Keberhasilan Anda dalam bisnis akan bertumpu pada praktik pencatatan yang baik dan arus kas yang solid. Tanpa catatan keuangan yang baik, tidak mungkin untuk menentukan kondisi keuangan atau profitabilitas bisnis Anda.
Sebagai pemilik usaha, Anda harus mengetahui dan mengenali pentingnya persyaratan pencatatan yang tepat dan perencanaan keuangan
Saat mendirikan perusahaan, berapa pun ukurannya, ada berbagai persyaratan mengenai pemeliharaan pembukuan dan catatan keuagan.
Untuk mengetahui lebih jauh jenis catatan keuangan pada bisnis dan cara membuat catatan keuangan yang baik, Anda bisa membaca artikel ini secara lengkap.
Apa itu Catatan Keuangan?
Catatan keuangan adalah dokumen yang memberikan bukti atau meringkas transaksi bisnis. Kumpulan catatan keuangan yang terorganisir dengan baik adalah bagian penting dari departemen akuntansi.
Pada tingkat yang paling rinci, catatan keuangan dapat mencakup faktur dan tanda terima. Pada tingkat yang lebih serius, catatan keuangan termasuk buku besar pembantu, buku besar, dan neraca saldo. Pada tingkat yang paling formal, mereka termasuk laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas.
Apa Fungsi Catatan Keuangan?
1. Mengetahui Situasi Keuangan Anda
Anda perlu tahu di mana posisi keuangan perusahaan Anda setiap hari, mingguan, bulanan, triwulanan, dan tahunan.
Apakah Anda menghasilkan uang, apakah basis klien Anda meningkat atau menurun, apakah Anda memiliki cukup uang di bank untuk memenuhi kewajiban Anda, apakah Anda memenuhi tujuan yang Anda tetapkan untuk bisnis Anda?
Tanpa pengetahuan ini, Anda memiliki sedikit atau tidak ada kendali atas bisnis Anda.
Anda perlu mengetahui berapa banyak persediaan yang dimiliki, berapa banyak yang perlu dipesan saat Anda perlu memesan, persyaratan kredit yang ditawarkan pemasok , saldo di rekening bank untuk menutupi pembayaran Anda untuk menjalankan bisnis Anda seperti sewa, utilitas , perlengkapan kantor, persediaan, upah karyawan, dan pajak gaji.
Selain itu, dengan memiliki catatan keuangan, secara tidak langsung Anda telah mematuhi peraturan yang telah dibuat otoritas keuangan di Indonesia.
Menjaga pembukuan Anda tetap real time dan akurat adalah solusi terbaik untuk kesehatan keuangan bisnis.
Ini memungkinkan Anda untuk mengelola arus kas bisnis Anda secara efisien dan mendapatkan harga terbaik dari pemasok serta suku bunga terbaik dari pemberi pinjaman dalam bisnis.
Item pertama yang akan diminta pemberi pinjaman Anda adalah laporan keuangan yang diperbarui dan laporan pajak terbaru.
Baca juga: Rasio Rentabilitas: Definisi, Manfaat, dan Cara Menghitungnya
2. Memenuhi Kewajiban Pajak Anda
Anda bertanggung jawab untuk memenuhi kewajiban pajak bulanan, triwulanan, dan tahunan Anda.
Kewajiban ini mencakup pajak gaji—pemotongan karyawan dan bagian perusahaan untuk pajak pendapatan negara, jaminan sosial, dan asuransi kesehatan—pajak penjualan, pajak bisnis lokal, dan lisensi serta biaya untuk melakukan bisnis di yurisdiksi tempat perusahaan Anda berada.
Apa saja Jenis Catatan Keuangan?
Cheque Jurnal
Ini adalah daftar semua pembayaran yang dilakukan dari rekening bank Anda. Ini akan diperlukan untuk setiap rekening bank.
Catatan ini berfungsi untuk memastikan bahwa transaksi yang dilakukan benar adanya dan bukan transaksi fiktif.
Buku Penerimaan Kas
Ini adalah daftar semua uang yang diterima dan penjelasan dari mana dana itu berasal, misalnya debitur, pinjaman, dll.
Hal ini juga diperlukan setiap rekening bank untuk memastikan transakasi terjadi sesuai dengan yang tercatat pada laporan pembukuan bisnis dan juga di akun rekening bank Anda.
Baca juga: Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Tugasnya
Buku Faktur Penjualan
Ini adalah daftar semua faktur penjualan. Buku faktur penjualan harus membagi penjualan antara elemen PPN dan berbagai jenis produk yang Anda jual.
Analisis ini bisa sederhana atau lebih kompleks, tergantung pada informasi yang Anda butuhkan tentang berbagai produk atau layanan Anda.
Buku Fakur Pembelian
Ini adalah daftar untuk semua faktur pembelian. Ini sekali lagi perlu dianalisis ke dalam biaya biaya penjualan dan biaya administrasi. Selain itu, elemen PPN harus ditampilkan secara terpisah.
Jika buku faktur penjualan berisi semua laporan taghan dari para pelanggan, buku faktur pembelian mencatat semua transaksi yang terjadi antara Anda dengan pemasok atau vendor Anda.
Catatan Debitur
Pada catatan ini ini akan menunjukkan kapan saja dan berapa nilai hutang pelanggan kepada bisnis Anda.
Biasanya catatan keuangannya dalam bentuk sederhana, hanya berisi nama, tanggal, dan nilai hutang per pelanggan, dan tidak tertera tanggal jatuh tempo pembayaran.
Catatan Kreditur
Pada catatan ini menunjukkan berapa uang yang terutang kepada pemasok Anda pada waktu tertentu.
Sama seperti catatan debitur, catatan keuangan ini biasanya dalam bentuk sederhana, hanya berisi nama, tanggal, dan nilai hutang per pelanggan, dan tidak tertera tanggal jatuh tempo pembayaran.
Baca juga: Cara Membuat Pembukuan Sederhana Beserta Contoh dan Tipsnya
Daftar gaji
Catatan ini juga harus disimpan mengenai gaji yang Anda bayarkan kepada staf Anda. Informasi harus dijaga tentang bagaimana pajak dihitung dan pengembalian biaya tambahan.
Formulir klaim pengeluaran terpisah juga harus disimpan untuk pembayaran ini.
Faktur Penjualan
Faktur penjualan atau sales invoice adalah dokumen yang dikirim ke pelanggan dengan daftar barang/produk atau layanan yang telah mereka beli dan harganya, pajak penjualan, jumlah total, dan tanggal sebelum pelanggan harus membayar.
Seluruh salinan faktur penjualan harus disimpan agar semua informasi bisa dipertanggungjawabkan
Faktur Pembelian
Faktur pembelian adalah faktur atau invoice yang diterima oleh konsumen atau pembeli dari penjual.
Faktur pembelian adalah istilah untuk faktur penjualan di mana barang atau jasa yang dibeli sudah diterima.
Salinan semua faktur yang tercantum dalam catatan harian Anda harus disimpan.
Catatan Stok
Jenis catatan yang disimpan di sini tergantung pada bisnis Anda. Ini mungkin adalah hal yang harus didiskusikan dengan akuntan Anda.
Karena untuk bisnis jasa contohnya, mungkin catatan stok bukan hal yang wajib ada dalam catatan keuangan.
Sebagai gantinya, untuk bisnis jasa mungkin harus melakukan catatan biaya dari setiap operasional bisnis.
Laporan Bank
Semua laporan bank dari semua rekening Anda harus direkonsiliasi Semua catatan di atas harus disimpan selama tujuh tahun di bawah hukum Perusahaan dan tersedia untuk diperiksa oleh komisioner pendapatan.
Catatan Keuangan Lainnya
- Buku akun – termasuk jurnal umum dan buku besar umum dan pembantu
- Catatan buku kas – termasuk penerimaan dan pembayaran
- Rincian kontrak apa pun – termasuk perjanjian layanan, sewa peralatan kantor, perjanjian sewa properti
- Rincian pembayaran hibah dan pembebasannya
- Faktur pajak dan catatan pajak terkait lainnya
- Catatan pengeluaran – misalnya, pengeluaran kendaraan bermotor
- Daftar aset
- Email, surat, dan komunikasi lainnya tentang keuangan – misalnya, email tentang pembayaran kembali dana hibah yang belum digunakan
Baca juga: Apa itu Laba Kotor? Berikut Pengertian Lengkap dan Bedanya dengan Laba Bersih
Bagaimana Cara Membuat Catatan Keuangan yang Optimal?
Gunakan Sistem yang Baik
Ini adalah langkah pertama dan terpenting untuk mencatat keuangan dalam bisnis.
Ada banyak sistem yang dapat Anda adopsi; semuanya mulai dari menyimpan catatan kertas, menggunakan spreadsheet sederhana atau menggunakan sistem akuntansi atau pembukuan berbasis desktop dan cloud dan paket perangkat lunak yang dapat Anda gunakan.
Pelajari mana yang tepat untuk Anda tergantung pada bisnis Anda. Tetapi begitu Anda telah menemukan yang tepat untuk Anda, maka penting untuk terus menggunakannya
Banyak orang lebih memilih software akuntansi berbasis cloud karena tidak perlu khawatir kehilangan data dan dapat mengaksesnya dengan mudah – bahkan Anda bisa mengakses seluruh data keuangan bisnis dari aplikasi di ponsel.
Jika Anda sedang mencari solusi seperti ini, Anda bisa menggunakan software akuntansi yang sudah teruji dan terbukti seperti Kledo.
Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis juga bisa diakses kapanpun dan dimanapun, juga memiliki aplikasi seluler yang akan memudahkan Anda.
Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui gambar di bawah ini:
Tetap pantau catatan Anda
Hal terbaik yang harus dilakukan adalah menangani catatan Anda saat dan ketika itu terjadi, namun kami memahami bahwa ini tidak selalu memungkinkan.
Namun membiarkan catatan Anda menumpuk berarti Anda mengabaikan hal-hal atau membuat kesalahan.
Oleh karena itu adalah ide yang baik untuk menyisihkan sebagian waktu yang teratur untuk menangani catatan Anda, apakah itu hal pertama di pagi hari, ketika Anda pulang malam atau seminggu sekali pada hari Sabtu pagi kemudian lakukan ini dan pastikan Anda melakukannya secara rutin.
Pisahkan keuangan bisnis dan pribadi
Bahkan jika Anda tidak melakukan hal lain, sangat penting bagi Anda untuk memisahkan keuangan bisnis Anda dari keuangan pribadi Anda.
Sebaiknya buka rekening bank terpisah murni untuk bisnis Anda dan gunakan ini untuk semua pendapatan, pengeluaran, dan biaya bisnis Anda.
Dengan cara ini akan lebih mudah bagi Anda untuk melacak catatan keuangan Anda dan tidak akan berisiko mencampuradukkan seluruh biaya yang terjadi
Juga akan lebih mudah bagi tim auditing untuk memeriksa catatan Anda jika mereka memutuskan untuk melakukannya, dan menurunkan kemungkinan Anda dituduh melakukan penghindaran pajak.
Pahami apa yang perlu Anda Catat
Mungkin juga ada kebingungan tentang apa yang perlu Anda catat. Singkat jawabannya adalah “segalanya”.
Jika Anda akhirnya mencatat beberapa informasi yang pada akhirnya tidak Anda perlukan, maka ini secara signifikan lebih baik daripada memiliki informasi yang hilang ketika harus mengirimkan akun atau pengembalian pajak Anda.
Hal terpenting yang Anda perlukan untuk memastikan bahwa Anda mencatat secara akurat meliputi:
Tanda Terima
Anda perlu membuktikan setiap pengeluaran yang Anda lakukan sebagai bagian dari bisnis Anda, jadi pastikan Anda menyimpan semua tanda terima dan faktur penjualan.
Banyak perusahaan lebih suka menyimpannya secara elektronik, baik dengan menyimpan salinan digital atau memindai dan menyimpan dokumen apa pun yang Anda terima saat Anda melakukannya.
Faktur
Idealnya Anda harus memiliki faktur yang berkaitan dengan semua pendapatan yang masuk ke bisnis Anda.
Ini harus mencatat jumlah, tanggal, dan jenis pekerjaan yang dirujuk – dan harus dapat direkonsiliasi dengan laporan mutasi bank Anda.
Laporan bank
Ini harus direkonsiliasi pada akhir setiap bulan (atau kapan pun diproduksi) dan harus sama persis dengan kwitansi dan faktur yang juga telah Anda catat.
Tergantung pada bisnis Anda, Anda mungkin juga perlu menyimpan catatan untuk hal-hal seperti; penggajian, buku kas, log penggunaan kendaraan, log perjalanan, pengembalian pajak, pengambilan stok, dan laporan kartu kredit.
Akuntan Anda dapat memberikan saran lebih lanjut tentang catatan apa yang perlu Anda simpan jika Anda pemilik bisnis atau menjalankan usaha.
Kesimpulan
Itulah pembahasan mengenai jenis dan tips dalam melakukan pencatatan keuangan pada usaha Anda. Pastikan Anda mengetahui apa yang perlu Anda catat dan cara melakukan pencatatan keuangan yang efisien.
Seperti yang kami bilang sebelumnya, jika Anda kesulitan dalam melakukan pencatatan keuangan secara manual, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo untuk proses pembukuan dan operasional bisnis yang lebih baik.
Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- 15 Kesalahan Menggunakan Software Akuntansi dalam Bisnis - 22 November 2024
- Tips Melakukan Pelatihan Software Akuntansi Agar Efektif - 22 November 2024
- Download Template dan Contoh Laporan Neraca Bisnis Kontraktor - 20 November 2024