Usaha jasa seperti konsultan, agensi pemasaran, coach, dan freelance tidak mengandalkan stok barang fisik, tapi koneksi, keahlian, dan waktu.
Tapi meski Anda tidak menjual produk, bukan berarti pembukuannya akan mudah. Justru, pembukuan usaha jasa sama sulitnya dan memiliki tantangan tersendiri.
Apa saja sih kegiatan pembukuan usaha jasa? Bagaimana Anda bisa mengelola pembukuan dengan lebih baik?
Artikel ini akan membahas contoh pembukuan perusahaan jasa, jenis kegiatan, 3 contoh laporan keuangan, dan tips mengelolanya.
Mengenal Pentingnya Pembukuan untuk Usaha Jasa
Pembukuan sangat penting bagi usaha jasa. Aktivitas ini mencakup pencatatan yang akurat serta pengelolaan arus kas.
Pembukuan di usaha jasa memang tidak melacak inventaris, tapi jam kerja yang dapat ditagihkan (billable hours) dan berbagai biaya lainnya.
Berikut manfaat pembukuan untuk usaha jasa:
- Membantu dalam membuat faktur yang akurat
- Memantau profitabilitas proyek.
- Memastikan pembayaran dari klien tepat waktu
- Membantu mengambil keputusan yang tepat dan berbasis data seperti penetapan harga, penggunaan sumber daya, serta rencana pertumbuhan bisnis.
- Pengelolaan arus kas yang lebih baik
- Persiapan dan kepatuhan pajak yang lebih mudah
- Perencanaan keuangan dan penganggaran yang lebih efektif
- Meningkatkan kredibilitas di mata pemberi pinjaman dan investor
Baca Juga: Akuntansi Perusahaan Jasa: Definisi, Karakteristik dan Siklusnya
Apa Saja Kegiatan dalam Pembukuan Usaha Jasa?
Dalam keseharian, bisnis jasa melakukan 7 kegiatan pembukuan ini:
1. Pencatatan Pemasukan
Ini adalah kegiatan mencatat semua uang yang masuk ke bisnis. Pendapatan usaha jasa berasal dari layanan yang diberikan, bukan dari barang.
Karena itu, pencatatan transaksi di usaha jasa biasanya berupa:
- Tanggal layanan
- Jenis jasa yang diberikan
- Nilai jasa
- Nama klien
- Status pembayaran
2. Pencatatan Biaya Operasional
Usaha jasa tidak mencatat HPP barang seperti usaha dagang, jadi mereka lebih fokus mencatat biaya operasional seperti:
- Biaya operasional (listrik, air, internet)
- Internet dan tools kerja
- Gaji karyawan
- Sewa tempat
- Biaya pemasaran
3. Pencatatan utang dan piutang
Pencatatan utang dan piutang perlu karena bisnis jasa sering tidak langsung dibayar. Misalnya, proyek selesai pada bulan Januari, tapi pembayaran baru selesai bulan Februari.
Karena itu, Anda harus mencatat nama klien, nilai tagihan, dan tanggal jatuh tempo. Jika tidak, risikonya adalah lupa menagih dan arus kas macet.
4. Pembuatan faktur
Berbeda dengan usaha dagang yang transaksinya sering bersifat langsung (cash and carry), umumnya ada jeda waktu di usaha jasa antara penyelesaian pekerjaan dan penerimaan pembayaran.
Karena itu, susun invoice dengan sejelas, serinci, dan seprofesional mungkin. Cantumkan informasi seperti:
- Identitas bisnis
- Identitas klien
- Tanggal penerbitan
- Deskripsi layanan yang diberikan
- Nilai jasa
- Ketentuan pembayaran
- Skema pembayaran
Dari sisi pembukuan, invoice berfungsi sebagai dasar pencatatan pendapatan, khususnya untuk transaksi kredit atau yang belum dibayar.
Ketika invoice diterbitkan, bisnis dapat mencatatnya sebagai piutang. Setelah klien melakukan pembayaran, barulah dicatat sebagai penerimaan kas.
Dengan demikian, pencatatan berbasis invoice membantu bisnis memisahkan antara pendapatan yang sudah diperoleh secara akrual dan kas yang benar-benar diterima.
5. Pengelolaan kas dan arus kas
Bisnis jasa harus pandai mengelola kas dan arus kas karena penerimaan pendapatan cenderung tidak stabil.
Pengelolaan kas dan arus kas mencakup pengawasan terhadap seluruh uang yang masuk dan keluar dari bisnis, baik dalam bentuk kas maupun saldo rekening bank.
Salah satu caranya adalah dengan menyusun proyeksi arus kas untuk beberapa periode ke depan, sehingga mengantisipasi potensi kekurangan dana.
Selain itu, menjaga saldo kas minimum dan mempercepat penagihan piutang juga menjadi strategi penting untuk menjaga likuiditas.
Baca Juga: Contoh Buku Besar Perusahaan Jasa dan Templatenya
Laporan Keuangan yang Wajib Dibuat untuk Usaha Jasa dan Contoh Pembukuan
Perusahaan jasa perlu membuat 3 laporan keuangan untuk menjelaskan kondisi keuangan mereka kepada investor, pemilik, dan juga pemegang saham.
3 laporan keuangan ini adalah sebagai berikut:
1. Laporan laba rugi
Laporan laba rugi mencatat seluruh transaksi perusahaan jasa yang terjadi dan merangkum pendapatan, beban, dan tingkat keuntungan dalam periode tertentu.
Perusahaan jasa menggunakan laporan laba rugi untuk melacak profitabilitas mereka dan membandingkannya dengan target internal maupun standar industri.
Misalnya, jika ternyata margin laba kotor menurun, perusahaan bisa mengevaluasi ulang strategi harga mereka atau mencari cara untuk menekan biaya langsung.
Komponen laporan laba rugi dalam perusahaan jasa adalah sebagai berikut:
- Pendapatan: Diperoleh dari pemberian layanan kepada klien, dan biasanya merupakan sumber dana utama perusahaan.
- Biaya jasa: Biaya ini merupakan biaya langsung yang terkait dengan penyediaan layanan kepada klien. Contohnya gaji tenaga kerja yang terlibat langsung dalam proyek klien.
- Laba kotor: Menunjukkan laba yang dihasilkan dari layanan utama sebelum dikurangi biaya tidak langsung dan overhead. Laba kotor menjadi indikator penting dalam laporan laba rugi karena mencerminkan profitabilitas layanan jasa dan membantu dalam penentuan harga.
- Biaya operasional: Biaya operasional adalah biaya tidak langsung yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Contohnya meliputi sewa, utilitas, gaji staf administrasi, pemasaran, infrastruktur teknologi, dan asuransi.
- Laba bersih: Ukuran profitabilitas akhir dalam laporan laba rugi. Jika total beban lebih besar daripada pendapatan, maka disebut sebagai rugi bersih (net loss).
Laporan laba rugi dapat disajikan dalam salah satu dari 2 format:single-step dan multi-step:
- Format single-step: Formatnya sederhana, cukup dengan mengelompokkan seluruh pendapatan dan seluruh beban, lalu menghitung laba bersih dalam satu langkah. Cocok untuk perusahaan kecil.
- Format multi-step: Lebih detail dan lengkap, cocok untuk perusahaan yang terus bertumbuh.
Contoh pembukuan laporan laba rugi usaha jasa fiktif PT Konsultan Jaya:
2. Laporan posisi keuangan/Neraca
Neraca menunjukkan gambaran posisi keuangan perusahaan pada waktu tertentu, sehingga sering juga disebut sebagai laporan posisi keuangan.
Laporan ini menyajikan aset, liabilitas, serta ekuitas pemilik atau pemegang saham, dan didasarkan pada persamaan akuntansi dasar: Aset = Liabilitas + Ekuitas Pemilik.
Komponen utama neraca untuk perusahaan jasa meliputi:
- Aset (lancar dan tidak lancar): Sumber daya yang dimiliki perusahaan dan memiliki nilai ekonomi di masa depan. Biasanya diklasifikasikan menjadi 2:
- Aset lancar: Bisa dikonversi menjadi kas dalam waktu satu tahun seperti kas, piutang usaha, pekerjaan dalam proses (WIP), serta biaya dibayar di muka.
- Aset tidak lancar: Seperti properti, peralatan, aset tidak berwujud tertentu (seperti software atau kekayaan intelektual), dan investasi jangka panjang.
- Liabilitas: Kewajiban keuangan perusahaan yang harus dibayar di masa depan seperti pinjaman, kewajiban sewa, dan pajak.
- Ekuitas: Hak residual atau nilai kepemilikan atas aset perusahaan setelah dikurangi seluruh kewajiban atau liabilitas.
Contoh laporan pembukuan posisi keuangan/neraca usaha jasa fiktif PT Konsultan Jaya:
3. Laporan arus kas
Ini adalah laporan yang menjelaskan aliran masuk dan keluar bagi kas dan setara kas pada periode akuntansi tertentu.
Tujuan laporan ini adalah menunjukkan sumber penerimaan dan penggunaan kas.
Laporan ini dibagi menjadi 3 poin utama:
- Aktivitas Operasi: Untuk kegiatan utama bisnis seperti penjualan jasa
- Aktivitas Investasi: Untuk pembelian atau penjualan aset tetap
- Aktivitas Pendanaan: Untuk kas yang berkaitan dengan modal perusahaan
Contoh laporan pembukuan arus kas usaha jasa fiktif PT Konsultan Jaya:
Ingat, laporan keuangan perusahaan jasa berbeda dari perusahaan dagang. Meskipun formatnya serupa, tapi ada beberapa perbedaan seperti:
| Aspek | Perusahaan Jasa | Perusahaan Dagang |
| Persediaan | Tidak mencatat persediaan | Ada persediaan barang dagang |
| Harga Pokok Penjualan (HPP) | Tidak ada | Ada (komponen utama) |
| Komponen laba rugi | Pendapatan jasa, beban, dan laba bersih | Penjualan, HPP, laba kotor, beban, laba bersih |
| Neraca | Kas, piutang, peralatan | Kas, piutang, persediaan, peralatan |
Baca Juga: Cara Membuat Jurnal Penyesuaian Perusahaan Jasa
5 Cara Mengelola Keuangan Perusahaan Jasa dengan Efisien
Ada berbagai macam tantangan dalam mengelola perusahaan jasa, seperti siklus kas yang lebih panjang dan biasanya lebih sulit diprediksi dibanding usaha dagang.
Penyebabnya, pembayarannya tergantung pada klien, proyek baru butuh biaya di awal, dan pendapatan tidak masuk setiap hari.
Untuk mengatasi tantangan-tantangan ini, Anda bisa menerapkan 5 tips berikut:
1. Pisahkan keuangan pribadi dan bisnis
Salah satu kesalahan terberat dari pengelolaan perusahaan adalah mencampur rekening pribadi dan bisnis.
Akibatnya, pemilik tidak pernah tahu apakah bisnis mereka benar-benar untung atau hanya “menampung” uang pribadi.
Solusi: Buka rekening giro khusus bisnis dan tetapkan “gaji” untuk diri sendiri sebagai pemilik, dan jangan sentuh saldo bisnis untuk kebutuhan pribadi di luar gaji tersebut.
2. Buat anggaran biaya per proyek atau per klien
Berbeda dengan perusahaan manufaktur yang bisa menghitung harga pokok barang dengan akurat, perusahaan jasa sering menetapkan harga “berdasarkan feeling.”
Ini berbahaya biasanya ada biaya tersembunyi seperti jam kerja staf, revisi tak terbatas, dan perjalanan yang tidak dihitung.
Gunakan metode sederhana ini untuk menghitung tarif proyek:
Biaya minimum per proyek = (Jam kerja × tarif/jam) + biaya langsung + overhead dialokasikan + margin target
Misalnya, proyek konsultasi 3 bulan dengan 2 konsultan:
- 2 konsultan × 20 jam/bulan × 3 bulan × Rp 250.000/jam = Rp 30.000.000
- Biaya perjalanan dan materi = Rp 4.000.000
- Overhead 20% = Rp 6.800.000
- Margin 25% = Rp 10.200.000
- Harga minimum: Rp 51.000.000
3. Kelola invoice dan piutang secara disiplin
Piutang usaha adalah “lubang kas” terbesar di bisnis jasa. Dalam laporan neraca PT Konsultan Jaya yang kita lihat sebelumnya, piutang usaha mencapai Rp 385 juta.
Ini adalah uang yang sudah “diperoleh” tapi belum ada di rekening.
Terapkan sistem berikut:
- Kirim invoice maksimal H+1 setelah pekerjaan selesai
- Tetapkan tempo pembayaran (NET 14 atau NET 30) dan cantumkan di badan invoice serta kontrak
- Kirim pengingat pembayaran H-3, H+1, dan H+7
- Lacak piutang yang sudah terlewat lama
Baca Juga: 10 KPI Keuangan Bisnis Jasa dan Tips Memilihnya
4. Pantau arus kas mingguan
Perusahaan jasa biasanya mengalami krisis kas di pertengahan bulan karena gaji harus dibayar tanggal 25 sementara klien baru mentransfer di bulan depan.
Solusinya adalah proyeksi arus kas bergulir (rolling cash flow forecast) atau alat untuk memprediksi uang yang masuk dan keluar serta selalu diperbarui.
Rumus proyeksi kas mingguan:
Proyeksi Saldo Akhir = Saldo awal minggu + estimasi penerimaan minggu ini − estimasi pengeluaran minggu ini = proyeksi saldo akhir
Jika proyeksi saldo akhir negatif atau di bawah buffer aman (idealnya 1–2 bulan biaya operasional), segera percepat penagihan, tunda pembelian tidak mendesak, atau aktifkan fasilitas kredit.
5. Gunakan software akuntansi yang dirancang untuk bisnis jasa
Mengelola semua hal di atas secara manual tidak hanya membuang waktu, tapi rawan kesalahan. Karena itu, gunakantools seperti software akuntansi seperti untuk membantu Anda.
Software akuntansi Kledo misalnya, bisa mengotomatiskan pembuatan 3 laporan keuangan utama yang kami jelaskan sebelumnya.
Selain itu, Anda juga bisa melihat dashboard keuangan Anda sewaktu-waktu Anda membutuhkannya.
Baca Juga: Sedang Mencari Jasa Pembukuan Untuk Bisnis? Perhatikan Hal Ini
Kesimpulan
Begitulah penjelasan kami mengenai contoh pembukuan usaha jasa dan tips mengelola keuangannya. Usaha jasa memang tidak mebutuhkan stok fisik atau gudang, tapi pembukuannya pun sama penting dan rumitnya.
Anda bisa mengelola banyak klien dan kontraktor sekaligus, kerepotan karena selain menyelesaikan pekerjaan, Anda masih harus mengejar-ngejar pembayaran yang belum dibayar.
Inilah pentingnya pembukuan usaha jasa yang strategis. Software akuntansi usaha jasa Kledo menawarkan solusi pembukuan yang efektif dengan mengotomatiskan berbagai tugas Anda.
Tingkatkan pembukuan usaha jasa Anda dengan Kledo sekarang juga. Coba sendiri lewat tautan ini.
- Contoh Pembukuan Usaha Jasa & Laporan Keuangan Lengkap - 20 April 2026
- 8 Tantangan Menjalankan Usaha Jasa dan Cara Mengatasinya - 20 April 2026
- 10 KPI Keuangan Bisnis Jasa dan Tips Memilihnya - 20 April 2026