Cara Melakukan Penyusunan Anggaran dan Tips Membuat Anggaran

Melakukan penyusunan anggaran adalah hal penting dan harus dilakukan pemilik bisnis. Menurut sebuah studi yang dilakukan oleh CBinsights, beberapa alasan utama mengapa bisnis kecil gagal termasuk termasuk masalah harga dan biaya, kehilangan fokus dan kehabisan aliran kas. Masalah-masalah ini dapat dicegah dengan memiliki anggaran yang realistis.

Namun, sebelum Anda dapat fokus pada penyusunan anggaran, Anda perlu mengidentifikasi aspek apa dari bisnis Anda yang ingin Anda tingkatkan.

Hal ini akan memungkinkan Anda memutuskan apa yang bisa dilakukan dengan dana Anda. Berdasarkan daftar tersebut, Anda dapat menetapkan sasaran jangka pendek dan jangka panjang.

Tujuan-tujuan ini akan secara langsung dipengaruhi oleh cash flow yang masuk dan keluar.

Tujuan jangka pendek bisa berupa melunasi utang atau membeli peralatan baru. Sasaran jangka panjang, seperti menyisihkan biaya pemasaran, sangat penting karena terkait dengan pertumbuhan bisnis Anda secara keseluruhan.

Pada artikel kali ini kami akan membahas cara penyusunan anggaran terbaik dalam bisnis dan tips melakukannya agar proses penyusunan anggaran berjalan dengan efektif.

Cara Melakukan Penysunan Anggaran

Anggaran terbaik itu sederhana dan fleksibel. Jika keadaan berubah, anggaran Anda dapat beradaptasi untuk memberi Anda gambaran yang jelas tentang posisi Anda setiap saat.

Setiap penysunan anggaran yang baik harus mencakup tujuh komponen:

1. Perkiraan pendapatan

Ini adalah jumlah yang Anda harapkan dari penjualan barang atau jasa. Ini adalah semua uang yang Anda bawa masuk, terlepas dari apa yang Anda habiskan untuk menjalankan bisnis

Jumlah ini adalah baris pertama pada anggaran dan bisa didasarkan pada angka tahun lalu atau berdasarkan rata-rata industri.

2. Biaya tetap

Biaya tetap adalah semua biaya reguler dan konsisten yang tidak berubah sesuai dengan berapa banyak yang Anda hasilkan – hal-hal seperti sewa, asuransi, utilitas, biaya bank, layanan akuntansi dan hukum, dan penyewaan peralatan.

Baca juga: Berbagai Kegiatan Akuntansi yang Perlu Anda Ketahui

3. Biaya variabel

Biaya variabel berubah sesuai dengan volume produksi atau penjualan dan terkait erat dengan “biaya barang yang dijual,” yaitu, apa pun yang terkait dengan produksi atau pembelian produk yang dijual bisnis Anda.

Biaya variabel mungkin termasuk bahan baku, inventaris, biaya produksi, pengemasan, atau pengiriman.

Biaya variabel lainnya dapat mencakup komisi penjualan, biaya kartu kredit, dan perjalanan. Rencana anggaran yang jelas menguraikan apa yang Anda harapkan untuk dibelanjakan untuk semua biaya ini.

Biaya gaji bisa termasuk dalam biaya tetap dan variabel. Misalnya, tim inti in-house Anda biasanya dikaitkan dengan biaya tetap, sementara tim produksi atau manufaktur – apa pun yang terkait dengan produksi barang – diperlakukan sebagai biaya variabel.

Pastikan Anda mengajukan biaya gaji yang berbeda di area yang benar dalam anggaran Anda.

4. Biaya satu kali

Biaya satu kali tidak termasuk dalam pekerjaan yang biasa dilakukan bisnis Anda. Ini adalah biaya awal seperti memindahkan kantor, peralatan, furnitur, dan perangkat lunak, serta biaya lain yang terkait dengan peluncuran dan penelitian.

Baca juga: Punya Bisnis Rumah Makan? Ini Tips Sukses Mengembangkannya

5. Arus kas

Arus kas adalah semua uang yang masuk dan keluar dari bisnis. Anda memiliki arus kas positif jika ada lebih banyak uang yang masuk ke bisnis Anda selama periode waktu tertentu daripada yang keluar.

Arus kas paling mudah dihitung dengan mengurangi jumlah uang yang tersedia di awal periode waktu tertentu dan di akhir.

Karena arus kas layaknya darah dalam sebuah bisnis, pastikan Anda memantau ini setiap minggu, atau setidaknya setiap bulan.

6. Keuntungan

Keuntungan adalah apa yang Anda bawa pulang setelah mengurangi pengeluaran Anda dari pendapatan Anda.

Keuntungan yang tumbuh berarti bisnis yang berkembang. Di sini Anda akan merencanakan berapa banyak keuntungan yang Anda rencanakan berdasarkan proyeksi pendapatan, pengeluaran, dan harga pokok penjualan Anda. J

ika selisih antara pendapatan dan pengeluaran (alias “margin keuntungan”) tidak sesuai dengan yang Anda inginkan, Anda perlu memikirkan kembali harga pokok penjualan Anda dan mempertimbangkan untuk menaikkan harga.

Atau, jika Anda merasa tidak dapat menekan margin keuntungan lagi dari bisnis Anda, pertimbangkan untuk meningkatkan baris Iklan dan Promosi dalam anggaran Anda untuk meningkatkan total penjualan.

7. Buat kalkulator anggaran

Kalkulator anggaran dapat membantu Anda melihat dengan tepat di mana posisi Anda dalam hal perencanaan anggaran bisnis Anda.

Mungkin terdengar klise, tetapi mendapatkan semua angka dalam anggaran Anda dalam satu ringkasan yang mudah dibaca sangat membantu.

Di spreadsheet Anda, buat halaman ringkasan dengan baris untuk setiap kategori anggaran di atas.

Ini adalah kerangka anggaran dasar Anda. Kemudian, di samping setiap kategori, buatlah daftar jumlah total yang telah Anda anggarkan.

Terakhir, buat kolom lain di sebelah kanan-ketika periode waktu berakhir, gunakan kolom ini untuk mencatat jumlah aktual yang dihabiskan di setiap kategori.

Ini memberi Anda gambaran anggaran Anda yang mudah ditemukan tanpa harus menyelami lapisan-lapisan spreadsheet yang padat.

Lihat contohnya seperti di bawah ini.

Pendapatan	Anggaran	Nilai Aktual	Di bawah/di atas
Penjualan – Produk 1	25.000.000	22.000.000	–  3.000.000
Penjualan – Produk 2	34.000.000	36.000.000	+ 2.000.000
Pendapatan – Pelatihan	9.000.000	8.900.000	– 100.000
Pendapatan – Sublease	13.000.000	13.000.000	0
Total	81.000.000	79.900.000	– 1.100.000

Biaya	Anggaran	Nilai Aktual	Di bawah/di atas
Harga Pokok Penjualan	12.000.000	13.243.000	+ 1.243.000
Sewa	36.000.000	36.000.000	0
Upah	15.423.000	15.200.000	– 223.000
Pindah Kantor	3.000.000	3.300.000	– 300.000
Total	66.423.000	67.743.000	+ 720.000

Untung	Anggaran	Nilai Aktual	Di bawah/di atas
Total	14.577.000	12.157.000	2.420.000

Baca juga: Persentase Keuntungan dan Kerugian: Contoh dan Cara Hitung di Excel

Tips dalam Penyusunan Anggaran Bisnis

1. Analisis biaya

Sebelum Anda mulai menyusun anggaran, Anda harus meneliti biaya operasional yang terlibat dalam bisnis Anda.

Mengetahui biaya Anda luar dan dalam memberi Anda pengetahuan dasar yang diperlukan untuk menyusun rencana pengeluaran yang efektif.

Jika Anda membuat anggaran kasar dan kemudian menemukan bahwa Anda membutuhkan lebih banyak uang untuk kegiatan bisnis Anda, ini akan membahayakan tujuan bisnis.

Anggaran Anda harus sedemikian rupa sehingga Anda dapat meningkatkan pendapatan dan keuntungan yang cukup saat bisnis Anda berkembang untuk menangani pengeluaran Anda yang terus meningkat.

Anggaran Anda harus memperhitungkan biaya tetap, variabel, satu kali, dan tak terduga.

Beberapa contoh biaya tetap adalah sewa, gaji, internet, layanan akuntansi, dan asuransi. Contoh biaya variabel termasuk harga pokok penjualan dan komisi untuk tenaga kerja.

Tidak ada salahnya melebih-lebihkan biaya yang terlibat karena Anda akan membutuhkan cukup uang untuk menangani pengeluaran Anda di masa depan.

Jika bisnis Anda masih baru, maka Anda harus memasukkan biaya awal juga. Merencanakan anggaran dengan cara ini akan membantu Anda membuat keputusan yang tepat dan mengatasi kejutan keuangan yang tidak diinginkan.

2. Negosiasikan biaya dengan pemasok

Langkah ini akan berguna bagi bisnis yang telah berjalan selama lebih dari satu tahun dan bergantung pada pemasok untuk menjual produk.

Sebelum Anda memulai anggaran tahunan Anda, berbincanglah dengan pemasok Anda dan cobalah mendapatkan potongan harga untuk bahan, produk, atau layanan yang Anda butuhkan sebelum Anda melakukan pembayaran.

Negosiasi memungkinkan Anda untuk menciptakan hubungan yang dapat dipercaya dengan pemasok Anda.

Hal ini akan sangat membantu ketika uang tunai yang masuk tipis. Misalnya, Anda mungkin memiliki bisnis musiman.

Ketika Anda memiliki cukup kas yang disimpan, Anda dapat membayar uang muka kepada pemasok Anda sebagai kompensasi untuk saat-saat ketika Anda tidak dapat melakukan pembayaran.

Tujuan utama di sini adalah menemukan cara yang efisien untuk mengurangi biaya berbisnis.

Baca juga: 8 Cara Promosi di TikTok yang Efektif Agar Jualan Laris Manis

3. Perkirakan pendapatan Anda

Banyak bisnis yang gagal di masa lalu karena melebih-lebihkan pendapatan dan meminjam lebih banyak uang untuk memenuhi kebutuhan operasional.

Hal ini mengalahkan tujuan utama pembuatan anggaran. Agar tetap realistis, ada baiknya Anda menganalisis pendapatan yang tercatat sebelumnya. Bisnis harus melacak pendapatan secara berkala setiap bulan, triwulanan, dan tahunan.

Angka pendapatan tahun sebelumnya dapat menjadi acuan untuk tahun mendatang.

Penting untuk hanya mengandalkan data empiris ini. Hal ini akan membantu Anda menetapkan sasaran yang realistis untuk tim Anda, yang mengarah pada pertumbuhan bisnis Anda pada akhirnya.

4. Ketahui margin laba kotor Anda

Margin laba kotor adalah uang tunai yang tersisa setelah bisnis Anda menangani semua pengeluaran di akhir tahun.

Ini memberikan wawasan tentang kesehatan keuangan bisnis Anda. Berikut adalah contoh mengapa Anda perlu memahami parameter ini saat membuat anggaran.

Misalkan bisnis Anda menghasilkan pendapatan 500.000.000 namun ada hutang yang harus dibayar.

Pada akhir tahun, pengeluaran Anda lebih banyak daripada pendapatan Anda, yang bukan pertanda baik untuk bisnis yang sedang berkembang.

Ini memberitahu bahwa Anda harus mengidentifikasi pengeluaran yang tidak menguntungkan bisnis dengan cara apa pun dan menghilangkannya.

Cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan membuat daftar harga pokok penjualan untuk semua bahan dan menguranginya dari keseluruhan pendapatan penjualan.

Informasi ini diperlukan untuk mendapatkan gambaran nyata tentang bagaimana bisnis Anda berjalan, sehingga memungkinkan Anda untuk meningkatkan keuntungan dan mengurangi biaya.

Baca juga: Anggaran Surplus: Pembahasan dan Bedanya dengan Anggaran Defisit

5. Memproyeksikan arus kas

Ada dua komponen arus kas: pembayaran pelanggan dan pembayaran vendor.

Anda perlu menyeimbangkan kedua komponen ini untuk menjaga agar uang tunai tetap mengalir di organisasi Anda.

Untuk melakukan yang terbaik untuk memastikan pembayaran pelanggan tepat waktu, penting untuk memiliki ketentuan pembayaran yang fleksibel dan kemampuan untuk menerima pembayaran melalui saluran pembayaran umum.

Sayangnya, Anda harus berurusan dengan pelanggan yang mungkin tidak mematuhi persyaratan yang disebutkan. Hal ini dapat memengaruhi perkiraan arus kas Anda karena pembayaran yang hilang.

Anda dapat mendorong pembayaran dengan memberikan tenggang waktu kepada pelanggan dan membuat kebijakan bisnis yang ketat untuk membayar terlambat.

Selain itu, Anda harus memiliki sejumlah uang yang dialokasikan dalam anggaran Anda untuk ‘utang buruk’, jika pelanggan tidak pernah membayar.

Ketika Anda mengetahui arus kas masuk, Anda dapat menetapkan jumlah untuk gaji karyawan dan biaya perjalanan. Anda juga dapat mengalokasikan sejumlah uang untuk melunasi biaya vendor tetap Anda.

Jika Anda masih memiliki uang tunai, Anda dapat membelanjakan untuk inisiatif bisnis seperti pengembangan profesional atau peralatan baru.

Baca juga: Proyeksi Arus Kas: Pengertian, Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya

6. Perhatikan faktor tren musiman dan industri

Tidak realistis untuk berharap bahwa Anda akan mencapai setiap tujuan bisnis dan mencapai perkiraansof Anda setiap bulan.

Dalam siklus tahunan, akan ada bulan-bulan di mana bisnis Anda akan booming, dan mungkin ada beberapa bulan di mana penjualan lambat.

Karena ketidakkonsistenan musiman dan tren industri, Anda harus membelanjakan uang tunai secara efektif sehingga bisnis tidak berisiko ditutup selama periode yang lebih lambat.

Untuk mengatasi tantangan ini saat penyusunan anggaran, kumpulkan wawasan tentang kapan bisnis Anda berkinerja lebih baik.

Tujuannya adalah untuk menghasilkan pendapatan yang cukup selama bulan-bulan puncak untuk mempertahankan bisnis selama musim sepi.

Misalnya, anggaplah Anda adalah pemilik bisnis perusahaan pakaian muslim. Produk Anda memiliki permintaan yang lebih tinggi selama Ramadhan atau Lebaran, jadi sebagian besar pendapatan Anda datang selama periode itu.

Untuk sisa tahun ini, Anda dapat menggunakan pendapatan untuk menjaga bisnis tetap berjalan dan memasarkan ke kelompok sasaran tertentu, seperti pejalan kaki atau atau memasarkannya secara online.

Ini akan membantu Anda mengukur seberapa sukses produk Anda selama musim sepi, pendapatan apa yang diharapkan, dan berapa banyak yang harus dihemat selama periode puncak Anda.

Baca juga: Anggaran Laba Rugi: Pengertian, Bedanya dengan Laporan Laba Rugi, dan Cara Membuatnya

7. Tetapkan sasaran pengeluaran

Penyusunan anggaran lebih dari sekadar menambahkan biaya Anda dan menguranginya dari penghasilan Anda.

Seberapa bijak Anda membelanjakan uang Anda menentukan seberapa baik bisnis Anda akan berjalan.

Sasaran menyediakan sistem untuk memeriksa apakah uang Anda dibelanjakan di area yang tepat untuk menghindari pengeluaran yang tidak diinginkan.

Misalnya, jika Anda menghabiskan uang untuk alat tulis yang tidak terpakai untuk operasional atau upaya pemasaran, mungkin sudah waktunya untuk memotong biaya tersebut.

Uang ini dapat diterapkan dengan lebih baik pada kampanye pemasaran Anda, sehingga menghasilkan lebih banyak prospek dan pendapatan.

Ukur dan berinvestasilah pada pengeluaran yang akan menguntungkan bisnis Anda dalam jangka panjang.

8. Jumlahkan semuanya dengan benar

Setelah Anda mengumpulkan semua informasi dari langkah-langkah sebelumnya, sekarang saatnya untuk membuat anggaran Anda.

Setelah Anda mengurangi pengeluaran tetap dan variabel dari pendapatan Anda, Anda akan mendapatkan gambaran tentang jumlah yang dapat Anda gunakan.

Bersiaplah untuk mengatasi pengeluaran tak terduga yang datang menghampiri Anda. Anda kemudian dapat menemukan cara untuk menggunakan uang secara efektif untuk mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang Anda.

Baca juga: Siklus Konversi Kas: Pengertian, Rumus, dan Contohnya

Kesimpulan

Penyusunan anggaran untuk bisnis adalah tugas yang besar, itulah sebabnya Anda mungkin memerlukan bantuan.

Seperti yang sudah kita bahas diatas penyusnan anggaran akan melibatkan analisis biaya, estimasi pendapatan, dan proyeksi arus kas. Memiliki sistem akuntansi akan memberi Anda informasi real-time tentang keuangan Anda, membantu Anda membuat anggaran yang layak.

Kunci untuk membuat anggaran yang baik adalah mengevaluasi data tahun-tahun sebelumnya dan membuat proyeksi yang realistis. Sistem akuntansi dapat memberi Anda akses ke semua informasi ini di satu tempat, kapan pun Anda membutuhkannya.

Efektivitas anggaran juga tergantung pada seberapa baik tujuan yang diproyeksikan telah dicapai oleh bisnis Anda. Untuk memeriksa hal ini, sistem akuntansi menghasilkan laporan keuangan yang mencatat aktual Anda, dan kemudian dapat dibandingkan dengan anggaran.

Oleh sebab itu, Anda memerlukan proses akuntansi yang lebih baik untuk kemudahan dan keakuratan data keuangan bisnis, salah satu solusi yang bisa Anda gunakan adalah software akuntansi Kledo.

Kledo adalah softwaer akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 35 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis untuk memudakan pembukuan dan penyusunan anggaran mereka.

Anda juga bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.