Mengirim invoice atau faktur tepat waktu adalah salah satu cara terbaik untuk memastikan bahwa pelanggan segera membayar produk dan layanan yang mereka beli. Salah satu opsi populer untuk bisnis adalah otomatisasi, yang memungkinkan Anda mengirim invoice secara online.
Mempelajari lebih lanjut tentang metode pembukuan ini dapat meningkatkan profesionalisme Anda dengan pelanggan dan meningkatkan profitabilitas Anda.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan kepada Anda apa itu invoice online, termasuk manfaat dan elemennya, membahas metode cara membuat invoice online.
Apa itu Invoice Online?
Invoice atau faktur online adalah proses penagihan pelanggan secara online tanpa mencetak dan mengirimkan salinan ke pelanggan.
Faktur online dapat dengan cepat mencapai pelanggan melalui email atau portal online dan menghindari penundaan dan gangguan yang terlibat dalam proses penagihan kertas.
Perusahaan yang menggunakan invoice online sebagai metode penagihan mereka sering kali memiliki opsi pembayaran online untuk pelanggan mereka.
Anda dapat membuat invoice secara online menggunakan berbagai jenis software atau alat faktur.
Situs web pembayaran online memungkinkan Anda mengirim faktur ke klien menggunakan templat yang mudah disesuaikan.
Mereka juga membantu Anda melacak pembayaran, menghitung pajak, dan menggunakan fitur pelaporan waktu nyata untuk mengukur kemajuan bisnis.
Baca juga: Mengenal Beberapa Jenis Produk dan Proses Pemasarannya
Manfaat Invoice Online
Berikut adalah beberapa keuntungan dari faktur online:
Pembayaran lebih cepat
Anda dapat mempercepat pembayaran pelanggan melalui invoice online, yang membantu menciptakan arus kas yang sehat.
Faktur online juga memudahkan klien Anda untuk mengirim pembayaran tanpa merasa tidak nyaman, terutama jika Anda memiliki opsi pembayaran online.
Otomatisasi
Faktur online otomatis membantu Anda mengirim banyak salinan secara bersamaan atau mengirim faktur berulang untuk mengembalikan klien.
Dengan pengaturan yang dimodifikasi, Anda dapat membuat sistem untuk mengirim faktur reguler tepat waktu, setiap saat.
Baca juga: Apa itu Proforma Invoice? Berikut Pengertian Lengkap dan Bedanya Dengan Invoice Lainnya
Kenyamanan
Faktur online memungkinkan Anda menyesuaikan template sehingga setiap faktur memerlukan input baru paling sedikit.
Anda juga dapat mengedit faktur pada tahap apa pun untuk menambahkan kejelasan atau kepuasan pelanggan per perjanjian.
Penghematan waktu
Faktur online efisien dan dapat membantu mengurangi biaya tenaga kerja. Tidak seperti faktur tradisional, yang harus dilakukan dengan komputer kantor dan ruang surat, Anda dapat mengirim faktur online dari jarak jauh menggunakan ponsel, tablet, atau komputer apa pun yang terhubung.
Anda memiliki bukti digital
Faktur online memungkinkan Anda melacak catatan piutang usaha Anda dengan faktur digital alih-alih pengarsipan tradisional yang rentan terhadap kehilangan atau kerusakan.
Faktur digital juga dapat memberikan konfirmasi penerimaan dan pembayaran tagihan pelanggan.
Pengiriman tanpa kontak langsung
Faktur online memungkinkan perusahaan bekerja dengan klien tanpa menemui mereka secara fisik untuk meminta pembayaran.
Invoice online menunjukkan profesionalisme dan kepercayaan kedua belah pihak.
Baca juga: Apa itu PO? Berikut Pengertian Lengkap dan Perbedaannya dengan Invoice
Cara membuat Invoice Online
Anda dapat membuat faktur online menggunakan Microsoft Word, Microsoft Excel atau dengan menggunakan alat pembuat faktur gratis.
Pertimbangkan untuk mengikuti langkah-langkah dalam metode ini untuk membantu Anda membuat faktur yang sesuai dengan kebutuhan Anda:
Microsoft Word
Microsoft Word memiliki beberapa template yang terlihat profesional yang dapat Anda edit dan simpan dengan mudah untuk digunakan nanti.
Setelah menyesuaikan faktur, Anda dapat mengirimkannya langsung melalui email ke klien Anda. Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat faktur melalui Microsoft Word:
- Buka dokumen Word dan buka “File.” Klik “Baru” dan pilih “Template Invoice.” Anda juga dapat mencari dari menu beranda.
- Cari template faktur untuk memilih template faktur yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
- Tambahkan informasi bisnis Anda ke tajuk profesional, seperti nama perusahaan, alamat email, nomor telepon, dan logo bisnis.
- Isi informasi klien, biasanya di sisi yang berlawanan atau di bawah alamat Anda. Sertakan informasi klien Anda seperti nama, nomor telepon, dan nomor rekening. Hapus bagian yang tidak Anda perlukan.
- Word secara otomatis menyertakan nomor faktur, tetapi Anda dapat menyesuaikannya agar sesuai dengan nomor faktur saat ini.
- Sertakan deskripsi produk atau layanan beserta harganya.
- Hitung totalnya dan cetak tebal. Tunjukkan metode pembayaran apa yang diterima dan kerangka waktu apa yang diminta untuk pembayaran.
- Setelah Anda puas dengan invoice yang Anda buat, unduh dan kirimkan ke klien Anda.
- Terkait: Pelajari Tentang Menjadi Petugas Penagihan
Microsoft Excel
Excel menawarkan beberapa templat faktur praktis yang dapat Anda simpan dan kirim ke klien.
Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat faktur online menggunakan Microsoft Excel:
- Buka buku kerja baru dari menu “File” dan cari “Faktur” di kotak dialog di sisi kiri.
- Pilih template invoice yang sesuai dengan kebutuhan Anda, dari berbagai template invoice produk dasar dan template invoice layanan tertentu.
- Tambahkan informasi bisnis, seperti nama, logo, email, nomor telepon, dan alamat.
- Isi kolom pelanggan, seperti nama dan ID pelanggan, nomor telepon, dan informasi klien lainnya.
- Tetapkan nomor faktur unik ke faktur saat ini.
- Jelaskan layanan dan produk yang terlibat dan harganya.
- Hitung totalnya. Tunjukkan metode pembayaran yang diterima dan tanggal jatuh tempo.
- Edit faktur Anda, simpan dan kirimkan.
Baca juga: Jangan Sampai Keliru, Ini Perbedaan Kwitansi dan Invoice
Invoice Generator
Anda juga dapat memilih untuk menggunakan invoice generator atau pembuat faktur online. Ini bisa berupa pembuat faktur gratis, atau Anda dapat membayar untuk fitur premium.
Platform yang berbeda memberikan templat dan manfaat faktur yang berbeda, jadi Anda mungkin ingin menelusuri fitur-fitur ini sebelum memutuskan software yang akan Anda gunakan.
Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat faktur online menggunakan pembuat faktur:
- Pilih templat faktur untuk klien Anda.
- Tambahkan informasi bisnis Anda.
- Masukkan informasi pelanggan Anda.
- Berikan informasi khusus faktur, seperti deskripsi produk atau layanan dengan biaya dan tanggal terperinci.
- Hitung totalnya. Tunjukkan metode pembayaran yang diterima dan tanggal jatuh tempo.
- Tambahkan tanda tangan digital.
- Jika diinginkan, atur faktur berulang.
- Bagikan faktur melalui email.
Jika Anda tertarik untuk membuat faktur secara mudah, Anda bisa membuatnya melalui alat invoice generator Kledo melalui tautan ini.
Ada lebih dari 50 contoh invoice yang bisa Anda pilih dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Apa yang Harus Disertakan dalam Invoice Online
Mengetahui elemen penting dari invoice online dapat memperjelas faktur Anda dan membantu Anda menerima pembayaran tepat waktu.
Ini juga dapat membantu Anda mengatur informasi tentang faktur Anda. Inilah yang harus disertakan dalam faktur online:
Invoive
Invoice harus menampilkan kata”Invoice” atau “Faktur,” sering ditulis dalam huruf tebal, warna berbeda atau font yang lebih besar. Ini membantu klien memahami bahwa dokumen tersebut adalah permintaan pembayaran, bukan kutipan, tanda terima, atau nota kredit.
Nomor faktur
Setiap faktur diidentifikasi dengan nomor unik, sering kali terletak di bagian informasi klien, setelah nomor atau ID akun pelanggan. Setiap faktur memiliki nomor unik untuk pelacakan dan referensi digital.
Baca juga: Contoh Invoice Hotel Paling Lengkap dan Mudah untuk Dibuat
Alamat dan nama perusahaan
Untuk kontraktor dan perusahaan, Anda dapat mencantumkan nama dan alamat perusahaan. Freelancer dapat mencantumkan nama, alamat, atau nomor telepon mereka yang dapat digunakan klien untuk menghubungi mereka jika terjadi perselisihan.
Nama dan alamat pelanggan
Untuk membantu klien Anda mengetahui bahwa faktur adalah milik mereka, Anda dapat menyertakan nama perusahaan dan alamat mereka.
Deskripsi layanan atau barang: Berikan deskripsi terperinci tentang layanan yang Anda tagihan, dengan setiap layanan atau produk pada jalur terpisah untuk identifikasi yang jelas.
Tanggal pengiriman
Juga dikenal sebagai tanggal pasokan, tanggal pingiriman adalah saat Anda mengirimkan barang atau menyediakan layanan. Dalam kebanyakan kasus, tanggal persediaan bervariasi dari tanggal faktur tetapi biasanya dalam waktu 30 hari.
Tanggal faktur
Ini adalah tanggal saat Anda membuat faktur dan bukan saat Anda memasok barang atau jasa.
Jumlah total untuk barang atau jasa
Sebagian besar faktur memisahkan total untuk setiap layanan atau barang. Mereka juga menghitung jumlah total akhir yang harus dibayar.
Syarat pembayaran
Tentukan syarat dan ketentuan pembayaran yang disetujui oleh klien, seperti pembayaran dalam waktu 30 hari.
Metode pembayaran yang diterima
Cantumkan opsi pembayaran yang dapat digunakan pelanggan Anda untuk membayar, seperti pembayaran online atau alamat email.
Baca juga: Contoh Template Invoice Terbaik untuk Bisnis, Gratis!
Kelebihan Invoice Online
Invoice online menciptakan sejumlah manfaat untuk bisnis kecil, termasuk:
- Tanda terima pelanggan yang praktis. Pelanggan menerima faktur online segera dan dapat membayar dengan cepat, memotong waktu pengiriman metode nondigital.
- Pembayaran lebih cepat. Menambahkan tautan dalam faktur untuk membayarnya secara online tidak hanya nyaman bagi pelanggan, tetapi juga baik untuk arus kas bisnis Anda.
- Catatan akuntansi yang disederhanakan. Banyak pilihan software akuntansi yang memiliki fitur faktur online terintegrasi dan mengkonsolidasikan pencatatan ke dalam satu lokasi, salah satunya adalah Kledo.
- Waktu yang dihemat. Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk melacak faktur mana yang dibayar, menyiapkan yang baru, dan mengirimkannya ke pelanggan.
Jika Anda ingin membuat invoice secara online lebih mudah sekaligus mendapatkan solusi pengelolaan akuntansi yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: 15 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Faktur Dibanding Manual
Kekurangan Menggunakan Invoice Online
Ada beberapa kelemahan menggunakan faktur online, yang meliputi:
- Beberapa perangkat lunak atau fitur faktur memerlukan biaya bulanan. Tidak semua opsi gratis dan mungkin memerlukan investasi kecil dari Anda, tergantung mana yang Anda pilih.
- Filter spam dapat menyembunyikan faktur. Mengirim faktur melalui email berarti kotak masuk pelanggan dapat menandai mereka sebagai spam, jadi Anda mungkin masih harus menelepon beberapa pelanggan yang tidak menyadari bahwa mereka memiliki faktur yang menunggu.
- Email bisa diretas. Privasi mungkin dikompromikan jika email pelanggan diretas, yang jauh lebih kecil kemungkinannya jika faktur dikirimkan.
- Beberapa pelanggan mungkin tidak menyukai format digital. Anda mungkin memiliki setidaknya beberapa pelanggan yang tidak paham teknologi dan menginginkan faktur kertas kuno yang bagus.
Baca juga: Faktur Pembelian: Pembahasan Lengkap Dan Perbedaannya Dengan Faktur Penjualan
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai invoice online yang mungkin bisa Anda pertimbangkan untuk digunakan dalam bisnis Anda .
Menggunkan invoice online memang memiliki banyak manfaat dan membaut Anda lebih berhemat karena bisnis Anda bisa paperless, namun ada baiknya Anda mengkomunikasikan terlebih dahulu kepada klien Anda tentang proses invoicing dalam bisnis agar tidak terjadi kesalahpahaman kedepannya.
Anda juga bisa dengan mudah menghasilkan invoice lebih cepat dan mudah dengan hanya beberapa kali klik menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur invoice terbaik seperti Kledo.
Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa memilih tampilan invoice yang Anda inginkan dan menarik sehingga meningkatkan profesionalitas Anda di mata klien.
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- Annual Recurring Revenue (ARR): Rumus dan CaraMenghitungnya - 17 Desember 2024
- Laporan Mingguan: Definisi, Manfaat, dan Tahapan Membuatnya - 17 Desember 2024
- Bukti Pembayaran: Pengertian, Manfaat dan Download Contohnya - 16 Desember 2024