Jika Anda menjalankan agensi pemasaran, maka pembukuan mungkin bukanlah pekerjaan yang Anda suka.
Tapi, tetap saja, pembukuan bukanlah hal yang bisa diabaikan. Anda harus punya data keuangan yang tepat untuk menjalankan bisnis dengan lebih efisien.
Dengan pembukuan juga, Anda bisa membuat keputusan bisnis yang lebih baik.
Jika Anda ingin membaca tips pembukuan untuk agensi pemasaran, simak artikel ini sampai selesai.
Mengapa Pembukuan di Agensi Pemasaran Berbeda?
Keuangan agensi pemasaran sedikit lebih rumit daripada bisnis kecil lainnya. Berikut penjelasannya:
Ini karena pendapatan agensi tidak tetap, bisa berubah-ubah tergantung timeline proyek, klien, dan kondisi musiman.
1. Struktur pendapatan yang kompleks
Pemasukan agensi berasal dari berbagai sumber, seperti klien baru, klien yang terikat kontrak kerja sama jangka panjang (retainer), biaya proyek, markup vendor, hingga komisi.
2. Biaya terusan
Selain itu, agensi sering membayar dulu ke vendor (media placement, percetakan, fotografer) atas nama klien, lalu menagih kembali.
Ini menciptakan akun unbilled receivables atau client cost advances yang jarang ada di bisnis jasa biasa.
3. Work in Progress (WIP) / Deferred Revenue
Deferred revenue atau pendapatan yang ditangguhkan adalah uang yang agensi terima di muka untuklayanan yang akan agensi berikan di masa mendatang.
Misalnya, klien membayar di muka untuk jasa pengelolaan website dengan harga Rp12.000.000 selama 6 bulan.
Agensi tidak akan langsung mencatat Rp12 juta ini sebagai pendapatan, tapi sebagai kewajiban dulu, baru mengakui Rp2 juta sebagai pendapatan riil per bulannya dan mengurangi kewajiban tersebut.
4. Pelacakan Biaya per Klien (Job Costing)
Agensi perlu melacak jam kerja karyawan dan biaya langsung per proyek/klien untuk mengetahui profitabilitas tiap akun.
Ini membutuhkan sistem job costing yang tidak umum dipakai bengkel servis atau konsultan tunggal.
5. Komisi & Rebate Media
Agensi yang mengelola belanja iklan klien bisa menerima rebate atau diskon dari platform (Google, Meta, dll.).
Perlakuan akuntansinya perlu jelas: apakah ini pendapatan agensi atau hak klien?
Model pendapatan ini tentu lebih rumit dari bisnis jasa lain yang umumnya hanya meminta tarif per jam atau per proyek.
Baca Juga: Contoh Pembukuan Usaha Jasa & Laporan Keuangan Lengkap
Apa Saja Komponen Pembukuan Agensi Pemasaran?
Pembukuan agensi pemasaran terdiri dari beberapa komponen penting.
Masing-masing memiliki peran tersendiri, tetapi semuanya harus berjalan bersama agar menghasilkan gambaran keuangan yang lengkap.
1. Piutang dan utang usaha
Piutang dan utang usaha di agensi pemasaran meliputi banyak bentuk, seperti pembayaran retainer, tagihan per jam, maupun reimbursement.
Jadwal pembayarannya juga berbeda-beda, misalnya retainer dengan jatuh tempo 15 hari atau pembayaran biaya iklan yang harus dilakukan langsung.
Agensi butuh proses penagihan invoice yang tegas agar semua tagihan ini bisa dibayar tepat waktu.
2. Rekonsiliasi bank dan kartu kredit
Rekonsiliasi adalah proses mencocokkan catatan keuangan bisnis dengan mutasi rekening bank dan transaksi kartu kredit untuk memastikan semua data akurat.
Namun, banyak agensi jarang melakukan rekonsiliasi karena prosesnya cukup rumit.
Hal ini terjadi karena agensi biasanya memiliki beberapa rekening berbeda, misalnya rekening operasional perusahaan dan rekening khusus untuk mengelola dana klien.
Padahal, melakukan rekonsiliasi secara rutin membantu mendeteksi kesalahan pencatatan atau potensi fraud lebih cepat. Idealnya, rekonsiliasi dilakukan setiap bulan, atau minimal setiap kuartal.
Baca Juga: Mengetahui Berbagai Jenis Transaksi Perusahaan Jasa
3. Pelaporan keuangan
Laporan keuangan membantu agensi mengetahui klien dan layanan mana yang paling menguntungkan, seberapa efektif penghasilan pendapatan per jam kerja, serta apakah biaya operasional masih berada pada level yang sehat.
Dari laporan tersebut, pemilik bisnis dapat mengambil keputusan strategis terkait alokasi sumber daya maupun penentuan harga layanan.
Laporan keuangan pada agensi pemasaran sama dengan laporan bisnis lainnya, yaitu laporan arus kas, neraca, dan laporan laba rugi.
Agensi pemasaran juga biasanya mengejar beberapa metrik dalam pembukuan seperti:
- Profitabilitas per klien
- Pendapatan berdasarkan jenis layanan
- ROI berdasarkan channel pemasaran
4. Pelacakan pengeluaran
Agensi pemasaran juga harus melacak seluruh pengeluaran untuk mengetahui profitabilitas setiap proyek dan klien.
Pelacakan pengeluaran yang akurat juga membantu bisnis memaksimalkan pengurangan pajak.
Beberapa pengeluaran yang harus dilacak:
- Langganan software dan tools digital
- Biaya platform iklan
- Perlengkapan kantor
- Perjalanan dinas
Tips:
– Pisahkan biaya operasional agensi dengan pengeluaran klien, lalu kelompokkan berdasarkan proyek.
– Simpan bukti transaksi dan kategorikan pengeluaran sejak awal
5. Pencatatan transaksi
Berbeda dengan pelacakan pengeluaran, pencatatan transaksi mencakup seluruh aktivitas keuangan bisnis, seperti invoice yang dikirim, pembayaran yang diterima, tagihan yang dibayar, hingga transfer dana.
Jika ada transaksi yang tidak tercatat, dampaknya bisa memengaruhi seluruh bisnis.
Laporan keuangan juga berpotensi menjadi tidak akurat dan proyeksi arus kas sulit dipercaya karena didasarkan pada data yang tidak lengkap.
Baca Juga: 6 Tips untuk Mengelola Budget Klien Lebih Hemat dan Efektif
7 Langkah Pembukuan untuk Agensi Pemasaran
Berikut merupakan langkah melakukan pembukuan di agensi pemasaran:
Langkah 1: Pilih metode akuntansi
Ini adalah dasar dari seluruh sistem pembukuan. Metode ini akuntansi ini menunjukkan kapan Anda mengakui sebuah transaksi.
- Cash basis: Mencatat hanya saat uang benar-benar masuk atau keluar. Sederhana, tapi tidak cocok untuk agensi yang punya retainer atau proyek yang berjalan lama.
- Accrual Basis: Mencatat saat transaksi terjadi, bukan saat dibayar. Misalnya, Anda menyelesaikan pekerjaan bulan ini tapi klien baru membayar bulan depan. Pembayaran itu bisa tetap dicatat sebagai pendapatan bulan ini. Ini yang direkomendasikan untuk agensi pemasaran karena paling mencerminkan kondisi bisnis yang sesungguhnya.
Langkah 2: Tentukan cara mengakui pendapatan
Setelah memilih accrual basis, Anda perlu aturan kapan pendapatan boleh “dihitung”, karena tidak semua uang yang masuk langsung menjadi pendapatan.
- Untuk proyek kreatif jangka panjang, akui pendapatan sesuai seberapa jauh pekerjaan yang sudah selesai. Jika proyek Rp 100 juta sudah 60% selesai, catat Rp 60 juta sebagai pendapatan.
- Untuk proyek pendek dengan hasil yang jelas (seperti desain logo atau produksi video), akui pendapatan sekaligus saat proyek selesai.
- Untuk retainer bulanan, bagi rata nilai kontrak per bulan. Retainer Rp 60 juta untuk 6 bulan berarti Anda mengakui Rp 10 juta setiap bulan, bukan Rp 60 juta di awal.
Langkah 3: Pisahkan jenis-jenis pendapatan
Agensi pemasaran punya beberapa sumber pendapatan yang harus dicatat secara terpisah.
Ini penting agar Anda tahu mana jenis pendapatan yang paling menguntungkan.
- Retainer fee: Bayaran rutin bulanan dari klien
- Project fee: Bayaran per proyek
- Komisi media: Persentase dari belanja iklan klien (umumnya 15%)
- Markup vendor: Selisih harga antara yang Anda bayar ke vendor dan yang Anda tagih ke klien
Langkah 4: Tangani pass-through cost dengan benar
Agensi sering membayar dulu ke vendor atau platform iklan atas nama klien, lalu menagihnya kembali.
Biaya ini bukan pendapatan agensi dan bisa dicatat dengan dua cara:
- Metode Bruto: Mencatat belanja iklan klien sebagai pendapatan sekaligus biaya. Omzet terlihat besar, tapi margin di bagian ini tipis. Pakai metode ini jika agensi Anda menanggung risiko untuk masalah dengan placement-nya.
- Metode Neto: Mencatat hanya catat komisi atau fee-nya saja. Angka pendapatan lebih kecil tapi lebih mencerminkan nilai yang benar-benar agensi hasilkan. Gunakan metode ini jika agensi murni menjadi perantara tanpa menanggung risiko.
Pilihan ini diatur dalam PSAK 72 tentang pendapatan dari kontrak dengan pelanggan.
Baca Juga: Apa Itu Billing System? Manfaat dan Tips Memilihnya
Langkah 5: Terapkan job costing per klien
Setelah pendapatan tercatat dengan benar, Anda perlu tahu berapa biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan pendapatan itu.
Ada beberapa hal yang perlu Anda catat untuk setiap proyek atau klien:
- Biaya langsung: Jam kerja tim yang bisa ditagihkan (billable hours), biaya vendor eksternal, dan ad spend yang diteruskan ke klien.
- Biaya tidak langsung: Biaya overhead seperti sewa kantor, listrik, dan software yang dialokasikan ke proyek tersebut.
Dari sini, Anda bisa menghitung gross profit per klien dan melihat mana klien yang benar-benar menguntungkan dan mana yang terlalu menguras sumber daya.
Langkah 6: Susun Chart of Accounts
Semua langkah di atas membutuhkan wadah pencatatan yang terstruktur. Nah, chart of accounts sendiri adalah bagan/daftar semua akun keuangan yang digunakan dalam buku besar umum perusahaan.
Dengan kata lain, CoA berperan sebagai daftar isi.
Untuk agensi pemasaran, Anda bisa menyusunnya seperti ini:
- Pendapatan: Memisahkan pendapatan per jenisnya (retainer, project, komisi, markup)
- COGS / Biaya Langsung: Meliputi gaji tim yang billable, ad spend, biaya vendor/freelancer, dan biaya produksi
- Biaya Operasional: Gaji staf non-billable, sewa, software, pemasaran internal
- Kewajiban: Deferred revenue (retainer yang belum diakui) dan utang vendor
Langkah 7: Pantau KPI Keuangan secara rutin
Untuk agensi pemasaran, biasanya ada 3 KPI yang paling penting:
- Gross margin: Idealnya di atas 50%. Jika di bawah itu, artinya biaya langsung terlalu tinggi atau mungkin ada proyek yang harganya terlalu rendah atau tim yang tidak efisien.
- Utilization rate: Idealnya di atas 70%. Ini persentase jam kerja tim yang bisa ditagihkan ke klien. Kalau rendah, berarti banyak waktu terbuang untuk pekerjaan non-billable.
- Effective hourly rate: Membandingkan pendapatan aktual per jam dengan rate card yang Anda tetapkan. Kalau jauh di bawah, bisa jadi ada kebocoran di estimasi proyek.
Baca Juga: Cara Melakukan Pembukuan Otomatis, Manfaat, dan Tantangannya
Kesimpulan
Pembukuan agensi pemasaran membutuhkan pengelolaan yang lebih detail dibandingkan bisnis jasa pada umumnya.
Banyaknya proyek berjalan, variasi sumber pendapatan, pengeluaran operasional yang kompleks, hingga pengelolaan dana klien membuat setiap transaksi harus dicatat secara akurat dan konsisten.
Untuk membantu proses tersebut, gunakan software akuntansi seperti Kledo yang membawa fitur pengelolaan invoice, pencatatan pemasukan dan pengeluaran, rekonsiliasi bank, hingga pelaporan keuangan.
Dengan semua fitur ini, Kledo meringankan pembukuan agensi, sehingga Anda bisa fokus ke pekerjaan yang lebih bernilai.
Klik tautan ini untuk mencoba Kledo gratis.
- 7 Langkah Pembukuan Praktis untuk Agensi Pemasaran - 26 Mei 2026
- Rekap Webinar Mental Health Kledo x Dinamis - 26 Mei 2026
- 8 Risiko Supply Chain, Cara Mengatasi, dan Menilai Risikonya - 26 Mei 2026