Apa itu Vendor dan Bagaimana Cara Memilih Vendor yang Baik?

Banyak bisnis membutuhkan barang untuk beroperasi dan menjadi sukses. Vendor memainkan peran yang sangat penting dalam proses rantai pasokan untuk bisnis yang menjual barang. Mengetahui apa itu vendor dan bagaimana vendor bekerja dapat membantu Anda memahami proses rantai pasokan.

Dalam artikel ini, kami membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang apa itu vendor, termasuk mengapa vendor itu penting, perbedaanya dengan supplier, cara kerjanya, dan juga tips dalam memilih vendor yang baik.

Apa itu Vendor?

Jadi, apa itu vendor? Vendor adalah orang atau bisnis yang menjual barang atau jasa kepada perusahaan atau individu lain.

Penawaran vendor bervariasi tergantung pada pasar yang mereka layani, dan beberapa vendor melayani beberapa pasar. Berikut adalah tiga kategori vendor dan pelanggan umum mereka:

Business-to-consumer (B2C)

Vendor B2C menjual barang atau jasa langsung ke konsumen. Contoh vendor B2C termasuk operasi ritel seperti toko kelontong dan pakaian dan penyedia layanan seperti perusahaan kabel dan Internet.

Business-to-business (B2B)

Vendor B2B menyediakan barang dan jasa kepada bisnis lain yang dapat mereka gunakan untuk mempertahankan atau meningkatkan operasi mereka. Contoh vendor B2B termasuk perusahaan yang menjual produk ke bisnis, seperti perlengkapan dan peralatan kantor, dan layanan, seperti pakar manajemen arsip.

Business-to-government (B2G)

Vendor B2G menyediakan barang dan jasa untuk instansi pemerintah. Ini termasuk perusahaan yang membuat kontrak dengan pemerintah, seperti perusahaan teknologi informasi dan manufaktur.

Baca juga: Diskriminasi Harga: Pengertian, Tingkatan, Syarat, Contoh, Kelebihan dan Kekurangannya

Mengapa Vendor Penting dalam Sebuh Bisnis?

Vendor penting karena mereka memasok bisnis dengan barang yang mereka gunakan dalam bisnis mereka dan barang yang mereka jual kepada konsumen.

Banyak retailer besar bekerja dengan beberapa vendor yang berbeda. Ada beberapa jenis vendor yang termasuk dalam kategori rantai pasokan yang berbeda, jadi penting bagi bisnis untuk mengetahui siapa vendor mereka dan menjaga hubungan kerja yang baik dengan vendor mereka.

Hubungan vendor yang kuat dapat membantu bisnis menjadi sukses dengan membuat proses rantai pasokan lebih efisien dan hemat biaya bagi pembeli.

Mengenal Jenis Vendor

Ada beberapa jenis vendor yang memiliki peran berbeda dalam proses rantai pasok. Jenis vendor dan perannya antara lain:

Produsen

Apa itu vendor produsen? Vendor produsen adalah orang perseorangan atau perusahaan yang meneliti, mengembangkan dan memproduksi barang dari bahan mentah untuk dijual.

Barang yang dibuat oleh produsen biasanya didistribusikan kepada pedagang besar atau pengecer yang kemudian menjual barang tersebut kepada konsumen yang menjadi pengguna akhir produk tersebut.

Pedagang grosir

Pedagang grosir adalah individu atau perusahaan yang menjual barang ke bisnis lain. Barang yang dijual grosir biasanya dijual ke pengecer dalam jumlah besar dengan harga diskon.

Retailer

Apa itu vendor retailer? Vendor retailer atau pengecer adalah individu atau perusahaan yang menjual barang kepada konsumen individu yang menjadi pengguna akhir produk.

Retailer dapat membeli barang mereka langsung dari produsen atau dari grosir. Pengecer kemudian melakukan mark up harga barang yang akan dijual kepada konsumen sehingga pengecer dapat memperoleh keuntungan dari penjualan tersebut.

Penyedia layanan dan pemeliharaan

Penyedia layanan dan pemeliharaan menjual kinerja layanan atau pemeliharaan ke bisnis.

Contoh layanan yang mungkin ditawarkan oleh penyedia layanan atau pemeliharaan mencakup akuntansi, pertamanan, pembersihan, perbankan, konsultasi, asuransi, dan transportasi.

Vendor independen dan perwakilan pameran dagang

Vendor independen adalah individu atau bisnis yang menjual barang kepada konsumen individu secara langsung.

Perwakilan pameran dagang adalah individu yang menciptakan kerajinan atau produk yang mereka jual langsung kepada konsumen di pameran dagang.

Baca juga: Begini Alur dan Cara Mengurus Akta Pendirian Perusahaan

Bagaimana Cara Kerja Vendor?

Karena berbagai jenis vendor memiliki peran yang berbeda dalam proses rantai pasokan, proses cara kerja vendor berbeda-beda tergantung pada jenis vendor.

Proses vendor berikut menjelaskan proses khas vendor yang merupakan produsen atau grosir, pembeli yang merupakan pengecer dan konsumen individu:

Pesanan pembelian dibuat

Langkah pertama dalam proses pemasokan vendor adalah bagi pembeli yang membeli barang vendor untuk mengajukan pesanan pembelian ke vendor.

Pesanan pembelian akan memiliki informasi tentang barang atau jasa yang ingin dibeli pembeli dari vendor termasuk harga, informasi pengiriman, tanggal pengiriman, dan syarat pembelian lainnya.

Pesanan pembelian biasanya ditempatkan dengan vendor melalui telepon, faks atau Internet.

Pengiriman barang atau jasa

Langkah selanjutnya adalah vendor memenuhi pesanan pembelian. Vendor akan mengumpulkan barang yang dipesan oleh pembeli dan akan mengirimkan barang atau jasa kepada pembeli sesuai dengan persyaratan yang diuraikan dalam pesanan pembelian.

Faktur diberikan kepada pembeli

Biasanya, vendor mengirimkan faktur kepada pembeli pada saat yang sama mereka mengirimkan barang atau jasa yang dipesan.

Pembeli meninjau dan membayar faktur

Setelah pembeli menerima barang atau jasa yang mereka pesan dan faktur pesanan, mereka akan membandingkan faktur dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan.

Pembeli kemudian membayar faktur setelah mereka mengkonfirmasi rincian dalam faktur semuanya akurat.

Baca juga: Cost Structure: Pengertian, Fungsi, Komponen dan Contohnya

Barang atau jasa digunakan atau dijual kepada pengguna akhir

Pembeli kemudian akan menggunakan barang atau jasa yang mereka pesan dari vendor untuk bisnis mereka sendiri atau menjual barang atau jasa kepada konsumen individu yang akan menjadi pengguna akhir dari barang atau jasa tersebut.

Misalnya, pembeli ritel dapat menggunakan vendor untuk membeli perlengkapan kantor yang akan mereka gunakan di dalam toko mereka, tetapi mereka juga dapat menggunakan vendor terpisah untuk membeli barang atau jasa yang akan mereka jual kepada konsumen melalui toko ritel mereka.

Jika pembeli menjual barang atau jasa kepada individu atau perusahaan lain, maka pembeli asli dapat menjadi vendor.

Contoh Vendor

Setelah mengetahui apa itu vendor, berikut kita akan membahas beberapa contoh dari berbagai jenis vendor:

Contoh vendor produsen

Produsen bertindak sebagai vendor untuk grosir dan retailer. Sebagai contoh, seorang produsen pertama-tama akan meneliti, mengembangkan, dan memproduksi suatu produk dari bahan mentah.

Produsen kemudian bertindak sebagai vendor dengan menjual produk dalam jumlah besar ke grosir.

Contoh vendor grosir

Pedagang grosir membeli barang dalam jumlah besar dalam jumlah besar langsung dari produsen. Pedagang grosir kemudian menyimpan barang dan menjualnya ke pengecer dengan harga yang di-mark-up.

Contoh grosir adalah bisnis yang membeli berbagai jenis produk makanan dari beberapa produsen makanan yang berbeda dan kemudian menjual berbagai jenis makanan ke pengecer dalam jumlah yang lebih kecil.

Contoh vendor retailer

Retailer adalah vendor yang memasok barang atau jasa yang dibeli oleh pengguna akhir produk.

Contoh retailer adalah rantai toko diskon eceran besar yang menjual makanan, pakaian, dekorasi rumah, dan barang pribadi lainnya langsung ke konsumen.

Contoh vendor penyedia layanan atau pemeliharaan

Contoh penyedia layanan adalah toko bunga milik individu yang membuat rangkaian bunga khusus untuk digunakan pada acara atau untuk dijual langsung kepada konsumen.

Baca juga: Benchmarking Adalah: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Cara Melakukannya

Contoh vendor independen

Contoh pedagang mandiri adalah stan pasar petani mandiri yang menjual buah dan sayur segar.

Stand pasar petani mandiri dapat menjual makanan mereka kepada pemilik usaha kecil seperti restoran dan toko roti lokal dan kepada konsumen individu.

Apa Perbedaan Antara Vendor dan Supplier?

Orang sering menggunakan istilah vendor dan supplier secara bergantian, tetapi ada perbedaan utama antara kedua hal ini.

Sementara vendor bisa menjadi supplier, tidak semua supplier adalah vendor.

Perbedaan ini dan lainnya dapat mempengaruhi jenis distributor produk apa yang mungkin Anda pilih untuk bisnis Anda.

Berikut adalah beberapa perbedaan utama untuk membantu Anda memilih antara vendor dan supplier.

Jenis klien

Klien untuk vendor dan supplier biasanya memiliki tujuan yang berbeda untuk barang yang mereka beli.

Vendor adalah penjual B2C (business-to-consumer) atau B2B (business-to-business), yang berarti mereka menjual produk secara langsung kepada konsumen individu untuk penggunaan pribadi mereka atau ke bisnis seperti retailer yang ingin mendistribusikan produk.

Supplier, bagaimanapun, hanya menjual B2B ke entitas seperti vendor. Biasanya, supplier mengkhususkan diri pada satu jenis barang, seperti T-shirt atau mainan tertentu, dan mereka menjual barang tersebut kepada retailer untuk dijual kembali di toko mereka.

Baca juga: Mengapa Financial Advisor Penting dan Tips Memilihnya

Jumlah produk yang dijual

Karena bisnis memiliki tujuan penjualan yang berbeda, mereka mungkin juga perlu membeli jumlah produk yang berbeda dari vendor dan penjual.

Vendor, yang mungkin memiliki berbagai item dalam stok, biasanya menjual item mereka dalam jumlah yang lebih kecil.

Sebagai sebuah bisnis, membeli dari vendor berarti Anda biasanya mendapatkan lebih sedikit barang daripada yang Anda dapatkan dari supplier, tetapi ini bisa berguna jika Anda menjual banyak barang yang berbeda dan hanya membutuhkan beberapa barang untuk masing-masingnya.

Tingkat dalam rantai pasokan

Rantai pasokan menentukan bagaimana suatu produk bergerak dari produsen ke konsumen.

Vendor memiliki jumlah rendah dalam rantai pasokan, biasanya satu langkah di atas konsumen dan satu langkah di bawah supplier.

Sedangkan supplier berada di awal rantai pasokan, biasanya langkah kedua di bawah produsen dan tepat di atas vendor.

Bagaimana Cara Mencari Vendor yang Baik?

Berikut adalah delapan hal yang perlu Anda perhatikan sebelum melakukan kerjasama dengan vendor:

1. Harga

Tujuan Anda harus selalu mendapatkan manfaat maksimum dengan biaya serendah mungkin. Untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan kesepakatan terbaik, Anda perlu meminta lebih dari satu tawaran.

Waspadalah terhadap vendor yang mengirimkan perkiraan jauh lebih rendah daripada yang lain.

Anda mungkin menerima produk atau layanan yang kualitasnya kurang dari yang dapat diterima.

Atau, Anda mungkin membayar lebih dari perkiraan biaya dalam biaya yang bukan bagian dari penawaran.

Komunikasikan kepada prospek sepenuhnya kebutuhan Anda sehingga Anda menerima tawaran yang akurat.

Tetap pada tujuan dan kebutuhan awal Anda, jika tidak, Anda mungkin akhirnya seperti Anda membeli emas padahal hanya membutuhkan perak.

Anda juga memahami jika vendor bermaksud untuk menambahkan biaya tambahan perjalanan, biaya administrasi, atau biaya pemeliharaan.

Selalu baca setiap detail, Di situlah Anda mungkin menemukan beberapa biaya tersembunyi.

Dalam kasus kontrak yang sangat kompleks, mungkin ada baiknya menginvestasikan dana Anda untuk memiliki tinjauan pengacara dan konsultan untuk Anda.

2. Kualitas produk atau layanan

Selain harga, kualitas produk atau layanan adalah hal penting yang harus Anda perhatikan

Jika memungkinkan, mintalah untuk melihat contoh pekerjaan vendor sebelumnya.

Misalnya, jika Anda menyewa perusahaan untuk merombak ruang kantor Anda, mintalah daftar proyek lain yang telah mereka selesaikan dan lakukan kunjungan lapangan untuk melihat apakah pekerjaan yang telah selesai memenuhi harapan Anda.

Saat merekrut untuk layanan, tanyakan tentang pelatihan karyawan.

Karyawan layanan harus menerima pelatihan untuk memastikan mereka memberikan tingkat layanan yang biasa dilakukan pelanggan Anda.

Jika vendor tidak terlalu menekankan pelatihan, Anda mungkin perlu berpikir keras sebelum memilihnya.

Baca juga: Kualitas Produk: Pengertian, Indikator, dan Cara Meningkatkannya

3. Dapatkan referensi

Dalam banyak hal, mempekerjakan vendor seperti mempekerjakan seorang karyawan.

Kebanyakan orang tidak akan mempekerjakan seorang pekerja tanpa memeriksa referensi, dan Anda tidak boleh membuat kesalahan itu saat memilih vendor.

Mengharuskan setiap vendor untuk mengirimkan daftar setidaknya tiga referensi. Jika vendor ragu-ragu, lebih baik Anda berpikir dua kali untuk bekerjasama

Kemudian pastikan Anda menghubungi referensi tersebut dan mengajukan pertanyaan seperti:

• Apakah vendor tepat waktu untuk janji temu?
• Apakah karyawan mereka profesional?
• Apakah Anda merasa nyaman dengan karyawan yang datang ke bisnis Anda?
• Bagaimana Anda menilai kualitas produk atau layanan mereka?
• Jika ada yang salah, apakah mereka memperbaikinya?
• Apakah Anda akan menggunakannya lagi?

Jika Anda mendapatkan jawaban atas pertanyaan yang tampaknya kurang tepat, ajukan pertanyaan lanjutan. Kebanyakan orang akan jujur ​​jika diselidiki.

4. Layanan pelanggan

Perusahaan dengan reputasi layanan pelanggan yang patut dicontoh kemungkinan besar akan menghasilkan kerjasama dengan baik.

Seperti disebutkan di atas, referensi sangat berharga. Minta referensi vendor dari orang-orang yang pendapatnya Anda percayai.

Kemudian tanyakan kepada pelanggan tersebut tentang pengalaman mereka dengan layanan pelanggan khususnya – layanan setelah penjualan.

Jangan lupa untuk memanfaatkan kemudahan media sosial.

Orang yang memiliki pengalaman pelanggan yang buruk dapat melampiaskan frustrasi mereka secara online. Pencarian di Internet dapat mengungkap umpan balik semacam ini.

Lakukan pencarian Google “ulasan [nama vendor]”. Anda mungkin terkejut dengan apa yang Anda temukan – baik atau buruk!

5. Etika dan integritas vendor

Integritas bisnis Anda bergantung pada integritas vendor yang Anda gunakan.

Cobalah untuk belajar sedikit tentang vendor Anda dan seberapa penting mereka beroperasi dengan standar etika yang tinggi.

Ada beberapa cara untuk mengetahui informasi tentang suatu perusahaan.

Pencarian Internet “Berita [nama vendor] juga dapat menghasilkan banyak informasi perusahaan, baik positif (misalnya – keterlibatan amal) dan negatif (misalnya – artikel surat kabar tentang tuntutan hukum).

Seperti kebanyakan hal, selalu yang terbaik adalah menyadari masalah sebelum Anda melakukan kerjasama.

6. Karyawan Profesional

Ketika vendor mewakili organisasi Anda, karyawan mereka melakukan hal yang sama.

Jangan sampai menggunakan vendor yang mengirim teknisi yang membuat sistem dalam bisnis Anda menjadi lebih buruk dan malah akan merugikan Anda.

Saar membuat daftar pekerjaan, pastikan berisi kualitas penting yang dicari perusahaan dalam diri calon karyawan dan dapat memberikan petunjuk tentang bagaimana perilaku pekerja mereka di tempat kerja.

7. Rekomendasi dari orang lain

Dari mulut ke mulut selalu merupakan cara yang bagus untuk menemukan vendor jika semuanya sama.

Manfaatkan grup jaringan profesional tempat Anda berada.

Tanyakan kepada orang-orang di direktori Kamar Dagang Anda, koneksi LinkedIn Anda, anggota organisasi profesional Anda dan orang-orang yang Anda hadiri di gereja dengan siapa mereka digunakan dalam situasi serupa.

Orang-orang akan berbagi pendapat yang jujur ​​dan sering kali memiliki jawaban atas kebutuhan Anda berdasarkan pengalaman serupa.

8. Cari vendor berdasarkan kejasama sebelumnya

Manfaatkan pengalaman dan hubungan yang sudah Anda miliki.

Jika Anda memiliki vendor saat ini yang Anda sukai, kami tetap menyarankan untuk meminta tawaran lain untuk memastikan bahwa vendor tersebut masih memberikan nilai terbaik untuk Anda.

Terkadang vendor menaikkan harga setelah menjalankan bisnis selama beberapa tahun karena mereka merasa memiliki bisnis dan keamanannya.

Jangan biarkan diri Anda jatuh ke dalam perangkap ini. Jaga agar hubungan tetap profesional dan lakukan penawaran ulang setiap beberapa tahun untuk memastikan Anda mendapatkan nilai terbaik untuk uang yang Anda keluarkan.

9. Lihatlah pelanggan Anda sebagai vendor potensial

Jika sebuah perusahaan yang Anda sudah memiliki hubungan baik dengan pelanggan, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk mempekerjakan salah satu klien Anda saat ini sebagai cara untuk meningkatkan hubungan Anda yang ada.

Ini juga memberikan kesempatan untuk menukar layanan Anda dengan imbalan layanan mereka.

Baca juga: Inovasi Produk: Pengertian, Manfaat, Jenis, dan Contohnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai apa itu vendor dan juga tips dalama memilih vendor yang baik untuk bisnis Anda.

Membangun hubungan yang baik dengan vendor yang tepat tidak hanya akan memudahkan operasional dalam bisnis Anda, namun disisi lain ini akan mengehemat pengeluaran jika dibandingkan jika Anda melakukan pekerjaan atau membuat produk secara in-house.

Untuk membina hubungan yang baik dengan vendor Anda, pastikan Anda menggunakan sistem pencatatatan data vendor, pembuatan faktur, dan juga pengelolaan keuangan yang baik, salah satu solusinya adalah menggunakan software akuntansi Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.

Dengan menggunakan Kledo, Anda bsia dengan mudah melakukan pembuatan faktur dengan mudah, pencatatan transaksi yang lebih praktis, membuat laporan keuangan dalam hitungan detik, dan masih banyak lagi.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.