Inventaris Adalah: Pengertian, Teknik Manajemen, dan Tips Mengelolanya

Perusahaan yang menjual barang fisik biasanya menggunakan sistem untuk melacak inventaris mereka untuk memenuhi pesanan dengan cepat dan membeli produk saat dibutuhkan. Itu sebabnya melakukan manajemen inventaris adalah hal penting.

Manajemen inventaris dapat membantu bisnis berhasil dengan memastikan pelanggan menerima apa yang mereka inginkan saat mereka menginginkannya.

Jika Anda mengelola atau melacak produk, memahami manajemen inventaris dan cara membuat sistem yang efisien untuk itu dapat bermanfaat.

Pada artikel ini, kita membahas inventaris adalah, mengenal manajemen inventaris dan berbaagai tekniknya, dan tips memilih manajemen inventaris yang tepat untuk bisnis Anda.

Inventaris Adalah?

Inventaris adalah jumlah produk yang dimiliki perusahaan yang tersedia untuk dibeli.

Kumpulan barang ini pada akhirnya akan dijual kepada pelanggan untuk mendapatkan keuntungan. Hal ini membuat persediaan dilaporkan sebagai aset lancar di neraca perusahaan Anda.

Namun, perlu diingat bahwa menyimpan inventaris atau persediaan untuk waktu yang lama belum tentu merupakan hal yang baik.

Ini karena Anda dapat membayar biaya penyimpanan dan produk berpotensi menjadi usang. Berikut adalah beberapa contoh inventaris:

• Jumlah pakaian yang harus dijual perusahaan
• Hot dog yang siap dijual oleh stand hot dog
• Bahan baku yang dibutuhkan untuk membuat furnitur
• Cupcake yang belum selesai di toko roti
• Bahan-bahan yang dibutuhkan untuk membuat limun untuk stand limun

Jenis inventaris

Ada beberapa jenis inventaris yang ada dalam sebuah bisnis dan tergantung industri bisnis tersebut. Berikut adalah beberapa jenis inventaris:

Inventaris bahan baku

Inventaris bahan baku mengacu pada barang yang digunakan untuk membuat produk atau persediaan perusahaan.

Dengan kata lain, mereka adalah bahan yang dibutuhkan untuk memproduksi berbagai barang.

Bahan baku bisa apa saja dari kayu dan paku untuk membuat perabot atau tepung, telur dan mentega yang digunakan untuk membuat produk untuk toko roti.

Biaya bagian persediaan ini dilaporkan sebagai persediaan bahan baku di neraca perusahaan.

Baca juga: Metode Penilaian Persediaan: Pengertian, Jenis, Cara Hitung, Dan Tips Memilihnya

Inventaris work-in progress

Inventaris barang dalam proses atau work-in progress mengacu pada barang yang belum selesai atau sepenuhnya diproduksi.

Contoh jenis inventaris ini termasuk cokelat yang masih membutuhkan lapisan gula di pabrik cokelat, sepatu yang belum diwarnai, dan minyak esensial yang belum dikemas dalam botol oleh produsen kesehatan.

Inventaris barang jadi

Barang jadi mengacu pada produk yang siap dijual oleh perusahaan. Barang-barang ini telah menyelesaikan siklus produksi.

Barang jadi sebelumnya terdiri dari bahan mentah dan juga barang dalam proses.

Contoh persediaan barang jadi termasuk barang jadi yang dipanggang di toko roti, kaos yang sudah jadi oleh perancang pakaian dan rumah yang sudah selesai dibuat oleh pembuat rumah.

Apa itu Manajemen Inventaris?

Manajemen inventaris atau persediaan adalah bagian dari manajemen rantai pasokan yang melibatkan pengawasan aliran barang dari produsen ke gudang ke titik penjualan.

Fungsi utama dari manajemen inventaris adalah menyimpan catatan rinci tentang produk baru dan produk yang dikembalikan saat mereka memasuki atau meninggalkan gudang atau tempat penjualan.

Proses manajemen inventaris bisa lebih kompleks dalam organisasi yang lebih besar, proses dasarnya sama: barang diterima ke gudang dan diletakkan di rak atau ke area persediaan, kemudian dipindahkan ke fasilitas produksi di mana barang tersebut dibuat menjadi barang jadi dan kemudian dikirim langsung ke pelanggan.

Di perusahaan yang lebih kecil, barang yang diterima dari produsen dapat langsung masuk ke area stok. Untuk distributor grosir, barangnya adalah produk jadi, bukan bahan mentah.

Proses manajemen inventaris memerlukan penggunaan berbagai jenis data untuk melacak barang, termasuk jumlah barang, harga pokok barang, nomor seri, nomor lot dan tanggal.

Baca juga: Cara Menghitung Persediaan Akhir: Laba Kotor, Ritel, dan Work in Process

Jenis Manajemen Inventaris

Ada beberapa jenis manajemen inventaris yang digunakan untuk memastikan barang tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Berikut adalah beberap jenis metode dalam melakukan manajemen inventaris:

1. Stock review

Jenis manajemen inventaris ini biasanya sangat menarik bagi usaha kecil. Ini melibatkan analisis barang yang Anda miliki secara teratur versus apa yang Anda proyeksikan di masa depan.

Meskipun stock review otomatis dapat menentukan tingkat persediaan minimum, metode ini memang memerlukan inspeksi inventaris secara teratur dan barang harus dipesan ulang untuk memenuhi tingkat minimum yang diperlukan.

Meskipun metode ini efektif, metode ini juga menciptakan ruang untuk kesalahan manusia dan dapat memakan banyak tenaga.

2. Analisis ABC

Dengan jenis proses manajemen inventaris ini, Anda membagi inventaris Anda menjadi beberapa kelompok berdasarkan nilai dan signifikansi biaya produk.

Kategori A mewakili barang-barang yang bernilai tinggi dan kuantitas rendah, B mewakili barang-barang yang nilai dan kuantitasnya sedang dan C mewakili barang-barang yang bernilai rendah dan kuantitas tinggi.

istem manajemen inventaris kemudian mengelola masing-masing kategori yang berbeda ini secara terpisah.

Dengan metodologi analisis ABC, Anda perlu mengetahui produk mana yang paling laris sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki stok ekstra.

Salah satu keuntungan utama dari pendekatan ini adalah Anda mendapatkan kontrol yang lebih baik atas barang-barang Anda yang bernilai tinggi.

Meskipun demikian, ini juga dapat memerlukan sumber daya yang cukup besar untuk terus menganalisis tingkat kategori yang berbeda, terutama jika Anda memiliki gudang besar dengan jumlah barang yang tinggi.

Baca juga: Nota Kredit: Arti, Komponen, Contoh, dan Bedanya dengan Nota Debit

3. Metodologi Just-in-time (JIT)

Dengan metodologi ini, produk tiba saat dipesan oleh pelanggan, yang memungkinkan permintaan pelanggan dipenuhi tanpa menyimpan jumlah produk dalam stok dan tersedia.

Pendekatan ini melibatkan meneliti pola pembelian, mengevaluasi faktor berbasis lokasi yang membantu Anda menentukan barang apa yang dibutuhkan selama waktu dan tempat tertentu, dan menganalisis permintaan musiman.

Risiko dengan jenis manajemen inventaris ini adalah Anda dapat salah membaca permintaan pasar atau mengalami tantangan dengan pemasok, yang mengakibatkan kehabisan stok.

3. Kuantitas pesanan ekonomis

Kuantitas pesanan ekonomis atau economic order quantity (EOQ), adalah formula untuk jumlah ideal persediaan yang perlu dibeli perusahaan dan mencakup serangkaian variabel seperti tingkat permintaan, total biaya produksi, dan faktor lainnya.

Tujuan dari rumus tersebut adalah untuk mengidentifikasi jumlah unit produk terbesar yang perlu dibeli untuk meminimalkan pembelian.

Baca juga: Pengertian Akuntabilitas dalam Bisnis dan Cara Membangunnya

4. Jumlah pesanan minimum

Jenis manajemen inventaris ini berlaku khusus untuk pemasok dan mengacu pada jumlah stok terkecil yang ingin mereka jual.

Pengecer harus menjual untuk membeli jumlah pesanan minimum agar pemasok menyetujui penjualan.

5. Safety stock

Dengan metode manajemen persediaan ini, persediaan ekstra dipesan melebihi permintaan pengecer yang diharapkan.

Teknik ini digunakan untuk mencegah kehabisan stok yang disebabkan oleh perubahan permintaan konsumen yang tidak terduga.

6. Reorder point formula

Teknik manajemen inventaris ini didasarkan pada siklus pembelian dan penjualan perusahaan dan akan bervariasi sesuai dengan produknya.

Dengan rumus ini, titik pemesanan ulang biasanya lebih tinggi dari nomor persediaan pengaman, karena memungkinkan waktu tunggu tambahan untuk pemesanan ulang.

7. FIFO dan LIFO

FIFO adalah singkatan dari first in first out dan LIFO adalah singkatan dari last in first out.

Dengan FIFO, persediaan lama dijual terlebih dahulu untuk menjaga seluruh persediaan tetap segar dan baru. LIFO digunakan untuk mencegah persediaan kembali dan persediaan yang lebih baru dijual terlebih dahulu.

8. Pelacakan batch

Dengan jenis manajemen persediaan ini, perusahaan mengelompokkan dan memantau stok dengan sifat serupa.

Metode ini bermanfaat untuk melacak persediaan kadaluarsa atau melacak produk yang rusak kembali ke batch aslinya.

9. Pengiriman massal

Metode ini difokuskan pada pengurangan biaya pengiriman. Dengan ini, Anda membuat palet inventaris Anda untuk mengirimkan lebih banyak produk sekaligus.

Baca juga: Inventory Control: Pengertian, Metode, Manfaat, dan Langkah Prosesnya

10. Persediaan konsinyasi

Dengan jenis manajemen persediaan ini, vendor atau grosir setuju untuk memberikan kepada pengecer barang-barang mereka tanpa pembayaran di muka.

Vendor mempertahankan kepemilikan barang dan pengecer membayarnya saat mereka menjual.

11. Manajemen persediaan perpetual

Ini adalah jenis teknik manajemen inventaris yang paling dasar dan melibatkan penghitungan inventaris Anda segera setelah mencapai gudang Anda. P

ersediaan dicatat secara manual dalam spreadsheet atau menggunakan pena dan kertas.

12. Dropship

Dengan jenis manajemen persediaan ini, toko tidak menyimpan stok barang yang dijualnya.

Sebaliknya, ketika konsumen membeli produk, toko membeli barang tersebut dari pihak ketiga dan mengirimkannya langsung ke konsumen. Pengecer tidak pernah menangani produk secara langsung.

13. Cross-docking

Ini adalah metode manajemen inventaris di mana truk menurunkan barang langsung ke truk keluar.

Dengan menggunakan teknik ini, hanya ada sedikit atau bahkan tidak ada penyimpanan di antara pengiriman.

14. Six Sigma

Ini adalah metodologi yang berfokus pada peningkatan kinerja bisnis secara keseluruhan, meningkatkan profitabilitas mereka sekaligus mengurangi peningkatan kelebihan persediaan.

Baca juga: Inventory Turnover: Pengertian, Rasio, Manfaat, dan Tips Mengelolanya

15. Lean Six Sigma

Metodologi ini menggunakan alat Six Sigma tetapi berfokus pada peningkatan aliran bisnis dan peningkatan standarisasi kata.

16. Demand forecasting

Dengan teknik ini, perusahaan meninjau data penjualan historis untuk menentukan perkiraan berapa permintaan pelanggan nantinya.

Dengan kata lain, perusahaan memperkirakan jumlah barang yang mereka harapkan akan dibeli oleh pelanggan dan kemudian menggunakan informasi ini untuk menentukan jumlah persediaan yang harus mereka pesan.

17. Lean manufacturing

Metodologi ini secara khusus berdampak pada praktik manajemen perusahaan.

Tujuan dari lean manufacturing adalah untuk menghilangkan pemborosan dan aktivitas yang tidak menambah nilai.

Mengapa Manajemen Inventaris Penting?

Ketika manajemen inventaris terorganisir dengan baik, sisa proses manajemen rantai pasokan akan berjalan dengan lancar.

Tanpa itu, perusahaan menghadapi risiko masalah seperti salah pengiriman, salah pilih, barang kehabisan stok, dan kelebihan stok.

Ketika gudang tidak dikelola dengan baik, rak yang tidak teratur, daftar pengambilan kertas yang salah, atau gudang yang berantakan dapat menyebabkan kesalahan pengambilan.

Kesalahan pengiriman, pada gilirannya, adalah akibat dari kesalahan pengambilan pada awal proses.

Ketika perusahaan menggunakan metode manual untuk menempatkan pesanan dan tidak memiliki pemahaman penuh tentang barang apa yang mereka miliki dalam persediaan, mereka tidak dapat memperkirakan persediaan yang mereka perlukan dengan tepat.

Pada akhirnya, ini menghasilkan kehabisan stok dan kelebihan stok.

Kesalahan ini berdampak pada profitabilitas organisasi, pemborosan uang, serta waktu karyawan untuk mengoreksi kesalahan.

Dan karena kesalahan seperti ini berdampak buruk pada perusahaan, hal itu juga dapat menghasilkan ulasan negatif atau berdampak pada loyalitas pelanggan.

Baca juga: Lead Time dalam Produksi: Pengertian dan Cara Menguranginya

Apa itu SKU?

SKU adalah stock keeping unit atau unit penyimpanan stok, dan merupakan nomor yang ditetapkan untuk suatu produk oleh toko untuk mengidentifikasi harga, produsen, dan pilihan produk.

SKU biasanya dipecah menjadi klasifikasi dan kategori. Ini memungkinkan pengecer dengan mudah mengelompokkan produk untuk dianalisis.

Pengecer online juga menggunakan SKU untuk membuat rekomendasi produk.

Karena produk yang memiliki fitur serupa dapat dikelompokkan menggunakan SKU, pengecer dapat menyarankan produk serupa yang mungkin diminati pelanggan.

Sebuah toko mungkin mengkategorikan produk berdasarkan jenis pelanggan—pria, wanita, atau anak-anak—gaya, warna, atau bahan.

Pengecer kemudian dapat menggunakan SKU untuk membuat laporan terperinci yang melacak inventaris dan penjualan.

Laporan ini juga dapat digunakan untuk menegosiasikan persyaratan yang lebih baik dengan vendor produk.

Baca juga: Daftar Inventaris: Pengertian, Jenis, Contoh, dan Cara Membuatnya

Tips Mengelola Manajemen Inventaris

Baik Anda bekerja untuk bisnis skala kecil atau besar, manajemen inventaris adalah komponen penting dari bisnis.

Ini membantu untuk memantau atau menjaga jumlah barang yang disimpan di gudang untuk mencegah pencurian, menghitung fisik barang dan juga memastikan ada analisis keuntungan harian atau bulanan.

Berikut adalah cara membuat sistem manajemen inventaris yang efektif :

1. Pilih proses organisasi

Langkah pertama untuk memiliki sistem manajemen inventaris yang efektif adalah mengatur produk Anda yang ditujukan untuk manajemen inventaris.

Proses organisasi yang efisien membantu menghitung dan menyimpan barang, memberikan wawasan tentang penjualan, dan membedakan produk lama dari yang baru.

Anda dapat mengatur produk sesuai dengan preferensi Anda, seperti produsen atau tanggal produksi.

2. Tentukan sistem penyimpanan

Untuk memastikan proses organisasi yang efisien, tentukan sistem penyimpanan yang bekerja dengannya.

Gudang atau ruang produk yang terorganisir dapat bergantung pada jenis inventaris yang ingin Anda simpan, apakah barang yang mudah rusak atau tidak mudah rusak.

Anda mungkin memerlukan ruang berpendingin atau yang terisolasi dengan baik untuk barang-barang seperti makanan atau elektronik.

3. Beri nomor produk Anda

Produk bernomor memungkinkan bisnis melacak produk dengan lebih mudah saat menghitung.

Anda dapat menggunakan angka dengan warna atau huruf tergantung pada preferensi Anda.

Angka-angka membantu menghilangkan penjualan atau pembelian barang yang salah dan dapat membantu membatasi perbedaan.

4. Pilih software untuk mengelola inventaris dengan mudah

Menggunakan program perangkat lunak dapat mempermudah dan mempercepat akses dan pengelolaan inventaris.

Spreadsheet tipikal untuk manajemen inventaris yang efektif berisi hal-hal seperti tanggal pembelian, jumlah produk baru dan lama, deskripsi produk, dan hari kedaluwarsa produk.

Barcode scanner untuk membaca barcode pada produk dapat membuat manajemen inventaris menjadi lebih efisien.

Untuk solusi lengkap inventaris dan pembukuan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo yang akan memudahkan proses operasional bisnis Anda.

Jika tertarik, Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Apa itu Buku Induk Inventaris? Berikut Penjelasan Lengkapnya

5. Lakukan inventarisasi secara teratur

Lakukan inventarisasi harian, mingguan atau bulanan, tergantung pada jenis barang dan waktu yang tersedia untuk mempertahankan penghitungan yang akurat.

Penghitungan inventaris yang sering memungkinkan Anda menghitung jumlah produk yang terjual, kapan dan berapa banyak, serta produk mana yang mungkin perlu Anda jual lebih banyak dalam waktu dekat.

Penghitungan inventaris yang tepat waktu juga dapat membantu mengekang pembusukan produk.

6. Evaluasi kinerja pemasok

Evaluasi pemasok produk Anda dan juga beri mereka umpan balik tentang apa yang menurut Anda dapat mereka tingkatkan dalam layanan atau produk mereka.

Pemasok yang efisien siap memenuhi kebutuhan konsumen yang konstan dan dapat secara positif mempengaruhi pertumbuhan bisnis.

Pemilik bisnis dan pemasok dapat bekerja sama untuk mendorong perluasan bisnis dan bagaimana memuaskan pelanggan mereka.

7. Pekerjakan karyawan untuk mengelola inventaris

Bisnis skala besar dengan banyak inventaris dapat meminta jasa personel manajemen inventaris yang membantu mengambil inventaris saat diperlukan dan juga mengelola pembelian dan pengembalian.

Selain itu, bisnis skala kecil dapat mengadopsi penggunaan personel pengontrol inventaris untuk kelancaran manajemen bisnis.

Personil pengendalian persediaan mungkin spesialis atau karyawan bisnis. Melatih karyawan untuk mengambil alih tugas personel pengendalian persediaan mungkin merupakan pilihan yang lebih murah daripada mempekerjakan seorang ahli yang terlatih.

8. Buat prosedur kontrol kualitas

Kontrol kualitas dalam bisnis memastikan ketersediaan barang berkualitas bagi pelanggan.

Apa pun jenis produk yang dijual, penting untuk melakukan pemeriksaan kualitas secara teratur.

Saat melakukan inventarisasi, karyawan dapat meluangkan waktu untuk mencari barang yang melewati tanggal kadaluarsa dan juga label yang rusak atau tidak sesuai.

Pemeriksaan kualitas ini memastikan produk selalu berkualitas tinggi.

9. Kelola permintaan inventaris

Melalui pengelolaan permintaan persediaan, suatu perusahaan dapat membatasi pembelian barang-barang yang bersifat musiman agar tidak terjadi kelebihan biaya.

Sebaliknya, perusahaan dapat lebih fokus pada produk yang menambah nilai dan pendapatan bagi bisnis.

Salah satu manfaat utama dari mengelola permintaan persediaan adalah perusahaan dapat memperkirakan permintaan pelanggan dan membuat rencana untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Baca juga: Faktur Adalah: Definisi, Fungsi, Jenis, dan Cara Membuatnya

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai inventaris dan proses pengelolaannya dalam suatu bisnis. Mengelola inventaris adalah hal penting, terutama jika Anda adalah seorang pemilik bisnis yang mengaharukan bisnis Anda menyimpan stok seperti retail atau usaha dagang.

Jika proses inventaris tidak efektif, maka keuntungan yang Anda dapatkan tidak akan maksimal karena stok yang hilang, stok yang disimpan terlalu lama atau kehabisan stok.

Untuk prosesn manajemen inventaris yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang memudahkan proses operasional bisnis Anda.

Dengan Kledo Anda bisa dengan mudah mengelola banyak gudang dan cabang, mencatat produk paket, dan Anda juga bisa menggunakan barcode scanner untuk memudahkan pencatatan produk dan stok Anda.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.