Surat Pembatalan Faktur Pajak: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

Faktur pajak merupakan bukti bahwa pihak pengusaha kena pajak telah memungut pajak dari setiap transaksi. Ada kalanya terdapat kesalahan dalam faktur pajak atau terjadi pembatalan pembelian, sehingga pengusaha harus mengetahui contoh surat pembatalan faktur pajak agar tidak terjadi kesalahan di masa depan.

Direktorat Jenderal Pajak telah mengatur prosedur pembatalan faktur pajak. Anda perlu memahami bagaimana tata cara pembatalan faktur pajak yang sesuai dengan peraturan Dirjen Pajak.

Memahami Pengertian Surat Pembatalan Faktur Pajak

Surat pembatalan faktur pajak adalah dokumen yang digunakan seseorang atau instasi untuk membatalkan nilai bayar pajak. Surat ini merupakan syarat sah agar permohonan pembatalan pajak disetujui. Dengan begitu, jika surat ini tidak dibuat maka mustahil bisa mengajukan pembatalan pajak.

Di era 90-an ke atas, surat ini dibuat dalam bentuk fisik dengan data yang sesuai dengan apa yang dimiliki oleh pengaju pembatalan. Sedangkan di era saat ini, pembatalan faktur pajak bisa diajukan secara online tanpa perlu menghadirkan surat fisik pembatalan.

Baca juga: Jenis Pajak Penjualan di Indonesia dan Cara Menghitungnya

Penyebab Pembatalan Pajak

Kita sudah mafhum bahwa pajak merupakan kewajiban bagi setiap penduduk yang tercatat sebagai wajib pajak. Nantinya, dana pajak ini digunakan negara untuk membiayai berbagai program pemerintah guna meningkatkan kesejahteraan masyarakat.

Otoritas pajak memang memberikan wajib pajak hak untuk melakukan pembatalan. Namun, pembatalan tersebut boleh diajukan dikarenakan 3 penyebab, di antaranya:

1. Salah Input NPWP

Salah satu hal yang bisa menyebabkan transaksi pembayaran pajak gagal yaitu salah input digit NPWP. Jangan disepelekan, ya! Salah input angka meskipun hanya satu angka saja dapat menyebabkan pembatalan pajak. Yang pada akhirnya pajak bisa ditangguhkan untuk sementara waktu bahkan dapat dibatalkan.

Salah input NPWP ini disebabkan oleh berbagai faktor, misalnya faktor human error. Sehingga diperlukan kejelian dan ketelitian saat input data agar pajak tidak dibatalkan dan menjadi hutang.

Kesalahan digit ini bisa terjadi karena banyak faktor. Karenanya kejelian saat input data sangat diperlukan agar pajak tidak berubah jadi hutang.

2. Salah Transaksi

Kesalahan transaksi juga dapat menyebabkan pembatalan pajak. Dan, kesalahan transaksi ini biasanya jarang disadari oleh pembeli dan penjual saat melakukan transaksi.

Namun, kesalahan ini akan terdeteksi saat Anda akan membayar pajak dan dapat berdampak pada pembatalan pajak. Selain itu, kesalahan transaksi juga bisa menibulkan kerugian baik bagi penjual maupun pembeli.

3. Pembatalan Transaksi

Terakhir, pembatalan faktur pajak dapat terjadi apabila Wajib Pajak ingin membatalkan transaksi pembayaran baik disengaja maupun tidak sengaja. Selain pembatalan transaksi, faktur pajak bisa dibatalkan saat Wajib Pajak ingin menunda transaksi yang berpengaruh pada pembayaran pajak.

Baca juga: Ini Tarif dan Cara Menghitung PPh Badan, Mudah!

Fungsi Surat Pembatalan Faktur Pajak, Apa Saja?

Surat pembatalan faktur pajakmempunyai peran yang cukup krusial bagi siapa saja yang berurusa dengan pajak. Nah, berikut ini merupakan pemaparan fungsi pembatalan faktur pajak:

1. Bukti Pengajuan Pembatalan Pajak

Fungsi pertama dari surat pembatalan pajak ialah sebagai dokumen bukti yang sah untuk mengajukan pembatalan pajak. Fungsi ini berkaitan dengan persyaratan administratif dari instansi pemerintahan.

Karena fungsinya tersebut, pengajuan pembatalan pajak yang tidak disertai dengan surat ini dianggap tidak sah dan tidak akan diproses. Sehingga, bisa saja Wajib Pajak tetap diharuskan membayar pajak dalan waktu dekat karena pengajuan pembatalan pajak ditolak.

2. Syarat Administratif Pembatalan Pajak

Surat permohonan pembatalan faktur pajak berfungsi sebagai salah satu persyaratan administratif untuk mengajukan pembatalan. Kantor pajak merupakan bagian dari lembaga negara yang memerlukan pengajuan syarat yang resmi dan baku.

Nantinya, surat yang dibuat pemohon ini dibawa ke Kantor Pemungutan Pajak (KPP) untuk dilakukan proses pembatalan yang biasanya berlangsung tidak lebih dari sehari. Namun, ada baiknya Anda mengurus surat pembatalan ini pada hari non libur untuk menghindari antrian.

3. Dokumen Arsip

Terakhir, surat pembatalan pajak berfungsi sebagai dokumen arsip yang disimpan baik oleh pihak pajak maupun pihak pemohon. Arsip ini dapat digunakan sebagai dokumen bukti apabila terdeteksi terjadi kesalahan pembatalan di masa yang akan datang.

Untuk itu, ketika mengajukan surat ini, Anda harus menduplikat dokumen untuk dijadikan sebagai arsip pribadi.

Baca juga: Mengenal Berbagai Fungsi Pajak Bagi Negara

Format Struktur Surat Pembatalan Faktur Pajak

Surat pembatalan faktur pajak mempunyai strukturnya sendiri yang harus diikuti oleh pihak pemohon. Jadi, Anda tidak perlu mengarang isi surat untuk menghindari kesalahan.

Untuk menghindari kesalahan, ada baiknya Anda meniru format surat yang ada di internet. Lantas, apa saja struktur pakem yang terdapat pada surat pembatalan pajak?

1. Pembukaan

Bagian pertama dari surat pembatalan pajak adalah pembukaan yang tidak boleh dibuat sembarangan. Bagian ini merupakan komponen penting sebagai syarat sah surat.

Terlebih, apabila instansi yang dituju merupakan intansi resmi. Maka, pembukaan ini dapat diisi dengan tempat dan tanggal pembuatan. Selain itu, jangan lupa untuk memasukkan data valid saat menulis pembukaan surat.

2. Nomor dan Perihal

Selanjutnya ialah bagian nomor dan perihal. Nomor surat pembatalan pajak dapat disesuaikan dengan nomor registrasi atau dikosongkan sesuai instruksi.

Kemudian, pada bagian Perihal diisi dengan tulisan “Pembatalan Faktur Pajak”. Pada bagian ini, Anda juga bisa menuliskan bagian Lampiran di bawah Perihal dan menyertakan berapa jumlah lampiran yang disematkan.

Baca juga: Jurnal Penutup: Pengertian, Fungsi, Cara Membuat, dan Contohnya

3. Penujuan Surat

Bagian ini ditulis di bawa bagian nomor dan perihal yang biasanya baku dan tidak berubah. Anda dapat menuliskan nama instansi, badan, atau perusahaan yang bertransaksi dengan Anda.

Pastikan untuk menulis nama instansi dengan tepat agar terhindar dari proses pembatalan yang lebih rumit.

4. Isi

Isis merupakan bagian yang penting dalam surat pembatalan karena memuat tujuan pembuatan surat. Bagian ini ditulis dengan bahasa yang resmi dan tidak bertele-tele agar mudah dipahami oleh si pembaca. Biasanya, pada bagian ini Anda, Anda juga menyertakan nomor seri struk transaksi berfaktur pajak.

Seri nomor faktur pajak untuk setiap transaksi pasti berbeda. Untuk ituu, pastikan Anda menuliskan nomor seri faktur pajak yang benar.

5. Penutup

Setelah menuliskan bagian isi, selanjutnya Anda perlu membuat bagian penutup. Biasanya, bagian penutup ini ditulis hanya dengan satu kalimat atau satu paragraf singkat.

Pada bagian ini, Anda juga bisa menulis permohonan singkat terkait transaksi, mengucapkan terima kasih dan permohonan maaf apabila terjadi kesalahan tak terduga.

6. Tanda Tangan Pemohon

Bagian terakhir dari surat pembatalan faktur adalah tanda tangan pengajuan surat. Tidak hanya berfungsi sebagai pelengkap, bagian ini juga berfungsi sebagai tanda bahwa yang menulis surta ini bertanggung jawab penuh atas apa yang telah dituliskannya.

Umumnya, kolom tanda tangan berada di bagian kanan bawah tidak jauh dari bagian penutup. Lebih baik lagi untuk menggunakan tinta hitam atau biru untuk tanda tangan. Hindari tinta warna merah karena bisa dianggap tidak sopan atau berniat buruk.

Baca juga: Lapor Pajak Online, Ini Cara Paling Mudah dan Cepat!

Cara Pembatalan Faktur Pajak

Saat ini, pengajuan pembatalan pajak bisa dilakukan melalui sistem online dengan menggunakan e-Faktur. Berikut ini merupakan beberapa langkah yang bisa Anda ikuti:

• Pilih “Faktur”, kemudian klik pada “Pajak Keluaran — Administrasi Faktur”. Di sana, pilih faktur pajak keluaran yang mau Anda batalkan.
• Klik “Batalkan Faktur” pada bagian bawah. Tunggu hingga muncul notifikasi keberhasilan dan status faktur menjadi batal.

Untuk mengajukan pembatalan pajak secara online, Anda diharuskan membuat akun terlebih dahulu di aplikasi pajak. Namun, jika Anda ingin mengurus secara offline, Anda bisa mendatangi kantor pajak dengan membawa dokumen berupa bukti transaksi, nomor NPWP, dan surat pembatalan faktur pajak.

Baca juga: Mengenal Asas Pemungutan Pajak yang Ada di Indonesia

Contoh Surat Pembatalan Faktur Pajak 

Berikut ini merupakan contoh format surat pembatalan faktur pajak yang bisa Anda tiru:

1. Contoh Surat Pembatalan Faktur Pajak 1

Malang, 8 September Oktober 2022

Nomor        : …………

Perihal         : Pembatalan Faktur Pajak

Kepada Yth,

PT. Sinar Mas

Jl. Galunggung Blok B, Klojen, No. 37

Bandung

Dengan hormat,

Berdasar pada transaksi pembelian barang dengan seri faktur pajak No. 102.000-10.10003944 pada tanggal 12 Agustus 2022, dimohon untuk membatalkan transaksi tersebut karena terdapat kesalahan penulisan seri NPWP. Untuk mengganti biaya operasional kami akan membayar sejumlah uang untuk menggantikan uang yang digunakan untuk transaksi faktur tersebut.

Demikian surat pembatalan ini kami sampaikan. Mohon untuk memperbarui kelengkapan data beserta invoice sesuai dengan data terkini. Atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Salam kerjasama,

Siti Azizah,

Finance group leader

1. Contoh Surat Pembatalan Faktur Pajak 2

BERITA ACARA PEMBATALAN FAKTUR PAJAK

No. BA-0199902/FP-BATAL/II/2022

Pada hari ini, Selasa, 10 Februari 2022 telah diterbitkan faktur pajak yang sah dengan data dengan hasil putusan berita acara berikut:

No. Faktur        : 998.109-10.10726620

Tanggal Faktur        : 10 Februari 2022

NPWP Pembeli        : 1990230001239146321

Nama Pembeli        : Alina

Alasan Pembatalan    : Tidak sesuainya input data transaksi sehingga pembatalan diterbitkan.

Demikian berita acara ini kami buat berdasar data dan dokumen sah sebagai dokumen pendukung proses pembatalan faktur. Atas perhatian dan kerja sama Anda kami ucapkan terima kasih.

Surabaya, 14 Februari 2022

Pemohon,

Widyawati

Baca juga: Surat Setoran Pajak: Pengertian, Jenis, Fungsi, Komponen dan Cara Isinya

Kesimpulan

Itulah pemaparan mengenai surat pembatalan daktur pajak, mulai dari pengertian hingga contoh formatnya yang bisa Anda contoh. Surat ini merupakan dokumen wajib yang harus disertakan ketika Anda ingin membatalkan transaksi pajak. Karena sifatnya dokumen resmi, surat ini harus dibuat berdasarkan ketentuan format yang telah ditetapkan.

Pengelolaan pajak harus dilakukan secara tepat untuk menghindari salah perhitungan dan kesalahan lainnya. Guna memudahkan proses tersebut, Anda dapat menggunakan software akuntansi Kledo yang memiliki fitur perhitungan pajak.

Selain itu, dengan menggunakan Kledo, Anda juga bisa membuat faktur secara otomatis, pembukuan, manajemen aset dan inventory, pembelian, dan masih banyak lagi yang lainnya.

Mulai dari 140 ribu saja, Anda sudah bisa menikmati fitur terlengkap dari Kledo. Anda juga bisa mencoba fitur Kledo gratis selama 14 hari melalui tautan ini.