Mengenal Jenis Invoice dalam Transaksi Bisnis

Ada banyak jenis invoice atau faktur yang dapat dibuat bisnis untuk klien mereka, dan jenis faktur yang Anda pilih akan bergantung pada industri Anda, cara Anda menagih untuk layanan Anda, dan seberapa sering Anda berencana untuk menerima pembayaran.

Tentu saja, banyak bisnis menggunakan sistem faktur yang kemungkinan besar akan menyertakan jenis faktur paling populer untuk bisnis Anda.

Bahkan jika Anda menggunakan software akuntansi, Anda masih akan menemukan deskripsi dan penjelasan dari berbagai jenis faktur berguna.

Dalam artikel ini, kami membahas dua puluh enam jenis invoice yang berbeda yang digunakan untuk sebagian besar transaksi bisnis.

Ini hanya beberapa dari banyak faktur yang mungkin Anda temui di dunia bisnis. Meskipun demikian, ada baiknya untuk mengetahui apa yang Anda hadapi.

Jenis faktur juga akan bervariasi tergantung di mana Anda tinggal. Meskipun Anda dapat berargumen bahwa faktur tetaplah faktur, masing-masing faktur yang tercantum dalam artikel ini memiliki perbedaan yang tidak kentara.

Penjelasan di bawah ini berguna bahkan jika Anda menggunakan perangkat software atau jika Anda harus membuat faktur sendiri.

1. Standard invoice

Ini adalah bentuk faktur atau invoice yang paling sering digunakan yang dikeluarkan oleh bisnis.

Ini harus mencakup deskripsi layanan, biaya, metode pembayaran yang diterima, dan tanggal jatuh tempo. Faktur normal biasanya mencakup:

• Setiap invoice membutuhkan nomor invoice
• Nama dan informasi pelanggan
• Nama bisnis dan informasi kontak
• Jumlah uang yang harus dibayar pelanggan

2. Sales invoice

Faktur penjualan atau sales invoice digunakan oleh penjual untuk memberi tahu pembeli tentang jumlah yang terutang untuk barang yang dibeli.

Faktur penjualan adalah bagian penting dari pembukuan dan pencatatan akuntansi bisnis Anda karena mencatat transaksi penjualan. Pada dasarnya, faktur penjualan meliputi:

• Nama bisnis
• Nama pembeli
• Nomor faktur
• Tanggal pembelian
• Barang yang dibeli pelanggan
• Kuantitas
• Diskon (jika ada)
• Jumlah total yang terutang.

Baca juga: 10 Langkah Penting dalam Proses Akuntansi yang Wajib Anda Ketahui

3. Purchase invoice

Faktur pembelian atau purchase invoice adalaj jenis invoice yang dikeluarkan di akhir untuk kesepakatan yang disepakati dan menampilkan item atau layanan yang dibeli.

Ini berbeda dengan faktur penjualan, yang diberikan di tengah perdagangan untuk menunjukkan kepada klien jumlah barang atau jasa, diskon, dan jumlah total uang yang mereka miliki.

4. Past due invoice

Apakah tanggal jatuh tempo pembayaran bisnis Anda telah berlalu? Anda harus membayaranya.

Faktur lewat jatuh tempo atau past due invoice dikeluarkan jika pembeli belum membayar pada tanggal jatuh tempo.

Ini berfungsi sebagai pengingat mendesak pembeli untuk membayar dengan memberikan tanggal jatuh tempo yang baru. Selain detail faktur asli, faktur yang telah jatuh tempo juga akan mencakup:

• Pengingat jumlah yang harus dibayar
• Tanggal jatuh tempo yang baru
• Metode pembayaran tambahan diterima

Baca juga: Mengenal 3 Standar Audit yang Berlaku di Indonesia

5. Proforma invoice

Dengan faktur proforma atau proforma invoice, Anda mengirim faktur sebelum proyek dimulai. Ini adalah semacam kontrak antara Anda pembeli dan penjual.

Faktur mencakup tanggal penerbitan dan mengklarifikasi daftar barang, jasa, dan barang yang disediakan dan jumlah total uang, termasuk biaya pengiriman dan transportasi.

6. Pending invoice

Faktur yang tertunda adalah cara untuk menunjukkan kepada pelanggan seperti apa bentuk faktur berikutnya.

Ini berfungsi sebagai pratinjau. Ini adalah draf kasar yang tidak memiliki nomor faktur dan dapat diubah sebelum terbitan terakhir. Faktur tetap tertunda sampai pembayaran selesai.

7. Interim invoice

Faktur sementara bisa dikenal sebagai interim invoice. Tidak semua pelanggan dapat membayar sekaligus, dan seringkali bisnis menawarkan pembayaran dengan mencicil.

Ketika sebuah perusahaan merinci harganya dan mengirimkan faktur secara bertahap, setiap faktur disebut faktur sementara. Mereka dimaksudkan untuk memudahkan pembeli untuk membayar.

8. Final invoice

Final invoice dikirim setelah serangkaian transaksi bisnis selesai.

Penjual mengeluarkan faktur akhir yang mencakup jumlah akhir yang disepakati, dan itu mencakup daftar terperinci dari layanan yang diberikan, jumlah total uang yang terutang, tanggal jatuh tempo, dan metode pembayaran yang ditawarkan.

Baca juga: Cara Membuat Jurnal HPP (Harga Pokok Penjualan) dalam Akuntansi

9. Faktur kolektif

Faktur kolektif, seperti namanya, mencakup satu atau beberapa faktur. Ini digunakan ketika penjual menyediakan beberapa barang yang berbeda pada waktu yang berbeda.

Mereka sangat membantu bagi pelanggan tetap yang sering membeli atau untuk transaksi jangka panjang antara bisnis dan pemasok mereka.

10. Faktur berulang

Misalnya, tanda terima bulanan dari perusahaan rental atau perusahaan berbasis langganan seperti Netflix atau Amazon Prime disebut faktur berulang.

Jika faktur berulang dikirim ke klien secara berkala untuk item yang sama dan jumlah uang yang sama, itu didefinisikan sebagai faktur berulang.

11. Commercial invoice

Faktur komersial atau commercial invoice adalah dokumen yang sering dikirim oleh bisnis untuk proyek besar kepada kliennya dalam transaksi internasional.

Ini sering digunakan oleh bea cukai ketika berhadapan dengan perdagangan luar negeri.

Meskipun tidak ada format standar, dokumen tersebut harus menyertakan informasi spesifik seperti pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi pengiriman, barang yang diangkut, negara produsen, dan kode Harmonized System untuk barang tersebut.

Baca juga: Metode Imprest dalam Kas Kecil: Berikut Pembahasan Lengkapnya

12. Faktur elektronik atau e -faktur

Munculnya e-commerce menyebabkan kebutuhan akan e-faktur. Meskipun masih banyak faktur yang dicetak di atas kertas dan dikirim ke pembeli, faktur elektronik dibuat dan dikirim secara elektronik dari penjual ke pembeli.

Ini menghemat waktu dan sumber daya dan memastikan bahwa tanda terima dikirim ke pembeli. Plus, e-faktur mengurangi biaya pencetakan hingga 80%!

13. Faktur digital

Faktur digital sedikit berbeda dari faktur elektronik. Faktur digital tidak harus dibuat secara online.

Ini bisa berupa salinan pindaian faktur standar, yang kemudian dikirimkan secara digital.

Faktur digital juga menghemat banyak waktu dan sumber daya dan menyajikan cara alternatif untuk mengirimkan faktur kepada pembeli.

14. Faktur debit

Memo debit atau faktur debit. Apakah faktur memiliki beberapa informasi yang hilang? Apakah ada perubahan yang diperlukan?

Faktur debit dapat dikeluarkan jika terjadi undercharge atau ketika pembeli menginginkan item tambahan, faktur baru yang dihasilkan dikenal sebagai faktur debit.

Baca juga: Penjualan Bersih (Net Sales): Pembahasan dan Cara Menghitungnya

15. Faktur kredit

Memo kredit atau faktur kredit. Ketika klien mengembalikan produk, faktur baru dibuat. Ini mungkin memiliki jumlah uang yang sama yang terdaftar, atau mungkin lebih rendah dari jumlah yang tercantum dalam faktur penjualan.

Tujuan dari faktur kredit adalah untuk menambahkan sejumlah uang ke rekening pembeli.

16. Mixed invoice

Faktur campuran, seperti namanya, adalah campuran dari faktur kredit dan faktur debit.

Jumlah total pada faktur ini bisa positif atau negatif. Jika suatu item dan satu lagi dihilangkan, yang mengarah ke perubahan harga, seseorang dapat menghasilkan faktur campuran.

17. Self-billing invoice

Penjual tidak selalu harus mengirim faktur. Seringkali kontrak memungkinkan klien untuk membuat faktur, yang kemudian diteruskan ke penjual.

Mereka berdua saling menyepakati jumlah uang dan metode pembayaran sebelum menyelesaikan transaksi mereka.

Baca juga: Apa itu PO? Berikut Pengertian Lengkap dan Perbedaannya dengan Invoice

18. Timesheet billing

Faktur ini berguna untuk bisnis kecil yang menagih pelanggan mereka per jam. Mereka juga dapat digunakan oleh pemberi kerha untuk melacak karyawan mereka.

Timesheets mencatat waktu dan tanggal yang diinvestasikan dalam sebuah proyek, tugas tertentu, atau pelanggan. Sering digunakan di perhotelan, pekerja shift, dan ekonomi pertunjukan.

Baca juga: Jangan Sampai Keliru, Ini Perbedaan Kwitansi dan Invoice

19. Time billing invoice

Time billing invoice adalah salah satu jenis invoice yang berguna melacak waktu Anda dan jumlah pekerjaan yang dilakukan oleh pembeli, dan jumlah uang yang harus dibayar penjual.

Ini sering melibatkan pencatatan waktu yang telah Anda kerjakan dengan bantuan perangkat lunak penagihan waktu.

Ini sempurna untuk para profesional seperti akuntan dan pengacara yang menagih sesuai dengan jumlah waktu yang mereka dedikasikan.

20. Expense claims

Apakah perusahaan lupa membayar biaya yang pernah mereka janjikan? Apakah mereka menolak untuk membayar? Saatnya untuk menghasilkan klaim pengeluaran!

Klaim biaya sering digunakan oleh anggota staf perusahaan ketika mereka membelanjakan uang atas nama perusahaan.

Formulir klaim atau expense claims pengeluaran ini dapat digunakan jika perusahaan mengganti biaya perjalanan, makanan, dan atau akomodasi kepada karyawannya.

Baca juga: Kirim Invoice dengan Cara Ini agar Tagihan Segera Dibayar oleh Pelanggan

21. Utility invoice

Utilitas digunakan di rumah, toko, restoran, industri, dan perusahaan secara teratur.

Untuk menuntut pembayaran utilitas ini, perusahaan gas, listrik, air, atau saluran pembuangan mengeluarkan faktur utilitas kepada pelanggan mereka.

Tujuannya adalah untuk mengingatkan mereka tentang jumlah utilitas yang digunakan dan jumlah uang yang terutang kepada perusahaan.

22. Milestone based invoice

Faktur berbasis nilai atau milestone based invoice. Ketika tonggak tertentu tercapai, bisnis mengeluarkan faktur, mengingatkan pembeli mereka tentang jumlah uang yang terutang untuk tonggak sejarah itu.

Invoice jenis ini tidak melihat jumlah waktu yang diinvestasikan tetapi mengukur biaya sesuai dengan nilai barang dan jasa yang diberikan.

23. Account Statement

Invoice jenis ini menyebutkan semua transaksi keuangan antara pembeli dan penjual dengan tanggal dan waktu.

Ini membantu mengevaluasi pengeluaran di akhir proyek. Hal ini juga membantu dalam melacak keuangan rinci.

Baca juga: Contoh Template Invoice Terbaik untuk Bisnis, Gratis!

24. Miscellaneous invoice

Faktur lain-lain digunakan ketika pembeli berutang uang untuk layanan seperti pengiriman atau penyiapan.

Layanan ini seringkali tidak melibatkan item atau bagian apa pun.

Faktur ini digunakan untuk transaksi keuangan cepat atau untuk membuat penyesuaian kecil dalam faktur yang diterbitkan sebelumnya.

Seringkali, faktur lain-lain tidak memiliki nomor faktur untuk membedakannya dari faktur lainnya.

25. Evaluated Receipt Settlement (ERS)

Tanda terima ini dibuat secara otomatis; selanjutnya, pembayarannya juga otomatis. ERS digunakan ketika pembeli dan penjual telah menyetujui harga dalam kontrak sebelumnya. Sistem ini dibuat untuk menghemat waktu dan sumber daya.

26. Faktur pajak

Penjual terdaftar menerbitkan faktur pajak kepada pembelinya, dan menunjukkan jumlah pajak yang dikenakan untuk barang atau jasa tersebut.

Ada berbagai jenis pajak yang perlu ditagih, ini berbeda di setiap negara dan undang-undang perpajakannya.

Misalnya, di negara bagian Uni Eropa dan Indonesia, pajak pertambahan nilai (PPN) dikenakan; di Kanada, pajak GST atau HST digunakan, dan seterusnya.

Baca juga: Account Payable: Pengertian, Contoh, dan Prosedur Pencatatannya

Kesimpulan

Itulah beberapa jenis invoice atau faktur yang ada dalam transaksi bisnis. Mungkin tidak semua invoice diatas Anda gunakan dalam bisnis, namun dengan mengetahui berbagai jenis invoice tersebut bisa menambah pengetahuan Anda terutama dalam pengelolaan transaksi bisnis yang lebih baik.

Jika Anda kesulian dalam membuat invoice secara manual, Anda bisa mencoba menggunakan alat invoice generator dari Kledo pada halaman ini.

Atau untuk memudahkan proses pembukuan, pembuatan invoice, manajemen aset, membuat laporan keuangan, dan seluruh proses operasional dalam bisnis, Anda bisa langsung menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.