Pembahasan SOP Akuntansi yang Perlu Anda Ketahui

Mengelola keuangan perusahaan adalah tugas penting yang harus dihadapi setiap hari. SOP akuntansi, atau standar operasional prosedur akuntansi, adalah panduan yang mengatur proses akuntansi yang diperlukan untuk memastikan akurasi dan konsistensi dalam proses akuntansi.

Dengan mengikuti SOP akuntansi, perusahaan dapat menjamin bahwa proses akuntansi berjalan dengan efisien dan tepat waktu. Dalam artikel ini, Kledo akan menjelaskan bagaimana SOP akuntansi dapat membantu perusahaan dalam mengelola keuangan bisnis dan meningkatkan efisiensi.

Pahami Pengertian SOP Berikut Ini

SOP atau Standar Operasional Prosedur adalah suatu dokumen yang menjelaskan secara detail bagaimana suatu prosedur yang spesifik harus dilakukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

SOP dapat membantu dalam meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan konsistensi. SOP dapat digunakan di semua jenis bisnis, termasuk pemerintah, organisasi nirlaba, dan perusahaan swasta. SOP memiliki beberapa tujuan penting.

Pertama, SOP memastikan bahwa semua tugas yang didefinisikan dalam prosedur dilakukan dengan benar, tepat waktu, dan dengan menggunakan sumber daya yang tersedia dengan efisien.

Kedua, SOP membantu dalam mengidentifikasi dan mengatasi kesalahan dan kelemahan dalam proses bisnis.

Ketiga, SOP membantu dalam mengatur standar kualitas yang tinggi, memastikan bahwa semua tugas yang didefinisikan dalam prosedur dilakukan dengan benar.

Baca juga: Cara Menentukan KPI Pemasaran Beserta Contohnya

Pentingnya SOP Akuntansi dan Keuangan

Akuntansi dan keuangan adalah pusat saraf dari organisasi mana pun di mana kinerja bisnis dapat diukur secara internal dan eksternal.

Departemen-departemen ini mengelola arus kas masuk dan keluar yang terkait dengan tugas rutin seperti pemasok dan pembayaran sewa, gaji staf, pembayaran bunga bulanan ke lembaga keuangan, dll.

Yang penting, SOP dalam akuntansi dan keuangan adalah arahan yang diperlukan untuk memastikan tata kelola transaksional sehari-hari, implementasi langkah-langkah kepatuhan hukum, konsistensi dalam pengalaman pelanggan, dan pengurangan waktu pelatihan karyawan.

Tujuan akhirnya mengarah pada profitabilitas, pertumbuhan, dan peningkatan goodwill bagi perusahaan.

Manajemen keuangan mengacu pada perencanaan strategis, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian usaha keuangan dalam suatu organisasi atau lembaga.

Ini juga mencakup penerapan prinsip-prinsip manajemen pada aset keuangan suatu organisasi, sementara juga memainkan peran penting dalam manajemen fiskal.

Dengan SOP akuntansi dan keuangan yang baik, maka perusahaan bisa:

• Mempertahankan persediaan dana yang cukup untuk bisnis;
• Memastikan pemegang saham perusahaan mendapatkan pengembalian yang baik atas investasi mereka;
• Pemanfaatan dana secara optimal dan efisien;
• Menciptakan peluang investasi yang nyata dan aman untuk berinvestasi.

Baca juga: Manfaat Asuransi Bisnis dan Tips Memilih yang Benar

Contoh SOP Akuntansi dalam Bisnis

SOP piutang usaha (penjualan & penagihan)

Akun piutang dagang adalah jumlah yang terutang kepada perusahaan ketika menyediakan barang dan/atau jasa secara kredit.

SOP akuntansi membantu merampingkan dan mengoptimalkan waktu siklus penagihan, kebijakan kredit, penjualan, penagihan, dan proses penagihan, dengan fokus pada legitimasi dan keakuratan tagihan dan faktur.

SOP akun piutang usaha membantu menentukan hal-hal berikut:

• Proses persetujuan kredit, termasuk siklus pembayaran
• Prosedur untuk faktur, penagihan, dan penjualan (termasuk aplikasi invoice, dokumentasi digital, dan penagihan & pembayaran elektronik)
• Tata cara penanganan keterlambatan pembayaran atau mangkir
• Prosedur untuk memelihara data pelanggan, termasuk piutang pelanggan
• Melacak data piutang, dan menghitungnya dengan nomor neraca
• Pelacakan dokumen pengiriman

Baca juga: Pengertian Siklus Akuntansi, Tahapan dan Contohnya

SOP hutang dagang (pembelian & pembayaran)

Hutang dagang terdiri dari semua hutang jangka pendek yang harus dibayar kepada kreditur (harus dilunasi dalam waktu satu tahun atau lebih) dan dicatat sebagai kewajiban lancar di neraca perusahaan.

Proses hutang dagang merupakan bagian integral dari alur kerja P2P (procure to pay). Bagian dari SOP akuntansi, P2P mencakup seluruh rantai proses, mulai dari pengadaan, pembelian, dan pemrosesan faktur hingga pembayaran vendor akhir.

Prosedur operasi standar departemen akuntansi terdiri dari semua komponen siklus ini, termasuk:

• Pengambilan data faktur yang tepat
• Membuat kode faktur dengan alokasi akun dan pusat biaya yang akurat
• Persetujuan faktur
• Pencocokan faktur untuk pesanan pembelian
• Posting untuk pembayaran.

Baca juga: 22 Strategi Promosi Toko Online Beserta Contohnya

SOP kepatuhan pajak

Kepatuhan pajak adalah kepatuhan terhadap persyaratan dan norma berbasis pajak yang sah, dengan perlindungan sistematis terhadap kebijakan terkait pajak internal perusahaan.

Dengan standar pelaporan pajak yang berubah setelah globalisasi akuntansi, dan undang-undang perpajakan dinamis dan menjadi kompleks, SOP kepatuhan pajak telah menjadi kunci.

SOP yang efektif untuk departemen keuangan, membantu mendorong sistem manajemen kepatuhan pajak. SOP kepatuhan pajak perlu memantau dan mengurus hal-hal berikut:

• Identifikasi objek dan evaluasi risiko pajak berdasarkan tujuan perpajakan perusahaan
• Struktur organisasi & proses tata kelola berdasarkan ukuran perusahaan atau persyaratan pajak khusus industri
• Dokumentasi & komunikasi tugas, tanggung jawab, otorisasi, dan proses pajak yang tepat
• Identifikasi dan pelaksanaan perubahan hukum dan peraturan dalam hukum perpajakan atau akuntansi
• Identifikasi objek dan evaluasi risiko pajak untuk semua jenis pajak
• Pelaporan pajak dan peramalan pajak tepat waktu dan bebas kesalahan
• Perhitungan, evaluasi, klasifikasi, dan pengungkapan aset dan kewajiban perpajakan yang akurat
• Pembayaran kewajiban pajak tepat waktu, termasuk jumlah retensi dan pemotongan pajak
• Menyajikan upaya di luar hukum dan peradilan
• Perhitungan ketentuan perpajakan yang akurat dan lengkap
• Interpretasi hukum tentang proses bisnis kehidupan nyata.
• Penyesuaian sistem dan proses, dan penyebaran ke sistem produksi.
• Setelah persyaratan hukum baru ditafsirkan, lakukan penyesuaian melalui manajemen perubahan
• Melihat kerangka kerja audit atau jaminan yang sesuai dari vendor pihak ketiga
• Memastikan bahwa proses kepatuhan pajak didokumentasikan dengan baik dan layak, untuk meningkatkan kredensial.

Baca juga: Manajemen Keuangan: Pembahasan Lengkap dan Mendalam

SOP manajemen perbankan & investasi

SOP perbankan dan manajemen investasi berusaha untuk membangun sistem di mana sumber pembiayaan jangka panjang (di luar kebutuhan modal kerja sehari-hari), kepemilikan portofolio aset keuangan, penganggaran, dan investasi dikelola secara efisien.

Arahan ini terutama terdiri dari strategi jangka pendek dan jangka panjang untuk akuisisi dan pelepasan dana dan aset. SOP di sini umumnya mencakup hal-hal berikut:

• Pembiayaan jangka panjang melalui bank/pemberi pinjaman swasta/sumber lain
• Analisis laporan keuangan
• Alokasi portofolio, yang bisa menjadi campuran obligasi dan saham yang optimal
• Penelitian ekuitas dan rekomendasi beli dan jual
• Perencanaan dan penasehat keuangan
• Perencanaan perumahan dan pensiun, bersama dengan distribusi aset

Baca juga: 15 Ide Usaha Makanan Kekinian yang Laris Manis

Peran & tanggung jawab tim akuntansi

Departemen atau tim akun tansi memiliki fungsi administratif atau peran back office, untuk memastikan kelancaran operasi perusahaan. SOP untuk departemen akuntansi mencantumkan tanggung jawab penting ini:

• Penagihan: Mengumpulkan informasi dari departemen pengiriman dan pesanan pelanggan untuk membuat faktur bagi pelanggan.
• Penganggaran: Mempersiapkan anggaran seluruh perusahaan, membantu merencanakan pengeluaran tahunan di masa mendatang, termasuk pembelian aset tetap.
• Pelacakan: Melacak pembayaran faktur jatuh tempo dari pelanggan dan mengekstraknya dari mereka melalui berbagai alat.
• Laporan keuangan: Penyesuaian entri jurnal untuk memastikan kepatuhan hasil keuangan awal perusahaan di bawah kerangka akuntansi yang berlaku.
• Pelaporan internal: Menghitung profitabilitas berbagai produk, lini produk, layanan, pelanggan, wilayah penjualan, toko, dll. Dan berbagai aspek bisnis, untuk meningkatkan hasil keuangan.
• Hutang: Pengumpulan faktur pemasok dan laporan pengeluaran karyawan, verifikasi jumlah tagihan untuk pembayaran, dan penerbitan pembayaran kepada penerima pada tanggal pembayaran yang dijadwalkan.
• Penggajian: Pengumpulan informasi waktu kerja dan gaji karyawan dari SDM, penghitungan pajak dan potongan gaji lainnya, dan mengeluarkan gaji bersih dalam mode tunai atau digital.
• Pajak: Menghitung penghasilan bisnis kena pajak dan mengirimkan pembayaran pajak penghasilan kepada pemerintah. Pengajuan pajak juga dilakukan untuk bidang-bidang seperti pajak waralaba, pajak penjualan, pajak penggunaan, dan pajak properti.
• Kredit: Pemberian kredit pelanggan biasanya merupakan fungsi treasury, tetapi bisa berada di bawah lingkup departemen akuntansi di perusahaan kecil tanpa staf treasury.
• Sumber daya manusia: Staf penggajian harus menentukan gaji kotor karyawan dan pemotongan gaji. Fungsi ini dapat disimpan di dalam akun, atau sebagai departemen yang sepenuhnya terpisah atau di dalam departemen SDM.

Baca juga: Pengertian Akuntansi Adalah? Berikut Pembahasan Lengkap dan Mendalam

KPI akuntansi & keuangan untuk bisnis

KPI akuntansi & keuangan adalah parameter terukur yang menunjukkan kesehatan fiskal perusahaan. Mereka membantu mengukur pendapatan, profitabilitas, dan kecerdasan finansialnya, untuk memenuhi tujuan jangka panjangnya dan menarik calon pelanggan, pemegang saham, dan investor.

Berikut adalah KPI akuntansi dan keuangan utama untuk bisnis:

Arus kas operasi

Arus kas operasi adalah uang yang dihasilkan setiap hari oleh operasi bisnis perusahaan. Ini menunjukkan apakah arus kas positif dapat dipertahankan untuk pertumbuhan, daripada pembiayaan eksternal.

Biasanya, arus kas ini dihitung dengan cara membadingkan total modal yang digunakan dengan menyesuaikan laba bersih untuk penyusutan, perubahan persediaan, dan piutang.

Current ratio (CR)

CR menunjukkan kemampuan organisasi untuk membayar semua kewajiban keuangan jangka pendeknya, atau kewajiban yang jatuh tempo dalam satu tahun.

KPI ini mempertimbangkan aset lancar perusahaan seperti piutang dan kewajiban lancar seperti hutang dagang. Rasio lancar yang sehat adalah antara 1,5 dan 3, tetapi perusahaan dapat menunjukkan CR <1 jika mereka berinvestasi dalam pertumbuhan atau mengakumulasi utang.

CR yang tinggi dapat menunjukkan bahwa perusahaan memiliki aset dan uang tunai, tetapi tidak memiliki inovasi dan pertumbuhan.

Baca juga: Mengenal 3 Standar Audit yang Berlaku di Indonesia

Rasio cepat (quick ratio)

Rasio cepat adalah rasio likuiditas yang mengukur apakah suatu bisnis memiliki aset jangka pendek yang cukup untuk menutupi kewajibannya, tanpa perlu menjual inventarisnya atau mendapatkan pembiayaan tambahan.

Dibandingkan dengan rasio lancar, rasio cepat memberikan gambaran yang lebih konservatif karena memperhitungkan item yang lebih sedikit, termasuk hanya aset yang dapat dikonversi menjadi uang tunai dalam waktu 90 hari atau kurang.

Net profit margin (NPM)

NPM menunjukkan bagaimana perusahaan menghasilkan keuntungan dibandingkan dengan pendapatannya yang sebagian besar dihitung sebagai persentase.

KPI ini menunjukkan berapa banyak setiap rupiah yang diperoleh perusahaan yang menjadi keuntungan. Margin laba bersih dihitung dengan membagi laba bersih dengan total pendapatan penjualan.

Margin laba kotor

Margin laba kotor mengukur uang yang tersisa dari pendapatan setelah memperhitungkan harga pokok penjualan. Ini adalah indikator utama kesehatan keuangan perusahaan, memperkirakan apakah bisnis mampu membayar biaya operasional sambil memiliki sisa dana untuk pertumbuhan.

Modal kerja

KPI ini mengevaluasi aset bisnis yang tersedia saat ini untuk memenuhi kewajiban keuangan jangka pendek. Modal kerja termasuk aset seperti uang tunai yang tersedia, investasi jangka pendek, dan piutang, menunjukkan likuiditas bisnis.

Kas yang tersedia adalah modal kerja dan dihitung dengan mengurangkan kewajiban lancar (kewajiban finansial) dari aset lancar (sumber daya dengan nilai tunai).

Baca juga: Analisis Rasio Keuangan: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Rumusnya

Rasio piutang lancar

Rasio ini mengukur jumlah uang yang terhutang oleh debitur. Ini membantu untuk memperkirakan pendapatan yang akan datang dan menghitung rata-rata hari debitur, menunjukkan berapa lama waktu yang dibutuhkan rata-rata mitra bisnis atau klien untuk melunasi hutang mereka.

Skor piutang yang tinggi menunjukkan ketidakmampuan bisnis untuk menangani debitur jangka panjang, yang mengakibatkan kerugian finansial.

Rasio hutang

Berlawanan dengan piutang, metrik ini memperkirakan jumlah hutang kepada pemasok, bank, dan kreditur. Untuk menghitung utang usaha saat ini, organisasi harus mempertimbangkan semua kewajiban yang harus dibayar dalam periode tertentu.

Rasio perputaran persediaan

Rasio ini memperkirakan seberapa efisien perusahaan menjual dan mengganti persediaannya dalam jangka waktu tertentu. Dengan demikian, ini mencerminkan kemampuan organisasi untuk menghasilkan penjualan dan mengisi ulang dengan cepat.

Rasio perputaran persediaan dapat dihitung dengan membagi harga pokok penjualan dengan persediaan rata-rata untuk periode yang sama.

Return on equity (ROE)

ROE mengukur kapasitas bisnis untuk menggunakan investasi pemegang saham secara efisien, untuk menghasilkan keuntungan yang tinggi. KPI ini menunjukkan berapa banyak pendapatan yang dihasilkan perusahaan untuk setiap unit ekuitas pemegang saham.

Debt to equity ratio (D/E)

Mirip dengan ROE, KPI ini menunjukkan seberapa efektif bisnis menggunakan investasi pemegang sahamnya.

Rasio D/E yang tinggi menunjukkan bahwa bisnis kehilangan investasi dan mengumpulkan lebih banyak hutang, alih-alih menghasilkan keuntungan baru dari investasinya.

SOP manajemen arus kas

SOP manajemen arus kas melacak arus masuk dan keluar uang. Ini mengidentifikasi jumlah uang yang diperlukan untuk menutupi hutang, misalnya untuk membayar staf dan pemasok.

SOP ini juga membantu untuk menghitung berapa banyak uang yang tersedia di masa depan untuk kebutuhan bisnis.

Baca juga: Anggaran Neraca: Pengertian dan Cara Membuatnya

Metodologi persetujuan & alur proses

Metodologi persetujuan dan alur proses adalah cara bisnis menyetujui konten, dokumen, faktur, anggaran, pesanan pembelian, atau item lainnya. Membuat proses persetujuan menentukan prosedur yang harus diikuti untuk menyetujui pekerjaan.

Ini membantu untuk membakukan proses internal dan menciptakan sistem berulang yang andal. Proses persetujuan adalah alur kerja, yang merupakan urutan kerja yang disetujui dari awal hingga selesai.

SOP pengelolaan kas kecil

SOP pengelolaan kas kecil membuat sistem pencatatan untuk melacak penggunaan dana kas kecil. Kas kecil biasanya disimpan di lokasi yang aman seperti kotak brankas dengan akses terkontrol, dan digunakan untuk melakukan pembelian kecil.

SOP ini akan mencakup bidang-bidang berikut:

• Pembentukan dana kas kecil
• Pemantauan, pencatatan, dan pelaporan kas kecil
• Akuntansi dan pengeluaran kas kecil
• Rekonsiliasi & pengisian kas kecil
• Manajemen voucher kas kecil

Baca juga: 15 Tips Agar Anda Sukses Dalam Membangan Bisnis Makeup Artist (MUA)

SOP rekonsiliasi bank

SOP rekonsiliasi bank menetapkan prosedur untuk menghitung saldo rekening kas dalam catatan bisnis dengan informasi yang sesuai pada laporan bank.

Proses tersebut membantu untuk memastikan kemungkinan perbedaan antara keduanya dan untuk membukukan perubahan pada catatan akuntansi.

SOP rekonsiliasi bank mengikuti pendekatan langkah demi langkah seperti yang ditunjukkan di bawah ini:

• Mengumpulkan catatan bank dengan daftar transaksi: Bisa dari laporan mutasi bank, perbankan online, atau dari data bank yang dikirim ke software akuntansi.
• Mengumpulkan catatan bisnis: Buku besar pendapatan dan pengeluaran dapat diperoleh dari buku catatan, spreadsheet, atau software akuntansi
• Menemukan saldo awal: Rekonsiliasi harus dimulai dari titik di mana saldo buku bisnis cocok dengan saldo rekening bank sebelumnya.
• Memeriksa pendapatan buku: Setiap entri harus sesuai dengan setoran laporan bank. Alasan untuk entri yang hilang harus dipastikan.
• Mencatat penarikan bank: Semua penarikan bank (termasuk yang tidak diperhitungkan) harus dicatat dalam pembukuan.
• Pengeluaran buku cek: Setiap entri harus sesuai dengan penarikan rekening bank.
• Saldo akhir: Setelah semua setoran dan penarikan diperiksa, saldo bank harus sesuai dengan total rekening bisnis. Ini akan menjadi titik awal untuk rekonsiliasi berikutnya.

Salah satu alat bantu yang memudahkan pelaksanaan SOP Akuntansi ialah dengan menggunakan software akuntansi seperti Kledo. Software ini menyediakan berbagai fitur yang membantu bisnis untuk mengelola aset, membuat laporan keuangan, dan mengatur pengeluaran.

Dengan Kledo, bisnis dapat dengan mudah mengembangkan dan mengikuti prosedur yang ditetapkan dalam SOP akuntansi. Sehingga bisnis dapat dengan mudah mematuhi SOP akuntansi dan menjaga konsistensi dalam pengelolaan keuangan mereka.

Tertarik mencoba? Anda bisa mencoba Kledo gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.