Bukti Transaksi: Pengertian, Jenis, dan Contohnya yang Wajib Diketahui

Dalam dunia bisnis, transaksi menjadi bagian penting yang terjadi setiap hari, baik itu transaksi kas masuk atau transaksi kas keluar. Bukti transaksi di sini memegang peranan penting karena nantinya akan digunakan saat membuat laporan keuangan.

Kawan Kledo bisa mendapatkan bukti pembayaran ketika membeli barang, misalnya berupa struk pembelian di minimarket ataupun ketika menjual barang berupa kuitansi.

Nah ini nantinya yang harus Kawan Kledo simpan dan kumpulkan untuk digunakan saat membuat laporan keuangan.

Tapi sebenarnya apa sih invoice pembayaran ini? Lalu apa saja jenis-jenis dan contohnya? Sudahkah Kawan Kledo mengetahui semua hal tentang invoice pembayaran ini?

Jika Kawan Kledo belum tahu, Kawan Kledo berada di artikel yang tepat karena di sini akan dijelaskan secara lengkap apa itu bukti transaksi, jenis-jenisnya, hingga beberapa contohnya. Oleh karena itu, pastikan Kawan Kledo membaca artikel ini hingga selesai ya!

Pengertian Bukti Transaksi

Ketika Kawan Kledo melakukan sebuah transaksi, Kawan Kledo akan mendapatkan atau memberikan bukti transaksi. Ini dilakukan untuk mendukung transaksi yang telah dilakukan.

Jadi, ketika nantinya Kawan Kledo diminta untuk menunjukan atau membuktikan transaksi yang telah dilakukan, Kawan Kledo memiliki dokumen tersebut.

Berdasarkan OJK atau Otoritas Jasa Keuangan, bukti transaksi ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti untuk mengesahkan pembayaran yang telah dilakukan atau tanda bukti adanya kewajiban yang harus dilaksanakan oleh suaru pihak.

Invoice pembayaran ini biasanya juga disebut dengan invoice pembayaran ini dibutuhkan ketika melakukan transaksi baik dengan pihak internal ataupun pihak eksternal. Invoice pembayaran ini biasanya dibutuhkan ketika Kawan Kledo akan menyusun laporan keuangan bisnis.

Fungsi Bukti Transaksi

Berikut fungsi bukti transaksi yang wajib Kawan Kledo ketahui:

1. Lebih mudah dalam membuat laporan keuangan karena mengetahui dengan jelas siapa saja pihak-pihak yang terlibat dalam aktivitas keuangan bisnis;
2. Dapat dijadikan dasar dalam melakukan pencatatan keuangan karena perusahaan mengetahui bagaimana posisi harta, kewajiban, serta modal perusahaan;
3. Perusahaan dapat menghindari terjadinya duplikasi pada saat melakukan pengumpulan atau pencatatan keuangan;
4. Dapat meminimalisir terjadinya kesalahan karena tidak adanya invoice pembayaran pada saat melakukan aktivitas transaksi.

Jenis-Jenis Bukti Transaksi

Jika melihat dari jenis-jenisnya, ada dua jenis invoice pembayaran yang perlu Kawan Kledo ketahui yakni jenis internal dan jenis ekternal. Untuk lebih jelasnya, Kawan Kledo bisa membaca penjelasan di bawah ini:

1. Bukti Transaksi Internal

Sesuai namanya, yakni internal, ini artinya bukti ini hanya dilakukan di dalam perusahaan saja.

Meskipun hanya di dalam perusahaan saja, namun aktivitas yang ada di perusahaan dapat mempengaruhi posisi keuangan perusahaan.

Contoh dari bukti transaksi internal ini antara lain bukti kas masuk, bukti kas keluar, hingga memo yang diberikan atasan kepada divisi yang ada di perusahaan ataupun sebaliknya.

Sedangkan untuk implementasi transaksi internal ini antara lain upah atau gaji karyawan, bukti kas keluar, dan bukti kas masuk.

2. Bukti Transaksi Eksternal

Berbeda dengan internal, jenis bukti transaksi eksternal merupakan bukti atas transaksi-transaksi yang dilakukan di luar perusahaan namun mempengaruhi posisi keuangan perusahaan.

Pihak ekternal yang dimaksud di sini dapat berupa pelanggan yang berhubungan langsung dengan penjualan, mitra kerjasama, hingga aktivitas utang-piutang dengan bank atau pihak lain.

Untuk jenis eksternal ini, ada beberapa contoh yakni faktur, kuitansi, cek, bilyet giro, nota, hingga rekening koran.

Contoh Bukti Transaksi Internal dan Eksternal

Dari penjelasan dua jenis yang ada di atas, berikut penjelasan lebih lengkap dari jenis transaksi internal dan eksternal. Yuk simak hingga selesai!

Bukti Transaksi Internal

Ada 3 (tiga) macam invoice pembayaran internal, yakni bukti kas masuk, bukti kas keluar, dan memo. Untuk lebih lengkapnya Kawan Kledo bisa menyimak penjelasan di bawah ini:

1. Bukti Kas Masuk

Bukti kas masuk adalah pengakuan tercetak dari jumlah uang tunai yang diterima selama transaksi yang melibatkan transfer kas atau setara kas. Salinan kas tanda terima kas diberikan kepada pelanggan, sedangkan salinan lainnya disimpan oleh penjual untuk keperluan pembukuan.

Penerimaan kas dihasilkan ketika vendor menerima kas atau setara kas dari sumber eksternal, seperti pelanggan, investor atau bank.

Biasanya, kas diakui saat uang diambil dari pelanggan untuk menyesuaikan saldo piutang yang dihasilkan saat transaksi penjualan kredit terjadi.

Ini juga dapat dilihat sebagai kumpulan uang yang meningkatkan saldo kas dan setara kas dalam neraca perusahaan. Umumnya, informasi berikut ditampilkan dalam bukti kas masuk:

• Tanggal terjadinya transaksi
• Nomor unik yang ditetapkan pada dokumen untuk identifikasi
• Nama pelanggan
• Jumlah uang tunai yang diterima
• Metode pembayaran yaitu apakah pembayaran dilakukan dengan uang tunai, cek dll.
• Tanda tangan vendor

2. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar diberikan oleh perusahaan ketika perusahaan tersebut telah mengeluarkan uang untuk berbagai pengeluaran, mulai dari membayar gaji karyawan, membayar utang, dan lain-lainnya.

Kas keluar juga dapat digunakan untuk membeli berbagai keperluan bisnis atau produksi, mulai dari peralatan, perlengkapan, dan kebutuhan lainnya.

Kawan Kledo perlu menambahkan tanda tangan agar dokumen ini dapat dipertanggungjawabkan. Berikut beberapa informasi yang harus ada dalam bukti kas keluar:

• Keterangan perusahaan
• Tanggal transaksi
• Nama
• Keterangan
• Jenis jasa atau barang yang dibeli .

3. Memo

Jenis terakhir adalah memo. Memo merupakan bukti transaksi yang dilakukan di dalam perusahaan, seperti yang terjadi pada manager dengan divisi lainnya di dalam perusahaan. Memo ini masuk ke dalam surat resmi dan tidak masuk ke dalam urusan pribadi.

Memo ini memiliki beberapa fungsi, yakni:

• Memberikan informasi terkait adanya tindakan, prosedur, hingga kebijakan kepada anggota yang ada di perusahaan;
• Dijadikan sebagai alat untuk memberikan informasi secara spesifik;
• Dijadikan sebagai alat dalam menetapkan tanggung jawab kepada pihak-pihak terkait;
• Dijadikan sebagai hasil ringkasan rapat di dalam perusahaan;
• Membantu dalam menetapkan sebuah keputusan, hingga persetujuan yang disetujui oleh pihak-pihak yang terlibat di dalamnya.

Bukti Transaksi Eksternal

Berikut beberapa contoh bukti transaksi ekternal yang wajib Kawan Kledo ketahui:

1. Invoice atau Faktur

Faktur atau invoice adalah dokumen komersial yang merinci dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual.

Jika barang atau jasa dibeli secara kredit, faktur biasanya menentukan persyaratan kesepakatan dan memberikan informasi tentang metode pembayaran yang tersedia.

Jenis faktur dapat mencakup tanda terima kertas, tagihan penjualan, nota debit, faktur penjualan, atau catatan elektronik online.

Faktur harus menyatakan jika faktur tersebut adalah faktur di muka tagihan. Biasanya memiliki pengidentifikasi unik yang disebut nomor faktur yang berguna untuk referensi internal dan eksternal.

Faktur biasanya juga berisi informasi kontak untuk penjual atau penyedia layanan jika terjadi kesalahan terkait penagihan.

Ketentuan pembayaran dapat diuraikan pada faktur, serta informasi yang berkaitan dengan diskon, perincian pembayaran awal, atau biaya keuangan yang dinilai untuk pembayaran terlambat.

Ini juga menyajikan biaya unit suatu barang, total unit yang dibeli, pengiriman, penanganan, pengiriman, dan biaya pajak terkait, dan menguraikan jumlah total yang terutang.

Perusahaan dapat memilih untuk hanya mengirim laporan akhir bulan sebagai faktur untuk semua transaksi yang belum diselesaikan.

Jika ini masalahnya, pernyataan harus menunjukkan bahwa tidak ada faktur berikutnya yang akan dikirim.

Secara historis, faktur telah dicatat di atas kertas, seringkali dengan banyak salinan yang dihasilkan sehingga pembeli dan penjual masing-masing memiliki catatan transaksi untuk catatan mereka sendiri. Saat ini, faktur yang dihasilkan komputer cukup umum.

Mereka dapat dicetak ke kertas sesuai permintaan atau dikirim melalui email ke pihak-pihak yang bertransaksi. Catatan elektronik juga memungkinkan pencarian dan penyortiran transaksi tertentu atau tanggal tertentu dengan lebih mudah.

Faktur pro forma adalah tagihan penjualan awal yang dikirim ke pembeli sebelum pengiriman atau pengiriman barang.

Faktur biasanya akan menjelaskan barang yang dibeli dan informasi penting lainnya seperti berat pengiriman dan biaya transportasi.

Faktur pro forma sering ikut bermain dengan transaksi internasional, terutama untuk keperluan bea cukai pada impor.

2. Kuitansi

Membicarakan bukti transaksi, nggak lengkap rasanya jika tidak membahas kwitansi pembayaran.

Kawan Kledo pasti pernah menerima kuitansi ketika melakukan aktivitas pembelian atau buat Kawan Kledo yang pernah menjual barang atau jasa, pasti pernah memberikan kuitansi, bukan?

Lalu apa sih sebenarnya kuitansi tersebut? Kuitansi adalah sebuah dokumen yang diberikan oleh penjualan kepada pembeli sebagai tanda sahnya sebuah aktivitas jual beli antara keduanya.

Sebagai bagian dari pengesahan transaksi jual-beli ini, biasanya penjual akan memberikan tanda tangan atau stempel khusus di kuitansi.

Baca Juga: Jangan Sampai Keliru, Ini Perbedaan Kwitansi dan Invoice

3. Nota Debit

Nota debit merupakan dokumen yang dikirimkan suatu perusahaan kepada pembeli atau pihak di luar perusahaan yang disebabkan oleh adanya barang ataupun jasa yang tidak sesuai dengan pesanan ataupun mengalami kerusakan.

Nota debit ini dapat digunakan oleh penjual untuk memberitahukan kepada pembeli atau konsumen bahwa akun konsumen atau pembeli telah didebet dengan jumlah tertentu.

Setelah itu konsumen yang menerima nota bisa melakukan pencatatan pada akun pengirim pada bagian sisi kredit.

Baca Juga: Contoh Nota Kontan yang Baik dan Benar, Gratis!

4. Nota Kredit

Nota kredit merupakan kebalikan dari nota debit, yakni untuk memberitahukan konsumen bahwa akun penerima nota atau konsumen telah dikredit dengan jumlah tertentu.

Nota kredit ini berfungsi sebagai dokumen pemberitahuan dan penerima nota kredit nantinya dapat mencatat pada akun pihak penerima nota.

5. Bilyet Giro

Bilyet giro merupakan sebuah dokumen yang dibuat oleh pemilik rekening bank atau nasabah bank agar pihak bank dapat memindah bukukan sejumlah uang kepada penerima yang namanya disebutkan di dalam bilyet giro.

Bilyet giro ini dapat dilakukan pada bank yang sama ataupun bank yang berbeda.

6. Cek

Cek merupakan dokumen yang dibuat oleh nasabah yang memiliki rekening di suatu bank dengan tujuan meminta bank membayarkan sejumlah uang kepada pihak yang disebutkan di dalam cek.

Cek ini wajib ditandatangani oleh pemilik rekening bank dan pemilik rekening tersebut memiliki tabungan dalam bentuk giro di bank terkait.

7. Rekening Koran

Buat Kawan Kledo yang memiliki rekening bank pasti tidak asing dengan istilah rekening koran ini.

Rekening koran merupakan bukti mutasi yang dilakukan oleh pihak bank di dalam suatu rekening bank yang nantinya dapat digunakan sebagai bukti transaksi pada laporan keuangan bisnis.

Rekening koran ini akan mencatat semua transaksi yang dilakukan oleh suatu rekening, baik itu kas masuk ataupun kas keluar.

Baca artikel ini untuk mengetahui bukti transaksi internal dan eksternal dalam bisnis

Contoh Bukti Transaksi

Berikut beberapa contoh bukti transaksi yang wajib Kawan Kledo ketahui:

Bukti Kas Masuk

Bukti Kas Keluar

Memo

Invoice

Kuitansi

Nota Debit

Nota Kredit

Bilyet Giro

Cek

Rekening Koran

Apa Manfaat Utama Bukti Transaksi?

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari bukti transaksi:

Membantu dalam audit keuangan

Bukti transaksi menjadi bukti yang paling penting dalam melakukan audit keuangan. Bukti ini digunakan untuk mengevaluasi kepatuhan dengan kebijakan keuangan, termasuk dalam hal pemenuhan kewajiban hukum dan perpajakan.

Menghindari kesalahan akuntansi

Bukti transaksi dapat membantu memastikan bahwa buku akuntansi tercatat dengan benar dan akurat.

Dengan menggunakan ini, kesalahan dalam pencatatan transaksi dapat dihindari dan meminimalkan risiko penyimpangan.

Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis

Dengan memiliki bukti transaksi yang lengkap, data keuangan dapat digunakan untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan cerdas.

Dengan data yang akurat dan terpercaya, manajemen dapat mengambil keputusan bisnis yang tepat dan mengurangi risiko kerugian.

Membantu dalam pelacakan pembayaran

Bukti transaksi memudahkan dalam pelacakan pembayaran dan menentukan kapan pembayaran telah diterima atau dilakukan.

Hal ini sangat penting dalam menghindari keterlambatan pembayaran atau masalah keuangan lainnya yang dapat mempengaruhi kesehatan bisnis.

Apa Saja Syarat dari Bukti Transaksi agar Dianggap Sah?

Agar dianggap sah, bukti transaksi harus memenuhi beberapa syarat, di antaranya:

Keaslian

Bukti transaksi harus memiliki keaslian dan kebenaran yang dapat dipercaya, serta terdapat tanda tangan atau stempel yang sah.

Relevansi

Bukti transaksi harus relevan dengan transaksi yang terjadi. Bukti transaksi yang tidak relevan dengan transaksi yang dilakukan tidak akan dianggap sah.

Kelengkapan

Bukti transaksi harus lengkap dan tidak terputus. Hal ini berarti bahwa bukti transaksi harus mencakup semua informasi yang diperlukan, seperti tanggal transaksi, jumlah uang yang terlibat, dan detail lainnya yang terkait dengan transaksi.

Keterbacaan

Setiap bukti jugaharus mudah dibaca dan dipahami. Hal ini berarti bahwa bukti transaksi harus menggunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami, serta tidak rusak atau tercoreng.

Kesesuaian

Bukti juga harus sesuai dengan aturan dan peraturan yang berlaku. Bukti transaksi yang melanggar aturan atau peraturan dapat dinyatakan tidak sah.

Kepastian

Bukti transaksi harus memberikan kepastian yang cukup mengenai transaksi yang terjadi.

Hal ini berarti bahwa bukti harus cukup kuat untuk membuktikan bahwa transaksi tersebut memang benar-benar terjadi.

FAQ

Apa saja yang termasuk bukti transaksi?

Berikut ini adalah beberapa contoh bukti transaksi yang sering digunakan:

1. Faktur atau Invoice: Dokumen yang menyatakan jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan kepada perusahaan atas barang atau jasa yang dibeli.
2. Bukti Pembayaran: Termasuk di dalamnya adalah kuitansi atau struk yang menunjukkan bahwa pembayaran telah dilakukan.
3. Bukti Transfer Bank: Bukti yang menunjukkan bahwa transfer dana telah dilakukan dari satu rekening bank ke rekening bank lainnya.
4. Memo Jurnal: Dokumen yang mencatat semua transaksi keuangan yang terjadi di perusahaan, termasuk transaksi dalam bentuk uang tunai maupun non tunai.
5. Bukti Penerimaan Barang atau Jasa: Dokumen yang menunjukkan bahwa barang atau jasa telah diterima oleh pelanggan.
6. Surat Pesanan atau Purchase Order: Dokumen yang memuat detail pembelian barang atau jasa oleh pelanggan kepada perusahaan.
7. Kontrak atau Perjanjian: Dokumen yang berisi detail mengenai persetujuan antara dua belah pihak yang berkaitan dengan suatu transaksi.
8. Bukti Retur Barang: Dokumen yang menunjukkan bahwa barang dikembalikan oleh pelanggan karena alasan tertentu.

Apa saja contoh transaksi?

Berikut ini adalah beberapa contoh transaksi yang umum terjadi dalam bisnis:

1. Penjualan barang atau jasa: transaksi yang terjadi ketika perusahaan menjual barang atau jasa kepada pelanggan dan menerima pembayaran dari pelanggan.
2. Pembelian barang atau jasa: transaksi yang terjadi ketika perusahaan membeli barang atau jasa dari pemasok dan membayar pemasok untuk barang atau jasa tersebut.
3. Pengeluaran untuk pembelian aset tetap: transaksi yang terjadi ketika perusahaan membeli aset tetap seperti gedung, mesin atau kendaraan dan membayar untuk aset tersebut.
4. Pembayaran utang: transaksi yang terjadi ketika perusahaan membayar hutang atau utang kepada kreditur atau pemasok.
5. Penerimaan pembayaran piutang: transaksi yang terjadi ketika perusahaan menerima pembayaran dari pelanggan yang telah membeli barang atau jasa dan belum melunasi tagihan.
6. Penggajian karyawan: transaksi yang terjadi ketika perusahaan membayar gaji dan tunjangan lainnya kepada karyawan sebagai imbalan atas jasa yang diberikan.
7. Penyusutan aset tetap: transaksi yang terjadi ketika nilai aset tetap dikurangi secara berkala sesuai dengan masa manfaatnya.
8. Penerimaan pendapatan bunga: transaksi yang terjadi ketika perusahaan menerima bunga atas simpanan atau investasi yang dimiliki.
9. Transaksi antar bank: transaksi yang terjadi ketika perusahaan mentransfer uang ke rekening bank lain atau menerima transfer uang dari rekening bank lain.
10. Pembayaran pajak: transaksi yang terjadi ketika perusahaan membayar pajak kepada pemerintah atas penghasilan atau keuntungan yang diperoleh.

Apa manfaat utama bukti transaksi?

Bukti transaksi memainkan peran penting dalam memastikan kepatuhan terhadap aturan akuntansi dan hukum, membantu pengambilan keputusan yang tepat, dan meminimalkan risiko kesalahan dan kehilangan data keuangan.

Apa sajakah syarat dari bukti transaksi agar dianggap sah?

Bukti transaksi harus asli, relevan, lengkap, mudah dibaca dan dipahami, sesuai dengan aturan dan peraturan yang berlaku, serta memberikan kepastian mengenai transaksi yang terjadi.

Dengan memenuhi semua syarat tersebut, bukti transaksi dapat dianggap sah dan digunakan dalam laporan keuangan serta audit.

Bagaimana cara memeriksa bukti transaksi?

Berikut adalah beberapa cara umum untuk memeriksa bukti transaksi:

1. Mengecek data transaksi: Pastikan informasi yang tertera pada bukti transaksi sudah sesuai, seperti tanggal, nominal transaksi, nomor rekening tujuan atau sumber dana, dan jenis transaksi.
2. Mengecek tanda tangan: Jika transaksi dilakukan melalui transfer atau cek, pastikan tanda tangan pada bukti transaksi sesuai dengan tanda tangan pemilik rekening atau penulis cek yang sah.
3. Mengecek nomor transaksi: Pastikan nomor transaksi yang tertera pada bukti transaksi sudah tercatat di sistem bank atau lembaga keuangan yang bersangkutan.
4. Membandingkan dengan rekaman transaksi: Pastikan informasi sesuai dengan rekaman transaksi pada sistem bank atau lembaga keuangan yang bersangkutan.
5. Membaca syarat dan ketentuan: Pastikan Anda memahami syarat dan ketentuan dari transaksi yang dilakukan, seperti biaya transfer atau batas minimal dan maksimal transaksi.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai bukti transaksi yang wajib Kawan Kledo ketahui. Pastikan Kawan Kledo memahami semua jenis bukti transaksi yang telah dijelaskan di atas, agar Kawan Kledo tidak kebingungan ketika membuat laporan keuangan bisnis.

Nah, untuk memudahkan membuat laporan keuangan, Kawan Kledo bisa menggunakan software akuntansi dari Kledo. Kledo merupakan software akuntansi yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan keuangan bisnis.

Dengan Kledo, Kawan Kledo bisa membuat laporan keuangan bisnis dengan sangat mudah. Jadi, tunggu apa lagi, yuk daftar Kledo sekarang juga dan nikmati semua kemudahan pengelolaan keuangan bisnis.