11 Cara Melacak Pengeluaran Bisnis dan Tips Menguranginya

Melacak pengeluaran bisnis adalah bagian penting dalam mempertahankan bisnis, dan sebagai pemilik bisnis, kamu tidak boleh mengabaikannya.

Pelajari cara mulai melacak pengeluaran dengan langkah-langkah yang akan kami bagikan di artikel ini.

Kamu dapat menggunakan berbagai metode untuk melacak pengeluaran bisnis, namun untuk mengelola bisnis secara memadai, Kamu perlu membuat sistem pelacakan pengeluaran yang sesuai untuk bisnis.

Apa itu Pengeluaran Bisnis?

Pengeluaran bisnis adalah biaya yang diperlukan yang dikeluarkan bisnis saat beroperasi. Contoh pengeluaran bisnis termasuk inventaris, penggajian, dan sewa.

Melacak pengeluaran secara teratur memungkinkan perusahaan, pemangku kepentingan, dan profesional administrasi untuk memahami situasi keuangan secara akurat.

Profesional dapat menggunakan pemahaman ini untuk menilai keberhasilan perusahaan, mengidentifikasi kelemahan, dan membuat keputusan strategis.

Baca juga: Bad Debt Expense: Pengertian, Metode, dan Cara Jurnalnya

Contoh Pengeluaran Bisnis

Berikut ini adalah beberapa contoh pengeluaran bisnis:

Peralatan kantor

Biaya yang terkait dengan peralatan kantor termasuk harga printer, meja, dan komputer. Biaya ini mungkin juga termasuk bahan atau peralatan khusus, tergantung pada sektornya.

Misalnya, sebuah perusahaan yang memperbaiki mobil memerlukan peralatan khusus untuk menyediakan layanannya. Biaya ini dapat berfluktuasi berdasarkan kebutuhan industri dan perusahaan.

Kompensasi dan tunjangan karyawan

Penting bagi perusahaan untuk membayar gaji karyawan dan memberi mereka tunjangan, seperti waktu liburan, sebagai bagian dari biaya gaji mereka.

Bergantung pada perusahaannya, biaya ini mungkin bisa upah per jam atau gaji. Jika bisnis mempekerjakan pekerja lepas atau kontraktor independen lainnya, mereka juga dapat mencantumkan pengeluaran ini di kelompok ini.

Biaya bisnis

Perusahaan dapat mengeluarkan biaya tambahan, seperti biaya lisensi atau izin.

Saat memulai bisnis, Anda mungkin dikenakan pembayaran berulang, seperti biaya perpanjangan tahunan untuk lisensi.

Baca juga: Contoh Impairment Loss dalam Aset Beserta Jurnalnya

Konsumsi bisnis

Beberapa bisnis sering dikenakan tagihan makanan. Ini mungkin berhubungan dengan mengajak pelanggan makan siang atau menawarkan makanan khusus atau makanan ringan di tempat kerja kepada karyawan.

Biaya ini sifatnya mudah berubah, tetapi penting untuk dipertimbangkan saat penganggaran.

Baca juga: Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Tugasnya

Pelunasan dan akrual bunga

Jika Anda berutang uang kepada perusahaan kartu kredit, bank, atau vendor, perusahaan dapat memasukkan pembayaran pinjaman sebagai biaya.

Gunakan biaya ini untuk membuat anggaran atau menghitung pendapatan bersih. Jika bisnis membayar bunga atas pinjaman ini, bunga dapat dikurangkan.

Pemeliharaan dan biaya lainnya

Mungkin ada biaya tambahan untuk organisasi tergantung pada sektor dan provinsi atau wilayah tempatnya beroperasi.

Misalnya, perusahaan tertentu membayar jasa tukang kebun dan sebagainya. Untuk biaya insidental atau pemeliharaan, perusahaan dapat menetapkan kategori penganggaran atau akuntansi.

Baca juga: MRP Adalah: Pengertian, Fungsi, Konsep, dan Cara Kerjanya

Depresiasi

Perusahaan dapat mengamortisasi biaya perabot kantor dan kendaraan perusahaan selama beberapa tahun mereka digunakan. Akuntan menyebut ini sebagai depresiasi.

Bergantung pada organisasi dan keadaan, perusahaan mungkin dapat mengurangi beberapa biaya penyusutan.

Baca juga: Cara Membuat Laporan Umur Hutang dan Contohnya

Panduan untuk Melacak Pengeluaran Bisnis

Perusahaan mendapat manfaat dari melacak pengeluaran bisnis terlepas dari ukuran dan skala operasinya.

Berikut adalah beberapa langkah untuk melacak pengeluaran bisnis:

1. Mulai dengan mengatur sistem pencatatan keuangan yang baik

Sistem pencatatan keuangan yang baik akan memungkinkan kamu untuk memantau setiap transaksi keuangan yang terjadi dalam bisnis kamu secara akurat dan efisien.

Sistem ini harus mencakup informasi penting seperti tanggal transaksi, jenis pengeluaran, jumlah pengeluaran, nomor faktur atau tanda terima, dan kategori pengeluaran.

2. Pisahkan rekening bisnis dan pribadi

Pisahkan rekening bisnis dan pribadi akan membantu melacak pengeluaran bisnis secara terpisah dengan pengeluaran pribadi.

Hal ini akan membantumu memisahkan keuangan pribadi dan bisnis sehingga kamu dapat dengan mudah mengetahui jumlah pengeluaran bisnis yang sebenarnya.

Selain itu, dengan memiliki rekening bisnis tersendiri, kamu juga dapat mengatur pembayaran dan penerimaan uang secara teratur, memudahkan dalam mengontrol arus kas bisnis, serta membuat laporan keuangan yang akurat.

Dengan demikian, kamu akan lebih mudah dalam melacak pengeluaran bisnis serta menghindari kebingungan antara keuangan pribadi dan bisnis.

Baca juga: 10 Tips dalam Membuat Desain Invoice Terbaik dan Contohnya

3. Pilih aplikasi keuangan yang tepat

Memilih aplikasi keuangan yang tepat akan membantu dalam melacak pengeluaran bisnis secara efektif dan efisien.

Saat ini, ada banyak aplikasi keuangan yang tersedia di pasaran, seperti aplikasi pembukuan, aplikasi invoice, dan aplikasi keuangan lainnya.

Pilih aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pastikan aplikasi tersebut memiliki fitur yang dapat membantu dalam memantau pengeluaran bisnis dengan mudah, seperti fitur laporan keuangan, kategori pengeluaran, dan integrasi dengan bank dan kartu kredit.

Selain itu, pastikan juga bahwa aplikasi tersebut mudah digunakan dan diakses dari berbagai perangkat seperti smartphone, tablet, atau laptop, seperti software akuntansi Kledo.

4. Buat anggaran yang mendetail

Membuat anggaran yang terperinci sangat penting untuk memastikan bahwa kamu tidak mengeluarkan uang secara berlebihan dan keuangan bisnis kamu tetap terkendali.

Buatlah anggaran yang terperinci dan mencakup semua pengeluaran bisnis, seperti biaya operasional, biaya produksi, biaya pemasaran, dan biaya lainnya.

Pastikan juga bahwa bisnis telah mempertimbangkan biaya yang tidak terduga, seperti biaya perbaikan atau biaya bencana alam.

Setelah membuat anggaran, pastikan untuk memantau dan memperbarui anggaran tersebut secara berkala untuk memastikan bahwa bisnis tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan.

Baca juga: Balanced Scorecard: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya

5. Kategorikan pengeluaran

Kategorikan pengeluaran bisnis berdasarkan jenis pengeluaran, seperti biaya operasional, biaya produksi, biaya pemasaran, dan biaya lainnya.

Dengan melakukan kategorisasi ini, kamu dapat melihat secara jelas berapa banyak uang yang dihabiskan untuk setiap kategori pengeluaran dan memudahkan kamu untuk mengetahui area mana yang membutuhkan penghematan atau peningkatan biaya.

Selain itu, kamu juga dapat menggunakan kategori pengeluaran untuk membuat laporan keuangan yang lebih terperinci dan memudahkan kamu untuk melakukan analisis keuangan bisnis kamu.

Dalam melakukan kategorisasi pengeluaran, pastikan bahwa kamu memiliki sistem pencatatan yang teratur dan konsisten agar pengeluaran bisnis kamu dapat dilacak dengan mudah dan akurat.

6. Lakukan revisi anggaran secara berkala

Revisi anggaran secara berkala sangat penting untuk memastikan bahwa anggaran yang telah dibuat tetap sesuai dengan kondisi bisnis.

Ada banyak faktor yang dapat mempengaruhi anggaran bisnis, seperti perubahan harga bahan baku atau perubahan kebijakan pajak.

Oleh karena itu, lakukan revisi anggaran secara berkala dan pastikan bahwa anggaran kamu tetap akurat dan sesuai dengan kondisi bisnis saat ini.

Selain itu, revisi anggaran juga dapat membantu kamu dalam mengidentifikasi area yang membutuhkan penghematan atau peningkatan biaya.

Baca juga: Neraca Komparatif: Definisi, Fungsi, Komponen, dan Contohnya

7. Simpan semua tanda terima dan faktur

Menyimpan semua tanda terima dan faktur sangat penting untuk memastikan bahwa pengeluaran bisnis kamu dapat dilacak dengan akurat.

Simpan semua tanda terima dan faktur yang berkaitan dengan pengeluaran bisnis, seperti pembelian bahan baku atau pembayaran biaya operasional.

Pastikan bahwa semua tanda terima dan faktur tersebut tersimpan dengan rapi dan teratur, sehingga kamu dapat dengan mudah menemukannya ketika dibutuhkan.

Selain itu, menyimpan semua tanda terima dan faktur juga dapat membantu kamu dalam melakukan pelaporan pajak dan audit keuangan bisnis.

Dalam menyimpan tanda terima dan faktur, pastikan bahwa kamu menggunakan sistem penyimpanan yang aman dan terlindungi dari kerusakan atau kehilangan.

Lakukan revisi anggaran setiap bulan atau setiap kuartal dan pastikan bahwa kamu telah mengupdate semua data dan informasi yang diperlukan dalam anggaran tersebut.

8. Gunakan kartu kredit bisnis

Menggunakan kartu kredit bisnis dapat membantu kamu dalam melacak pengeluaran bisnis dengan lebih mudah dan akurat.

Dengan menggunakan kartu kredit bisnis, kamu dapat dengan mudah melacak semua pembelian yang terkait dengan bisnis, dan kartu kredit tersebut akan menyediakan laporan transaksi bulanan yang dapat membantu dalam melacak pengeluaran bisnis secara terperinci.

Selain itu, menggunakan kartu kredit bisnis juga dapat membantu kamu agar bisa mengelola kas bisnis dengan lebih efisien.

Kamu juga dapat memanfaatkan fitur kartu kredit seperti cashback atau rewards points untuk memperoleh keuntungan tambahan yang dapat membantu bisnis kamu dalam jangka panjang.

9. Lakukan audit keuangan berkala

Lakukan audit keuangan secara berkala, terutama jika bisnis semakin berkembang atau mengalami perubahan signifikan.

Audit keuangan akan membantu kamu memeriksa keakuratan laporan keuangan dan memastikan bahwa seluruh transaksi keuangan sudah dicatat dengan benar.

Hal ini juga akan membantu bisnis menemukan kelemahan atau ketidakakuratan dalam sistem pencatatan keuangan sehingga bisnis dapat memperbaikinya sebelum masalah yang lebih besar terjadi.

Manfaat lainnya, dengan melakukan audit keuangan secara berkala, kamu juga dapat mengetahui kinerja bisnis dan membuat perubahan strategi keuangan yang diperlukan untuk meningkatkan keuntungan bisnis kamu.

10. Buat jadwal untuk memantau pengeluaran

Buat jadwal untuk memantau pengeluaran bisnis kamu secara rutin. Misalnya, kamu dapat menentukan waktu setiap minggu atau setiap bulan untuk memeriksa laporan keuangan.

Sehingga kamu dapat segera mengetahui masalah jika ada pengeluaran yang tidak tercatat atau jika ada pengeluaran yang melebihi anggaran.

Jadwal ini akan membantumu untuk lebih disiplin dalam melacak pengeluaran bisnis dan memastikan keuangan bisnis kamu selalu terkendali.

11. Mencari bantuan profesional

Jika kamu merasa kesulitan dalam melacak pengeluaran bisnis, maka kamu dapat mempertimbangkan untuk mendapatkan bantuan profesional dari akuntan atau konsultan keuangan.

Mereka akan membantumu dalam mengatur sistem pencatatan keuangan yang baik, memberikan saran dalam menentukan anggaran, serta membantu kamu dalam memantau kinerja keuangan bisnis.

Profesional keuangan juga akan membantu kamu memahami undang-undang dan peraturan pajak terbaru sehingga kamu dapat menghindari kesalahan dalam pembayaran pajak.

Baca juga: Contoh Laporan Umur Piutang, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Kesimpulan

Dalam bisnis, melacak pengeluaran merupakan hal yang sangat penting untuk memastikan keuangan bisnis tetap terkendali dan berjalan sesuai dengan target yang telah ditetapkan.

Dengan menerapkan tips-tips yang telah dijelaskan di atas, kamu dapat melacak pengeluaran bisnis dengan lebih mudah, efisien, dan akurat. Selain itu, kamu juga dapat mengambil keputusan bisnis yang tepat berdasarkan informasi keuangan yang akurat.

Maka dari itu, jangan pernah meremehkan pentingnya melacak pengeluaran bisnis, meskipun bisnis kamu masih tergolong kecil atau baru.

Dengan melacak pengeluaran secara teratur dan akurat, kamu dapat menghindari kerugian yang tidak perlu dan memastikan keberlangsungan bisnis kamu di masa depan.

Menggunakan software akuntansi seperti Kledo menjadi salah satu cara terbaik untuk melacak pengeluaran bisnis.

Kledo akan membantumu memantau kondisi keuangan secara real time dan bisa kamu akses dari berbagai perangkat baik laptop, smartphone, maupun tablet.

Mulai dari 139 ribu saja, kamu sudah bisa menikmati paket dengan fitur terlengkap dari Kledo. Kamu juga bisa lho mencoba Kledo gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.