Masih menggunakan excel untuk proses pembukuan dan akuntansi pada bisnis Anda? Excel telah ada sejak 1985. Ini adalah salah satu spreadsheet pertama yang menggunakan antarmuka grafis dengan menu pull-down dan memiliki kemampuan tunjuk dan klik dengan mouse.
Jutaan pengguna telah menjadi penggemar Excel sejak debutnya, dengan pengikut yang signifikan di kalangan profesional keuangan dan akuntansi.
Ada banyak alasan untuk menyukai Excel. Mudah digunakan dan program ini memiliki banyak fitur fantastis. Karena itu, ini adalah pilihan yang buruk untuk mengelola proses akuntansi dan pelaporan keuangan.
Namun tetap saja, excel tidak dirancang untuk proses pembukuan dan akuntansi, terutama untuk bisnis yang besar.
Pada artikel ini kita akan membahasa risiko yang akan Anda dapatkan saat Anda menggunakan excel untuk proses akuntansi pada bisnis Anda.
Beberapa Kasus Besar Keuangan Karena Menggunakan Excel
Ada beberapa kasus yang menjadi sorotan dunia akibat human error dalam penggunan excel.
Pertama, Olimpiade London secara tidak sengaja menjual 20.000 tiket ke acara renang yang hanya bisa menampung 10.000. Menurut The Telegraph, “seorang anggota staf membuat satu kesalahan penekanan tombol dan memasukkan ‘20.000’ ke dalam spreadsheet daripada angka yang benar dari 10.000 tiket yang tersisa.”
Kemudian, J.P. Morgan Chase kehilangan lebih dari $ 2 miliar karena kesalahan spreadsheet, yang diperparah karena satu kesalahan perhitungan dimasukkan ke dalam perhitungan lain.
Untuk banyak usaha kecil, Microsoft Excel (atau Google Sheets) adalah pilihan default untuk pembukuan dan akutnansi. Hal ini terutama berlaku untuk pemilik usaha kecil baru.
Ada banyak tutorial dan template Excel online, dan mudah untuk menemukan contoh rumus akuntansi atau malah Anda mungkin sudah memilikinya. Saat pertama kali memulai bisnis, akuntansi excel adalah yang paling mudah diakses dan digunakan.
Namun, saat bisnis Anda mulai berkembang, Anda akan segera menyadari bahwa Anda tidak punya waktu untuk berurusan dengan tenaga kerja manual yang diperlukan untuk menggunakan excel untuk akuntansi Anda
Anda akan segera dihadapkan dengan keputusan bisnis — haruskah Anda menghabiskan waktu dan upaya untuk berurusan dengan MS Excel dan risiko yang terkait dengannya?
Atau haruskah Anda mengubah semua informasi keuangan bisnis Anda ke dalam software akuntansi?
Baca juga: Apa itu Zero Based Budgeting atau Penganggaran Tak Bersisa?
Masalah yang Terjadi Jika Anda Melakukan Akuntansi dan Pembukuan di Excel
Excel adalah alat yang baik digunakan bagi pemilik usaha kecil. Sulit untuk mengabaikan akses worksheet sederhana yang dapat disesuaikan yang datang dengan versi Excel gratis.
Namun, pemilik akan segera menemukan sejumlah masalah yang dapat muncul, termasuk risiko formula yang rusak, data yang salah tempat, dan file yang hilang.
Dan semakin banyak waktu yang Anda habiskan dalam spreadsheet, semakin sulit untuk mengatur pembukuan Anda, dan semakin sedikit waktu yang Anda miliki untuk fokus pada bisnis Anda.
Berikut adalah ssepuluh alasan mengapa Excel bisa sangat bermasalah bagi pemilik akuntnasi usaha kecil.
Baca juga: Cara Membuat Pembukuan Sederhana Beserta Contoh dan Tipsnya
1. Hasil dari akuntansi excel tidak diterima secara umum di dunia bisnis
Meskipun Excel dapat bekerja untuk bisnis kecil Anda, biasanya tidak diterima oleh dunia bisnis secara keseluruhan. Investor mungkin menolak setelah merak tahu Anda menggunakan excel untuk proses pembukuan bisnis. Begitu juga akuntan atau pemegang buku Anda.
Excel mungkin berguna untuk analis data yang mengolah angka dan menjalankan tabel pivot.
Tetapi pemilik perusahaan yang peduli dengan hal-hal seperti mencatat transaksi bisnis di buku besar dan menyusun laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas pada akhirnya akan mengalami masalah saat menggunakan perangkat lunak.
2. Visualisasi di excel itu sulit
Seperti disebutkan dalam paragraf sebelumnya, format Excel berguna untuk sejumlah besar informasi.
Tapi itu tidak terlalu membantu dalam hal menafsirkan data. Faktanya, Excel bergantung pada alat visualisasi seperti tabel dan grafik untuk menginterpretasikan data.
Ini bisa berguna di beberapa bidang, tetapi tidak dalam akuntansi bisnis. Bayangkan Anda adalah perusahaan dengan pendapatan 10 milyar.
Mencoba melacak transaksi dalam kategori seperti piutang atau hutang dapat menjadi tantangan, terutama dengan deretan data. Anda tidak dapat memperluas tabel Excel seperti yang Anda bisa dengan software akuntansi.
Baca juga: Cara Membuat Jurnal Retur Penjualan Beserta Contohnya
3. Kurangnya data historis
Masalah lain dengan spreadsheet akuntansi Excel adalah mereka tidak menyimpan data historis dengan baik.
Microsoft tidak merancang spreadsheet ini untuk menyimpan informasi selama bertahun-tahun. Perusahaan sering kehilangan data historis, yang dapat mempersulit untuk mengidentifikasi tren keuangan.
Mampu mengidentifikasi tren keuangan membantu perkiraan dan anggaran perusahaan.
Misalnya, apakah Anda memiliki arus penjualan di bulan Desember? Jika demikian, Anda mungkin perlu mempekerjakan pekerja tambahan atau meningkatkan pasokan Anda.
Tidak dapat mengidentifikasi tren dapat menyebabkan Anda kehilangan peluang atau kehilangan uang.
Ini tidak hanya membuat frustrasi, tetapi juga dapat menyebabkan komplikasi hukum.
Bayangkan Anda dipanggil untuk audit oleh petugas pajak hanya untuk menyadari bahwa template spreadsheet perusahaan Anda tidak lagi memiliki informasi dari tahun yang bersangkutan. Dan ini adalah masalah besar.
4. Entri manual
Excel memang terkesan murah, tapi apakah sebanding dengan waktu yang terbuaang? Ini semua tentang berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk mengelola. Jam-jam itu sulit untuk diukur tetapi hal ini sangat penting untuk Anda.
Sayangnya, Excel membutuhkan banyak jam kerja. Anda harus memasukkan setiap pengeluaran bisnis dengan tangan.
Jika Anda mempraktikkan pembukuan entri ganda, seperti yang disyaratkan oleh Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum, Anda harus memasukkan setiap transaksi dua kali. Itu dua kali lipat entri data manual.
Ini berarti bahwa segala sesuatu mulai dari laporan pengeluaran hingga bagan akun memerlukan entri manual.
Ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan. Berapa biaya ini untuk usaha kecil?
Katakanlah Anda memiliki karyawan yang bekerja paruh waktu menyelesaikan pekerjaan keuangan. Karena karyawan harus memasukkan informasi secara manual ke Excel, mereka bekerja 20 jam per minggu. Secara hipotesis, karyawan tersebut menghasilkan 20.000 per jam dan bekerja selama 50 minggu dalam setahun.
Dalam hal ini, Anda mendedikasikan 20.000.000 secara ketat untuk memasukkan informasi akuntansi.
Tidak hanya mahal, tetapi juga menghilangkan biaya peluang yang terlewatkan yang berasal dari waktu itu untuk penjualan, pemasaran, atau perekrutan.
Dengan alat yang lebih baik, jumlah jam yang dihabiskan untuk akuntansi turun, dan biaya nilai waktu juga berkurang.
Baca juga: Financial Distress: Pengertian, Tandanya dan Cara Mengindarinya dalam Bisnis
5. Tidak ada integrasi
Mirip dengan fakta bahwa Excel membutuhkan banyak tenaga kerja manual adalah kenyataan bahwa itu tidak terintegrasi dengan baik dengan aplikasi keuangan Anda yang lain, seperti aplikasi kasir, toko online, atau akun bank Anda.
Kartu kredit dan perusahaan bank Anda mungkin mengizinkan Anda untuk mengunduh laporan keuangan Anda dalam format spreadsheet, tetapi Anda masih harus mengimpor dan mengatur semua data ini ke dalam spreadsheet akuntansi yang ada.
Sekali lagi, ini membutuhkan banyak waktu dan menghadapkan Anda pada risiko.
Jika Anda membuat kesalahan saat memasukkan informasi, Anda bisa membutuhkan waktu berjam-jam atau berhari-hari untuk menemukan kesalahan tersebut.
Setelah transaksi Anda diimpor ke perangkat lunak akuntansi Anda secara otomatis mengurangi kemungkinan hal ini terjadi.
Baca juga: Apa Itu Budgeting? Berikut Adalah Penjelasan Lengkap dan 20 Tips Membuat Budgeting
6. Spreadsheet tidak dapat memprediksi arus kas secara akurat
82% bisnis gagal karena salah urus arus kas. Bukannya karena bisnis tidak menghasilkan uang, tetapi karena kesulitan untuk memperkirakan dan menganggarkan seiring pertumbuhan perusahaan. Sayangnya, Excel tidak memiliki alat proyeksi untuk usaha kecil.
Mari kita contohkan:
Perusahaan Andi, Catfood, misalnya. Catfood adalah perusahaan yang memproduksi makanan hewan peliharaan. Ketika Andi pertama kali memulai perusahaan, mudah untuk memperkirakan berapa banyak uang yang akan dimiliki perusahaan beberapa bulan ke depan.
Namun seiring dengan pertumbuhan Catfood, transaksi mulai terjadi semakin banyak. Dia menjual ke pengecer yang berbeda dengan harga yang berbeda, pengiriman internasional, dan mengelola perusahaan yang sedang berkembang.
Hal ini membuat arus kas menjadi lebih kompleks, yang mempersulit pengambilan keputusan yang signifikan tentang bisnis.
Ketika dia mulai menggunakan software akuntansi, Andi dapat dengan mudah melihat semua hutang perusahaan dan semua hutang perusahaan mereka. Dengan mudah dia membuat keputusan terbaik dalam bisnis.
7. Anda akan berakhir dengan ketidakkonsitenan
Salah satu masalah terberat dengan Excel biasanya tidak terlihat sampai terlambat: spreadsheet yang tidak konsisten.
Ini terjadi sepanjang waktu. Karena Excel bukan hub pusat untuk semua kebutuhan akuntansi, penganggaran, dan inventaris Anda, Anda perlu menambahkan dan mengubah data di beberapa tempat secara manual.
Bisnis dari semua ukuran menghadapi masalah ini. Tetapi semakin besar perusahaan, semakin besar kemungkinan mereka untuk menghadapinya. Menurut Ventana Research, sekitar 44% perusahaan berukuran perusahaan mendapatkan masalah dengan spreadsheet yang tidak konsisten.
Masalah sebenarnya dengan angka yang tidak bertambah adalah sulit untuk mengetahui alasannya.
Meskipun dimungkinkan untuk merekonsiliasi dua spreadsheet, jika kesalahan dibuat beberapa bulan yang lalu, sulit untuk mengetahui spreadsheet mana yang benar dan mana yang salah.
8. Anda akan akrab dengan kesalahan
Kesalahan spreadsheet cenderung memiliki waterfall effect.
Jika bahkan satu sel di spreadsheet Anda salah, itu bisa berakibat besar. Salah satu input dengan digit yang salah, atau koma atau titik desimal yang salah tempat, dan spreadsheet Anda akan menggunakannya untuk salah menghitung perhitungan lainnya.
Kembali pada tahun 2003, kesalahan kecil pada spreadsheet merugikan pembangkit listrik Kanada, TransAlta, $24 juta. Menurut The Register, “chief executive Steve Snyder mengatakan snafu itu ‘secara harfiah adalah kesalahan cut-and-paste dalam spreadsheet Excel.'”
Mungkin Anda tidak akan kehilangan $24 juta, tetapi kesalahan manusia membuat bisnis kehilangan pendapatan nyata sepanjang waktu.
Risiko pencatatan pengeluaran inventaris bulanan Anda atau menimbun inventaris Anda secara berlebihan dapat menciptakan masalah besar bagi usaha kecil.
9. Spreadsheet tidak diskalakan
Excel mungkin berfungsi saat Anda pertama kali memulai bisnis Anda. Namun seiring pertumbuhan perusahaan Anda, banyak hal berubah — Anda mungkin mengubah harga, meningkatkan pembiayaan, meluncurkan beberapa produk baru, atau mempekerjakan beberapa orang. Sebelum Anda menyadarinya, spreadsheet Anda tidak dapat mengikuti keuangan bisnis Anda.
Ada banyak tantangan bisnis yang tidak dapat Anda kendalikan.Namun, ini bukan salah satunya. Anda bisa dapat berpindah menggunakan software akuntansi.
Baca juga: Lean Manufacturing: Pengertian, Prinsip dan Tips Membangunnya
10. Spreadsheet bersifat statis
Ketika kami mengatakan statis, maksud kami itu kebalikan dari fungsi dinamis, yang Anda dapatkan dengan software akuntansi online seperti Kledo.
Dengan software akuntansi online, semuanya otomatis – penyimpanan data, pencadangan ke cloud, sinkronisasi dengan aplikasi bisnis lainnya.
Anda juga mendapat manfaat dari fitur dan pembaruan baru dari penyedia perangkat lunak dan tanpa gangguan pada proses bisnis. Semuanya terjadi di cloud, tidak diperlukan lisensi baru atau biaya peningkatan.
Perlu mengakses data akuntansi Anda saat bepergian? Singkirkan laptop Anda, layanan software akuntansi Kledo juga dapat diakses dari ponsel atau tablet Anda.
Anda juga dapat memberikan hak akses akuntan atau pemegang buku di bisnis Anda.
Anda juga bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Kesimpulan
Jika Anda menggunakan Excel sebagai pengelolaan akuntansi bisnis, Anda mungkin sudah lelah dan frustrasi dengan sistem pembukuan Anda.
Jika Anda telah memutuskan untuk melupakan template akuntansi usang yang dikenal sebagai spreadsheet, Anda dapat mempertimbangkan untuk beralih ke sofware akuntansi seperti Kledo.
Kledo adalah perangkat lunak lengkap yang memungkinkan Anda mengendalikan keuangan bisnis Anda
.Anda tidak hanya akan mendapatkan akses ke hal-hal seperti templat faktur, templat neraca, dan laporan laba rugi, Anda juga dapat:
- Mencatat pendapatan
- Mencatat penjualan
- Melacak tagihan dan pengeluaran
- Memperkirakan dan memproyeksikan pendapatan masa depan
- Mencatat penggajian
- Menhitung pengenaan pajak
- Manajemen persediaan dan aset
- Melakukan scan barcode
Jadi apalagi yan masih Anda ragukan, buat proses akuntansi Anda menjadi lebih mudah dan lebih baik menggunakan software akuntansi Kledo yang bisa Anda coba secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- Rumus Rasio Solvabilitas dan Kalkulator Rasio Solvabilitas Gratis - 24 Desember 2024
- Supplies Expense dalam Akuntansi: Pengertian dan Cara Jurnalnya - 23 Desember 2024
- Rumus Biaya Variabel dan Kalkulator Biaya Variabel Gratis - 20 Desember 2024