Memo Kredit: Definisi, Fungsi, Manfaat, Tujuan, Format, dan Contoh

Bisnis melibatkan berbagai dokumen yang menjadi alat bukti. Salah satunya yakni memo kredit.

Dokumen ini sangat penting baik bagi penjual maupun pembeli karena akan menjadi alat bukti yang kuat atas kesepakatan transaksi kedua pihak tersebut.

Yuk, cari tahu lebih lanjut perihal memo kredit di artikel berikut ini!

Apa Itu Memo Kredit?

Memo kredit, bisa juga disebut sebagai nota kredit adalah dokumen yang dikirim oleh penjual untuk mengurangi saldo pelanggan dan biasanya diterapkan pada saldo pelanggan yang ada.

Ketika penjual menyelesaikan penjualan, mereka mengeluarkan faktur kepada pelanggan.

Ketika ada penyesuaian yang harus dilakukan pada akun pelanggan, alih-alih mengeluarkan pengembalian uang (mengembalikan uang kepada pelanggan), memo kredit malah dikirim ke pelanggan, sehingga mengurangi saldo yang harus dibayar kepada penjual. 

Dalam beberapa kasus, faktur pembeli sebelumnya sebagian dikurangi dan dalam kasus lain seluruh faktur dikreditkan.

Biasanya, memo kredit akan memberikan informasi kepada pembeli atau klien tentang alasan mengapa memo kredit diterbitkan dan dengan faktur mana yang terkait dengannya.

Dengan cara ini, pembeli akan memiliki kemampuan untuk membuat entri jurnal memo kredit yang tepat dari perspektif akuntansi, mendokumentasikan transaksi, dan pada akhirnya membayar jumlah yang tepat.

Ketika nota kredit diterbitkan, piutang penjual dan hutang pembeli berkurang. 

Baca juga: Contoh Nota Kontan Penjualan yang Baik dan Benar, Gratis!

Mengapa Memo Kredit Dikeluarkan?

Dalam bisnis, ada banyak alasan mengapa sebuah perusahaan dapat mengeluarkan memo kredit kepada yang lain.

Berikut adalah beberapa alasan umum mengapa perusahaan akan mengeluarkan memo kredit yang mengurangi jumlah hutang klien:

• Ada kesalahan dalam penerbitan faktur 
• Pembeli mengembalikan beberapa barang kembali ke penjual karena rusak atau tidak sesuai dengan pesanan
• Pembeli berhak meminta pengembalian dana sebagian jika tidak puas 
• Ada kesalahan dalam harga yang dikenakan
• Pembeli tidak setuju dengan faktur penjual 
• Penjual menawarkan kredit kepada klien untuk menjaga hubungan baik 

Baca juga: Bukti Transaksi Internal dan Eksternal: Pengertian dan Contohnya

Format Memo Kredit

Setiap nota kredit akan memiliki beberapa informasi yang memberikan rincian yang berkaitan dengan kredit yang dikeluarkan.

Beberapa perusahaan akan menawarkan lebih banyak informasi daripada yang lain.

Secara umum, Anda dapat menemukan informasi berikut tentang memo kredit:

• Tanggal nota kredit
• Nama dan alamat klien 
• Referensi ke nomor pesanan pembelian
• Referensi ke faktur terutang sebelumnya 
• Item, barang, atau layanan tertentu dikreditkan
• Catatan singkat tentang mengapa kredit diterbitkan 

Dengan informasi ini, klien atau pembeli yang menerima nota kredit akan mengetahui faktur penjual mana yang harus dikompensasikan, mengapa kredit diterbitkan, dan melacak dengan benar hutang dagangnya.

Baca juga: Jurnal Penjualan Kredit: Pengertian, Bentuk, dan Contoh Penyelesaiannya

Mengapa Memo Kredit Itu Penting?

Perusahaan harus melacak berapa banyak kredit yang dikeluarkan oleh vendor dan pemasok mereka sehingga mereka dapat secara akurat menentukan berapa banyak hutang mereka.

Tidak hanya penting untuk mengetahui berapa banyak Anda harus membayar vendor Anda, tetapi melacak hutang Anda juga akan membantu meningkatkan arus kas Anda.

Misalnya, jika perusahaan Anda menerima faktur dari pemasoknya selama periode tertentu sebesar Rp. 50.000.000 dan di mana ada nota kredit yang diterbitkan berjumlah Rp. 5.000.000, Anda sebenarnya harus membayar Rp. 45.000.000 (bukan Rp. 50.000.000).

Jika Anda tidak melacak berapa banyak kredit yang telah dikeluarkan, Anda secara tidak sengaja akan membayar Rp. 50.000.000 sehingga kehilangan Rp. 5.000.000 untuk dibelanjakan di area lain dari bisnis Anda dan juga pemasok Anda mungkin membutuhkan waktu lama sebelum menyadari kesalahan dan mengganti dana Anda.

Intinya, Anda dapat menggunakan nota kredit Anda untuk mengimbangi jumlah total yang harus dibayar oleh organisasi Anda.

Jika Anda telah membayar jumlah total faktur tanpa mengimbangi nota kredit Anda, Anda dapat meminta pengembalian dana atau menggunakan kredit tersebut untuk faktur mendatang.

Baca juga: Ini Cara Menganalisis Bukti Transaksi Akuntansi, Valid!

Karakteristik Memo Kredit

Bagaimana Anda mendefinisikan nota kredit?

Dalam akuntansi, nota kredit dapat didefinisikan sebagai berikut: Memo kredit adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan yang mengurangi jumlah hutang klien setelah penerbitan faktur Pengarang

Dengan kata lain, memo kredit dicirikan sebagai berikut:

• Dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan yang kepadanya uang terutang oleh klien
• Biasanya diterbitkan setelah penerbitan faktur
• Ini mengimbangi jumlah yang terutang oleh klien berdasarkan faktur sebelumnya 

Tujuan Bisnis Membuat Memo Kredit

Pada umumnya, bisnis membuat nota kredit dengan tujuan sebagai berikut:

1. Dokumen yang menjadi bukti sah terjadinya transaksi utang piutang. Sehingga, apabila di kemudian hari terjadi persengkataan utang piutang, dokumen ini bisa dijadikan sebagai alat bukti yang kuat.
2. Bukti transaksi yang memuat informasi secara spesifik ketika terjadi pengembalian barang, perubahan harga maupun jumlah barang yang akan dibeli oleh pembeli.
3. Dokumen yang dijadikan sebagai bentuk pertanggungjawaban penjual kepada pembeli yang sesuai dengan kesepakatan awal transaksi.
4. Dijadikan sebagai bukti penunjang yang diperlukan ketika melakukan revisi pembukuan dan juga meminimalisir terjadinya kesalahan pencatatan.

Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Jurnal dalam Akuntansi

Manfaat Memo Kredit bagi Bisnis

Nota kredit memberikan banyak manfaat bagi bisnis baik dari sisi penjual maupun pembeli.

Di bawah ini merupakan manfaat nota kredit bagi bisnis, di antaranya:

1. Mengurangi Risiko Kesalahan di Lapangan

Manfaat pertama memo kredit bagi bisnis adalah mengurangi risiko kesalahan yang mungkin terjadi di lapangan.

Lazimnya, nota kredit tidak hanya terdiri dari satu lembar saja. Dengan begitu, pihak ekspedisi juga akan membawa salinan dokumen yang digunakan untuk memastikan bahwa barang yang dikirim sudah benar.

Dan juga, nota kredit digunakan untuk melakukan koreksi apabila terjadi kesalahan pengiriman barang pesanan.

2. Menjaga Relasi antara Penjual dan Pembeli

Manfaat lainnya dari nota kredit yaitu sebagai alat bukti yang memperkuat telah terjadinya kesepakatan transaksi antara penjual dan pembeli.

Dengan adanya bukti yang kuat, maka risiko terjadinya konflik antar keduanya bisa diminimalisir.

Jikapun terjadi kesalahan, maka hal tersebut bisa diselesaikan secara baik-baik dan profesional.

Hal ini akan membuat hubungan antara penjual dan pembeli terjalin dengan baik.

3. Memudahkan Pelacakan Kesalahan dalam Penjualan

Manfaat selanjutnya yang sangat penting bagi bisnis adalah memudahkan pebisnis untuk melakukan pelacakan kesalahan yang mungkin saja terjadi pada penjualan.

Kesalahan dalam penjualan merupakan suatu hal yang kerap terjadi dalam bisnis.

Oleh karenanya, Anda tidak boleh meremehkan kesalahan ini dan berusahan untuk melacak apa dan penyebab kesalahan tersebut melalui nota kredit.

Kemudian, hasil temuan tersebut bisa Anda jadikan sebagai bahan evaluasi dan menjadi perbaikan di masa mendatang.

4. Meningkatkan Kinerja Bisnis

Manfaat selanjutnya dari nota kredit adalah membantu meningkatkan kinerja dari bisnis Anda.

Berkaitan dengan manfaat nomor tiga, nota kredit bisa Anda jadikan sebagai alat untuk melakukan evaluasi kinerja pada bisnis Anda.

Dengan melakukan evaluasi, bisnis Anda pun bisa melakukan perbaikan di segala lini bisnis. Dan pada akhirnya, kinerja bisnis Anda bisa lebih dioptimalkan.

Dengan begitu, bisnis Anda akan lebih mudah berkembang dan meningkatkan produktivitas.

Baca juga: Bukti Transaksi: Pengertian, Jenis, dan Contohnya yang Wajib Diketahui

Contoh Transaksi Memo Kredit

Mari kita lihat contoh bagaimana sebuah perusahaan dapat menggunakan nota kredit dalam praktiknya.

Bayangkan seorang klien memesan 50 unit produk dari penjual dengan harga Rp. 100.000 per unit.

Penjual mengirimkan 50 unit kepada klien dan mengeluarkan faktur sebesar Rp. 5.000.000 sehingga klien dapat membayar pembelian tersebut.

Namun, pembeli menyadari bahwa ada 10 unit yang rusak dan mengembalikannya.

Setelah pengembalian barang, penjual menerbitkan nota kredit sebesar Rp. 1.000.000 yang mencerminkan 10 barang yang dikembalikan.

Dalam kasus ini, klien akan menerima faktur sebesar Rp. 5.000.000 dan nota kredit sebesar Rp. 1.000.000.

Jika klien belum melakukan pembayaran apa pun, klien cukup membayar selisih antara faktur dan nota kredit sebesar Rp. 4.000.000.

Namun, jika klien telah membayar Rp. 5.000.000, ia akan memiliki kelebihan pembayaran sebesar Rp. 1.000.000 dengan penjual.

Klien dapat meminta pengembalian dana sebesar Rp. 1.000.000 atau menggunakan Rp. 1.000.000 untuk mengimbangi faktur mendatang.

Baca juga: Tips Membuat Laporan Keuangan bagi Pemula, Mudah!

Perbedaan antara Memo Kredit dan Memo debit

Dasar Perbandingan	Memo kredit	Memo debit
Definisi	Nota kredit adalah dokumen tertulis yang menyatakan retur penjualan, dimana penjual memberitahukan kepada pembeli bahwa uang yang dikirimkan nota debet akan dikembalikan atau disesuaikan.	nota debit adalah dokumen tertulis yang menyatakan retur pembelian, di mana pembeli memberi tahu penjual bahwa mereka akan mengembalikan beberapa barang yang telah mereka beli dan menyebutkan alasan di baliknya.
Penyebab	Retur penjualan barang.	Retur pembelian barang.
Buku akun mana yang diperbarui pada saat diterbitkan?	Buku retur penjualan atau register retur penjualan.	Buku retur pembelian atau register retur pembelian.
Jurnal Akuntansi	Di akun penjual, akun penjualan didebit, dan akun pelanggan dikredit.	Di rekening pembeli, rekening pemasok didebit, dan pembelian dikredit.
Efek transaksi	Akun penjualan berkurang.	Akun pembelian berkurang.

Baca juga: Debit dan Kredit dalam Akuntansi: Pahami Pengertian dan Penggunaannya

Perbedaan Antara Memo Kredit dan Memo Pengembalian Dana (Refund)

Memo kredit sama sekali berbeda dari pengembalian uang (refund).

Ketika penjual mengeluarkan memo kredit, itu dimasukkan ke saldo yang ada di rekening pembeli untuk mengurangi total atau dia berutang beberapa keuntungan kepada pelanggan yang menerima memo kredit.

Di sisi lain, memo pengembalian dana memberi tahu uang aktual yang dibayarkan pemasok kepada pelanggan.

Baca juga: Mengetahui Berbagai Jenis Transaksi dalam Akuntansi

Kesimpulan

Memo kredit merupakan dokumen yang sangat penting dalam bisnis sebab memiliki banyak kegunaan dan manfaat signifikan bagi bisnis.

Membuat memo kredit secara manual adalah pekerjaan membosankan yang menghabiskan banyak waktu dan tenaga.

Tetapi dengan menggunakan software akuntansi Kledo memungkinkan pembuatan memo kredit hanya dalam beberapa detik, sehingga bisnis dapat menghemat waktu dan fokus pada area bisnis lainnya.

Tak hanya itu, Kledo juga akan membantu Anda membuat dokumen transaksi lainnya secara cepat dan lebih mudah.

Kledo memiliki lebih dari 30 fitur akuntansi yang akan memudahkan proses akuntansi dalam bisnis Anda.

Jadi, tunggu apa lagi? Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.