Apa Saja Tantangan Bisnis Event Organizer? Ini Jawabannya

Bisnis event organizer menjadi pilihan bisnis terbaik buat Kawan Kledo yang memang memiliki ketertarikan sebagai panitia penyelenggara sebuah acara. Agar bisa sukses, Kawan Kledo wajib memahami tantangan bisnis event organizer ini dan mampu menghadapinya.

Nah, kira-kira apa saja nih tantangan bisnis event organizer ini? Kawan Kledo bisa menyimak tantangan bisnis EO ini langsung di penjelasan yang ada di bawah ini:

1. Kekurangan Staf

Tantangan pertama yang dimiliki oleh bisnis event organizer adalah kekurangan staf. Kekurangan staf ini merupakan masalah serius untuk acara.

Kekurangan staf ini seringkali menjadi masalah tidak hanya pada saat persiapan, tetapi juga ketika hari H. Jadi pencegahan adalah kunci menangani tantangan satu ini.

Sebuah studi kasus baru-baru ini oleh para profesional analitik SDM menemukan bahwa cara terbaik untuk menentukan pemilihan staf yang optimal untuk organisasi adalah dengan:

1. Bicaralah dengan pemangku kepentingan utama dan dapatkan informasi mendetail tentang bantuan yang mereka butuhkan selama hari acara.
2. Tuliskan setiap judul peran atau fungsi yang diinginkan bersama dengan deskripsi terperinci tentang apa yang akan menjadi tanggung jawab mereka.

Hitung berapa banyak anggota staf yang diperlukan jika hanya 25% dari peserta yang muncul. Kemudian hitung berapa banyak anggota staf yang diperlukan jika 75% dari peserta hadir.

Pekerjakan jumlah rata-rata orang dan pertimbangkan untuk memiliki beberapa panggilan.

Baca Juga: Strategi Marketing Bisnis EO Terbaik Ini Wajib Dicoba

2. Pengeluaran yang Berlebihan

Penganggaran adalah aspek paling menantang dari sebuah bisnis EO, menurut para profesional acara yang berpengalaman dalam survei baru-baru ini. Jadi jika ini adalah sesuatu yang Kawan Kledo khawatirkan, Kawan Kledo tentu tidak sendirian.

Karena banyak hal kecil berubah atau tiba-tiba muncul selama proses perencanaan acara, yang terbaik adalah menjaga pengeluaran tetap sederhana. Bandingkan anggaran acara sebelumnya dan nilai apa yang dapat Kawan Kledo lakukan dengan lebih baik kali ini.

Atau, jika Kawan Kledo baru dalam perencanaan acara, jangan takut untuk melihat data dari pertemuan perusahaan sebelumnya.

Penting juga untuk memastikan bahwa Kawan Kledo menilai semua permintaan untuk perubahan event yang akan mempengaruhi anggaran event.

Bahkan jika ada yang mengajukan permintaan perubahan ini, beri tahu mereka bahwa acara secara keseluruhan akan terpengaruh dan Kawan Kledo harus memeriksa ulang semua nomor, untuk berjaga-jaga.

3. Mengabaikan Networking

Bagi para profesional bisnis, jaringan atau networking adalah faktor utama pengambilan keputusan memilih menghadiri suatu acara atau tidak. 41% pelaku jejaring aktif tidak punya waktu untuk berjejaring sesering yang mereka inginkan dan 67% pencari kerja tingkat pemula mengatakan bahwa bertatap muka secara langsung lebih berharga daripada metode lainnya.

Dari sini dapat diketahui betapa penting dan berpengaruhnya suatu acara. Tidak peduli apa yang telah direncanakan sejauh ini, ada banyak peluang untuk aktivitas jaringan. Terlepas dari anggaran, Kawan Kledo mungkin dapat memasukkan beberapa ide hebat ini:

• Happy hour terorganisir di akhir hari kegiatan;
• Stasiun jaringan kecepatan saat makan siang;
• Lounge sosial tempat peserta dapat bersantai di antara aktivitas dan bertemu orang baru.

4. Tidak Memiliki Rencana Cadangan

Cuaca ekstrem menjadi tantangan bisnis event organizer yang wajib Kawan Kledo selanjutnya. Di Indonesia, cuaca menjadi bagian yang sangat sulit untuk diprekdisi.

Pagi hari langit tampak cerah, namun siang bisa hujan lebat. Perubahan cuaca ini juga bisa terjadi sewaktu-waktu, tidak tergantung pada musim.

Oleh karenanya penting bagi Kawan Kledo untuk memiliki rencana cadangan jika sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang diluar didugaan. Jika memang sedang musim hujan, menggelar acara di luar ruangan sebaiknya dihindari.

Selain itu, selalu pikirkan tempat kedua. Salah satu yang memungkinkan adalah tempat yang memungkinkan untuk memesan menit terakhir, terletak di dekatnya, dan tidak banyak diminati sepanjang tahun ini.

Pertimbangkan untuk membeli asuransi acara atau cuaca jika acara ditunda atau dibatalkan. Hal ini sangat penting jika acara ini menjual tiket karena tamu harus mendapatkan pengembalian uang.

5. Kurangnya Pengalaman Kerja

Memulai bisnis event organizer bukan sesuatu yang mudah. Kawan Kledo perlu membekali diri dengan pengetahuan dan kemampuan untuk memipin suatu acara.

Meski tampak sepele, faktanya, mempersenjatai diri dengan pengetahuan ini dapat menyelamatkan Kawan Kledo dari kesulitan di masa depan.

Ada beberapa hal yang dapat Kawan Kledo lakukan untuk mendapatkan pengetahuan dan pengalaman kerja untuk bisnis EO ini:

• Miliki sumber daya untuk berita perencanaan acara, tren, dan pendidikan yang dapat Kawan Kledo cari dengan cepat untuk mendapatkan saran sesuai kebutuhan.
• Tetapkan satu atau dua mentor tidak resmi. Siapa pun yang memiliki pengalaman perencanaan acara atau pandai berimprovisasi solusi untuk masalah dapat sangat membantu ketika terjadi kesalahan. Minta nomor (atau email) mereka dan pastikan Kawan Kledo meminta izin mereka sebelumnya.
• Luangkan waktu di antara acara untuk memperoleh atau menyegarkan sertifikasi perencanaan acara ini sehingga Kawan Kledo bisa sesiap mungkin ketika proyek Anda berikutnya dimulai.

6. Tamu atau Peserta Acara Lebih dari Perkiraan

Ketika event yang Kawan Kledo pegang berjalan sesuai kapasitas – saatnya untuk merayakan! Namun pastikan lakukan perayaan ini sebelum Kawan Kledo mengetahui bagaimana akan mengatur baik itu dalam hal makanan ataupun kapasitas tempat untuk tamu atau peserta acara.

Tamu atau peserta acara yang sesuai dengan perkiraan adalah hal terbaik yang terjadi ketika Kawan Kledo memegang suatu event. Namun kelebihan tamu atau peserta acara juga bisa terjadi kapan saja, jadi pastikan Kawan Kledo menyiapkan rencana lain jika tamu atau peserta event lebih dari perkiraan.

Kawan Kledo dapat melakukannya dengan menjual tiket atau mengisi pendaftaran sebelumnya, para ahli mencatat bahwa ada banyak cara untuk mengantisipasi masalah perencanaan acara besar ini, selama Kawan Kledo tahu apa yang harus dicari.

Pantau terus forum acara, mention di media sosial, dan aktivitas di aplikasi acara. Jika jumlah orang yang terlibat dengan acara di platform ini lebih tinggi dari jumlah orang yang Kawan Kledo harapkan untuk hadir, pastikan Kawan Kledo menyesuaikan rencana Anda.

7. Manajemen Acara yang Tidak Terstruktur

Alur kerja yang disederhanakan, komunikasi terpusat, dan proses perencanaan acara yang skalabel bukan hanya kata kunci. Mereka adalah alat yang Kawan Kledo butuhkan untuk memaksimalkan produktivitas dan pada akhirnya, kesuksesan acara ini.

Membuat acara atau event dapat dimanajemen dengan baik adalah kunci utama dari kesuksesan event yang Kawan Kledo pegang. Kabar baiknya adalah ada banyak perangkat lunak dan alat perencanaan acara gratis di luar sana.

Jadi, Kawan Kledo tinggal menggunakan alat perencanaan manajemen acara ini dengan sebaik-baiknya.

8. Mengabaikan Peraturan di Tempat Acara

Mengadakan acara di suatu tempat memang gampang-gampang-susah. Salah satu hal yang wajib untuk ditaati adalah peraturan dimana Kawan Kledo akan menyelenggarakan acara tersebut.

Tidak semua tempat bisa digunakan sebagai tempat acara dengan leluasi. Beberapa tempat memiliki peraturan yang wajib dipenuhi ketika menyelenggarakan sebuah acara.

Sebagai panitia acara, wajib hukumnya bagi Kawan Kledo untuk mengikuti setiap peraturan yang ada. Berikut adalah beberapa cara untuk meneliti kejadian lokal yang perlu diperhatikan:

• Kalender acara Google untuk wilayah, kota, dan lingkungan acara Anda.
• Tanyakan kepada pengelola venue apakah ada undang-undang zonasi yang harus Anda patuhi.
• Jangkau perencana acara area melalui media sosial dan lihat apakah mereka memiliki cerita perang yang ingin mereka bagikan tentang area atau ruang acara tertentu.

9. Terpaku ke Jadwal Acara

Tidak peduli seberapa keren susunan jadwal yang telah Kawan Kledo buat, setiap orang membutuhkan sedikit waktu luang di sana-sini. Pastikan jadwal acara Kawan Kledo memiliki banyak hal berikut:

• Periode bebas yang ditentukan di mana tidak ada acara, kegiatan, atau ceramah yang berlangsung.
• Program istirahat makan siang yang dinyatakan dengan jelas atau disarankan.
• Waktu senggang yang benar-benar terpisah dari acara networking, di mana tamu Anda yang lebih tertutup dapat beristirahat.
• Waktu penyelesaian lebih awal di akhir acara multi-hari sehingga peserta tidak kehabisan tenaga.

Terpaku ke jadwal acara memang akan memudahkan Kawan Kledo dalam mengatur acara tersebut. Namun terpaku ini juga bisa menjadi masalah mengingat banyaknya orang yang mengikuti acara ini.

Kawan Kledo bisa memberikan sedikit kelonggaran terkait jadwal ini, asalkan tidak terlalu keluar dari jadwal yang sudah dibuat.

10. Tidak Mengonfirmasi Vendor

Kesalahan perencanaan acara ini lebih umum dari yang Kawan Kledo kira. Selain membayar deposit, memasukkannya ke dalam rantai email yang relevan, dan mengonfirmasi waktu penyiapan tempat Anda, Anda perlu mendapatkan satu konfirmasi akhir dalam waktu 48 jam setelah acara.

Kawan Kledo tidak pernah tahu apa yang mungkin muncul – apakah itu masalah keluarga pribadi atau vendor yang tidak stabil, memiliki konfirmasi tertulis dari semua mitra adalah cara yang bagus untuk mencegah kesalahpahaman.

Ditambah, jika ada yang tidak beres, perusahaan asuransi acara ini dapat menggunakan komunikasi terdokumentasi itu untuk membantu meyakinkan mereka bahwa Kawan Kledo melakukan segala daya Anda untuk membuat semuanya bekerja.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai tantangan bisnis event organizer yang wajib Kawan Kledo ketahui. Mengetahui tantangan bisnis event organizer merupakan sesuatu yang penting khususnya buat Kawan Kledo yang sedang mengembangkan bisnis event organizer ini. Jadi, pastikan Kawan Kledo mengetahuinya, ya!

Selain beberapa tantangan yang ada di atas, ada satu lagi nih bagian penting yang nggak boleh Kawan Kledo sepelekan, yakni pengelolaan keuangan bisnis event organizer. Pengelolaan keuangan ini jadi bagian penting karena akan menentukan omzet dan keuntungan yang didapatkan.

Gunakan software akuntansi Kledo untuk memudahkan pengelolaan keuangan bisnis event organizer ini. Kledo merupakan software akuntansi yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan keuangan. Daftar Kledo di sini dan nikmati semua kemudahakan pengelolaan keuangan bisnis.