Contoh Laporan Penjualan, Pengertian, dan Cara Membuatnya

Mengumpulkan informasi penjualan dan menyusunnya menjadi laporan penjualan adalah bagian standar dari bekerja di penjualan atau manajemen bisnis. Laporan penjualan memberi tim penjualan deskripsi yang akurat tentang kinerja dan kemajuan mereka menuju sasaran penjualan.

Memiliki strategi pelaporan penjualan dan mengetahui cara menghasilkan laporan penjualan yang bermanfaat meningkatkan kesadaran akan kinerja individu dan tim, mendorong analisis yang cermat, dan membentuk metode penjualan jangka panjang.

Dalam artikel ini, kami merangkum apa itu pelaporan penjualan dan cara kerjanya, lalu menjelaskan cara membuat laporan penjualan yang bermanfaat.

Apa itu Laporan Penjualan

Laporan penjualan atau sales report adalah dokumen yang menggambarkan berapa banyak penjualan yang dilakukan perusahaan setiap hari, mingguan, atau bulanan. Mereka dapat membantu melacak key performance indicator (KPI), yang mengukur kemajuan penjualan perusahaan.

Data ini memungkinkan semua staf penjualan mulai dari perwakilan hingga eksekutif untuk mengidentifikasi tren, membuat keputusan yang lebih tepat, dan bekerja untuk mencapai tujuan departemen.

Perwakilan penjualan, manajer penjualan, atau manajer departemen yang menyusun sales reportini dapat menggunakan software akuntansi untuk mengatur data ini dan menyajikannya dengan cara yang menarik secara visual.

Mereka mungkin menyertakan grafik untuk menunjukkan penjualan dari waktu ke waktu dan grafik lainnya untuk membedakan statistik terpisah. Metrik yang dilacak pada sales report dapat diklasifikasikan ke dalam dua kategori:

• Metrik hasil: Metrik ini adalah data tentang hasil penjualan, seperti pendapatan, jumlah kontrak baru, atau jumlah barang yang terjual.
• Metrik proses: Ini adalah data tentang tindakan proses penjualan, seperti panggilan telepon, kontak baru, atau prospek, dan rapat.

Laporan penjualan juga dapat mencakup berbagai informasi tentang statistik penjualan, termasuk:

• Jumlah penjualan
• Total nilai penjualan
• Nilai transaksi rata-rata
• Jumlah upsell dan add-on
• Jumlah email keluar dan panggilan
• Waktu respons prospek rata-rata
• Panjang rata-rata siklus penjualan
• Jumlah prospek saat ini
• Jumlah perpanjangan
• Tingkat konversi
• Tingkat pengembalian produk

Pelaporan penjualan adalah proses berkelanjutan yang membutuhkan pembaruan yang sering.

Perusahaan dapat menghasilkan laporan harian, mingguan, triwulanan, atau tahunan tergantung pada apa yang ingin mereka pelajari dari data tersebut.

Laporan dapat berfokus pada perwakilan penjualan individu atau kinerja penjualan perusahaan secara keseluruhan.

Anda dapat menggunakan laporan penjualan untuk tinjauan kinerja, presentasi kepada pemangku kepentingan, dan pertemuan pengembangan strategi.

Baca juga: Analisis Profitabilitas: Pengertian, Fungsi, Metode, dan Tips Melakukannya

Mengapa Laporan Penjualan Penting?

Laporan penjualan penting karena meningkatkan kesadaran akan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Wawasan yang Anda peroleh dari membuat dan meninjau sales report dapat memengaruhi kesuksesan perusahaan dalam beberapa cara utama:

Mempromosikan akuntabilitas

Melacak kinerja tim dalam laporan penjualan mendorong setiap orang untuk bertanggung jawab atas angka penjualan mereka.

Meninjau informasi dari sales report menunjukkan tren tenaga penjualan dalam kinerja mereka yang dapat mereka gunakan untuk meningkatkan.

Menyoroti strategi yang berhasil

Saat perusahaan menerapkan strategi baru, perusahaan dapat menggunakan sales report untuk menentukan bagaimana perubahan kebijakan memengaruhi penjualan.

Mengidentifikasi tantangan

Jika sales report menunjukkan angka yang sangat rendah untuk periode tertentu, tenaga penjualan dapat secara aktif mencari sumber perubahan tersebut dan mulai melakukan brainstorming cara untuk mengatasi tantangan.

Membuat proyeksi yang akurat

Mengumpulkan data dalam laporan penjualan menyederhanakan proses perkiraan penjualan dan memproyeksikan pertumbuhan dari waktu ke waktu.

menjalin komunikasi bisnis

Membuat sales report adalah cara sederhana untuk mengumpulkan dan menjelaskan informasi. Mitra bisnis dan karyawan sama-sama menggunakan laporan penjualan untuk memahami keadaan perusahaan dan menetapkan tujuan bersama.

Baca juga: Free Cash Flow: Apa itu dan Bagaimana Cara Menghitungnya?

Jenis Laporan Penjualan

KPI yang berbeda relevan untuk berbagai jenis sales report. Bergantung pada tujuan laporan penjualan, laporan tersebut mungkin berfokus pada tenaga penjualan individu atau seluruh tim, atau memberikan data umum atau data pendapatan atau proses tertentu.

Berikut beberapa jenis sales report:

Harian

Laporan penjualan harian terutama menggunakan metrik proses untuk melacak kinerja harian di satu perwakilan, lokasi ritel, atau untuk seluruh tim.

Secara khusus, ini dapat melacak berapa banyak rapat dan email yang diselesaikan perwakilan penjualan dalam sehari atau berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menanggapi prospek.

Sales report harian dalam pengaturan ritel juga dapat mencakup beberapa metrik hasil, seperti jumlah penjualan, ukuran transaksi rata-rata, dan total pesanan.

Sales report memberikan presentasi terfokus tentang hari-hari mana yang lebih sibuk daripada hari-hari lainnya.

Untuk pengaturan ritel, ini dapat membantu manajer memahami perilaku pelanggan setiap jam dan setiap hari.

Namun, untuk tim penjualan, variasi individu dari hari ke hari berarti bahwa laporan ini mungkin tidak secara akurat mewakili produktivitas perwakilan penjualan secara keseluruhan.

Baca juga: Analisis Rasio Keuangan: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Rumusnya

Mingguan

Laporan penjualan mingguan melacak metrik proses dan hasil. Mereka dapat membantu untuk kinerja perwakilan penjualan individu karena statistik mingguan bahkan dapat menghilangkan efek variasi sehari-hari namun masih memungkinkan umpan balik yang tepat waktu.

Laporan mingguan juga dapat memberikan kontribusi elemen grafis untuk pertemuan tim mingguan.

KPI umum untuk laporan tim penjualan mingguan mencakup rasio konversi prospek, nilai pembelian rata-rata, pendapatan yang ditutup oleh setiap perwakilan, dan tingkat penjualan yang lebih tinggi.

Untuk retail, akan sangat membantu jika melacak penjualan berdasarkan wilayah atau pengembalian setiap minggu.

Bulanan

Laporan penjualan bulanan memberikan perspektif yang lebih luas tentang kemajuan tim atau departemen penjualan dan dapat berguna untuk mempresentasikan kemajuan penjualan kepada manajemen dan eksekutif tingkat atas. Laporan bulanan dapat menawarkan informasi yang cukup rinci bagi eksekutif atau manajer untuk menyesuaikan strategi penjualan.

Untuk bisnis yang menjual ke pelanggan dan bisnis lain, satu bulan biasanya cukup lama untuk mengumpulkan data di seluruh siklus penjualan, mulai dari mengidentifikasi prospek hingga menyelesaikan penjualan.

Sebulan juga cukup lama bagi pengecer untuk melacak penjualan dan pengembalian, yang dapat memberikan pemahaman yang lebih lengkap tentang seberapa efektif penjualan untuk bisnis online dan pasar yang membutuhkan tingkat penerimaan pelanggan yang tinggi, seperti pakaian pas.

Baca juga: Download Contoh Template Laporan Penjualan Harian

Triwulanan atau tahunan

Perusahaan dapat mengeluarkan sales report triwulanan atau tahunan juga. Ini termasuk data untuk seluruh tim dan dapat berguna untuk memahami tren musiman dan menetapkan tujuan jangka panjang untuk masa depan.

Laporan penjualan yang lebih panjang ini mungkin diperlukan untuk pelaporan keuangan, pengarsipan pajak, dan penetapan anggaran.

Baca juga: Siapa Saja Pemakai Informasi Akuntansi dalam Bisnis?

Cara Membuat Laporan Penjualan

Gunakan petunjuk ini sebagai panduan saat mengembangkan dokumen laporan penjualan:

Pilih tema untuk laporan

Tentukan jenis sales report yang ingin Anda buat dan kembangkan rencana untuk keseluruhan temanya.

Karena sales report dapat mencakup berbagai metrik dan data, memiliki tema memberikan panduan untuk data apa yang akan disertakan dan bagaimana menafsirkannya.

Sales report yang merangkum keuntungan penjualan perusahaan selama tahun fiskal akan memiliki konten yang berbeda dari laporan penjualan yang membahas kinerja karyawan tertentu.

Pertimbangkan target audiens

Sebelum menulis laporan, kenali orang-orang yang ingin Anda baca laporannya. Bergantung pada audiens target Anda, Anda dapat menampilkan statistik yang berbeda dan menambahkan konteks yang disesuaikan.

Sales report untuk penggunaan pribadi Anda dapat memiliki format informal dan bahasa kasual, sedangkan laporan penjualan untuk calon investor memerlukan grafik profesional dan analisis data tingkat lanjut.

Setiap departemen atau individu dalam bisnis dapat menggunakan data penjualan secara berbeda, jadi pertimbangkan informasi apa yang paling relevan dengan audiens target saat mengembangkan rencana pelaporan.

Pilih metrik penjualan untuk difokuskan

Pilih indikator kinerja utama yang paling sesuai dengan tema dan audiens Anda. Tetapkan cakupan laporan untuk memutuskan berapa banyak metrik yang akan ditampilkan.

Pilih metrik unik yang cukup untuk memberikan ringkasan menyeluruh tentang tema Anda dan hindari mengganggu pembaca dengan statistik yang tidak terkait.

Tekankan data yang paling penting dengan menampilkannya di bagian atas laporan, lalu tambahkan detail tambahan yang berkontribusi pada tema.

Baca juga: Cost Control: Pengertian, Manfaat, Metode, Tips dan Cara Melakukannya

Tetapkan periode penjualan

Identifikasi tanggal mulai dan tanggal akhir untuk data penjualan. Gunakan periode penjualan yang sama untuk semua metrik untuk memberikan analisis yang konsisten dan akurat.

Setelah Anda mengetahui periode penjualan umum untuk laporan tersebut, pertimbangkan untuk menyertakan sub-divisi untuk menunjukkan bagaimana penjualan berkembang melalui durasi siklus penjualan.

Misalnya, sales report mingguan mungkin menyertakan bagan tentang berapa banyak penjualan yang dilakukan tim setiap hari dalam minggu itu.

Lakukan perhitungan

Saat menempatkan data penjualan ke dalam laporan, sertakan perhitungan untuk mengidentifikasi tren dan membuat perbandingan.

Menggunakan data mentah untuk menghitung metrik utama memudahkan pembaca memahami tujuan sales report.

Misalnya, sertakan tabel dengan nomor penjualan mentah untuk setiap tenaga penjual, lalu hitung persentase total penjualan yang mereka sumbangkan.

Perhitungan ini menambah nilai pada laporan karena menjelaskan apa arti data mentah.

Pertimbangkan setiap outlier

Menganalisis data laporan dan mencari informasi yang dapat mengganggu keakuratan laporan.

Buat penyesuaian untuk memperjelas outlier dan dampaknya terhadap data. Jika kantor tutup selama seminggu, angka penjualan bulan itu mungkin sangat rendah.

Menyesuaikan data untuk mengecualikan minggu itu memberikan informasi penjualan yang lebih akurat saat membandingkan detail dengan bulan lalu tanpa penutupan kantor.

Sertakan alat bantu visual

Tambahkan diagram lingkaran, grafik batang, dan plot sebar untuk memberikan representasi visual dari data Anda.

Menyertakan alat bantu visual dalam laporan penjualan memungkinkan pembaca untuk memproses data dengan cepat dan mengidentifikasi tren yang mungkin tidak mereka perhatikan dengan melihat spreadsheet angka.

Gunakan warna netral dalam palet warna yang sama saat membuat grafik untuk menghasilkan laporan yang profesional dan menarik secara visual.

Beri caption dan label pada data

Berikan konteks untuk informasi dalam sales report dengan memberi keterangan pada setiap bagian dan menambahkan label ke grafik atau bagan apa pun.

Teks harus ringkas dan menggunakan bahasa yang sederhana untuk meningkatkan keterbacaan laporan. Hanya sertakan informasi relevan yang dapat memengaruhi cara pembaca menafsirkan data.

Baca juga: Apa itu Term Of Payment? Berikut Pembahasan Lengkap yang Harus Diketahui

Tambahkan ringkasan laporan

Jelaskan pentingnya laporan dalam ringkasan tertulis. Ringkasan laporan harus meninjau data dalam laporan dan memperjelas artinya.

Ringkasan laporan dapat mencakup analisis dasar data dan deskripsi tentang bagaimana informasi penjualan memengaruhi operasi perusahaan.

Beberapa ringkasan laporan menyertakan rekomendasi tentang cara menyesuaikan strategi penjualan berdasarkan tren data.

Simpan salinan

Buat beberapa salinan sales report dan simpan di catatan Anda. Ini memungkinkan Anda untuk meninjau data dan membandingkan kemajuan saat mengembangkan laporan di masa mendatang.

Memiliki dokumentasi menyeluruh dari semua laporan penjualan memberikan referensi yang berguna saat membuat keputusan dan membuat proyeksi penjualan.

Cara Membuat Laporan Penjualan

Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat laporan penjualan Anda sendiri:

1. Pahami kebutuhan Anda

Pertimbangkan mengapa Anda ingin membuat laporan penjualan, lalu gunakan prioritas Anda untuk memilih berapa lama laporan penjualan Anda harus tercakup dan apa saja yang dapat disertakan.

Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan:

Apakah Anda ingin melacak setiap perwakilan penjualan individu, seluruh tim, atau penjualan yang dilakukan di lokasi ritel?

Jika Anda mencari data yang berarti untuk masing-masing perwakilan penjualan, Anda dapat membuat laporan mingguan atau bulanan untuk melihat perkembangannya dari waktu ke waktu.

Jika Anda ingin membuat catatan terperinci untuk departemen penjualan Anda, laporan harian bisa menjadi yang terbaik. Sebuah lokasi ritel bisa mendapatkan keuntungan dari semua jenis laporan penjualan.

Anda akan menggunakan data untuk apa?

Untuk presentasi kepada tim penjualan Anda, Anda mungkin memprioritaskan data penjualan yang sangat spesifik, sementara Anda mungkin mengumpulkan lebih banyak data pendapatan dan penjualan skala besar untuk presentasi kepada seorang eksekutif.

Jawaban Anda atas pertanyaan ini membantu Anda memahami KPI mana yang harus dilacak.

KPI mana yang penting untuk situasi ini?

Anda dapat membuat daftar semua KPI yang dapat Anda gunakan dan kemudian memprioritaskannya sehingga Anda tahu mana yang harus ditekankan pada laporan Anda.

2. Kumpulkan data Anda

Lacak KPI penjualan Anda selama periode waktu penuh. Anda mungkin sudah melacak informasi ini melalui perangkat lunak tempat penjualan atau perangkat lunak pemasaran lainnya.

Jika Anda memerlukan data yang lebih detail, Anda dapat mempertimbangkan untuk berinvestasi dalam software atau program akuntansi.

Program-program ini terkadang menawarkan antarmuka dasbor untuk menafsirkan data saat itu terjadi, berbagi kemampuan untuk mengirim laporan ke orang lain, dan presentasi serta visualisasi data otomatis.

3. Tampilkan data Anda

Pertimbangkan cara paling efektif untuk mengomunikasikan data Anda kepada audiens Anda.

Teknik visualisasi dan desain grafis dapat membantu laporan Anda menunjukkan tren dengan lebih jelas dan membantu pembaca menemukan informasi yang mereka butuhkan secara sekilas.

Penting untuk menggunakan teknik ini dalam jumlah sedang sehingga laporan Anda menekankan data spesifik yang Anda inginkan dan tidak menjadi berantakan.

Menggunakan grafik dapat membuat kemajuan dari waktu ke waktu lebih jelas, dan memungkinkan Anda untuk melapisi informasi dari periode waktu atau perwakilan penjualan yang berbeda.

Ikon dapat memberikan gambar yang membuat angka lebih kuat, seperti mewakili data sales funnel dalam bentuk runcing atau corong.

Bagan pai atau bagan cincin adalah yang terbaik untuk menampilkan persentase keseluruhan, tetapi untuk data lain, itu bisa menyesatkan.

4. Ceritakan dengan mudah dimengerti

Untuk membuat laporan lebih menarik dan mudah dipahami, pertimbangkan tampilannya dari sudut pandang audiens Anda.

Sertakan label dan catatan untuk menjelaskan jumlahnya, terutama jika Anda menyajikan laporan kepada seseorang tanpa latar belakang penjualan.

Anda juga dapat menyertakan warna dan bahkan foto untuk menjelaskan maksud Anda dan membuat laporan menarik secara visual.

Template Laporan Penjualan Sederhana

Berikut adalah contoh template laporan penjualan bulanan untuk tim penjualan yang lebih kecil:

[Nama Perusahaan]
[Departemen]
Laporan bulanan dari [tanggal mulai] hingga [tanggal berakhir]

Data kinerja tim

Tingkat konversi prospek

• (Perwakilan penjualan 1): (persen)
• (Perwakilan penjualan 2): (persen)
• (Perwakilan penjualan 3): (persen)

Touchpoint

(Termasuk email, panggilan, dan rapat dengan prospek)

• (Perwakilan penjualan 1): (jumlah touchpoint)
• (Perwakilan penjualan 2): (jumlah touchpoint)
• (Perwakilan penjualan 3): (jumlah touchpoint)

Lead response time

(Menit dari kontak awal hingga balasan perwakilan)

• (Perwakilan penjualan 1): (jumlah menit)
• (Perwakilan penjualan 2): (jumlah menit)
• (Perwakilan penjualan 3): (jumlah menit)

Jumlah closing

• (Sales 1): (pendapatan rupiah dari transaksi yang terjadi)
• (Sales 2): (pendapatan rupiah dari transaksi yang terjadi)
• (Sales 3): (pendapatan rupiah dari transaksi yang terjadi)

Peningkatan kinerja dari bulan lalu

• (Perwakilan penjualan 1): (perubahan persen)
• (Perwakilan penjualan 2): (perubahan persen)
• (Perwakilan penjualan 3): (perubahan persen)

Contoh Laporan Penjualan

Berikut adalah contoh bagaimana template laporan penjualan bulanan dapat diisi:

ABC, Inc.
Departemen Penjualan Perusahaan
Laporan bulanan dari 3 Mei hingga 31 Mei 2021

Data kinerja tim

Tingkat konversi prospek

• Clarence Nova: 13%
• Luiza Gruber: 17%
• Angelina Holt: 16%

Touchpoint
(Termasuk email, panggilan, dan rapat dengan prospek)

• Clarence Nova: 240
• Luiza Gruber: 208
• Angelina Holt: 230

Lead response time
(Menit dari kontak awal hingga balasan perwakilan)

• Clarence Nova: 35
• Luiza Gruber: 42
• Angelina Holt: 50

Jumlah closinng

• Clarence Nova: 40.600.000
• Luiza Gruber: 60.600.000
• Angelina Holt: 55.500.000

Peningkatan kinerja dari bulan lalu

• Clarence Nova: +10%
• Luiza Gruber: +2%
• Angelina Holt: -3%

Kesimpulan

Laporan penjualan adalah alat yang serbaguna dan kuat yang dapat memberikan interpretasi singkat dari data penjualan untuk analisis dan pengambilan keputusan.

Sales report juga verguna untuk berbagai tujuan, mulai dari melacak dan mendorong perwakilan penjualan hingga memahami tingkat penjualan dan pengembalian untuk bisnis ritel online.

Jika Anda ingin kemudahan dalam membuat laporan penjualan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo yang memiliki fitur pencatatan penjualan dan pembukuan terlengkap juga mudah digunakan.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia dan memiliki harga yang terjangkau.

Hanya dengan 130 ribu perbulan Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan pembukuan, membuat laporan penjualan, otomatisasi laporan keuangan, manajemen aset dan stok, pembuatan faktur yang dinamis, dan masih banyak lagi fitur Kledo yang akan memudahkan usaha Anda.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.