Tips Melakuan Inventory Monitoring, Metode, dan Tahapannya

Persediaan atau inventory mengacu pada semua bahan dan produk yang dimiliki perusahaan untuk dijual sebagai bagian dari operasi bisnisnya. Inventory monitoring yang akurat sangat penting bagi bisnis untuk mengelola sumber daya mereka secara efektif dan efisien.

Manajemen inventaris melibatkan pencatatan dan pelacakan informasi seperti kuantitas, nilai, dan lokasi stok. Informasi ini membantu bisnis membuat keputusan tentang operasi, pembelian, dan penjualan. Teknik manajemen persediaan adalah berbagai cara untuk mengawasi dan mengendalikan tingkat inventaris.

Hal ini mencakup kegiatan seperti perencanaan pesanan, pergudangan, dan transportasi. Manajemen inventaris yang efektif memastikan bisnis memiliki tingkat stok yang tepat untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Hal ini juga dapat membantu meminimalkan pemborosan dan mengoptimalkan alur kerja.
Metode yang paling tepat akan tergantung pada jenis persediaan dan kebutuhan akuntansi bisnis.

Dengan strategi inventory monitoring yang tepat, Anda dapat meningkatkan efisiensi, meminimalkan kerugian, dan merampingkan operasi Anda secara bersamaan.

Pada artikel kali ini kita akan membahas apa itu inventory monitoring beserta cara mengelolanya dan metode terbaik yang bisa Anda gunakan.

Apa yang Dimaksud dengan Inventory Monitoring?

Inventory monitoring mengacu pada pelacakan dan analisis tingkat inventaris, pergerakan stok, dan data terkait secara terus menerus.

Hal ini melibatkan pengawasan terhadap kuantitas, lokasi, dan kondisi barang inventaris di seluruh rantai pasokan. Dengan memonitor inventaris, bisnis mendapatkan wawasan yang berharga tentang tingkat stok, pola permintaan, dan potensi masalah yang mungkin timbul.

Baca juga: Pengertian Inventory Pooling, Tantangan, dan Cara Mengelolanya

Manfaat inventory monitoring

Jadi, Anda menerapkan solusi kontrol inventaris baru di organisasi Anda – tetapi bagaimana solusi tersebut dapat membantu? Inilah yang bisa Anda harapkan.  

Peningkatan akurasi persediaan

Dengan memantau tingkat inventaris secara real time, bisnis dapat memastikan jumlah stok yang akurat, sehingga mengurangi risiko kelebihan dan kekurangan stok. Hal ini akan meningkatkan pemenuhan pesanan dan kepuasan pelanggan.

Penghematan biaya di berbagai area

Inventory monitoring yang efektif membantu bisnis mengidentifikasi barang yang bergerak lambat atau usang, sehingga mereka dapat mengambil tindakan tepat waktu, seperti menerapkan strategi promosi atau melikuidasi kelebihan stok. Hal ini mengurangi biaya penyimpanan dan memaksimalkan profitabilitas.

Perencanaan permintaan yang lebih mudah dan akurat

Dengan menganalisis data historis dan memantau tren inventaris, bisnis dapat membuat perkiraan permintaan yang lebih akurat.

Hal ini memungkinkan mereka untuk mengoptimalkan proses pengadaan, produksi, dan distribusi, meminimalkan kehabisan stok dan mengurangi waktu tunggu.

Manajemen rantai pasokan yang lebih efisien

Manajemen inventaris jarak jauh memfasilitasi koordinasi yang lebih baik antara pemasok, produsen, dan distributor.

Dengan visibilitas real-time ke tingkat inventaris, bisnis dapat secara proaktif mengatasi gangguan rantai pasokan, mengoptimalkan jumlah pesanan, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Metode Inventory Monitoring

Menerapkan metode yang tepat dan mengoptimalkan proses inventory monitoring dapat menghasilkan akurasi inventaris, pengurangan biaya, manajemen rantai pasokan yang efisien, dan perencanaan permintaan yang lebih baik.

• Pelacakan Manual – Metode ini melibatkan penghitungan dan pencatatan tingkat inventaris secara fisik secara berkala. Meskipun ini merupakan opsi berbiaya rendah, metode ini memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia.
• Teknologi Barcode dan RFID – Dengan menggunakan barcode atau tag RFID, bisnis dapat mengotomatiskan proses pelacakan. Memindai tag ini dengan perangkat genggam atau pemindai tetap memberikan visibilitas waktu nyata ke tingkat dan pergerakan inventaris.
• Software Manajemen Inventaris – Memanfaatkan software manajemen inventaris khusus memungkinkan bisnis untuk mengotomatiskan inventory monitoring, melacak tingkat stok, membuat laporan, dan mengatur peringatan untuk stok rendah atau kehabisan stok. Metode ini memberikan informasi yang akurat dan terkini, merampingkan proses kontrol inventaris. Anda juga bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur manajemen persediaan lengkap seperti Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Inventory Tracking: Pengertian, Tantangan, dan Tips Mengelolanya

Tantangan dalam Melakukan Inventory Monitoring

Menerapkan sistem dan metode inventory monitoring memiliki tantangan yang sering terjadi ketika mengembangkan bisnis Anda.

Peningkatan skala

Tenaga dan upaya yang terlibat dalam pelacakan inventaris manual menguras waktu. Meningkatkan proses pelacakan manual untuk menyesuaikan dengan pertumbuhan inventaris atau permintaan pelanggan adalah pendekatan yang salah.

Pertimbangkan untuk meggunakan softwaer atau platform manajemen inventaris lengkap, yang menyediakan fitur otomatis untuk pemesanan ulang dan pengadaan.

Logistik multi-lokasi

Perusahaan dengan banyak lokasi gudang dan rantai pasokan global memerlukan sistem yang menyediakan pelacakan material dan barang yang dikirim, diterima, dan disimpan secara terus-menerus dan real-time.

Mengumpulkan dan berbagi data ini bisa menjadi tantangan bagi solusi yang tidak dapat berkomunikasi.

Sistem yang berbeda

Melakukan pelacakan inventaris dengan satu sistem dan menggunakan sistem lain untuk akuntansi atau perencanaan permintaan memakan waktu, berlebihan, dan rentan terhadap kesalahan.

Software manajemen inventaris modern mengintegrasikan semua sistem untuk pemesanan yang lebih efisien dan manajemen keuangan yang lebih baik.

Baca juga: Multichannel Inventory Management: Definisi dan Tips Mengelola

Cara Mengoptimalkan Inventory Monitoring

Inventory monitoring yang efisien dan akurat tidak hanya membantu Anda melacak tingkat stok, tetapi juga memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang tepat tentang pembelian, produksi, dan pemenuhan.

Di bawah ini, kami akan membahas beberapa strategi utama untuk mengoptimalkan proses inventory monitoring Anda dan memastikan bahwa bisnis Anda beroperasi secara maksimal.

Menerapkan sistem manajemen inventaris yang baik

Berinvestasi dalam sistem manajemen inventaris yang andal adalah langkah pertama menuju pelacakan persediaan jarak jauh. software ini dapat mengotomatiskan berbagai tugas, seperti melacak tingkat stok, membuat laporan, dan mengatur titik pemesanan ulang atau reorder.

Memusatkan semua data persediaan Anda di satu tempat memungkinkan Anda untuk mendapatkan visibilitas waktu nyata ke dalam stok Anda, mengidentifikasi tren, dan membuat keputusan berdasarkan data.

Kategorikan dan prioritaskan inventaris Anda

Tidak semua barang dalam inventaris Anda memiliki tingkat kepentingan atau permintaan yang sama.

Dengan mengkategorikan inventaris Anda berdasarkan faktor-faktor seperti volume penjualan, profitabilitas, dan tingkat turnover Anda dapat memfokuskan upaya pemantauan pada item yang memiliki dampak terbesar pada bisnis Anda.

Pendekatan ini memungkinkan Anda mengalokasikan sumber daya secara efektif dan memastikan item penting selalu tersedia.

Siapkan peringatan dan pemberitahuan otomatis

Mengandalkan pemeriksaan manual dan audit berkala untuk memantau inventaris dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.

Sebagai gantinya, manfaatkan teknologi untuk mengatur peringatan dan pemberitahuan otomatis. Hal ini dapat dipicu ketika tingkat stok mencapai ambang batas tertentu, ketika barang hampir kedaluwarsa, atau ketika ada perbedaan dalam jumlah inventaris.

Dengan menerima notifikasi tepat waktu, Anda dapat mengambil tindakan segera untuk menghindari kehabisan stok, mencegah kelebihan stok, dan mengatasi potensi masalah dengan segera.

Lakukan penghitungan inventaris fisik secara teratur

Meskipun teknologi memainkan peran penting dalam visibilitas inventaris, sangat penting untuk melengkapinya dengan penghitungan fisik secara berkala.

Audit fisik ini membantu memverifikasi keakuratan sistem Anda dan mengidentifikasi ketidaksesuaian atau penyusutan.

Dengan melakukan penghitungan stok secara teratur, Anda dapat memastikan bahwa catatan inventaris Anda selaras dengan stok fisik yang ada, sehingga memungkinkan penyesuaian dan meningkatkan akurasi secara keseluruhan.

Baca juga: Inventory Turnover Ratio: Pengertian, Cara Hitung, dan Analisisnya

Menganalisis dan memperkirakan permintaan

Dengan menganalisis data penjualan historis, tren pasar, dan fluktuasi musiman, Anda dapat membuat keputusan yang tepat mengenai pengisian stok, jadwal produksi, dan aktivitas promosi.

Manfaatkan model peramalan dan teknik perencanaan permintaan untuk mengoptimalkan tingkat inventaris Anda dan meminimalkan risiko kehabisan stok.

Membangun hubungan pemasok yang kuat

Kembangkan hubungan yang kuat dengan pemasok Anda, memastikan jalur komunikasi yang terbuka dan pemrosesan pesanan yang cepat.

Negosiasikan persyaratan yang menguntungkan, seperti waktu tunggu, jumlah pesanan, dan harga, agar lebih sesuai dengan kebutuhan inventaris Anda.

Membangun kemitraan yang solid dengan pemasok dapat membantu Anda mempertahankan tingkat inventaris yang optimal dan meminimalkan kemungkinan kehabisan stok atau gangguan.

Baca juga: Pengertian Average Inventory, Cara Hitung, dan Penggunaannya

10 Strategi Manajemen Persediaan yang Bisa Anda Gunakan Untuk Inventory Monitoring yang Lebih Baik

Berikut adalah beberapa strategi manajemen persediaan yang penting untuk meningkatkan operasi bisnis.

1. Analisis ABC

Selesaikan analisis ABC dengan mengkategorikan inventaris ke dalam tiga kelompok – A, B, dan C – berdasarkan nilai dan seberapa sering barang tersebut terjual.

Barang-barang Kelas A adalah yang paling berharga dan paling cepat terjual, sedangkan barang Kelas C adalah yang paling tidak berharga dan paling lambat terjual.

Sistem ini memfokuskan upaya pada item yang paling penting, memberikan perhatian yang mereka butuhkan untuk mendorong lebih banyak penjualan.

2. Persediaan JIT

Persediaan JIT atau just in time mencocokkan pesanan bahan baku dengan jadwal produksi untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi pemborosan. Pesanlah bahan baku hanya saat dibutuhkan.

Strategi persediaan ini membutuhkan perencanaan yang cermat dan pemahaman yang kuat tentang rantai pasokan untuk memastikan bahan dikirim sesuai jadwal, tetapi itu sepadan untuk menghemat inventaris dan biaya penyimpanan.

3. Economic order quantity (EOQ)

EOQ menentukan berapa banyak persediaan yang harus dipesan sekaligus.

Ini menemukan titik paling hemat biaya di mana biaya gabungan untuk melakukan pemesanan dan penyimpanan barang adalah yang terendah, dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti berapa banyak yang Anda butuhkan, biaya melakukan pemesanan, dan biaya penyimpanan setiap unit inventaris.Hal ini membantu menghemat uang dan mengurangi kelebihan stok.

Baca juga: Metode Analisis Persediaan atau Inventory Analysis, KPI, dan Tipsnya

4. Persediaan safety stock

Mempertahankan persediaan safety stock berarti menyimpan stok ekstra untuk melindungi dari peningkatan permintaan atau masalah rantai pasokan.

Safety stock mempertahankan produk yang cukup untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, bahkan ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana.

5. First in, first out (FIFO) dan last in, first out (LIFO)

Dalam manajemen inventaris, FIFO berarti menggunakan atau menjual stok terlama terlebih dahulu, dan LIFO berarti menggunakan atau menjual stok terbaru terlebih dahulu.

Metode-metode ini berdampak pada akuntansi dan pajak, yang memengaruhi harga pokok penjualan dan nilai persediaan pada laporan keuangan.

Pilih salah satu berdasarkan kebutuhan bisnis Anda. FIFO paling baik untuk produk yang cepat kadaluarsa atau usang, seperti makanan, dan meskipun LIFO lebih kompleks, metode ini cocok untuk perusahaan yang ingin mengurangi penghasilan kena pajak.

Baca juga: Fifo, Lifo dan Average: Pengertian Lengkap dan Perbedaannya

6. Reorder point

Reorder poing menentukan dengan tepat kapan harus melakukan pemesanan baru untuk menghindari kehabisan stok.

Hal ini memastikan Anda selalu memiliki produk yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa kekurangan.

7. Pelacakan batch

Mengawasi tanggal produksi dan tanggal kedaluwarsa batch inventaris membantu produk memenuhi standar kualitas dan mengikuti peraturan.

Untuk mempermudah pelacakan, tetapkan nomor lot ke sekelompok produk. Hal ini membantu Anda memeriksa bahwa semua produk aman untuk digunakan sehingga Anda dapat mengirimkannya ke pelanggan dalam kondisi terbaik.

8. Dropshipping

Dropshipping memungkinkan pengecer bekerja sama dengan pemasok yang mengirimkan produk langsung ke pelanggan.

Peritel tidak perlu menyimpan stok, tetapi mereka masih dapat menawarkan berbagai macam produk. Kelemahan dari strategi ini adalah kurangnya kontrol terhadap proses produksi dan distribusi.

9. Persediaan konsinyasi

Dalam pengaturan inventaris konsinyasi, pemasok menyimpan produk di lokasi pembeli, dan pembeli hanya membayar barang ketika pelanggan membelinya.

Pengaturan ini menguntungkan kedua belah pihak – pembeli tidak perlu khawatir menyimpan terlalu banyak inventaris atau berurusan dengan barang yang tidak terjual, dan pemasok mendekatkan produk mereka kepada pelanggan tanpa berinvestasi di etalase atau toko eCommerce, yang dapat meningkatkan penjualan.

10. Perpetual inventory system

Perpetual inventory system melacak tingkat stok secara real-time menggunakan software otomatis. Sistem ini memperbarui catatan ketika Anda menjual atau memindahkan produk, menawarkan tampilan tingkat stok yang akurat dan terkini.

Sistem ini meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan menghasilkan keputusan manajemen inventaris yang lebih baik.

Baca juga: Biaya Persediaan (Inventory Costing): Pengertian, Metode dan Contohnya

Pada Intinya…

Melakukan inventory monitoringdi setiap tahap dalam rantai pasokan membantu Anda menemukan cara untuk menghemat uang.

Misalnya, Anda dapat membandingkan biaya transportasi dan penyimpanan di berbagai operator dan wilayah untuk menemukan solusi yang paling hemat biaya.

Inventory monitoring merupakan langkah penting untuk memenuhi indikator kinerja utama (KPI) untuk manajemen inventaris Anda.

Untuk mempermudah Anda dalam melakukan manajemen persediaan secara menyeluruh, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang memiliki manajemen persediaan seperti Kledo,

Coba Kledo gratis 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.