Pengeluaran Bisnis: Pengertian, Jenis, Cara Pencatatannya dan Menghematnya

Untuk berjalan secara efektif, sebuah bisnis harus mengeluarkan sejumlah biaya yang disebut pengeluaran bisnis. Akuntan dan profesional keuangan dapat menggunakan biaya bisnis untuk membuat anggaran perusahaan atau untuk menghasilkan laporan pendapatan.

Memahami pengeluaran bisnis dan mengetahui mana yang dapat dikurangkan juga dapat membantu Anda mempersiapkan pajak perusahaan.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu pengeluaran bisnis dan membuat daftar jenis pengeluaran umum, cara pencatatan, dan cara menghemat pengeluaran bisnis.

Apa itu Pengelaran Bisnis?

Pengeluaran bisnis adalah biaya yang terkait dengan menjalankan perusahaan.

Ketika Anda mengetahui semua pengeluaran perusahaan, Anda dapat membuat anggaran yang lebih akurat dan berupaya mengurangi beberapa biaya.

Pengeluaran juga merupakan bagian dari lembar pendapatan perusahaan. Untuk menghitung laba bersih akhir, Anda harus mengetahui pengeluaran bisnis.

Pengeluaran bisnis juga penting untuk tujuan pajak. Beberapa kategori pengeluaran dapat dikurangkan, yang dapat membantu perusahaan mengurangi kewajiban pajaknya.

PSAK menentukan apakah suatu pengeluaran dapat dikurangkan dengan mempertimbangkan apakah itu biasa, atau umum dalam industri, dan perlu. Beberapa kategori pengeluaran dapat dikurangkan sepenuhnya, sementara yang lain bersifat parsial.

Jika Anda adalah pemilik bisnis, seorang profesional pajak dapat memberikan informasi lebih lanjut tentang peraturan pengurangan spesifik dan standar industri.

Baca juga: Perusahaan Tbk adalah: Ciri, Pro Kontra, Tips, dan Contohnya

Kategori Pengeluaran Bisnis

Pengeluaran dikategorikan berdasarkan bagaimana mereka berhubungan dengan melakukan bisnis dan apakah mereka berubah dengan produksi produk atau layanan.

Penting untuk memahami bagaimana pengeluaran ini memengaruhi bisnis sehingga Anda dapat mengembangkan anggaran dan rencana bisnis.

Berbagai jenis pengeluaran juga dilaporkan secara berbeda pada laporan keuangan. Berikut adalah empat jenis pengeluaran:

Pengeluaran tetap

Pengeluaran tetap adalah biaya yang tidak berubah seiring dengan jumlah produksi. Ini berarti Anda tidak akan membayar jumlah yang berbeda jika Anda menjual lebih banyak atau lebih sedikit.

Contoh yang baik dari biaya tetap adalah sewa – Anda akan membayar jumlah yang sama untuk ruang tidak peduli berapa banyak produk yang Anda jual.

Pengeluaran variabel

Pengeluaran variabel berubah seiring dengan jumlah yang Anda hasilkan atau jual.

Misalnya, tagihan listrik Anda akan lebih tinggi jika Anda membuka lebih banyak jam dan Anda akan membayar lebih banyak komisi saat penjualan Anda meningkat.

Baca juga: Mengetahui Sistem Dana Tetap dalam Pengelolaan Kas Kecil

Pengeluaran operasional

Pengeluaran operasional adalah biaya-biaya yang terkait dengan pembuatan produk atau penyediaan layanan. Ini adalah biaya mesin, sewa, utilitas, dan upah.

Pengeluaran non-operasi

Pengeluaran non-operasional adalah biaya-biaya yang tidak terkait dengan bagaimana bisnis berfungsi. Biaya ini termasuk bunga dan pajak.

17 Pengeluaran Bisnis

Saat melacak biaya bisnis, akan sangat membantu untuk mengaturnya ke dalam kategori.

Berikut adalah 18 jenis pengeluaran bisnis umum yang mungkin Anda temui dalam karier keuangan atau akuntansi Anda:

1. Biaya lokasi

Biaya lokasi adalah biaya yang diperlukan untuk mengamankan lokasi bisnis. Ini bisa termasuk:

Pembayaran hipotek

Jika Anda memiliki gedung tempat Anda beroperasi, Anda mungkin memiliki biaya hipotek untuk diperhitungkan.

Beberapa pembayaran bunga ini mungkin merupakan biaya yang dapat dikurangkan. Biasanya, pengeluaran ini tetap sama untuk jangka waktu yang lama.

Pembayaran sewa

Beberapa pembayaran sewa bulanan, mungkin merupakan biaya yang dapat dikurangkan.

Bergantung pada perjanjian sewa Anda, biaya ini mungkin tetap sama selama berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun.

2. Utilitas

Utilitas termasuk air dan listrik. Jika Anda menyewa lokasi bisnis, pembayaran sewa Anda mungkin termasuk biaya ini tergantung pada perjanjian sewa Anda.

PSAK menganggap biaya ini biasa dan normal, dan biasanya dapat dikurangkan.

Biaya-biaya ini dapat berubah setiap bulan, atau setiap musim, jadi cobalah memperkirakannya untuk menganggarkan sebaik mungkin.

Baca juga: Sistem Pembayaran: Definisi, Komponen, Prinsip, Jenis, Ruang Lingkup, dan Contoh

3. Telepon dan internet

Banyak bisnis mengandalkan internet dan telepon untuk berfungsi. Pengeluaran ini sering kali tetap sama untuk jangka waktu tertentu, tergantung pada kontrak dengan penyedia layanan.

Anda juga dapat menghitung paket telepon seluler atau panggilan jarak jauh sebagai bagian dari pengeluaran ini untuk tujuan penganggaran Anda. Anda biasanya dapat mengurangi biaya ini.

4. Asuransi bisnis

Asuransi bisnis biasanya dapat dikurangkan sepenuhnya. Saat menghitung biaya asuransi, akan sangat membantu untuk mempertimbangkan semua jenis pajak.

Sebuah perusahaan mungkin memiliki asuransi untuk mencakup bidang-bidang seperti:

• Asuransi kesehatan, penglihatan, gigi, dan jiwa kelompok untuk karyawan
• Asuransi properti untuk menutupi bangunan, perabotan dan peralatan
• Pertanggungan tanggung jawab
• Asuransi gangguan bisnis jika terjadi penghentian sementara
• Perlindungan kompensasi pekerja

5. Peralatan kantor

Biaya peralatan kantor dapat mencakup komputer, printer, meja, kursi dan perlengkapan kantor.

Tergantung pada industrinya, ini mungkin juga termasuk bahan atau peralatan khusus. Misalnya, perusahaan perbaikan mobil akan membutuhkan alat dan bahan untuk memperbaiki mobil.

Biaya-biaya ini mungkin berubah secara teratur tergantung pada industri dan kebutuhan bisnis Anda. Anda mungkin dapat mengurangi beberapa di antaranya.

Baca juga: 10 Peluang Bisnis di Medan yang Cocok untuk Pemula

6. Gaji dan tunjangan karyawan

Perusahaan harus menanggung biaya penggajian, termasuk gaji dan tunjangan karyawan, seperti waktu liburan.

Ini mungkin biaya per jam atau digaji tergantung pada bisnis Anda. Jika perusahaan Anda menggunakan pekerja lepas atau karyawan kontrak lainnya, Anda dapat memasukkan biaya tersebut dalam kategori ini juga.

7. Biaya pemasaran

Biaya pemasaran sering kali 100% dapat dikurangkan. Biaya-biaya ini mungkin bervariasi setiap periode keuangan atau terjadi secara teratur. Biaya pemasaran dapat mencakup:

• Postingan media sosial atau kampanye pemasaran
• Desain atau pembenahan situs web
• Desain logo
• Papan iklan
• Iklan cetak di surat kabar atau majalah
• Iklan radio atau kemitraan
• Iklan di televisi
• Kartu nama
• Selebaran
• Sponsor acara

8. Pajak

Setiap perusahaan membayar pajak kepada pemerintah lokal dan federal. Mengetahui biaya-biaya ini dan seberapa sering terjadi dapat membantu Anda membuat anggaran dan lembar pendapatan.

Jenis pajak yang Anda bayarkan akan tergantung pada industri dan pedoman negara bagian Anda. Pajak-pajak ini mungkin termasuk:

• Pajak penghasilan
• Pajak properti
• Pajak gaji
• Pajak penjualan
• Pajak cukai
• Pajak wirausaha

Baca juga: Ukuran Gudang, Jenis, Faktor, dan Tips Memaksimalkan Penyimpanan

9. Biaya bisnis

Sebuah bisnis dapat memiliki biaya tambahan, termasuk perizinan atau izin lainnya.

Biaya-biaya ini dapat terjadi satu kali ketika Anda memulai perusahaan, atau dapat terjadi secara teratur, seperti lisensi yang Anda perbarui setiap tahun.

Biaya-biaya ini dapat dikurangkan tergantung pada situasinya. Misalnya, Anda dapat mengurangi biaya untuk bergabung dengan asosiasi perdagangan di beberapa bidang.

10. Konsumsi bisnis

Beberapa perusahaan memiliki biaya konsumsi bisnis reguler. Ini mungkin termasuk mengajak klien keluar untuk makan siang atau menyediakan makanan khusus atau makanan ringan kantor kepada karyawan.

Ini mungkin bervariasi setiap bulan tetapi dapat membantu untuk menganggarkan.

PSAK dapat mengizinkan pemotongan hingga 50% dalam situasi tertentu, seperti jika pemilik bisnis hadir.

Simpan tanda terima terperinci dari semua jamuan bisnis agar pajak Anda lebih akurat.

11. Hadiah karyawan

Jika Anda memberikan hadiah kepada karyawan untuk promosi atau acara seperti liburan, Anda dapat memasukkan biaya barang sebagai biaya hadiah saat menetapkan anggaran Anda. Ini sering kali dapat dikurangkan hingga jumlah tertentu.

Baca juga: Commercial Invoice: Arti, Jenis, Komponen, dan Download Template Gratis

12. Perjalanan bisnis

Biaya perjalanan bisnis bervariasi di setiap perusahaan, tetapi dapat mencakup:

• Mobil perusahaan, termasuk bensin dan asuransi
• Parkir dan tol
• Biaya pesawat terbang, kereta api atau bus
• Hotel dan makanan

Beberapa biaya ini mungkin dapat dikurangkan. Akan sangat membantu jika Anda menyimpan tanda terima semua biaya ini untuk tujuan penganggaran dan pajak.

13. Edukasi

Terkadang bisnis mungkin memberikan kesempatan edukasi bagi karyawan.

Anda mungkin dapat mengurangi biaya ini ketika pendidikan menambah nilai bagi perusahaan Anda. Ini mungkin termasuk:

• Seminar, webinar, dan konferensi
• Kelas atau lokakarya untuk meningkatkan keterampilan
• Langganan ke publikasi industri tertentu
• Buku-buku yang terkait dengan industri Anda

14. Biaya hukum dan profesional

Sebuah perusahaan mungkin menggunakan akuntan atau profesional hukum.

Biaya-biaya ini terkadang dapat dikurangkan dan penting untuk dianggarkan. Beberapa biaya, seperti akuntan yang Anda temui setiap kuartal, mungkin merupakan pengeluaran rutin yang dapat Anda anggarkan.

Baca juga: Days Sales Outstanding (DSO): Pengertian, Fungsi, dan Cara Hitungnya

15. Pembayaran pinjaman dan pembayaran bunga

Jika Anda memiliki pinjaman bisnis ke perusahaan kartu kredit, bank atau vendor, Anda dapat menghitung pembayaran pinjaman sebagai biaya.

Anda dapat membuat anggaran atau menggunakan angka ini untuk membantu menemukan pendapatan bersih. Jika Anda membayar bunga atas pinjaman ini, Anda mungkin dapat mengurangi bunga tersebut.

16. Penyusutan

Saat membeli perabot kantor atau mobil perusahaan, Anda mungkin diharuskan untuk menyebarkan biaya selama beberapa tahun yang akan Anda gunakan.

Akuntan menyebutnya sebagai depresiasi. Anda mungkin dapat mengurangi beberapa biaya penyusutan tergantung pada perusahaan dan situasi Anda.

17. Pemeliharaan dan biaya lainnya

Anda mungkin memiliki biaya lain yang terkait dengan bisnis Anda tergantung pada industri dan lokasi.

Misalnya, beberapa bisnis membayar layanan lansekap reguler atau pembajakan salju. Anda dapat menambahkan kategori penganggaran atau akuntansi untuk biaya lain-lain atau pemeliharaan.

Baca juga: Mengenal Payback Period Sebagai Indikator Studi Kelayakan Bisnis

Bagaimana Cara Melaporkan Pengeluaran Bisnis?

Berikut adalah langkah-langkah dasar yang dapat Anda ambil untuk melaporkan pengeluaran bisnis secara akurat pada pajak Anda:

1. Dokumentasikan pengeluaran bisnis

Ini adalah salah satu langkah terpenting yang dapat Anda ambil untuk melaporkan pengeluaran bisnis Anda secara akurat.

Melacak pengeluaran Anda juga akan memungkinkan Anda untuk memantau pertumbuhan bisnis Anda dan mengidentifikasi area yang dapat Anda potong pengeluarannya dan meningkatkan profitabilitas.

Ada beberapa opsi berbeda yang dapat Anda gunakan untuk mendokumentasikan pengeluaran bisnis.

Anda dapat melacak semua pengeluaran Anda dalam spreadsheet, menggunakan perangkat lunak akuntansi atau menyewa pemegang buku atau akuntan untuk melacak pengeluaran bisnis Anda untuk Anda.

Software akuntansi seperti Kledo misalnya, umumnya lebih disukai daripada spreadsheet untuk membantu menyusun pelaporan pengeluaran dan membuat persiapan pajak lebih sedikit memakan waktu.

Anda juga dapat menggunakan aplikasi untuk melacak pengeluaran bisnis seperti kuitansi dan jarak tempuh kendaraan.

Aplikasi sering kali terhubung langsung ke perangkat lunak akuntansi, sehingga mudah untuk menyimpan catatan untuk keperluan pajak.

Metode apa pun yang Anda gunakan, Anda harus mengevaluasi kembali metode Anda secara berkala.

Anda mungkin ingin mempertimbangkan metode yang lebih canggih untuk melacak pengeluaran bisnis Anda seiring pertumbuhan bisnis Anda.

Untuk memudahkan Anda dalam memantau dan mencatat seluruh pengeluaran, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

2. Kategorikan pengeluaran bisnis Anda dengan benar

Untuk memenuhi persyaratan pelaporan pajak, pengeluaran bisnis Anda harus dikategorikan secara akurat.

Beberapa pengeluaran mungkin memenuhi syarat untuk pemotongan di muka sementara yang lain mungkin memerlukan penyusutan selama masa manfaat item.

Misalnya, perlengkapan kantor seperti pulpen, kertas, dan kartrid tinta adalah pengeluaran bisnis, sedangkan peralatan kantor adalah aset, yang dibebankan selama masa manfaatnya.

Baca juga: Jurnal Pembagian Dividen: Arti, Jenis, Cara Mencatat, dan Contoh Soal

3. Jadwalkan pengeluaran bisnis Anda yang dapat dikurangkan

Waktu Anda melaporkan pengeluaran bisnis tergantung pada metode akuntansi Anda.

Banyak bisnis menggunakan metode tunai, yang mencatat pengeluaran ketika mereka benar-benar dibayar.

Namun, mungkin ada pengeluaran yang menjangkau lebih dari satu periode pelaporan, seperti polis asuransi jangka panjang.

Ini disebut sebagai metode akuntansi akrual. Sebagai contoh, jika Anda menggunakan metode akuntansi tunai, Anda mencatat sewa pada hari Anda benar-benar menulis cek kepada pemilik Anda.

Namun, jika Anda menggunakan metode akuntansi akrual, Anda mencatat pengeluaran pada tanggal jatuh tempo, terlepas dari kapan Anda benar-benar membayar faktur.

4. Periksa kembali perhitungan pengeluaran bisnis Anda

Saat Anda melaporkan pengeluaran bisnis Anda, ada baiknya Anda memeriksa perhitungan Anda untuk memastikannya akurat.

Misalnya, Anda menggunakan kendaraan pribadi Anda untuk keperluan bisnis dan mengurangi jarak tempuh, pastikan Anda menggunakan tarif jarak tempuh yang tepat.

Ini juga merupakan ide yang baik untuk mempertahankan lembar kerja yang mendukung perhitungan multi-langkah untuk mendukung total yang Anda laporkan ke Dirjen Pajak.

Baca juga: Contoh Laporan Keuangan UMKM Berdasarkan SAK EMKM

7 Tips untuk Menghemat Pengeluaran dalam Bisnis Anda

Ada berbagai taktik yang dapat digunakan pengusaha untuk menghemat pengeluaran dan mempersiapkan biaya tak terduga yang muncul sepanjang tahun

Kami akan menawarkan beberapa saran untuk mengontrol dan menghemat pengeluaran dengan lebih baik.

1. Buatlah rencana

Anda perlu mengevaluasi posisi bisnis Anda sekarang dan ke mana Anda ingin membawanya di masa depan.

Roadmap yang dipikirkan dengan matang sangat penting untuk memperkirakan pengeluaran dengan benar dan menyediakan kontinjensi.

Misalnya, jika Anda berniat untuk mengejar pasar baru tahun depan, Anda harus memasukkan biaya terkait ke dalam perkiraan Anda.

2. Lacak pengeluaran dengan rajin

Anda harus memahami biaya historis Anda sebelum merencanakan masa depan. Hal ini memerlukan pengumpulan data dengan cara yang efektif dan efisien.

Melacak biaya Anda seharusnya tidak menjadi sekedar rencana, tetapi harus menjadi bagian integral dari operasi Anda yang sedang berlangsung.

3. Lakukan tolok ukur terhadap industri Anda

Tetapkan metrik yang bermakna bagi bisnis Anda dan sebanding dengan yang digunakan oleh perusahaan lain di industri Anda.

Jika Anda melihat pengeluaran Anda lebih banyak dalam kategori tertentu, maka telusuri, selidiki alasannya, dan ambil tindakan yang tepat untuk mengurangi biaya-biaya tersebut sesuai dengan norma industri.

Baca juga: Account Payable Turnover Ratio: Pengertian Lengkap dan Cara Hitungnya

4. Kelola biaya variabel

Lihatlah biaya variabel masa lalu perusahaan Anda dan hitung berapa persentase penjualan yang mereka wakili.

Persentase historis memberikan indikasi yang baik tentang potensi biaya di masa depan dan tolok ukur untuk digunakan dalam menjaga agar biaya-biaya tersebut sejalan dengan aktivitas penjualan.

5. Perhatikan dengan ketat biaya tetap

Orang cenderung berpuas diri dengan biaya tetap karena biaya tersebut umumnya berulang dan sering kali mencerminkan hubungan jangka panjang dengan pemasok.

Tetapi Anda harus menguji pasar secara berkala untuk melihat apakah Anda bisa mendapatkan kesepakatan yang lebih baik dari pemasok yang bersaing.

Merupakan praktik yang baik untuk mendapatkan dua atau tiga penawaran harga secara teratur. Entah itu dengan mengajukan permintaan untuk proposal (RFP) atau metode yang kurang formal, penting untuk mengirimkan pesan bahwa Anda selalu memperhatikan biaya Anda.

Baca juga: Proposal Bisnis: Contoh dan Template yang Bisa Anda Download

6. Berinvestasi dalam teknologi

Jelajahi teknologi baru yang dapat membantu bisnis Anda meningkatkan efisiensi, meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya.

Misalnya, banyak perusahaan sekarang menggunakan sistem komputasi awan (cloud computing) sebagai pengganti dari perangkat keras internal yang relatif mahal untuk dibeli dan dipelihara.

Misalnya Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan software akuntansi berbasis online yang akan memudahkan operasional bisnis Anda.

7. Tawarkan insentif kepada staf

Buatlah orang-orang bertanggung jawab atas biaya dan berikan penghargaan yang sesuai bagi karyawan yang menemukan cara untuk mengurangi pengeluaran.

Hal ini membantu menciptakan budaya zero waste dalam organisasi Anda. Ini juga membantu memotivasi anggota staf yang ditugaskan untuk menerapkan inisiatif pengurangan biaya untuk tetap bertugas dan menjadi kreatif.

Baca juga: Anggaran Surplus: Pembahasn Lengkap dan Bedanya dengan Anggaran Defisit

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai pengeluaran bisnis juga jenis beserta cara melaporkannya dan juga cara menghematnya.

Memastikan pengeluaran bisnis Anda sesuai kebutuhan bisnis adalah hal penting supaya bisnis Anda berkelanjutan dan tidak ada pemborosan yang terjadi dalam setiap pos pengeluaran.

Untuk memudahkan Anda dalam mencatat dan memantau pengeluaran bisnis kapanpun dimanapun, Anda bisa mencoba menggunakan software akutnansi online seperti Kledo secara gratis melalui tautan ini.