Pembelian dengan kredit berarti Anda membeli barang/jasa, menerimanya, tetapi membayar penjualnya di kemudian hari. Pembelian ini juga tidak menggunakan uang tunai, tapi uang yang dipinjam dari lembaga keuangan.
Bisnis biasa menggunakan metode pembayaran ini dengan distributor untuk mengamankan stok, menjaga arus kas, dan membangun riwayat kredit yang baik.
Pertanyaannya, bagaimana cara mencatat pembelian kredit distributor? Apakah sama dengan pembelian biasa atau ada perlakuan akuntansi yang khsuus?
Artikel ini akan menjelaskan cara mencatat pembelian kredit distributor lengkap berdasarkan alur pembelian, pelunasan, dan retur, serta jurnal akuntansinya.
Dokumen Apa yang Dibutuhkan untuk Mencatat Pembelian Kredit?
Dokumen utama yang wajib Anda miliki untuk mencatat pembelian kredit adalah Purchase Order (PO), faktur pembelian, bukti pembayaran
- Purchase Order (PO): PO adalah surat pesanan yang pembeli buat dan kirim kepada supplier. Isi dokumen ini mencakup rincian barang yang dibeli, harga, dan syarat pembayarannya.
- Faktur (Invoice): Bukti tagihan resmi yang diterbitkan oleh supplier dan memuat rincian seperti total transaksi, tanggal jatuh tempo, dan rincian pajak.
- Nota Penerimaan Barang: Bukti dari tim gudang bahwa mereka sudah menerima barang dari distribusi dengan jumlah dan kondisi yang sesuai dengan PO dan Faktur.
- Surat Jalan: Rincian dari pihak ekspedisi atau pemasok yang menyatakan rincian fisik barang yang dikirim
Kumpulkan dokumen-dokumen di atas untuk keperluan verifikasi pencatatan akuntansi Anda.
Baca Juga: Laporan Pembelian: Pengertian, Format, dan Cara Membuatnya
Bagaimana Cara Mencatat Pembelian Kredit Distributor?
Mencatat pembelian kredit distributor bisa Anda lakukan secara berurutan, mulai dari menerima barang hingga melunasi tagihan.
1. Menerima dan memeriksa barang
Langkah pertama adalah menerima barang yang dikirim distributor dan memeriksa kesesuaiannya dengan Purchase Order (PO) atau pesanan yang telah dibuat.
Periksa jumlah, jenis, spesifikasi, dan kondisi barang. Jika menemukan selisih atau kerusakan, segera laporkan kepada distributor sebelum mencatat transaksi dalam pembukuan.
2. Mencatat nilai pembelian
Apabila seluruh dokumen telah sesuai, segera catat nilai pembelian ke dalam sistem pembukuan atau software akuntansi.
Catat tanggal transaksi, nama distributor, nomor invoice, nilai pembelian sebelum pajak, nilai PPN, total tagihan, dan akun persediaan atau beban yang bertambah.
Contoh:
PT Digitista membeli produk senilai Rp8.000.000 secara kredit dengan PPN 11%.
| Keterangan | Nilai |
|---|---|
| Nilai pembelian | Rp8.000.000 |
| PPN Masukan | Rp880.000 |
| Total tagihan | Rp8.880.000 |
Nilai tersebut menjadi dasar pencatatan utang kepada distributor.
3. Mencatat utang usaha
Karena pembayaran belum dilakukan, transaksi harus diakui sebagai utang usaha (Accounts Payable).
Contoh jurnal pembelian kredit:
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Persediaan | Rp8.000.000 | |
| PPN Masukan | Rp880.000 | |
| Utang Usaha | Rp8.880.000 |
Jurnal ini menunjukkan bahwa ketika persediaan bertambah, perusahaan memiliki hak atas PPN Masukan (jika berlaku), dan muncul kewajiban membayar kepada distributor.
4. Menyimpan dokumen transaksi
Simpan seluruh dokumen pembelian sebagai arsip dan bukti transaksi.
Dokumen yang sebaiknya disimpan meliputi:
- Purchase Order (PO).
- Surat jalan.
- Invoice pembelian.
- Bukti penerimaan barang.
- Faktur pajak (jika ada).
- Bukti pembayaran setelah pelunasan.
Dokumen yang terarsip rapi memudahkan Anda dalam proses audit, rekonsiliasi, serta penyelesaian apabila terjadi perbedaan data dengan distributor.
5. Memantau jatuh tempo pembayaran
Setelah selesai mencatat transaksi, pantau tanggal jatuh tempo dan pastikan Anda selalu melunasi pembayaran tepat waktu.
Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan untuk melunasi jatuh tempo pembayaran tepat waktu:
- Membuat daftar utang berdasarkan tanggal jatuh tempo.
- Menggunakan pengingat otomatis pada software akuntansi.
- Menyusun jadwal pembayaran mingguan atau bulanan.
- Memprioritaskan invoice yang mendekati jatuh tempo.
Baca Juga: Cara Menulis Payment Reminder dan Contoh Templatenya
Cara Mencatat Retur Pembelian Kredit Distributor
Jika usaha Anda melakukan retur barang atau mengembalikan barang kepada distributor karena beberapa alasan, bagaimana pencatatan akuntansinya?
Berikut penjelasannya:
1. Catat jurnal retur pembelian
Sebelum mencatat retur, pastikan distributor telah menyetujui pengembalian barang. Setelah mendapat persetujuan, Anda perlu membuat jurnal retur pembelian yang mengurangi nilai persediaan dan utang usaha.
Misalnya, PT Digitista ingin meretur barang senilai Rp2 juta.
Berikut jurnal retur pembeliannya:
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Utang Usaha | Rp2.220.000 | |
| Persediaan | Rp2.000.000 | |
| PPN Masukan | Rp220.000 |
Apabila perusahaan menggunakan akun Retur Pembelian, pencatatan dapat mengikuti kebijakan akuntansi yang diterapkan.
Dampak Retur terhadap Saldo Utang
Retur pembelian secara langsung mengurangi kewajiban perusahaan kepada distributor.
Misalnya:
| Keterangan | Nilai |
|---|---|
| Total utang sebelum retur | Rp10.000.000 |
| Nilai retur | Rp2.000.000 |
| Sisa utang | Rp8.000.000 |
Jika pembayaran belum dilakukan, perusahaan hanya perlu melunasi sisa utang setelah dikurangi nilai retur.
Apabila pembayaran sudah dilakukan terlebih dahulu, distributor dapat memberikan pengembalian dana (refund) atau menerbitkan nota kredit yang dapat digunakan untuk transaksi berikutnya.
Baca Juga: Jurnal Potongan Pembelian: Cara Mencatat, Contoh, dan Pengaruhnya pada Akuntansi
Bagaimana Mencatat Pembayaran Utang kepada Distributor?
Jika Anda melunasi sebagian atau seluruh pembelian kredit, maka Anda perlu melakukan pencatatan.
Jika melunasi pembayaran
Jika Anda melunasi pembayaran kredit, katakanlah sebesar Rp8.880.000, maka pencatatannya sebagai berikut:
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Utang Usaha | Rp8.880.000 | |
| Kas/Bank | Rp8.880.000 |
Setelah jurnal dibuat, saldo utang kepada distributor menjadi nol.
Jika membayar sebagian
Dalam beberapa kasus, perusahaan hanya membayar sebagian dari total tagihan sesuai kemampuan arus kas atau kesepakatan dengan distributor.
Contoh:
- Total utang: Rp10.000.000
- Pembayaran pertama: Rp4.000.000
Jurnal:
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Utang Usaha | Rp4.000.000 | |
| Kas/Bank | Rp4.000.000 |
Saldo utang yang masih harus dibayar: Rp10.000.000 − Rp4.000.000 = Rp6.000.000
Sisa utang tetap dicatat hingga pembayaran berikutnya dilakukan.
Jika melunasi pembayaran dengan potongan tunai
Beberapa distributor memberikan diskon berupa potongan pembayaran jika pembeli memenuhi syarat pembayaran tertentu, misalnya 2/10, n/30, yang berarti pembeli memperoleh diskon 2% jika melunasi dalam 10 hari.
Contoh:
- Nilai utang: Rp10.000.000
- Potongan tunai 2%: Rp200.000
- Pembayaran: Rp9.800.000
Jurnal:
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Utang Usaha | Rp10.000.000 | |
| Kas/Bank | Rp9.800.000 | |
| Potongan Pembelian | Rp200.000 |
Baca Juga: Contoh Jurnal Khusus Pembelian dan Cara Membuatnya
Alur Catatan Transaksi Pembelian Kredit Distributor
Contoh berikut menunjukkan bagaimana mencatat pembelian kredit dari distributor mulai dari transaksi hingga pelaporan. Ilustrasi ini menggunakan PPN 11% dan termin pembayaran 30 hari.
Misalnya, PT Digitista membeli barang dagangan dari PT Sumber Makmur secara kredit.
| Keterangan | Nilai |
|---|---|
| Tanggal pembelian | 5 Januari 2026 |
| Distributor | PT Sumber Makmur |
| Nilai pembelian | Rp15.000.000 |
| PPN (11%) | Rp1.650.000 |
| Total tagihan | Rp16.650.000 |
| Termin pembayaran | 30 hari |
| Tanggal jatuh tempo | 4 Februari 2026 |
Karena transaksi dilakukan secara kredit, perusahaan belum mengeluarkan kas pada tanggal pembelian. Nilai transaksi dicatat sebagai persediaan dan utang usaha.
Contoh Jurnal Umum
– Saat Pembelian Kredit
| Tanggal | Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|
| 5 Jan 2026 | Persediaan | Rp15.000.000 | |
| PPN Masukan | Rp1.650.000 | ||
| Utang Usaha | Rp16.650.000 |
Jurnal tersebut menunjukkan bahwa persediaan bertambah sebesar nilai pembelian, PPN Masukan diakui sebagai pajak yang dapat dikreditkan (bagi PKP), dan utang usaha bertambah sebesar total tagihan kepada distributor.
– Saat Pelunasan Utang
Misalnya perusahaan melunasi tagihan pada tanggal 4 Februari 2026.
| Tanggal | Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|
| 4 Feb 2026 | Utang Usaha | Rp16.650.000 | |
| Kas/Bank | Rp16.650.000 |
Setelah pembayaran dilakukan, saldo utang kepada distributor menjadi nol.
Contoh Buku Utang
Buku utang digunakan untuk memantau setiap kewajiban kepada distributor beserta status pembayarannya.
| Tanggal | Distributor | Nomor Invoice | Debit | Kredit | Saldo Utang |
|---|---|---|---|---|---|
| 5 Jan 2026 | PT Digitista | INV-00125 | – | Rp16.650.000 | Rp16.650.000 |
| 4 Feb 2026 | Pembayaran | TRF-00015 | Rp16.650.000 | – | Rp0 |
Dengan buku utang, perusahaan dapat mengetahui invoice yang belum dibayar dan menghindari keterlambatan pembayaran.
Contoh Laporan Pembelian
Laporan pembelian merangkum seluruh transaksi pembelian dalam periode tertentu sehingga memudahkan analisis pengeluaran dan pengelolaan persediaan.
| Tanggal | Distributor | Nomor Invoice | Jenis Pembelian | Nilai Pembelian | PPN | Total Tagihan | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 5 Jan 2026 | PT Sumber Makmur | INV-00125 | Kredit | Rp15.000.000 | Rp1.650.000 | Rp16.650.000 | Lunas |
Apabila terdapat beberapa transaksi, laporan pembelian dapat menampilkan total pembelian berdasarkan distributor, periode, atau jenis barang. Informasi ini membantu perusahaan mengevaluasi volume pembelian, mengontrol pengeluaran, dan merencanakan kebutuhan persediaan.
Baca Juga: Contoh Jurnal Penjualan dan Pembelian + Cara Mencatatnya
Cara Mencatat Transaksi Pembelian dengan Kledo
Jika Anda menggunakan software akuntansi Kledo, Anda bisa mencatat transaksi pembelian dengan mudah. Dari sini, Anda juga bisa mencetak invoice dan jika mengajukan retur, mencatat transaksinya.
1. Masuk ke tab ‘Tagihan Pembelian’, lalu klik menu ‘+ Tambah’ yang berwarna biru
2. Input data pembelian, mulai dari nama vendor distributor, tanggal transaksi, tanggal jatuh tempo, termin, hingga detail transaksi. Setelah selesai, klik ‘Simpan’.
3. Berikut merupakan detail tagihan pembelian yang sudah selesai. Jika ingin mengunduhnya menjadi Faktur, cukup klik menu ‘Print’ >> ‘Faktur’
4. Anda akan mendapat invoice pembelian yang siap dicetak.
Mudah, bukan? Jika Anda tertarik menggunakan Kledo untuk mencatat retur pembelian distributor atau transaksi lainnya, Anda bisa mencoba Kledo secara gratis lewat tautan ini.
Baca Juga: Jurnal Pembelian Barang Dagang: Contoh dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Dengan mencatat pembelian kredit distributor dengan benar, Anda bisa melakukan pembukuan yang akurat, mengontrol utang usaha, dan melakukan pembayaran tepat waktu.
Selain itu, pencatatan yang rapi juga memudahkan penyusunan laporan keuangan, rekonsiliasi dengan distributor, dan pengambilan keputusan pembelian di masa mendatang.
Pastikan Anda menyimpan semua dokumen dari setiap tahapan pembelian mulai dari memeriksa barang, memverifikasi invoice, mencatat transaksi dan utang usaha, hingga mengelola retur serta pelunasan sesuai termin yang disepakati.
Dengan prosedur pencatatan yang konsisten, Anda bisa mengurangi risiko kesalahan, menjaga arus kas tetap sehat, dan membangun hubungan yang lebih baik dengan distributor melalui riwayat pembayaran yang tertib.
- Cara Mencatat Pembelian Kredit Distributor & Jurnal Akuntansinya - 21 Juli 2026
- Laporan Keuangan Utama Startup: Contoh dan Download Template - 21 Juli 2026
- Cara Menghitung Pendapatan Salon yang Benar dan Contohnya - 21 Juli 2026