencatat dan meninjau transaksi secara rutin, Anda bisa melihat bagaimana uang bergerak dalam bisnis.
Hal ini memudahkan Anda mengontrol pengeluaran sekaligus memastikan pendapatan tercatat dengan benar.
3. Membuat rencana untuk meningkatkan profit
Anda tidak bisa meningkatkan apa yang tidak Anda ukur. Karena itu, melalui pembukuan keuangan usaha yang konsisten, Anda dapat:
- Memantau pendapatan secara berkala
- Mengontrol arus kas
- Mengidentifikasi biaya yang bisa ditekan
- Menyusun strategi pertumbuhan yang realistis
Pembukuan juga membantu Anda bergerak cepat saat kondisi pasar berubah, karena Anda memiliki data yang akurat untuk mengambil keputusan.
Baca Juga: Contoh Pembukuan Keuangan dan Download Templatenya
Apa Saja Metode Pembukuan Keuangan Usaha yang Bisa Anda Gunakan?
Langkah pertama dalam pembukuan keuangan usaha adalah menentukan bagaimana Anda akan mencatat dan mengelola uang bisnis. Artinya, Anda perlu memilih:
- Metode pembukuan (bagaimana transaksi dicatat)
- Metode akuntansi (kapan transaksi diakui dalam laporan keuangan)
Keduanya harus berjalan selaras agar Anda mendapatkan gambaran keuangan yang akurat.
Metode pembukuan (Cara Mencatat Transaksi)
Metode pembukuan menentukan bagaimana setiap transaksi dicatat dalam sistem Anda sehari-hari.
1. Single-Entry (Sistem pembukuan tunggal)
Metode ini paling sederhana. Setiap transaksi hanya dicatat satu kali, biasanya dalam bentuk catatan pemasukan dan pengeluaran.
Cocok untuk:
- Freelancer
- UMKM kecil
- Bisnis yang baru berdiri
- Usaha dengan transaksi sederhana
Kelebihannya adalah mudah dipahami dan tidak membutuhkan sistem yang kompleks. Namun, metode ini kurang detail jika bisnis mulai berkembang.
2) Double-Entry (Pencatatan Ganda)
Dalam metode ini, setiap transaksi dicatat dalam dua sisi: debit dan kredit. Artinya, satu transaksi selalu memengaruhi minimal dua akun.
Contoh: Saat Anda menerima pembayaran dari pelanggan, kas bertambah (debit), dan pendapatan juga tercatat (kredit).
Keunggulan metode ini:
- Lebih akurat
- Meminimalisir kesalahan pencatatan
- Memudahkan pembuatan laporan keuangan seperti neraca dan laba rugi
- Cocok untuk bisnis yang ingin berkembang dan terlihat profesional
Sebagian besar bisnis menengah hingga besar menggunakan metode double-entry karena menghasilkan laporan yang lebih rapi dan terpercaya.
Metode Akuntansi (Kapan Transaksi Diakui)
Setelah menentukan cara mencatat transaksi, Anda juga perlu menentukan kapan transaksi tersebut dianggap resmi dalam pembukuan.
1) Cash Basis (Berbasis Kas)
Ini adalah metode ketika transaksi dicatat saat uang benar-benar berpindah tangan.
- Pendapatan dicatat saat uang masuk ke rekening
- Pengeluaran dicatat saat pembayaran dilakukan
Keunggulan metode ini:
- Sederhana
- Mudah dipahami
- Cocok untuk usaha kecil
- Memudahkan pemantauan arus kas secara langsung
Namun, metode ini kurang menggambarkan kewajiban atau piutang yang belum dibayar.
2) Accrual Basis (Berbasis Akrual)
Pendapatan dicatat saat diperoleh (meskipun belum dibayar), dan biaya dicatat saat tagihan muncul (meskipun belum dibayar).
Contoh: Jika Anda mengirim invoice hari ini, pendapatan langsung diakui meskipun klien membayar bulan depan.
Keunggulan metode ini:
- Lebih ideal untuk perencanaan dan analisis pertumbuhan
- Lebih akurat dalam menggambarkan kondisi keuangan
- Cocok untuk bisnis dengan proyek jangka panjang
Baca Juga: Tips Pembukuan Usaha yang Harus Anda Lakukan Dalam Bisnis Anda
Cara Melakukan Pembukuan Keuangan Usaha Sederhana
Agar pembukuan Anda akurat dan lancar, ikutilah prosesnya secara terstruktur.
Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
1. Menyusun bagan akun (chart of accounts)
Chart of accounts atau bagan akun adalah daftar terstruktur dari seluruh akun keuangan yang usaha Anda gunakan.
Bagan ini mengelompokkan transaksi ke dalam 5 kategori utama:
- Aset – apa yang dimiliki bisnis (misalnya kas, persediaan, peralatan).
- Liabilitas – apa yang menjadi kewajiban bisnis (misalnya pinjaman, utang usaha).
- Ekuitas – kepemilikan pemilik dalam bisnis.
- Pendapatan – uang yang diperoleh dari penjualan atau jasa.
- Beban – biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan bisnis.
Bagan akun yang terorganisir dengan baik memudahkan pelacakan aktivitas keuangan, pembuatan laporan, dan menjaga konsistensi dalam pencatatan.
2. Mencatat transaksi
Setiap transaksi, baik itu penjualan, pembelian, pembayaran cicilan pinjaman, maupun pembayaran gaji, harus dicatat dengan akurat. Ini mencakup:
- Pendapatan dari pelanggan.
- Pengeluaran seperti sewa, listrik, dan perlengkapan.
- Pembelian aset seperti peralatan.
- Pembayaran kewajiban seperti angsuran pinjaman.
- Perubahan ekuitas seperti tambahan modal atau penarikan oleh pemilik.
Supaya mudah, gunakan software akuntansi atau buku besar untuk mencatat transaksi dengan akurat dan tepat.
3. Melakukan rekonsiliasi laporan bank
Lakukan rekonsiliasi secara rutin untuk memastikan bahwa transaksi yang dicatat sudah sesuai dengan laporan bank.
Hal ini membantu mengidentifikasi kesalahan, kelalaian, atau aktivitas yang mencurigakan sejak awal. Rekonsiliasi biasanya dilakukan setiap bulan dan melibatkan:
- Membandingkan transaksi pada laporan bank dengan catatan pembukuan.
- Menyelidiki perbedaan yang ada.
- Menyesuaikan pencatatan jika perlu.
4. Menyusun laporan keuangan
Laporan keuangan memberikan gambaran mengenai kinerja dan kondisi keuangan bisnis. Ada 3 laporan keuangan yang utama, yaitu:
- Laporan laba rugi: Menunjukkan pendapatan, beban, dan laba dalam periode tertentu.
- Neraca: Merangkum aset, liabilitas, dan ekuitas pada waktu tertentu.
- Laporan arus kas: Melacak pergerakan kas masuk dan keluar dari bisnis.
5. Meninjau laporan keuangan
Ini adalah tahapan yang penting, karena dari sinilah Anda bisa mengambil keputusan bisnis yang lebih cerdas ke depannya.
Misalnya, neraca Anda mulai menunjukkan angka negatif karena saldo kartu kredit yang terus meningkat, padahal bulan ini Anda baru saja mencatat nilai invoice terbesar.
Apa yang terjadi? Setelah melihat laporan laba rugi, ternyata proyek senilai Rp50 juta bulan lalu masih belum dibayar.
Jadi intinya, laporan keuangan membantu Anda memantau bagaimana bisnis benar-benar berjalan.
Baca Juga: Tips Pembukuan Usaha Jasa yang Bisa Anda Gunakan
Kesalahan Umum dalam Pembukuan yang Sering Terjadi
Meski sudah berniat rapi, pembukuan tidak selalu berjalan mulus. Berikut beberapa kesalahan umum yang sering terjadi beserta solusinya:
1. Mencampur pengeluaran pribadi dan bisnis
Apakah Anda menggunakan dana pribadi untuk pengeluaran bisnis dan sering lupa mencatatnya? Misalnya, di satu toko, Anda membeli kertas dan kebutuhan pribadi seperti makanan ringan.
Mungkin Anda merasa akan ingat detailnya sekarang. Namun beberapa bulan kemudian, transaksi tersebut bisa menjadi “misteri”.
Solusi: Buka rekening bank khusus bisnis. Pisahkan pengeluaran pribadi dan bisnis agar pencatatan lebih jelas dan tidak membingungkan.
2. Catatan keuangan berantakan
Kesalahan dalam mengelompokkan biaya atau tidak rutin melakukan rekonsiliasi dapat membuat laporan keuangan tidak akurat dan menimbulkan masalah yang lebih besar.
Solusi: Lakukan rekonsiliasi setiap bulan dan kategorikan transaksi dengan hati-hati, atau gunakan software akuntansi untuk membantu proses pencatatan.
3. Menunda input data
Menunda mencatat pengeluaran seperti “nanti saja” bisa menjadi masalah besar saat musim pajak tiba.
Solusi: Tetapkan jadwal pembukuan mingguan dan disiplin menjalankannya. Konsistensi jauh lebih mudah daripada mengejar ketertinggalan di akhir periode.
4. Tidak membuat cadangan data
Laptop bisa rusak. File bisa terhapus. Jika struk dan invoice ikut hilang, Anda tidak memiliki bukti pengeluaran maupun pendapatan.
Solusi: Simpan bukti transaksi secara digital, gunakan penyimpanan cloud yang aman, atau software akuntansi yang rutin melakukan back up data.
5. Mengabaikan laporan keuangan
Laporan keuangan hanya bermanfaat jika Anda benar-benar meninjaunya.
Solusi: Luangkan waktu setiap bulan untuk memeriksa neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.
Baca Juga: Tips Pembukuan Biaya bagi Bisnis UMKM, Mudah!
Tips Pembukuan Keuangan untuk Usaha Kecil
Pembukuan yang baik tidak harus rumit, tetapi harus konsisten. Jika Anda menerapkan dasar-dasar pembukuan dengan benar sejak awal, Anda akan lebih siap menghadapi tugas yang lebih kompleks seperti mengelola arus kas dan melaporkan pajak.
Kebiasaan sederhana berikut bisa memberikan dampak besar jika diterapkan sejak dini.
1. Perbarui catatan keuangan secara rutin
Membiarkan transaksi menumpuk tanpa tercatat bisa membuat pembukuan keuangan usaha Anda jadi kacau.
Karena itu, catatlah invoice, struk, dan pemasukan secara rutin agar data tetap akurat dan penyusunan laporan keuangan menjadi mudah.
Semakin lama Anda menunda pencatatan, semakin sulit Anda akan mengejar ketertinggalan.
2. Lacak setiap pengeluaran
Pengeluaran bisnis bisa cepat membengkak. Jika tidak Anda lacak, maka tanpa sadar usaha Anda bisa boros dalam pengeluaran.
Jadi, pastikan Anda:
- Membuka rekening bank khusus bisnis
- Menyimpan bukti transaksi
- Mencatat setiap biaya operasional
Hal ini akan memudahkan proses rekonsiliasi antara mutasi bank dan pembukuan Anda.
3. Susun anggaran (Budget)
Anggaran tidak harus sempurna, tetapi harus memberikan gambaran jelas tentang berapa pemasukan yang diharapkan dan berapa pengeluaran yang direncanakan.
Dengan membandingkan angka yang direncanakan dan realisasi aktual, Anda dapat:
- Mengidentifikasi masalah sejak awal
- Mengontrol arus kas
- Mengambil keputusan yang lebih tepat
Anggaran membantu memberi konteks pada laporan arus kas Anda.
4. Seimbangkan pembukuan secara berkala
Meskipun Anda menggunakan software akuntansi atau aplikasi budgeting, Anda tetap perlu memastikan bahwa:
- Neraca sudah sesuai
- Utang usaha tercatat benar
- Piutang usaha sesuai dengan mutasi bank
Lakukan pengecekan setiap bulan dengan mencocokkan debit, kredit, dan saldo akun.
Anda tidak perlu menjadi ahli pembukuan, tetapi meluangkan waktu untuk meninjau laporan secara rutin dapat membantu mencegah kesalahan kecil berkembang menjadi masalah besar.
5. Berinvestasilah pada jasa akuntan
Seorang profesional akuntansi akan selalu mengikuti perkembangan peraturan dan undang-undang perpajakan.
Mereka juga dapat membantu menemukan potensi pengurangan pajak yang mungkin sebelumnya terlewat.
Saat memilih akuntan, wawancarai beberapa kandidat dan diskusikan kebutuhan serta harapan Anda terkait pengelolaan keuangan.
Pilih akuntan yang dapat memberikan hubungan kerja terbaik dan paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
6. Gunakan software akuntansi
Selain menggunakan jasa akuntan, Anda juga sebaiknya berinvestasi pada software akuntansi untuk membantu mengelola pembukuan keuangan usaha secara lebih efisien.
Software akuntansi dapat membantu Anda:
- Mencatat transaksi secara otomatis dan real-time
- Membuat invoice dan memantau pembayaran pelanggan
- Menyusun laporan keuangan seperti laba rugi, neraca, dan arus kas
- Melakukan rekonsiliasi bank dengan lebih mudah
- Mengurangi kesalahan pencatatan manual
Salah satu software akuntansi yang bisa Anda gunakan adalah Kledo. Kledo memiliki sistem yang terintegrasi, sehingga Anda tidak perlu lagi mengandalkan pencatatan manual atau spreadsheet yang rawan kesalahan.
Selain itu, Kledo juga menawarkan fitur lain seperti manajemen persediaan dan integrasi dengan berbagai metode pembayaran yang populer di Indonesia.
Jika Anda ingin mencoba Kledo, Anda bisa klik tautan ini.
Baca Juga: Sedang Mencari Jasa Pembukuan Untuk Bisnis? Perhatikan Hal Ini
Kesimpulan
Semua bisnis wajib melakukan pembukuan keuangan. Dengan melakukan pembukuan, Anda bisa mengetahui kondisi keuangan sebenarnya, mengontrol arus kas, dan mengambil keputusan bisnis yang tepat.
Pembukuan juga tidak hanya soal memenuhi kewajiban administrasi atau pajak. Dengan pembukuan, Anda bisa mengidentifikasi peluang pertumbuhan, serta menjaga usaha tetap berjalan secara berkelanjutan.
Semakin disiplin Anda menerapkan pembukuan sejak awal, semakin kuat pondasi bisnis yang Anda bangun untuk masa depan.
- Evolusi Uang: Dari Barter sampai Uang Digital - 18 Februari 2026
- Cara Lengkap Membuat Pembukuan Keuangan Usaha Sederhana - 18 Februari 2026
- 10 Aplikasi Keuangan Perusahaan Terbaik dan Tips Memilihnya - 18 Februari 2026