Selama beberapa dekade terakhir, bisnis di semua industri telah menggunakan formulir pelaporan tertulis tradisional untuk menganalisis kinerja mereka. Namun, kebutuhan akan pelaporan yang lebih sering dan terperinci semakin meningkat seiring dengan semakin banyaknya data yang dihasilkan setiap hari, disinilah weekly report berperan.
Organisasi bisnis sering kali menghasilkan presentasi laporan bulanan, triwulanan, atau tahunan. Meskipun jenis laporan bisnis ini mempunyai kegunaannya masing-masing, laporan tersebut biasanya kurang memiliki informasi mendalam yang dibutuhkan perusahaan agar berhasil dan tetap kompetitif.
Weekly report atau laporan mingguan merangkum kemajuan dan pencapaian bisnis selama minggu tertentu. Mereka memberikan gambaran umum tentang kinerja perusahaan dan membantu Anda melacak kemajuan, tetap memantau tugas dan sasaran, dan terus memberikan informasi kepada pemangku kepentingan internal.
Artikel ini akan memandu Anda melalui proses pembuatan weekly report untuk perusahaan Anda. Namun pertama-tama, mari kita coba memahami apa sebenarnya apa itu weekly report itu dan apa pentingnya bagi organisasi Anda.
Apa Itu Weekly Report?
Weekly report atau laporan tertulis adalah laporan tertulis tentang tugas, progress, dan keberhasilan suatu perusahaan atau proyek dalam minggu tertentu.
Biasanya laporan ini berisi informasi tentang tugas yang telah diselesaikan, kesulitan atau hambatan yang dihadapi, dan hasil kegiatan minggu sebelumnya.
Tujuan weekly report adalah untuk memberikan gambaran umum tentang kinerja perusahaan atau proyek sekaligus menyoroti masalah atau kesulitan apa pun yang mungkin perlu diselesaikan.
Ini bertindak sebagai saluran komunikasi antara tim dan manajemen, membuat semua orang mendapat informasi terkini tentang kemajuan usaha atau perusahaan.
Laporan khusus yang dibuat secara mingguan dapat menjamin bahwa setiap orang bekerja menuju tujuan yang sama, membantu proyek perusahaan Anda berjalan ke arah yang benar, menentukan area yang perlu dikembangkan, dan membantu Anda membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas.
Ada beberapa jenis laporan yang disertakan dalam weekly report, diantaranya:
Laporan penjualan
Memberikan analisis aktivitas penjualan selama seminggu. Laporan tersebut mungkin mencakup jumlah unit yang terjual, pendapatan yang dihasilkan, dan perubahan apa pun dalam perilaku atau tren pelanggan.
Laporan status proyek
Contoh laporan bisnis ini memberikan pembaruan tentang status proyek tertentu, mencantumkan tugas yang telah diselesaikan selama seminggu, masalah atau kesulitan apa pun yang dihadapi, dan perkiraan jangka waktu penyelesaian.
Laporan pemasaran
Laporan pemasaran merangkum strategi pemasaran yang dilakukan selama seminggu, termasuk rencana pemasaran, setiap kampanye atau inisiatif baru yang dilaksanakan oleh tim pemasaran, sasaran pemasaran, kinerja kampanye yang ada, dan setiap wawasan atau data yang dikumpulkan melalui riset pasar.
Baca juga: Contoh Laporan Laba Rugi Single Step dan Cara Membuatnya
Laporan keuangan
Laporan keuangan mingguan memberikan gambaran kinerja keuangan perusahaan selama seminggu, termasuk pendapatan, biaya overhead, laporan kerugian, perubahan margin keuntungan, dan masalah arus kas.
Laporan layanan pelanggan
Laporan ini memberikan ringkasan aktivitas yang berkaitan dengan layanan pelanggan sepanjang minggu, termasuk jumlah pertanyaan atau keluhan yang diterima, waktu respons biasanya, dan komentar atau wawasan apa pun dari konsumen.
Laporan operasi
Laporan operasi memberikan informasi terkini tentang cara perusahaan beroperasi saat ini, termasuk kesulitan atau masalah yang dihadapi, modifikasi yang telah dilakukan pada proses atau prosedur, dan pencapaian penting apa pun.
Laporan sumber daya manusia
Laporan ini memberikan ringkasan operasi sumber daya manusia minggu ini di organisasi, termasuk rekrutmen baru, inisiatif pelatihan, kinerja pekerja, dan segala modifikasi terhadap kebijakan atau prosedur perusahaan.
Baca juga: 4 Bentuk dan Contoh Laporan Keuangan yang Harus Dimiliki Bisnis
Apa Pentingmya Membuat Wwekly Report?
Membuat weekly report adalah praktik yang berharga bagi bisnis. Mari kita jelajahi alasan utama mengapa Anda harus membuatnya juga.
Memberikan informasi yang transparan dan up to date kepada pemangku kepentingan
Membuat weekly report adalah pendekatan yang baik untuk memberikan informasi dan informasi terkini kepada pihak-pihak yang terlibat mengenai perkembangan proyek, perusahaan, atau tim.
Laporan tersebut mendorong transparansi dengan memberikan gambaran rinci tentang kemajuan yang dicapai dalam suatu proyek atau bisnis. Hal ini membantu membangun kepercayaan dan kredibilitas di antara para pemangku kepentingan serta menumbuhkan budaya keterbukaan dan kejujuran.
Menjaga agar karyawan tetap terlibat
Dengan menetapkan tujuan dan ekspektasi yang jelas dalam weekly report, karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka dan dapat memfokuskan upaya mereka untuk mencapai tujuan tersebut.
Weekly report memberikan transparansi terhadap pekerjaan yang dilakukan, yang dapat membantu membangun kepercayaan antara karyawan dan manajemen. Rasa transparansi ini dapat membantu karyawan merasa lebih terlibat dalam keberhasilan bisnis atau proyek.
Selain itu, weekly report dapat mencakup pengakuan atas pencapaian individu dan tim, serta umpan balik mengenai area yang perlu ditingkatkan. Hasilnya, karyawan akan merasa lebih termotivasi dan dihargai.
Melacak kemajuan dan identifikasi area yang perlu diperbaiki
Laporan status mingguan proyek memberikan gambaran kemajuan yang dicapai selama seminggu, memungkinkan Anda melacak kemajuan menuju tujuan dan sasaran. Hal ini membantu memastikan bahwa proyek atau bisnis berjalan sesuai rencana dan tugas diselesaikan sesuai rencana.
Weekly report juga membantu Anda mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dengan menyoroti tantangan atau masalah apa pun yang dihadapi selama seminggu.
Dengan menganalisis tantangan-tantangan ini, Anda dapat melakukan penyesuaian terhadap proses atau strateginya, membantu mengoptimalkan kinerja dan memaksimalkan efisiensi.
Baca juga: Perbedaan Top Line dan Bottom Line dalam Laporan Keuangan
5 Tips yang Bisa Anda Coba untuk Menghasilkan Weekly Report Terbaik
Saat membuat weekly report, mungkin sulit untuk mengetahui harus mulai dari mana atau informasi apa yang harus disertakan. Berikut adalah lima tips teratas yang perlu Anda ambil:
- Tetapkan tujuan dan sasaran untuk minggu ini: Mulailah dengan menetapkan tujuan dan sasaran untuk minggu ini. Sertakan tugas, proyek, atau tujuan spesifik apa pun yang ingin Anda capai.
- Uraikan tugas dan aktivitas untuk minggu ini: Setelah Anda menetapkan tujuan dan sasaran, uraikan tugas dan aktivitas yang perlu Anda selesaikan untuk mencapainya. Bersikaplah spesifik, tetapkan indikator kinerja utama, dan sertakan tenggat waktu dan kerangka waktu untuk setiap tugas.
- Lacak kemajuan dan hasil: Sepanjang minggu, lacak kemajuan dan hasil Anda terhadap tujuan dan sasaran Anda. Untuk memastikan Anda siap mencapai tujuan, Anda dapat menggunakan alat seperti spreadsheet atau perangkat lunak manajemen proyek.
- Berikan ringkasan pencapaian dan tantangan yang dihadapi: Di akhir minggu, berikan ringkasan pencapaian Anda. Sertakan laporan rinci tentang kemajuan Anda, serta masalah atau hambatan apa pun yang Anda hadapi.
- Tetapkan sasaran dan sasaran untuk minggu berikutnya: Terakhir, tetapkan sasaran dan sasaran untuk minggu berikutnya berdasarkan pencapaian dan tantangan Anda. Gunakan wawasan yang diperoleh dari weekly report Anda untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan membuat penyesuaian yang diperlukan terhadap rencana Anda.
Baca juga: Isi dan Elemen dalam Dalam Laporan Keuangan yang Harus Anda Tahu
Elemen Apa Saja yang Harus Ada dalam Weekly Report?
Laporan mingguan harus mencakup beberapa elemen kunci yang harus disertakan, antara lain:
- Pencapaian dan progres saat ini: Ringkasan tugas atau proyek yang diselesaikan selama seminggu dan kemajuan yang dicapai dalam mencapai tujuan.
- Sasaran dan target minggu ini: Daftar sasaran dan sasaran yang ditetapkan untuk minggu ini, beserta pembaruan kemajuan dan perubahan atau pembaruan apa pun pada sasaran tersebut.
- Progres dan hasil: Ikhtisar kemajuan yang dicapai menuju sasaran dan sasaran yang ditetapkan untuk minggu ini, termasuk metrik keberhasilan utama atau poin data yang menunjukkan kemajuan.
- Permasalahan dan tantangan: Segala hambatan atau tantangan yang dihadapi selama seminggu, beserta rencana untuk mengatasinya.
- Item tindakan dan rencana selanjutnya: Daftar item tindakan dan langkah selanjutnya yang perlu diambil untuk terus mencapai kemajuan menuju tujuan dan sasaran.
- Catatan atau komentar tambahan: Informasi atau komentar tambahan apa pun yang mungkin relevan dengan kegiatan minggu ini, termasuk keberhasilan, kegagalan, pembelajaran, atau umpan balik dari anggota tim.
Baca juga: 10 Tujuan Membuat Laporan Keuangan yang Baik
Kesimpulan
Weekly report adalah alat yang berguna untuk bisnis apa pun karena memfasilitasi komunikasi dengan pemangku kepentingan, melacak kemajuan, dan mengidentifikasi peluang untuk pengembangan.
Membuat dan meninjau weekly report secara teratur juga dapat meningkatkan kolaborasi antar anggota tim, sehingga menghasilkan hasil yang lebih baik dan peningkatan produktivitas.
Seperti yang kami bahas diatas, salah satu informasi yang penting dan harus ada dalam weekly report adalah laporan keuangan.
Jika Anda masih membuat laporan keuangan secara manual yang memakan waktu dan rentan kesalahan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo untuk pembuatan laporan keuangan mingguan dengan mudah dan instan.
Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 80 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selamanya melalui tautan ini.
Dengan mengikuti tips yang diuraikan dalam artikel ini, Anda dapat menguasai pembuatan weekly report dan memastikan semua orang di organisasi Anda memiliki gambaran yang jelas tentang kemajuan mereka menuju tujuan dan sasaran serta membuat keputusan yang tepat.
