Siklus pengeluaran adalah bagian penting dalam operasional perusahaan karena berkaitan langsung dengan pembelian barang, pembayaran pemasok, dan pengelolaan arus kas.
Jika tidak dikelola dengan baik, perusahaan Anda berisiko mengalami pemborosan, kesalahan pencatatan, hingga pembayaran dua kali.
Dengan penerapan siklus pengeluaran yang terstruktur, Anda bisa memastikan setiap pembelian barang terjadi sesuai kebutuhan, barang diterima dengan benar, dan pembayaran tercatat secara akurat.
Artikel ini akan membahas pengertian siklus pengeluaran, tahapan, dokumen yang digunakan, contoh jurnal, hingga cara mengendalikan risikonya.
Apa Itu Siklus Pengeluaran?
Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah rangkaian aktivitas perusahaan untuk memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional, mulai dari mengidentifikasi kebutuhan hingga membayar pemasok.
Dalam sistem informasi akuntansi, siklus pengeluaran mencakup proses pembelian, penerimaan barang atau jasa, pencatatan utang usaha, dan pembayaran.
Transaksi dapat dilakukan secara tunai maupun kredit. Jika pembelian dilakukan secara kredit, perusahaan terlebih dahulu mencatat kewajiban kepada pemasok sebagai utang usaha.
Penerapan siklus pengeluaran bertujuan untuk:
- Memastikan pembelian sesuai kebutuhan dan anggaran.
- Mengendalikan pengeluaran serta mencegah transaksi tanpa persetujuan.
- Memastikan barang atau jasa diterima sesuai pesanan.
- Menjaga ketepatan pencatatan utang dan pembayaran.
- Mengurangi risiko kesalahan, pembayaran ganda, dan kecurangan.
Siklus ini berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional sekaligus mengendalikan arus kas perusahaan.
Baca Juga: Manajemen Pengeluaran: Pengertian, Jenis, Contoh dan Tipsnya
Apa Saja Aktivitas Utama dalam Siklus Pengeluaran?
Siklus pengeluaran umumnya terdiri dari enam aktivitas utama, mulai dari mengidentifikasi kebutuhan hingga membayar pemasok.
Berikut penjelasannya:
1. Mengidentifikasi Kebutuhan Barang atau Jasa
Perusahaan mengidentifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan operasional. Kebutuhan ini dapat berasal dari departemen produksi, gudang, pemasaran, maupun administrasi.
Departemen terkait kemudian membuat permintaan pembelian (purchase requisition) yang berisi nama barang, spesifikasi, jumlah, alasan pembelian, dan waktu kebutuhan. Permintaan tersebut diajukan kepada atasan untuk diperiksa dan disetujui sebelum diproses oleh bagian pembelian.
2. Melakukan Pemesanan Barang atau Jasa
Setelah permintaan disetujui, bagian pembelian memilih pemasok berdasarkan harga, kualitas, ketersediaan barang, reputasi, dan ketentuan pembayaran.
Selanjutnya, perusahaan membuat pesanan pembelian (purchase order/PO). PO harus mendapatkan persetujuan sesuai batas kewenangan perusahaan sebelum dikirim kepada pemasok.
3. Menerima dan Memeriksa Barang atau Jasa
Bagian penerimaan atau gudang memeriksa barang yang dikirim pemasok untuk memastikan jumlah, jenis, dan kualitasnya sesuai dengan pesanan.
Hasil pemeriksaan dicatat dalam laporan penerimaan barang. Jika ditemukan barang yang rusak, kurang, atau tidak sesuai spesifikasi, perusahaan perlu mendokumentasikan selisih tersebut dan mengajukan penggantian kepada pemasok.
4. Memverifikasi Faktur dari Pemasok
Setelah menerima faktur, bagian akuntansi memeriksa kesesuaian tagihan dengan pesanan dan barang yang diterima.
Salah satu metode yang digunakan adalah three-way matching, yaitu mencocokkan tiga dokumen:
- Purchase order: Memastikan barang dan jumlah yang ditagihkan sesuai pesanan.
- Receiving report: Memastikan barang benar-benar diterima perusahaan.
- Supplier invoice: Memastikan nilai tagihan sesuai transaksi.
Contohnya, perusahaan memesan 100 unit barang, tetapi hanya menerima 95 unit. Jika pemasok menagih 100 unit, bagian akuntansi perlu mengklarifikasi selisih sebelum menyetujui pembayaran.
Pemeriksaan ini membantu mencegah pembayaran atas barang yang tidak diterima atau tagihan yang tidak sesuai.
5. Mencatat Utang Usaha
Setelah verifikasi transaksi, bagian akuntansi mencatat kewajiban perusahaan kepada pemasok sebagai utang usaha. Pencatatan juga mencakup nilai tagihan, identitas pemasok, tanggal transaksi, dan jatuh tempo pembayaran.
Misalnya, perusahaan membeli persediaan senilai Rp5.000.000 secara kredit. Jurnalnya adalah:
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Persediaan | Rp5.000.000 | – |
| Utang Usaha | – | Rp5.000.000 |
Perusahaan juga perlu memperbarui saldo utang dan memantau tanggal jatuh tempo agar pembayaran tidak terlambat.
6. Melakukan Pembayaran kepada Pemasok
Tahap terakhir adalah melunasi utang kepada pemasok sesuai kesepakatan.
Sebelum membayar, bagian keuangan memeriksa kembali faktur, nilai tagihan, rekening tujuan, dan persetujuan pembayaran. Setelah transaksi selesai, perusahaan menyimpan bukti transfer atau kuitansi sebagai bukti pembayaran.
Jika perusahaan melunasi utang sebesar Rp5.000.000, jurnalnya adalah:
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Utang Usaha | Rp5.000.000 | – |
| Kas/Bank | – | Rp5.000.000 |
Pembayaran tersebut mengurangi saldo utang sekaligus kas atau bank perusahaan. Perusahaan juga perlu melakukan rekonsiliasi bank untuk memastikan catatan pembayaran sesuai dengan mutasi rekening.
Baca Juga: Pengertian Balanced Budget, Contoh, dan Cara Membuatnya
Apa Saja Dokumen yang Digunakan dalam Siklus Pengeluaran?
Siklus pengeluaran menggunakan 5 dokumen sebagai bukti dan dasar pemrosesan setiap transaksi pembelian, purchase requisition, purchase order, laporan penerimaan barang, faktur, dan bukti pengeluaran kas.
1. Purchase Requisition (Permintaan Pembelian)
Purchase requisition adalah dokumen internal untuk mengajukan kebutuhan pembelian barang atau jasa. Dokumen ini biasanya dibuat oleh pihak yang membutuhkan barang.
Informasi di dalamnya meliputi nama barang, spesifikasi, jumlah, alasan pembelian, perkiraan biaya, dan tanggal kebutuhan. Atasan atau manajer terkait kemudian memeriksa dan menyetujui permintaan tersebut.
2. Purchase Order (Pesanan Pembelian)
Purchase order adalah dokumen resmi yang dikirim perusahaan kepada pemasok untuk memesan barang atau jasa. PO dibuat oleh bagian pembelian setelah permintaan pembelian disetujui.
Dokumen ini mencantumkan identitas pemasok, jenis barang, jumlah, harga satuan, total pesanan, jadwal pengiriman, dan syarat pembayaran.
PO menjadi acuan pemasok dalam memenuhi pesanan sekaligus dasar pemeriksaan ketika barang diterima.
3. Receiving Report (Laporan Penerimaan Barang)
Receiving report adalah dokumen yang mencatat barang yang diterima perusahaan dari pemasok. Petugas gudang atau bagian penerimaan membuatnya setelah memeriksa pengiriman.
Informasi di dalamnya meliputi nomor PO, nama pemasok, jenis dan jumlah barang, tanggal penerimaan, serta kondisi barang.
Dokumen ini membantu bagian akuntansi memastikan tagihan sesuai dengan barang yang benar-benar diterima.
4. Supplier Invoice (Faktur Pemasok)
Supplier invoice adalah dokumen tagihan yang diterbitkan pemasok kepada perusahaan atas transaksi pembelian.
Faktur biasanya mencantumkan identitas pemasok dan pembeli, nomor faktur, rincian barang atau jasa, jumlah, harga, pajak, total tagihan, serta tanggal jatuh tempo.
Dokumen ini untuk berguna dalam proses verifikasi transaksi dan mencatat utang usaha.
5. Payment Voucher (Bukti Pengeluaran Kas)
Payment voucher adalah dokumen internal yang digunakan untuk mengajukan dan memperoleh persetujuan pembayaran kepada pemasok.
Dokumen ini memuat nama pemasok, nomor faktur, nilai pembayaran, tanggal jatuh tempo, metode pembayaran, dan pihak yang menyetujui transaksi. Setelah disetujui, bagian keuangan dapat memproses pembayaran.
Memiliki lima dokumen ini merupakan bentuk pengendalian internal untuk mencegah fraud terjadi selama siklus pengeluaran.
Menurut laporan Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations dari Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), penelitian terhadap 1.921 kasus kecurangan di 138 negara dan wilayah menemukan bahwa:
- 22% kasus fraud terjadi melalui tagihan atau penagihan.
- 32% kasus terjadi karena organisasi tidak memiliki pengendalian internal yang memadai.
- 19% kasus terjadi karena pelaku mengabaikan atau menerobos pengendalian internal yang sudah tersedia.
- Kasus kecurangan dalam penelitian tersebut membutuhkan waktu rata-rata sekitar 12 bulan sebelum terdeteksi
Baca Juga: Siklus Akuntansi: Pengertian, Tahapan, dan Contohnya dalam Bisnis
Bagaimana Contoh Siklus Pengeluaran dalam Perusahaan?
Contoh berikut menggambarkan siklus pengeluaran pada perusahaan dagang yang membeli persediaan secara kredit.
Contoh Siklus Pengeluaran untuk Pembelian Barang Secara Kredit
PT Berjoealan merupakan perusahaan dagang yang membutuhkan 100 unit barang untuk menambah persediaan. Perusahaan membeli barang tersebut dari pemasok dengan harga Rp50.000 per unit secara kredit.
Berikut tahapan transaksinya:
- Mengidentifikasi kebutuhan: Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian 100 unit barang karena persediaan mulai menipis.
- Membuat pesanan: Bagian pembelian memilih pemasok dan menerbitkan PO senilai Rp5.000.000 setelah mendapat persetujuan.
- Mengirim barang: Pemasok mengirimkan 100 unit barang beserta dokumen pengiriman.
- Memeriksa penerimaan: Bagian gudang memeriksa jumlah dan kondisi barang, lalu membuat receiving report.
- Mencatat utang: Bagian akuntansi mencocokkan PO, laporan penerimaan, dan faktur pemasok sebelum mencatat utang sebesar Rp5.000.000.
- Melakukan pembayaran: Bagian keuangan membayar tagihan melalui transfer bank sesuai tanggal jatuh tempo dan menyimpan bukti pembayaran.
Dari proses tersebut, perusahaan memperoleh tambahan persediaan sekaligus mencatat kewajiban kepada pemasok. Setelah pembayaran dilakukan, saldo utang berkurang dan kas perusahaan ikut berkurang.
Contoh Jurnal Akuntansi dalam Siklus Pengeluaran
Pencatatan jurnal dalam siklus pengeluaran bergantung pada metode pembelian dan waktu pembayaran. Berikut contoh jurnal untuk transaksi pembelian barang senilai Rp5.000.000.
1. Jurnal pembelian barang secara kredit
Ketika perusahaan membeli persediaan secara kredit, akun persediaan bertambah dan perusahaan mengakui utang usaha.
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Persediaan | Rp5.000.000 | – |
| Utang Usaha | – | Rp5.000.000 |
2. Jurnal pembayaran utang kepada pemasok
Ketika perusahaan melunasi tagihan, saldo utang usaha berkurang dan kas atau bank juga berkurang.
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Utang Usaha | Rp5.000.000 | – |
| Kas/Bank | – | Rp5.000.000 |
3. Jurnal pembelian barang secara tunai
Jika perusahaan langsung membayar pembelian persediaan, transaksi dicatat dengan mendebit persediaan dan mengkredit kas atau bank.
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Persediaan | Rp5.000.000 | – |
| Kas/Bank | – | Rp5.000.000 |
Catatan: Contoh di atas menggunakan sistem pencatatan persediaan perpetual, tanpa memperhitungkan PPN, diskon, dan biaya pengiriman.
Baca Juga: Siklus Pendapatan: Pengertian dan Cara Optimasinya
Apa Saja Risiko dalam Siklus Pengeluaran?
Dalam tahapan siklus pengeluaran, ada beberapa risiko yang dapat menyebabkan pemborosan, kerugian keuangan, dan kesalahan laporan keuangan.
Berikut 6 risiko yang perlu diperhatikan.
1. Pembelian Barang yang Tidak Perlu
Membeli barang yang tidak perlu tanpa mempertimbangkan anggaran dapat menyebabkan penumpukan persediaan dan pemborosan biaya penyimpanan.
Risiko ini bisa dikurangi dengan mewajibkan persetujuan permintaan pembelian dan memeriksa ketersediaan stok sebelum melakukan pemesanan.
2. Kesalahan Pemesanan Barang
Kesalahan pemesanan terjadi ketika bagian pembelian memesan barang dengan jenis, spesifikasi, jumlah, atau harga yang tidak sesuai kebutuhan.
Untuk mencegahnya, periksa kembali permintaan pembelian sebelum menerbitkan PO. Pastikan juga informasi pesanan sudah benar dan mendapat persetujuan pihak berwenang.
3. Penerimaan Barang yang Tidak Sesuai
Risiko ini muncul ketika perusahaan menerima barang yang rusak, jumlahnya kurang, atau spesifikasinya berbeda dari pesanan.
Jika petugas tidak melakukan pemeriksaan, perusahaan berisiko membayar barang yang tidak sesuai kesepakatan.
Solusinya, periksa setiap pengiriman berdasarkan PO dan catat hasilnya dalam receiving report. Barang yang tidak sesuai harus segera dilaporkan kepada pemasok agar dapat ditindaklanjuti.
4. Pembayaran Faktur Ganda
Pembayaran faktur ganda terjadi ketika perusahaan membayar tagihan yang sama lebih dari satu kali. Ini bisa terjadi karena duplikasi faktur atau kesalahan pencatatan.
Risiko ini bisa dicegah dengan memeriksa status pembayaran pada faktur atau melihat sistem akuntansi yang memiliki fitur faktur.
5. Pencatatan Utang Usaha yang Tidak Akurat
Kesalahan pencatatan utang dapat terjadi karena faktur tidak dicatat, nilai tagihan keliru, atau transaksi masuk ke periode akuntansi yang salah. Akibatnya, saldo kewajiban dalam laporan keuangan tidak mencerminkan kondisi sebenarnya.
Untuk mengurangi risiko ini, cocokkan faktur dengan dokumen pembelian, perbarui saldo utang secara berkala, dan lakukan rekonsiliasi dengan catatan pemasok.
6. Fraud Pengadaan
Fraud pada pengadaan bisa terjadi dalam berbagai modus seperti transaksi fiktif, kolusi dengan pemasok, penggelembungan harga, atau pembayaran kepada pihak yang tidak berhak.
Risiko ini dapat menimbulkan kerugian langsung dan merusak kepercayaan terhadap perusahaan.
Untuk mencegahnya, pisahkan tugas pemesanan, penerimaan, pencatatan, dan pembayaran. Batasi juga akses keuangan dan wajibkan persetujuan berjenjang untuk transaksi bernilai besar.
Baca Juga: Spend Management: Manfaat, Tahapan, dan Strategi Mengelolanya
Bagaimana Cara Mengendalikan Risiko dalam Siklus Pengeluaran?
Perusahaan perlu menerapkan pengendalian internal pada setiap tahap siklus pengeluaran untuk mencegah kesalahan, pemborosan, dan kecurangan.
Pengendalian ini mencakup prosedur persetujuan, pembagian tanggung jawab, pemeriksaan dokumen, hingga pengawasan transaksi.
Berikut beberapa cara yang dapat Anda terapkan:
- Menerapkan otorisasi pembelian. Setiap permintaan dan pesanan pembelian harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang sesuai nilai transaksi dan anggaran perusahaan.
- Memisahkan tugas setiap departemen. Tanggung jawab pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang, dan pembayaran sebaiknya diberikan kepada pihak berbeda untuk mengurangi peluang penyalahgunaan wewenang.
- Melakukan three-way matching. Bagian akuntansi perlu mencocokkan PO, receiving report, dan faktur pemasok sebelum menyetujui pembayaran.
- Memverifikasi identitas pemasok. Perusahaan perlu memeriksa legalitas, identitas, dan rekening bank pemasok untuk mencegah transaksi fiktif atau pengalihan pembayaran.
- Melakukan rekonsiliasi utang usaha. Perusahaan perlu mencocokkan catatan utang internal dengan laporan pemasok secara berkala untuk menemukan selisih atau tagihan yang belum tercatat.
- Menerapkan pengendalian akses sistem. Batasi akses karyawan berdasarkan tanggung jawabnya agar tidak semua pengguna dapat mengubah data pemasok, menyetujui pembelian, atau memproses pembayaran.
- Melakukan audit transaksi. Audit berkala membantu perusahaan menemukan transaksi tidak wajar, kesalahan pencatatan, dan pelanggaran prosedur pembelian maupun pembayaran.
Pengendalian tersebut akan lebih efektif jika perusahaan mengintegrasikannya ke dalam sistem informasi akuntansi. Dengan begitu, perusahaan dapat memantau transaksi sekaligus menyimpan jejak aktivitas untuk kebutuhan pemeriksaan.
Baca Juga: Cara Melakukan Analisis Anggaran Beserta Tahapannya
Bagaimana Teknologi Membantu Mengelola Siklus Pengeluaran?
Teknologi membantu perusahaan mengelola siklus pengeluaran dengan mengotomatisasi pencatatan, mempercepat persetujuan, dan menghubungkan informasi pembelian dengan pembayaran.
Beberapa teknologi yang umum digunakan antara lain:
1. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi (SIA) membantu perusahaan mencatat dan mengolah transaksi pembelian, utang usaha, serta pembayaran dalam satu sistem pencatatan.
Teknologi ini juga memudahkan penyusunan laporan, pemantauan saldo utang, dan penelusuran riwayat transaksi.
2. Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, seperti pembelian, persediaan, akuntansi, dan keuangan dalam satu platform.
Ketika bagian gudang mencatat penerimaan barang, misalnya, informasi tersebut dapat digunakan bagian akuntansi untuk memverifikasi faktur dan memperbarui catatan persediaan.
3. Electronic Procurement (E-Procurement)
Electronic procurement atau e-procurement merupakan proses pengadaan barang dan jasa menggunakan platform digital.
Perusahaan dapat mengelola permintaan pembelian, memilih pemasok, menerbitkan PO, dan memantau status pesanan secara elektronik. Sistem ini membantu mengurangi dokumen manual sekaligus meningkatkan transparansi pengadaan.
4. Otomatisasi Account Payable
Otomatisasi account payable membantu perusahaan memproses faktur dan mengelola utang pemasok dengan lebih efisien.
Teknologi ini dapat digunakan untuk membaca data faktur, mencocokkan tagihan dengan PO, mengirim permintaan persetujuan, serta mengingatkan tanggal jatuh tempo.
5. Integrasi Sistem Pembelian dan Pembayaran
Integrasi sistem menghubungkan data pengadaan dengan pencatatan akuntansi dan pembayaran. Dengan demikian, informasi transaksi tidak perlu dimasukkan berulang kali ke sistem yang berbeda.
Baca Juga: Spend Culture dalam Bisnis: Pengertian dan Cara Optimasinya
Kesimpulan
Siklus pengeluaran membantu perusahaan mengelola seluruh proses pembelian dan pembayaran.
Setiap tahap siklus membutuhkan dokumen dan pengendalian yang tepat agar tidak terjadi kecurangan atau pemborosan.
Untuk mendukung proses tersebut, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo.
Kledo membantu bisnis mencatat transaksi pembelian, mengelola utang usaha, memantau pengeluaran, dan menyusun laporan keuangan dalam satu platform.
Dengan pencatatan yang lebih tertata, Anda dapat memantau kewajiban kepada pemasok dan mengelola keuangan bisnis dengan lebih mudah.
Ingin mengelola transaksi bisnis tanpa repot dengan pencatatan manual? Coba Kledo sekarang dan manfaatkan fitur-fiturnya untuk mendukung pengelolaan keuangan perusahaan yang lebih efisien.
- Tahapan Siklus Pengeluaran Bisnis dan Contoh Akuntansinya - 9 November 2026
- Mengenal Manfaat dan Penerapan Akuntansi Robotik dalam Bisnis - 9 November 2026
- Perbedaan Full Costing dan Variable Costing: Rumus & Contoh - 9 November 2026