Pembukuan adalah proses pencatatan semua transaksi keuangan yang dilakukan oleh bisnis. Pembukuan bertanggung jawab untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan mengatur setiap transaksi keuangan yang dilakukan selama operasi bisnis.
Pembukuan berbeda dengan akuntansi. Proses akuntansi menggunakan catatan pembukuan yang disimpan oleh pemegang buku untuk menyiapkan laporan dan akun akuntansi akhir tahun.
Usaha yang sangat kecil dapat memilih sistem pembukuan sederhana yang mencatat setiap transaksi keuangan dengan cara yang hampir sama seperti buku cek. Bisnis yang memiliki transaksi keuangan yang lebih kompleks biasanya memilih untuk menggunakan proses pembukuan entri ganda.
Pada artikel ini kita akan membahas apa itu pembukuan keuangan secara mendalam dan persamaan juga perbedaannya dengan akuntansi pada bisnis Anda.
Apa itu Pembukuan Keuangan?
Pembukuan adalah proses mencatat setiap transaksi keuangan yang dilakukan oleh perusahaan bisnis dari pembukaan perusahaan hingga penutupan perusahaan.
Tergantung pada jenis sistem akuntansi yang digunakan oleh bisnis, setiap transaksi keuangan dicatat berdasarkan dokumentasi pendukung.
Dokumentasi itu mungkin berupa tanda terima, faktur, pesanan pembelian, atau beberapa jenis catatan keuangan serupa yang menunjukkan bahwa transaksi itu terjadi.
Transaksi pembukuan dapat dicatat dengan tangan dalam jurnal atau menggunakan program spreadsheet seperti Microsoft Excel.
Sebagian besar bisnis sekarang menggunakan software akuntansi khusus untuk menyimpan pembukuan yang menunjukkan transaksi keuangan mereka. Salah satu software akuntansi yang memudahkan proses pembukuan adalah Kledo.
Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia. Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Pembukuan dapat menggunakan pembukuan single-entry atau double-entry untuk mencatat transaksi keuangan. Pemegang buku harus memahami bagan akun perusahaan dan bagaimana menggunakan debit dan kredit untuk menyeimbangkan pembukuan.
Proses pembukuan harus memungkinkan komunikasi hasil keuangan perusahaan pada akhir tahun untuk tujuan pajak penghasilan dan penyusunan laporan keuangan oleh akuntan perusahaan.
Pelajari lebih lanjut pengertian akuntansi melalui tautan ini.
Baca juga: Porter Five Forces: Pengertian, Analisis, dan Contohnya pada Bisnis
Cara Melakukan Pembukan Keuangan dalam Bisnis
Berikut adalah tahapan lengkap dalam melakukan pembukuan keuangan:
- Mengumpulan Bukti Transaksi: Kumpulkan semua dokumen keuangan seperti faktur, kwitansi, bukti transaksi, dan catatan lainnya yang terkait dengan aktivitas keuangan perusahaan.
- Membuat Daftar Akun: Buatlah daftar akun-akun keuangan yang mencerminkan jenis-jenis transaksi dan aset, kewajiban, ekuitas perusahaan. Contoh akun meliputi Kas, Piutang, Hutang, Modal, Beban, Pendapatan, dan lain-lain.
- Mencatat Transaksi: Catat setiap transaksi ke dalam buku besar atau perangkat lunak akuntansi. Pastikan untuk mencatat tanggal, deskripsi, jumlah uang masuk atau keluar, serta akun yang terkait dengan transaksi tersebut.
- Penyesuaian Akhir Periode: Lakukan penyesuaian untuk mengakomodasi transaksi yang belum tercatat atau perbedaan nilai seperti depresiasi aset, pendapatan yang masih harus diterima, atau biaya yang masih harus dibayar.
- Membuat Laporan Keuangan: Berdasarkan data yang sudah dicatat, buat laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Ini akan memberikan gambaran lengkap tentang kondisi keuangan perusahaan.
- Pemeriksaan dan Koreksi: Lakukan pemeriksaan terhadap seluruh data yang telah diinput. Periksa apakah ada kesalahan atau ketidaksesuaian. Jika ditemukan, koreksi segera untuk memastikan akurasi informasi keuangan.
- Penutupan Periode: Setelah semua data tercatat dengan benar dan laporan keuangan telah dibuat, tutup periode akuntansi. Ini berarti Anda memindahkan saldo akun pendapatan dan biaya ke akun laba/rugi serta mempersiapkan akun-akun untuk periode berikutnya.
- Pemeriksaan Eksternal (Opsional): Beberapa perusahaan mungkin memerlukan pemeriksaan eksternal oleh akuntan publik untuk memastikan bahwa laporan keuangan akurat dan sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.
- Penyajian Laporan Keuangan: Setelah periode akuntansi selesai dan laporan keuangan telah disetujui, sampaikan laporan ini kepada pemangku kepentingan seperti manajemen, pemilik, pihak investasi, atau pihak berwenang.
- Persiapan untuk Periode Berikutnya: Mulailah pembukuan untuk periode baru dengan saldo awal yang diperoleh dari akhir periode sebelumnya. Lanjutkan pencatatan transaksi dan langkah-langkah di atas.
Proses ini juga dikenal sebagai siklus akuntansi, untuk lebih jelasnya Anda bisa membaca siklus akuntansi melalui tautan ini.
Apa yang Anda Butuhkan untuk Mengatur Pembukuan untuk Bisnis Anda?
Salah satu keputusan pertama yang harus Anda buat saat menyiapkan sistem pembukuan Anda adalah apakah akan menggunakan sistem akuntansi kas atau akrual.
Jika Anda menjalankan bisnis kecil, satu orang dari rumah atau bahkan praktik konsultasi yang lebih besar dari kantor satu orang, Anda mungkin ingin tetap menggunakan akuntansi berbasis kas.
Jika Anda menggunakan akuntansi kas, Anda mencatat transaksi Anda saat uang tunai berpindah tangan.
Menggunakan akuntansi akrual, Anda mencatat pembelian atau penjualan dengan segera setalah transaksi terjadi, bahkan jika uang tunai tidak berpindah tangan sampai sebulan kedepan.
Terkadang perusahaan memulai bisnis mereka menggunakan akuntansi kas dan beralih ke akuntansi akrual saat mereka tumbuh.
Jika Anda akan menawarkan kredit pelanggan Anda atau jika Anda akan meminta kredit dari pemasok Anda, maka Anda harus menggunakan sistem akuntansi akrual.
Anda juga harus memutuskan, sebagai pemilik bisnis baru, apakah Anda akan menggunakan pembukuan entri tunggal atau entri ganda.
Pembukuan entri tunggal sangat mirip dengan menyimpan daftar cek Anda. Anda mencatat transaksi saat Anda membayar tagihan dan melakukan setoran ke rekening perusahaan Anda.
Ini hanya berfungsi jika perusahaan Anda relatif kecil dengan volume transaksi yang rendah.
Jika perusahaan Anda lebih besar dan lebih kompleks, Anda perlu membuat sistem pembukuan berpasangan. Double entri, setidaknya, dibuat untuk setiap transaksi.
Setidaknya satu debit dibuat ke satu akun, dan setidaknya satu kredit dibuat ke akun lain. Itulah kunci untuk akuntansi entri ganda.
Perusahaan juga harus menyiapkan sistem akuntansi terkomputerisasi ketika mereka mengatur pembukuan untuk bisnis mereka.
Sebagian besar perusahaan menggunakan perangkat lunak komputer untuk melacak jurnal akuntansi mereka dengan entri pembukuan mereka.
Perusahaan yang sangat kecil dapat menggunakan spreadsheet dasar, seperti Microsoft Excel walaupun ini berisiko, sebagai solusinya, Anda bisa menggunakan Kledo.
Bisnis yang lebih besar mengadopsi software akuntansi yang lebih canggih untuk melacak jurnal akuntansi mereka.
Terakhir, bisnis harus menyiapkan bagan akunnya. Bagan akun dapat berubah seiring waktu seiring pertumbuhan dan perubahan bisnis.
Bagan akun mencantumkan setiap akun yang dibutuhkan dan harus dimiliki bisnis. Setiap akun memiliki nomor dan nama. Sub-akun juga terdaftar.
Baca juga: Jurnal Piutang dalam Akuntansi: Pembahasan Lengkap dan Contohnya
Memahami Aset, Kewajiban, dan Ekuitas Saat Melakukan Pembukuan Keuangan
Pembukuan yang efektif membutuhkan pemahaman tentang akun dasar perusahaan.
Akun-akun ini dan sub-akunnya membentuk bagan akun perusahaan. Aset, kewajiban, dan ekuitas membentuk akun yang menyusun neraca perusahaan.
Aset adalah apa yang dimiliki perusahaan seperti persediaan dan piutang. Aset juga termasuk aset tetap yang umumnya berupa pabrik, peralatan, dan properti.
Jika Anda melihat format neraca, Anda akan melihat akun aset terdaftar dalam urutan likuiditasnya.
Akun aset dimulai dengan akun kas karena kas sangat likuid. Setelah akun kas, ada akun persediaan, piutang, dan aset tetap. Itu adalah aset berwujud. Anda dapat menyentuh mereka.
Perusahaan juga memiliki aset tidak berwujud seperti goodwill pelanggan yang mungkin terdaftar di neraca.
Kewajiban adalah hutang perusahaan seperti hutang mereka kepada pemasok, pinjaman bank dan bisnis, hipotek, dan hutang lainnya yang tercatat.
Akun kewajiban di neraca mencakup kewajiban lancar dan jangka panjang. Kewajiban lancar biasanya hutang dan akrual.
Hutang usaha biasanya merupakan hutang bisnis kepada pemasok, kartu kredit, dan pinjaman bank. Hutang akrual akan terdiri dari pajak terutang termasuk pajak penjualan terutang, jaminan sosial, dan BPJS pada karyawan yang umumnya dibayar setiap bulan.
Baca juga: Cara Membuat Pembukuan Sederhana Beserta Contoh dan Tipsnya
Kewajiban jangka panjang memiliki jatuh tempo lebih dari satu tahun dan termasuk item seperti pinjaman hipotek.
Ekuitas adalah investasi yang dimiliki pemilik bisnis, dan investor lainnya, di perusahaan.
Akun ekuitas mencakup semua klaim yang dimiliki pemilik terhadap perusahaan.
Pemilik bisnis memiliki investasi, dan itu mungkin satu-satunya investasi di perusahaan. Jika perusahaan telah mengambil investor lain, itu tercermin di sini.
Dalam pembukuan, Anda harus menyeimbangkan pembukuan Anda di akhir tahun.
Pembukuan harus melacak dengan cermat item-item ini dan memastikan transaksi yang berhubungan dengan aset, kewajiban, dan ekuitas dicatat dengan benar dan di tempat yang tepat.
Ada formula kunci yang bisa Anda gunakan untuk memastikan buku Anda selalu seimbang. Rumus itu disebut persamaan akuntansi:
Aset = Kewajiban + Ekuitas
Persamaan akuntansi berarti bahwa segala sesuatu yang dimiliki bisnis (aset) seimbang terhadap klaim terhadap bisnis (kewajiban dan ekuitas). Kewajiban adalah klaim berdasarkan apa yang Anda berutang kepada vendor dan pemberi pinjaman. Pemilik bisnis memiliki klaim terhadap aset yang tersisa (ekuitas).
Baca juga: Pengertian EVA, Cara Menghitungnya dan Perbedaannya dengan ROI
Perbedaan Antara Pembukuan dan Akuntansi Keuangan
Kesalahpahaman utama tentang pembukuan dan akuntansi adalah bahwa keduanya dianggap sebagai satu profesi.
Meski terlihat sangat mirip, namun ada beberapa perbedaan mencolok di antara keduanya. Untuk mengatasi kebingungan ini, kami telah mencantumkan perbedaan akuntansi vs pembukuan di sini :
| Perbedaan | Pembukuan | Akuntansi |
| Pengertian | Pembukuan terutama terkait dengan mengidentifikasi, mengukur, dan mencatat, transaksi keuangan | Akuntansi adalah proses meringkas, menafsirkan, dan mengkomunikasikan transaksi keuangan yang diklasifikasikan dalam akun buku besar |
| Pengambilan Keputusan | Manajemen tidak dapat mengambil keputusan berdasarkan data yang disediakan oleh pembukuan | Bergantung pada data yang diberikan oleh akuntan, manajemen dapat mengambil keputusan bisnis yang penting |
| Tujuan | Tujuan pembukuan adalah untuk menyimpan catatan dari semua transaksi keuangan yang tepat dan sistematis | Tujuan akuntansi adalah untuk mengukur situasi keuangan dan mengkomunikasikan informasi lebih lanjut kepada otoritas terkait |
| Penyusunan Laporan Keuangan | Laporan keuangan tidak disiapkan sebagai bagian dari proses ini | Laporan keuangan disiapkan selama proses akuntansi |
| Keahlian yang Dibutuhkan | Pembukuan tidak memerlukan keahlian khusus | Akuntansi membutuhkan keterampilan khusus karena sifatnya yang analitis dan kompleks |
| Analisis | Proses pembukuan tidak memerlukan analisis apapun | Akuntansi menggunakan informasi pembukuan untuk menganalisis dan menafsirkan data dan kemudian menyusunnya menjadi laporan |
| Jenis | Pada dasarnya ada dua jenis pembukuan – Pembukuan entri tunggal dan entri ganda | Departemen akuntansi melakukan persiapan anggaran perusahaan dan merencanakan proposal pinjaman. Terdapat juga 2 jenis metode akuntansi yaitu metode kas dan akrual. |
| Pembukuan dan akuntansi | Pemegang buku dituntut untuk akurat dalam pekerjaan mereka dan memiliki pengetahuan tentang topik keuangan. Pekerjaan pemegang buku biasanya diawasi oleh seorang akuntan | Akuntan dengan pengalaman dan pendidikan yang memadai dapat memperoleh gelar Akuntan Publik Bersertifikat (CPA) |
Jadi pada intinya, pemegang buku dan akuntan terkadang melakukan pekerjaan yang sama, tetapi memiliki keahlian yang berbeda.
Secara umum, peran pemegang buku adalah untuk mencatat transaksi dan membuat Anda terorganisir secara finansial, sementara akuntan memberikan konsultasi, analisis, dan lebih memenuhi syarat untuk memberi nasihat tentang masalah pajak.
Baca juga: Apa itu Zero Based Budgeting atau Penganggaran Tak Bersisa?
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai pembukuan keuangan dan perbedaannya dengan akuntansi. Dalam bisnis, pembukuan dan akuntansi adalah dua hal penting yang tidak bisa dipisahkan karena ini berhubungan dengan pengelolaan keuangan bisnis Anda menjadi lebih baik.
Untuk proses pembukuan dan pengelolaan akuntansi usaha yang lebih optimal, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo sebagai software akuntansi yang akan memudahkan dua proses tersebut.
Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa melakukan pencatatan transaksi baik pembelian dan penjualan, manajemen multi gudang, manajemen stok dan aset, membuat faktur yang dinamis, otomatisasi lebih dari 30 jenis laporan keuangan, dan masih banyak lagi.
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Rumus Biaya Variabel dan Kalkulator Biaya Variabel Gratis - 20 Desember 2024
- Cara Menggunakan Aplikasi SIAPIK dari BI dan Download PPTnya - 19 Desember 2024
- Monthly Recurring Revenue (MRR): Rumus dan Cara Menghitungnya - 19 Desember 2024