Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang dan Bedanya dengan Usaha Jasa

Jika Anda adalah pemilik usaha dagang penting bagi Anda untuk mengetahui siklus akuntansi perusahaan dagang untuk proses pembukuan yang sesuai standar dan mendapatkan informasi keuangan yang relevan.

Perusahaan dagang membeli barang untuk mengisi rak-rak di tokonya dari satu atau beberapa pemasok untuk dijual kembali kepada pelanggan. Pelanggan ini dapat berupa pembeli eceran atau grosir.

Perusahaan dagang harus mencatat transaksi pembelian dan penjualan barang dagangan mereka. Pencatatan transaksi persediaan yang akurat menentukan apakah perusahaan dagang telah menghasilkan keuntungan atau tidak, sehingga langkah-langkah dalam proses siklus akuntansi bertindak sebagai panduan untuk menghitung keuntungan perusahaan.

Pada artikel ini kami akan menjelaskan tahapan siklus akuntansi pada perusahaan dagang dan bedanya dengan perusahaan jasa.

Apa itu Siklus Akuntansi?

Siklus akuntansi adalah serangkaian langkah atau proses yang dilakukan dalam rangka mencatat, mengolah, dan melaporkan transaksi keuangan suatu entitas bisnis. Siklus ini melibatkan aktivitas-aktivitas akuntansi yang dilakukan secara berurutan untuk memastikan bahwa informasi keuangan yang dihasilkan akurat dan relevan.

Siklus akuntansi perusahaan dagang

Perusahaan dagang menentukan laba bersihnya dengan mengurangi biaya operasional dan harga pokok penjualan dari pendapatannya. Sementara perusahaan jasa dapat menunggu berbulan-bulan untuk melihat pendapatan dari transaksi mereka, sebagian besar perusahaan merchandising merealisasikan pendapatan mereka segera selama transaksi.

Transaksi dimulai ketika pelanggan membayar barang mereka dan perusahaan merchandising mengirimkan barang tersebut. Proses ini memungkinkan perusahaan dagang untuk mencatat transaksi dan memulai siklus akuntansi tanpa penundaan.

Baca juga: Siklus Akuntansi Perusahaan Jasa dan Bedanya dengan Usaha Dagang

Lebih jauh mari kita ketahui tahapan siklus akuntansi perusahaan dagang secara mendalam.

Tahapan Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang

Berikut adalah siklus akuntansi perusahaan dagang yang sesuai dengan standar akuntansi.

1. Mengumpulkan dan memverifikasi bukti transaksi

Pada tahap ini melibatkan pengumpulan semua dokumen yang menjadi dasar transaksi perusahaan dan memverifikasi keaslian serta keakuratannya. Berikut penjelasan lebih lanjut:

Pengumpulan dokumen sumber

Tim akuntansi akan mengumpulkan semua dokumen yang terkait dengan transaksi perusahaan. Ini termasuk faktur penjualan, faktur pembelian, kwitansi, bukti transfer bank, kontrak, dan dokumen lain yang mendokumentasikan aktivitas keuangan perusahaan.

Verifikasi keaslian

Dokumen yang dikumpulkan harus diperiksa untuk memastikan bahwa mereka benar-benar berasal dari sumber yang sah. Misalnya, faktur penjualan harus berasal dari pelanggan yang sah, dan faktur pembelian harus berasal dari pemasok yang sah.

Verifikasi keakuratan

Selain itu, keakuratan dokumen juga perlu diperiksa. Ini mencakup memastikan bahwa jumlah, tanggal, deskripsi, dan rincian lain dalam dokumen sesuai dengan transaksi yang sebenarnya terjadi.

Pengorganisasian dokumen

Dokumen-dokumen yang dikumpulkan harus diorganisasi dengan baik dan disimpan dengan aman. Ini penting untuk memudahkan proses pencatatan dan audit di masa depan.

2. Menganalisis setiap transaksi bisnis

Tahap ini melibatkan pemeriksaan dan analisis setiap transaksi bisnis yang terdokumentasi dalam dokumen sumber untuk memahami dampaknya terhadap keuangan perusahaan. Berikut penjelasan lebih lanjut:

Pemahaman transaksi

Setiap dokumen sumber yang telah dikumpulkan sebelumnya akan dianalisis dengan seksama. Analis akuntansi akan memahami jenis transaksi yang terjadi, apakah itu penjualan barang, pembelian inventaris, pembayaran hutang, atau transaksi keuangan lainnya.

Pengelompokan transaksi

Transaksi bisnis akan dikelompokkan berdasarkan jenisnya, seperti transaksi pendapatan, biaya, investasi, atau pembiayaan. Hal ini membantu dalam penyusunan akun-akun yang sesuai untuk mencatat transaksi tersebut.

Analisis pengaruh keuangan

Setelah transaksi dipahami dan diverifikasi, analis akan menganalisis dampaknya terhadap keuangan perusahaan.

Ini mencakup memahami apakah transaksi tersebut akan meningkatkan pendapatan, menambah biaya, menghasilkan laba bersih, atau berdampak pada neraca keuangan.

Penentuan akun yang relevan

Transaksi akan dihubungkan dengan akun-akun akuntansi yang relevan, seperti akun pendapatan, biaya, kas, hutang, piutang, dan akun-akun lain sesuai dengan jenis transaksi.

Baca juga: 10 Contoh Proposal Usaha dan Cara Membuatnya

3. Mencatat setiap transaksi dalam jurnal

Setelah menganalisis setiap transaksi bisnis, langkah selanjutnya adalah mencatatnya dalam jurnal akuntansi. Jurnal akuntansi digunakan sebagai buku catatan utama untuk mencatat setiap transaksi bisnis. Ini adalah tempat di mana setiap transaksi dicatat secara kronologis.

Berdasarkan analisis transaksi yang telah dilakukan sebelumnya, tentukan akun-akun akuntansi yang relevan untuk mencatat transaksi tersebut. Misalnya, jika itu adalah penjualan barang, gunakan akun “Pendapatan Penjualan.” Jika itu adalah pembelian inventaris, gunakan akun “Biaya Pembelian.”

Hal lain yang perlu Anda perhatikan saat membuat jurnal adalah:

Tanggal dan deskripsi

Setiap entri jurnal harus mencakup tanggal transaksi dan deskripsi yang jelas tentang transaksi tersebut. Deskripsi ini harus mencakup informasi yang cukup untuk memahami sifat transaksi.

Debit dan kredit

Setiap entri jurnal harus mencakup bagian debit dan kredit. Debit digunakan untuk mencatat peningkatan dalam aset, pengeluaran, atau pengurangan dalam kewajiban atau ekuitas. Kredit digunakan untuk mencatat peningkatan dalam kewajiban, ekuitas, atau pengurangan dalam aset.

Mengikuti prinsip akuntansi

Pastikan bahwa setiap entri jurnal mengikuti prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku, seperti prinsip pencocokan pendapatan dan biaya. Ini memastikan bahwa pencatatan akuntansi mencerminkan transaksi dengan benar.

Baca juga: Siklus Akuntansi Bisnis Manufaktur dan Bedanya dengan Bisnis Lain

4. Memasukkan data ke buku besar umum dan buku besar pembantu

Tahap ini melibatkan memposting setiap entri jurnal ke dalam buku besar, yang terdiri dari buku besar umum dan buku besar pembantu.

Buku besar umum adalah catatan utama yang berisi semua akun-akun utama perusahaan. Setiap entri jurnal yang telah dicatat dalam jurnal akan diposting ke buku besar umum sesuai dengan akun yang relevan.

Misalnya, jika Anda telah mencatat penjualan barang dalam jurnal dengan menggunakan akun “Pendapatan Penjualan,” maka entri tersebut akan diposting ke akun “Pendapatan Penjualan” dalam buku besar umum.

Buku besar pembantu adalah catatan yang berisi detail akun-akun yang saling terkait. Ini biasanya digunakan untuk mengelola akun-akun yang memiliki banyak transaksi atau sub-akun yang perlu dipisahkan.

Misalnya, jika perusahaan memiliki banyak pelanggan, buku besar pembantu dapat digunakan untuk mencatat transaksi dengan setiap pelanggan secara terpisah.

Buku besar pembantu membantu perusahaan melacak detail transaksi terkait dengan sub-akun tertentu, seperti pelanggan atau pemasok. Ini berguna dalam pemantauan utang, piutang, dan analisis bisnis.

Baca juga: Pengertian Siklus Akuntansi, Tahapan dan Contohnya

5. Mempersiapkan neraca uji coba (trial balance)

Selanjutnya dalam siklus akuntansi perusahaan dagang adalah mempersiapkan neraca uji coba.

Neraca uji coba adalah laporan yang berisi daftar semua akun-akun beserta saldo-saldo mereka pada akhir periode akuntansi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa total debit sama dengan total kredit dalam buku besar, sehingga buku besar seimbang.

Berikut adalah tahapan yang mesti Anda lakukan:

Pengumpulan data

Kumpulkan informasi dari buku besar umum dan buku besar pembantu yang mencakup semua akun-akun dan saldo-saldo mereka pada akhir periode akuntansi.

Penyusunan daftar akun

Susun daftar semua akun-akun perusahaan beserta kode akun dan nama akunnya. Daftar ini harus lengkap dan mencakup semua akun yang relevan.

Penyusunan saldo

Tuliskan saldo debit dan saldo kredit dari masing-masing akun di samping nama akunnya. Biasanya, saldo debit dicantumkan di sebelah kiri dan saldo kredit di sebelah kanan.

Perhitungan total debit dan kredit

Hitung total semua saldo debit dan total semua saldo kredit di neraca uji coba. Pastikan bahwa total debit sama dengan total kredit.

Pemeriksaan kesalahan

Selama penyusunan neraca uji coba, periksa kembali angka-angka yang dicatat untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan pengetikan atau kesalahan lainnya.

Kesesuaian (Balancing)

Pastikan bahwa neraca uji coba seimbang, yaitu total debit sama dengan total kredit. Jika tidak seimbang, identifikasi dan perbaiki kesalahan yang mungkin terjadi selama proses pencatatan.

Baca juga: Pengertian Teori Akuntansi, Jenis, Prinsip, dan Konsepnya

6. Membuat neraca lajur

Neraca lajur adalah bentuk penyajian yang digunakan untuk mengorganisir dan mengelompokkan saldo akun-akun dalam buku besar pada akhir periode akuntansi. Ini membantu dalam menampilkan seluruh gambaran tentang posisi keuangan perusahaan secara terperinci.

Berikut adalah cara membuat neraca lajur:

• Mulailah dengan menyusun daftar akun-akun perusahaan beserta kode akun dan nama akunnya. Ini adalah langkah awal dalam membuat neraca lajur.
• Kelompokkan akun-akun ke dalam kategori yang sesuai, seperti aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan biaya. Ini membantu dalam penyajian yang lebih terstruktur.
• Buat kolom-kolom dalam lembar neraca lajur. Biasanya, ada kolom-kolom untuk nama akun, saldo awal periode, penambahan (debet), pengurangan (kredit), dan saldo akhir periode.
• Salin saldo akun-akun dari buku besar umum dan buku besar pembantu ke dalam kolom-kolom yang sesuai di neraca lajur. Saldo awal periode akan dicatat di kolom “Saldo Awal,” dan saldo akhir periode akan dicatat di kolom “Saldo Akhir.”
• Hitung saldo akhir akun-akun dengan menjumlahkan saldo awal, penambahan (debet), dan pengurangan (kredit). Saldo akhir ini mencerminkan posisi akun pada akhir periode akuntansi.
• Setelah semua saldo akun dicatat, kelompokkan akun-akun ke dalam kategori yang sesuai (misalnya, aset, kewajiban, ekuitas) dan hitung total saldo akhir untuk setiap kategori.
• Periksa kembali neraca lajur untuk memastikan bahwa semua perhitungan benar dan bahwa total saldo akhir aset sama dengan total saldo akhir kewajiban dan ekuitas.

Lebih jauh untuk mengetahui cara membuat dan contoh neraca lajur, Anda bisa melihatnya melalui artikel ini.

Baca juga: Akuntansi Manufaktur: Arti, Siklus, dan Bedanya dengan Akuntansi Umum

7. Membuat laporan keuangan

Ini adalah langkah penting dalam penyajian informasi keuangan perusahaan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Ada 4 laporan keuangan yang biasanya digunakan oleh perusahaan dagang. Berikut penjelasannya:

Laporan laba rugi (income statement):

• Laporan laba rugi menyajikan informasi tentang pendapatan perusahaan, biaya, dan laba bersih selama periode akuntansi.
• Hitung total pendapatan dari penjualan dan kurangkan total biaya, termasuk biaya operasional dan beban lainnya, untuk menghitung laba bersih.
• Pastikan bahwa laba bersih yang dihasilkan sesuai dengan hasil neraca lajur yang telah disiapkan sebelumnya.

Laporan perubahan modal (Statement of Retained Earnings):

• Laporan perubahan modal mencerminkan perubahan modal ekuitas perusahaan selama periode akuntansi.
• Catat saldo awal modal ekuitas, tambahkan laba bersih dari laporan laba rugi, kurangkan dividen yang dibayarkan kepada pemegang saham, dan hitung saldo akhir modal ekuitas.

Neraca (Balance Sheet):

• Neraca menyajikan posisi keuangan perusahaan pada akhir periode akuntansi.
• Hitung total aset perusahaan, termasuk kas, piutang, inventaris, dan aset lainnya. Kemudian, hitung total kewajiban, termasuk hutang dan kewajiban lainnya. Selanjutnya, hitung ekuitas pemilik dengan mengurangkan total kewajiban dari total aset.
• Pastikan bahwa neraca seimbang, yaitu total aset sama dengan total kewajiban dan ekuitas.

Laporan arus kas (Statement of Cash Flows):

• Laporan arus kas menggambarkan aliran kas masuk dan keluar perusahaan selama periode akuntansi.
• Kelompokkan aliran kas menjadi tiga kategori utama: aktivitas operasi, aktivitas investasi, dan aktivitas pendanaan. Hitung total aliran kas bersih untuk setiap kategori.
• Pastikan bahwa total aliran kas bersih sesuai dengan perubahan kas yang dicatat dalam buku kas perusahaan.

8. Mencatat dan membuat jurnal penyesuaian

Jurnal penyesuaian adalah entri jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan transaksi atau perubahan yang mungkin terjadi selama periode tersebut, tetapi belum tercatat dalam pencatatan sehari-hari.

Cara membuat jurnal penyesuaian adalah sebagai berikut:

• Identifikasi semua item yang memerlukan penyesuaian, seperti penyusutan aset, pendapatan yang belum tercatat, biaya yang belum tercatat, dan lain-lain.
• Buat entri jurnal penyesuaian untuk setiap item yang memerlukan penyesuaian. Setiap entri harus mencakup tanggal, deskripsi, dan perhitungan yang jelas.
• Catat setiap entri jurnal penyesuaian dalam jurnal akuntansi dengan menggunakan akun-akun yang sesuai. Pastikan untuk mencatat entri dalam akun debit dan kredit yang tepat.
• Setelah mencatat ayat jurnal penyesuaian, langkah berikutnya adalah mempostingnya ke dalam buku besar umum dan buku besar pembantu. Pastikan bahwa saldo akun akhir mencerminkan perubahan yang disebabkan oleh entri penyesuaian

Baca juga: Mengetahui Dasar Akuntansi: Rumus, Siklus dan Prinsipnya

9. Membuat jurnal penutup

Jurnal penutupan adalah ayat jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk menutup sementara akun pendapatan dan biaya sehingga mereka siap untuk periode akuntansi baru. Berikut langkah-langkahnya:

• Identifikasi semua akun pendapatan (seperti pendapatan penjualan) dan akun biaya (seperti biaya operasional) yang perlu ditutup sementara pada akhir periode akuntansi.
• Buat entri jurnal penutupan untuk menutup sementara akun-akun pendapatan dan biaya. Setiap akun pendapatan akan dikreditkan, dan setiap akun biaya akan dibebankan dalam jumlah yang sama.
• Catat entri jurnal penutupan dalam jurnal akuntansi dengan menggunakan akun-akun yang sesuai. Pastikan untuk mencatat entri dalam akun debit dan kredit yang tepat.

10. Mempersiapkan neraca uji coba setelah penutupan

Langkah terakhir dalam siklus akuntansi perusahaan dagang adalah mempersiapkan neraca uji coba setelah penutupan. Ini adalah laporan yang mencakup daftar semua akun-akun perusahaan setelah penutupan sementara dilakukan.

Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa saldo akun-akun setelah penutupan adalah akurat dan buku besar telah disiapkan untuk memulai periode akuntansi berikutnya.

Neraca uji coba setelah penutupan adalah alat penting dalam memastikan bahwa buku besar perusahaan telah disiapkan dengan benar untuk memulai periode akuntansi baru.

Ini juga membantu memastikan bahwa saldo akun-akun setelah penutupan mencerminkan posisi keuangan yang tepat pada awal periode baru.

Baca juga: Akuntansi Perusahaan Jasa: Definisi, Karakteristik dan Siklusnya

Perbedaan Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang dan Jasa

Siklus akuntansi perusahaan dagang dan perusahaan jasa memiliki beberapa perbedaan kunci dalam proses pencatatan dan pelaporan keuangan. Berikut adalah perbedaan antara kedua siklus akuntansi ini:

Perusahaan dagang:

1. Persediaan Barang: Perusahaan dagang memiliki persediaan barang yang dijual kepada pelanggan. Oleh karena itu, mereka harus mencatat pembelian, penjualan, menghitung HPP, dan perubahan nilai persediaan dalam siklus akuntansi mereka.
2. Biaya Barang yang Terjual: Perusahaan dagang harus menghitung biaya barang yang terjual untuk mengukur laba kotor. Ini melibatkan mengurangkan nilai persediaan awal dari nilai persediaan akhir dan menambahkan pembelian barang selama periode tertentu.
3. Akun Penjualan: Perusahaan dagang memiliki akun penjualan yang mencatat pendapatan dari penjualan barang. Mereka juga memiliki akun biaya barang yang terjual yang mencatat biaya pembelian barang.
4. Persediaan dalam Neraca: Neraca perusahaan dagang mencantumkan persediaan sebagai salah satu asetnya. Nilai persediaan digunakan untuk menghitung laba bersih.

Perusahaan jasa:

1. Tidak Ada Persediaan Barang: Perusahaan jasa tidak memiliki persediaan barang yang dijual seperti perusahaan dagang. Mereka menjual layanan kepada pelanggan, sehingga perusahaan jasa tidak memiliki HPP.
2. Pendapatan dari Layanan: Perusahaan jasa mencatat pendapatan dari layanan yang mereka berikan kepada pelanggan. Mereka tidak memiliki biaya barang yang terjual.
3. Akun Pendapatan Layanan: Akun pendapatan layanan digunakan untuk mencatat pendapatan dari layanan yang diberikan oleh perusahaan jasa.
4. Neraca Tanpa Persediaan: Neraca perusahaan jasa tidak mencantumkan persediaan sebagai aset karena tidak ada persediaan barang yang dijual. Neraca mereka berfokus pada aset non-persediaan seperti kas, piutang, dan perlengkapan.
5. Perbedaan Pajak: Perusahaan jasa mungkin memiliki perbedaan dalam pemenuhan kewajiban pajak, seperti pajak penghasilan, dibandingkan dengan perusahaan dagang karena karakteristik pendapatannya yang berbeda.

Baca juga: Jenis Utang dan Piutang dalam Akuntansi dan Perbedaannya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai tahapan siklus akuntansi perusahaan dagang dan bedanya dengan perusahaan jasa.

Melakukan pencatatan akuntansi sesuai siklus sangat penting bagi Anda pemilik usaha dagang untuk memastikan setiap data keuangan yang dihasilkan sudah sesuai dan berguna untuk pengambilan keputusan penting dalam bisnis.

Jika Anda kesulitan untuk melakukan proses akuntansi secara manual, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang mudah digunakan dan memiliki harga terjangkau.

Hanya dengan 4500 perhari, Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan pembukuan, membuat laporan keuangan instan, manajemen persediaan dan gudang yang lebih baik.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.