10 Kesalahan Pembukuan, Solusi, dan Cara Mencegahnya

Kesalahan pembukuan atau akuntansi dapat menimbulkan masalah besar dalam rencana bisnis Anda jika tidak diperhatikan.

Bagaimana kesalahan pembukuan dapat memengaruhi bisnis Anda? Beberapa cara mungkin termasuk laporan keuangan yang salah yang menyebabkan komplikasi lebih lanjut, tagihan atau gaji tidak dibayar, atau memberikan informasi yang salah tentang kesehatan keuangan Anda.

Kesalahan ini bisa berdampak mahal dan dapat menyebabkan kerusakan yang signifikan pada perusahaan dari berbagai ukuran.

Artikel kami akan membantu memetakan kesalahan pembukuan atau akuntansi umum termasuk tanda-tanda yang harus diwaspadai, bagaimana mencegahnya, dan apa dampaknya terhadap bisnis Anda.

Jika Anda memiliki kesalahan tertentu, Anda dapat melompat ke bagiannya menggunakan menu di bawah ini:

Menemukan dan Menghilangkan Kesalahan Pembukuan

Saat menemukan dan menghilangkan kesalahan pembukuan, semakin cepat semakin baik.

Memeriksa ulang pekerjaan Anda mungkin bukan cara tercepat untuk menemukan kesalahan akuntansi, tetapi tentu saja ini adalah cara terbaik untuk menangkapnya dalam tindakan.

Luangkan waktu untuk memeriksa pekerjaan Anda untuk menemukan potensi kesalahan yang mungkin terjadi.

Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan:

• Membedakan laporan keuangan sebelumnya untuk menemukan perbedaan
• Menggunakan Excel atau Google Sheets untuk akselerasi matematika dan pemeriksaan numerik
• Meminta rekan kerja atau supervisor untuk memeriksa pekerjaan Anda
• Membandingkan catatan akuntansi Anda dengan laporan bank
• Memeriksa neraca saldo atau trial balance Anda untuk setiap perbedaan
• Bekerja dengan akuntan atau pemegang buku untuk mengoreksi pembukuan Anda dan mengidentifikasi kesalahan

Baca juga: Proyeksi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Tips Membuatnya

Bagaimana Cara Mencegah Kesalahan Pembukuan?

Mencegah kesalahan pembukuan sebelum terjadi dapat menghemat waktu Anda dan menjaga kebersihan buku Anda.

da beberapa metode yang dapat Anda gunakan untuk membantu mengurangi dan mencegah kesalahan sebelum terjadi::

• Menggunakan software akuntansi seperti Kledo untuk mengotomatisasi proses
• Periksa ulang semua entri untuk mencegah kesalahan akuntansi dalam pembukuan Anda
• Pastikan Anda lebih berorientasi pada akurasi bukan kecepatan; jangan terburu-buru prosesnya
• Menetapkan kata sandi pada buku Anda setelah Anda menutup untuk mencegah entri tambahan diposting
• Bekerja dengan pemegang buku atau akuntan profesional untuk membantu Anda mengelola pembukuan Anda, dan berkonsultasi dengan akuntan ketika terjadi perubahan dalam bisnis Anda yang memiliki implikasi akuntansi yang signifikan

Kami akan mengeksplorasi kesalahan pembukuan alin dan solusi lebih banyak lagi karena berkaitan dengan setiap kesalahan di bagian di bawah ini.

Baca juga: Cara Membuat Pembukuan Sederhana Beserta Contoh dan Tipsnya

1. Kesalahan entri data

Kesalahan pembukuan entri data terjadi ketika data atau informasi yang tidak akurat dimasukkan ke dalam pembukuan Anda.

Integritas data Anda sangat penting untuk memiliki informasi yang benar dalam sistem akuntansi Anda. Kesalahan entri data dapat mencakup:

• Memasukkan nomor yang salah
• Memasukkan nomor yang benar dengan urutan yang salah
• Memasukkan angka alih-alih kata-kata atau sebaliknya

Apa dampaknya?

Dampak potensial dari kesalahan entri data dapat bervariasi dari sesuatu yang kecil seperti kesalahan ejaan hingga kesalahan besar seperti kekurangan pembayaran atau pembayaran lebih dari vendor.

Tanda-tanda kesalahan

Kesalahan entri data sering terjadi tetapi dapat menambah masalah di kemudian hari.

Menemukan tanda-tanda kesalahan dapat terjadi dalam beberapa cara:

• Saldo percobaan tidak cocok
• Rekonsiliasi tidak cocok
• Catatan tidak cocok dengan laporan bank

Solusi

Anda dapat mengatasi dan mencegah kesalahan entri data dengan beberapa cara:

• Memeriksa ulang entri
• Menggunakan software akuntansi untuk mengotomatisasi proses dan mengurangi jumlah data yang perlu dimasukkan secara manual
• Pastikan Anda bekerja dengan akurasi, bukan kecepatan

Baca juga: Sistem Informasi Akuntansi: Pengertian, Manfaat, Komponen dan Jenisnya

2. Lupa menginput data

Lupa menginput data hanyalah masalah melupakan entri seperti pembelian atau penjualan.

Dampak yang terjadi

Salah satu masalah dengan lupa memasukkan data akan berpengaruh ke integritas data.

Entri itu bisa berupa gaji karyawan atau item penganggaran yang digunakan untuk membuat keputusan keuangan yang penting.

Tanda-tanda kesalahan

Melihat ada sesuatu yang hilang dari pembukuan Anda tidak pernah menyenangkan, tetapi menemukan kesalahan dengan cepat adalah yang terpenting. Untuk menemukan kesalahan, lihat daftar periksa ini:

• Identifikasi catatan akuntansi yang tidak sesuai dengan laporan bank
• Cari perbedaan dalam neraca saldo
• Temukan cek dan saldo yang tidak cocok

Solusi

Solusi kesalahan entri data yang sama juga berlaku untuk kesalahan penghilangan, termasuk:

• Memeriksa ulang entri
• Menggunakan software akuntansi untuk mengotomatisasi proses dan mengurangi jumlah data yang perlu dimasukkan secara manual
• Pastikan Anda bekerja dengan akurasi, bukan kecepatan

Baca juga: Ingin Berbisnis Toko Bangunan? Ikuti 10 Tips Berikut Ini

3. Kesalahan duplikasi

Terlalu banyak hal bisa menjadi hal yang buruk, termasuk data. Duplikasi adalah kesalahan akuntansi umum lainnya yang merupakan hasil dari entri ganda pada entri pendapatan atau beban.

Dampak yang terjadi

Kesalahan duplikasi dapat berdampak besar pada sistem akuntansi Anda atau hasil apa pun. Beberapa contoh termasuk:

• Seorang akuntan mencatat HPP ganda
• Kredit atau debit ekstra pada pesanan pembelian
• Seorang pemegang buku menggandakan gaji

Tanda-tanda kesalahan

Kesalahan duplikasi bisa dibilang salah satu kesalahan yang paling umum dan mudah terlihat dalam akuntansi.

Beberapa tanda yang harus diwaspadai adalah:

• Menampilkan nilai lebih dari biasanya di pembukuan
• Cek dan saldo tidak cocok
• Laporan bank tidak cocok dengan catatan Anda

Solusi
Memecahkan masalah akuntansi biasanya diringkas menjadi tiga solusi terpisah:

• Memeriksa ulang entri
• Menggunakan software akuntansi untuk mengotomatisasi proses dan mengurangi jumlah data yang perlu dimasukkan secara manual
• Pastikan Anda bekerja dengan akurasi, bukan kecepatan

4. Kesalahan transposisi

Kesalahan transposisi adalah hasil dari membalik dua digit yang dimasukkan back-to-back.

Konsekuensi keuangan yang serius dapat diakibatkan oleh kesalahan transposisi, seperti membayar karyawan 8.268, bukan 2.868

Dampak yang terjadi

Dampak potensial dari kesalahan transposisi dapat bervariasi dari kelebihan pembayaran, seperti yang kita lihat pada contoh di atas,

hingga sesuatu yang kecil seperti memesan unit klip kertas tambahan. Ini berarti, hasilnya bisa berarti hilangnya dana untuk bisnis Anda.

Tanda-tanda kesalahan

Kesalahan transposisi bisa sedikit lebih rumit untuk ditangkap, tetapi tanda kesalahannya bisa terlihat sangat mirip dengan kesalahan akuntansi lainnya:

• Menampilkan nilai yang lebih atau kurang dari seharusnya
• Cek dan saldo tidak cocok
• Laporan bank tidak cocok dengan catatan Anda

Solusi

Menemukan solusinya juga dapat terlihat sangat mirip dengan kesalahan akuntansi lainnya:

• Memeriksa ulang entri
• Menggunakan software akuntansi untuk mengotomatisasi proses dan mengurangi jumlah data yang perlu dimasukkan secara manual
• Pastikan Anda bekerja dengan akurasi, bukan kecepatan

Anda juga bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Ikhtisar Laba Rugi: Pengertian Lengkap dan Cara Penjurnalannya

5. Kesalahan kompensasi

Bagian utama dari proses akuntansi adalah penggajian, dan membayar karyawan Anda dengan benar perlu menjadi prioritas.

Kesalahan kompensasi, adalah salah satu kesalahan pembukuan yang sering terjadi, terutama jika bisnis Anda memiliki banyak karyawan.

Dampak yang terjadi

Tak perlu dikatakan bahwa kompensasi yang berlebihan atau kurang tidak terlihat bagus di pembukuan, tetapi juga tidak baik untuk hubungan baik dalam organisasi Anda.

Karyawan ingin percaya bahwa mereka akan dibayar dengan benar dan tepat waktu dari perusahaan Anda. Terlalu banyak insiden seperti ini dapat menimbulkan ketidakpercayaan pada sistem akuntansi Anda.

Faktanya, sebuah survei oleh Kledo menunjukkan bahwa 1 dari 6 karyawan bisnis kecil mengatakan satu gaji yang tidak akurat akan membuat mereka berhenti dari pekerjaan mereka.

Tanda-tanda kesalahan

Seseorang yang tidak dibayar mungkin akan mengakibatkan panggilan telepon karyawan yang marah, tetapi menemukan kesalahan sebelum penggajian selesai harus menjadi tujuan utama Anda.

Membandingkan gaji saat ini dengan periode pembayaran terakhir untuk setiap perubahan besar ke atas atau ke bawah harus menjadi langkah pertama Anda, terutama jika karyawan Anda memiliki jadwal yang konsisten dari minggu ke minggu.

Solusi

Untungnya, kesalahan kompensasi umumnya dapat diperbaiki dengan cepat jika segera diketahui, tetapi dapat menimbulkan masalah jika tidak diketahui sama sekali atau dibiarkan tanpa pengawasan.

Untuk mencegah kesalahan ini, lakukan langkah yang sama seperti kesalahan entri data:

• Memeriksa ulang entri
• Menggunakan software akuntansi untuk mengotomatisasi proses dan mengurangi jumlah data yang perlu dimasukkan secara manual
• Pastikan Anda bekerja dengan akurasi, bukan kecepatan

Selain itu, Anda juga bisa menggunakan software payroll dan HR seperti Gajihub yang sudah terintegrasi secara sempurna dengan software akuntansi Kledo.

Anda bisa mencobanya secara gratis melalui tautan ini.

6. Kesalahan prinsip

Kesalahan akuntansi lainnya adalah kesalahan prinsip, di mana entri akuntansi melanggar prinsip akuntansi mendasar.

Dampak yang terjadi

Contoh kesalahan prinsip mungkin membeli peralatan dan salah mengkategorikan biaya sebagai penjualan, bukan pembelian.

Kekacauan seperti itu bisa mendatangkan malapetaka pada checks and balances Anda ketika tiba saatnya untuk merekonsiliasi laporan keuangan Anda.

Tanda-tanda kesalahan

Kesalahan prinsip dapat memerlukan beberapa penyelidikan untuk ditemukan, tetapi sering kali dapat ditemukan tepat sebelum rilis laporan keuangan akhir untuk kuartal tersebut.

Ini juga dapat mengambil banyak bentuk, seperti ketidakcocokan debit dan kredit atau kesalahan saat mentransfer jumlah dari laporan laba rugi ke laporan arus kas.

Solusi

Solusi untuk kesalahan prinsip meliputi:

• Memiliki checks and balances sebelumnya
• Mengoreksi kategorisasi
• Memeriksa laporan akuntansi akhir untuk mencari perbedaan
• Bekerja dengan pemegang buku atau akuntan yang akrab dengan prinsip-prinsip akuntansi dan cara mencatat transaksi dengan benar

Baca juga: Memahami Penggunaan Transaksi Digital dalam Bisnis di Indonesia

7. Kesalahan pembalikan entri

Pembalikan entri menyerupai kesalahan prinsip dan dapat dengan mudah disalahartikan, namun, pembalikan entri adalah hasil dari memasukkan data ke arah yang salah.

Jadi ada transaksi yang seharusnya kredit malah didebet atau transaksi yang harusnya debit malah dikreditkan.

Dampak yang terjadi

Pembalikan entri memiliki potensi untuk membalikkan cek dan saldo Anda.

Misalnya, Anda mencatat debit sebagai kredit. Ketika tiba saatnya untuk menyeimbangkan pembukuan, Anda akan menunjukkan jumlah tambahan yang tidak ada.

Tanda-tanda kesalahan

Tanda-tanda pembalikan entri dapat mencakup menunjukkan pendapatan tambahan atau pengeluaran tambahan di luar tindakan penyeimbangan kredit dan debit yang biasa terjadi.

Ini terjadi karena entri salah dikategorikan sebagai kredit atau debit.

Solusi

Untuk mengatasi masalah ini, kembali ke langkah solusi dasar Anda:

• Memeriksa ulang entri
• Menggunakan software akuntansi untuk mengotomatisasi proses dan mengurangi jumlah data yang perlu dimasukkan secara manual
• Pastikan Anda bekerja dengan akurasi, bukan kecepatan

8. Kesalahan penutupan

Kesalahan penutupan terjadi ketika… Tergantung pada perusahaan Anda, tanggal penutupan akuntansi dapat bervariasi, tetapi arti dari penutupan buku tetap sama: Semua data telah dimasukkan dan akun direkonsiliasi.

Dampak yang tejadi

Membuat perubahan apa pun pada data ini setelah tanggal penutupan dapat mengakibatkan masalah besar untuk penutupan di masa mendatang dan laporan keuangan Anda.

Misalnya, memposting transaksi baru di buku Anda setelah tanggal penutupan mengharuskan Anda mengulangi proses penutupan lagi.

Tanda-tanda kesalahan

Jika Anda menemukan transaksi diposting setelah tanggal penutupan, kemungkinan Anda memiliki kesalahan penutupan di tangan Anda.

Kesalahan penutupan juga bisa menjadi sesuatu yang sederhana seperti membuat perubahan pada informasi Anda setelah penutupan—apapun itu, sekarang berarti penutupan baru harus diproses.

Solusi

Cara termudah untuk mencegah perubahan apa pun setelah penutupan dan menghindari kesalahan penutupan adalah dengan menetapkan kata sandi penutup.

Sebagian besar software akuntansi seperti Kledo memungkinkan untuk ini. Dengan cara ini, hanya satu orang yang memiliki kekuatan untuk masuk dan membuat perubahan apa pun setelah penutupan.

Baca juga: 6 Tips Memulai Usaha Sembako Agar Untung, Wajib Dicoba!

9. Kesalahan rekonsiliasi

Kesalahan rekonsiliasi adalah kesalahan yang terjadi selama proses pembuatan semua akun atau pembukuan konsisten atau kongruen.

Rekonsiliasi adalah aspek penting lain dari proses akuntansi. Ini memungkinkan Anda untuk memvalidasi semua informasi di pembukuan Anda, seperti pemeriksaan ulang sebelum melakukan tutup buku.

Dampak yang terjadi

Kesalahan rekonsiliasi dapat muncul dalam berbagai bentuk: tidak merekonsiliasi sama sekali atau tidak merekonsiliasi semua akun. Tidak merekonsiliasi dengan benar dapat memunculkan masalah besar di kemudian hari dan memungkinkan celah untuk tindakan fraud.

Tanda-tanda kesalahan

Sangat mudah untuk mengetahui kapan pembukuan belum direkonsiliasi dengan benar, yaitu karena checks and balances tidak bertambah.

Sekali lagi, ini berarti tidak ada rekonsiliasi atau tidak dilakukan dengan benar.

Solusi

Solusinya sederhana: rekonsiliasi. Periksa dan lakukan proses rekonsiliasi setiap hari, dan pastikan Anda memeriksa semua akun dalam proses.

Namun, software akuntansi seperti Kledo telah mempermudah pemilik bisnis untuk melacak seluruh entri mereka, membuat rekonsiliasi jauh lebih mudah.

Hal ini karena Kledo secara otomatis mencocokkan kredit dan debit antara pembukuan Anda dan bank.

10. Penyalahgunaan software akuntansi

Meskipun software akuntansi online seperti Kledo memiliki banyak fitur yang berguna seperti akuntan langsung dan entri data yang disederhanakan, sistem apa pun yang tidak digunakan dengan benar dapat menyebabkan gangguan pada catatan keuangan Anda.

Dampak yang terjadi

Dengan alat seperti menyinkronkan umpan bank Anda secara otomatis di Kledo, mudah bagi kita untuk berpuas diri dan merasa bisa untuk menghilangkan pengecekan ulang laporan bank Anda.

Namun, Anda mungkin menemukan bahwa bank telah membuat kesalahan sendiri yang mentransfer seluruh informasi Kledo dan membuat efek kesalahan dalam proses pembukuan.

Tanda-tanda kesalahan

Jika Anda memiliki informasi yang masuk yang salah, salah kategori, atau hanya miring, ada kemungkinan besar telah terjadi penyalahgunaan perangkat lunak akuntansi.

Solusi untuk kesalahan pembukuan

Saat menggunakan sistem akuntansi apa pun, penting bagi Anda untuk melatih karyawan Anda tentang cara menggunakannya dengan benar dan memanfaatkan fitur-fitur canggih yang ditawarkannya.

Ada banyak cara untuk mencegah dan menemukan kesalahan pembukuan sebelum mereka dapat memperlambat Anda.

Hal utama yang harus diingat ketika mencari kesalahan pembukuan adalah menjaga prinsip-prinsip pembukuan yang penting.

Baca juga: Berikut 5 Tips Jitu Melakukan Ekspansi Bisnis, Apa Saja?

Kesimpulan

Itulah 10 kesalahan pembukuan yang perlu Anda ketahui dan solusi yang bisa Anda gunakan untuk meminimalisir risiko kesalahan dalam proses pembukuan Anda.

Seperti yang kita bahas di atas, salah satu solusi untuk mempermudah proses tersebut adalah dengan menggunakan software akuntansi modern seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online buatan Indonesia yang memiliki fitur terbaik dan juga harga terjangkau yang cocok untuk semua jenis dan skala bisnis di Indonesia.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo untuk meminimalisir kesalahan pembukuan pada bisnis Anda secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.