Apa itu Rencana Anggaran Biaya? Berikut Pengertian dan Cara Membuatnya

Rencana anggaran biaya atau RAB dalam bisnis itu penting. Saat Anda membangun bisnis, ada banyak hal yang harus diperhatikan, mulai dari pemasaran dan menemukan klien baru hingga membangun situs web dan membangun kehadiran digital Anda.

Tetapi terkadang ada salah satu elemen yang Anda harus Anda tetap perhatikan sejak awal—dan itu adalah rencana anggaran biaya dalam bisnis.

Memiliki anggaran yang terperinci dan akurat adalah suatu keharusan jika Anda ingin membangun bisnis yang berkembang dan berkelanjutan. Tapi bagaimana cara Anda membuatnya?

Pada artikel ini kita akan menjelaskan apa itu rencana anggaran biaya, cara membuatnya dan tips dalam mengelola anggaran yang baik bagi bisnis Anda. Jadi, baca sampai selesai.

Apa itu Rencana Anggaran Biaya dalam Bisnis?

Rencana anggaran biaya adalah bagan yang menunjukkan aliran uang dalam kehidupan sehari-hari dalam bisnis Anda. Anggaran dapat membantu bisnis menentukan di mana pengeluaran berlebihan serta membantu menyesuaikan kebiasaan belanja yang buruk.

Dengan membuat sedikit penyesuaian pada anggaran, bisnis mungkin memiliki kemampuan untuk berinvestasi lebih banyak atau melakukan pembayaran yang lebih besar atas hutang dalam bisnis.

Mengapa bisnis membutuhkan rencana anggaran biaya?

Setiap hari, ratusan bisnis menghadapi krisis keuangan. Ini dapat disebabkan oleh sistem organisasi yang buruk atau tindakan fraud karyawannya, tetapi penyebab paling umum adalah pengeluaran yang berlebihan.

Dengan melacak pengeluaran dalam bisnis, Anda akan tahu persis ke mana uang Anda pergi.

Selain itu, membuat rencana anggaran biaya dalam binsis itu penting karena dapat:

• Membantu Anda membuat keputusan penting, seperti kapan harus merekrut staf baru atau memotong pengeluaran
• Memungkinkan Anda mencari pinjaman dari pendanaan ekuitas
  Memprediksi pengeluaran masa depan dan memungkinkan Anda untuk mempersiapkannya secara memadai
• Identifikasi sisa dana yang dapat Anda investasikan kembali
• Menjauhkan perusahaan Anda dari hutang
• Memperkirakan apa yang dibutuhkan bisnis Anda agar menguntungkan atau tingkatkan profitabilitas secara keseluruhan

Baca juga: Mengenal Benchmarking serta Langkah-langkah Pengaplikasikannya

Cara Membuat Rencana Anggaran Biaya dalam Bisnis

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk membuat rencana anggaran biaya yang efektif untuk bisnis Anda:

1. Tentukan pendapatan Anda

Menentukan pendapatan bisnis Anda adalah langkah pertama dalam membuat rencana anggaran biaya dalam bisnis.

Pendapatan perusahaan Anda adalah uang masuk yang Anda terima setiap bulan dan juga uang yang Anda hasilkan sebelum dikurangi pengeluaran apa pun.

Anda dapat menghitung pendapatan bulanan Anda dengan menjumlahkan semua sumber pendapatan yang Anda miliki setiap bulan.

Anda harus menghitung uang masuk Anda selama beberapa bulan—sebaiknya 12 bulan terakhir—untuk mendapatkan gambaran yang paling akurat tentang pendapatan bulanan Anda.

Melihat pendapatan Anda dalam jangka waktu yang lama juga dapat memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang pola pendapatan Anda dan membantu Anda bersiap menghadapi penurunan musiman.

2. Kurangi biaya tetap

Setelah menentukan pendapatan bulanan, Anda harus menjumlahkan semua biaya tetap bulanan dan menguranginya dari total pendapatan.

Biaya tetap Anda adalah pengeluaran yang harus Anda bayarkan setiap minggu, bulan, atau tahun untuk mempertahankan bisnis Anda.

Biaya tetap umum meliputi:

• Sewa
• Utilitas
• Daftar gaji
• Pajak
• Asuransi
• Biaya produksi
• Pembayaran hutang
• Depresiasi peralatan

Setelah Anda menentukan biaya tetap Anda, kurangi biaya tersebut dari pendapatan bulanan Anda.

Untuk biaya tetap tahunan, Anda dapat membaginya dengan 12 dan memasukkannya ke dalam potongan bulanan Anda untuk memperhitungkan biaya tersebut secara memadai.

Baca juga: Barang Substitusi: Definisi, Klasifikasi, dan Contohnya

3. Identifikasi biaya variabel

Selanjutnya, Anda harus mengidentifikasi biaya variabel yang mungkin dimiliki perusahaan Anda.

Biaya variabel adalah biaya yang berubah setiap bulan atau tidak berulang atau diperlukan untuk menjaga bisnis Anda tetap berjalan.

Misalnya, mengirim karyawan ke seminar pengembangan profesional akan menjadi biaya variabel karena tidak diperlukan untuk mempertahankan perusahaan Anda dalam bisnis (tetapi mungkin masih sesuatu yang ingin Anda lakukan untuk perusahaan dan karyawan Anda).

Berikut ini adalah biaya variabel yang mungkin Anda miliki:

• Penggantian peralatan
• Memperbarui perabot kantor atau komputer
• Peralatan Kantor
• Biaya konvensi
• Alat dan sumber pengembangan pribadi
• Biaya kartu kredit
• Pengiriman atau biaya pengiriman
• Periklanan
• Komisi penjualan

Tujuan Anda seharusnya adalah mengurangi biaya variabel saat penghasilan Anda lebih rendah, seperti selama musim sepi.

Ketika segala sesuatunya meningkat lagi, Anda dapat meningkatkan biaya variabel Anda karena itu menguntungkan perusahaan Anda.

Baca juga: Amortisasi Adalah: Berikut Definisi dan Contoh Mudahnya

4. Ketahui biaya satu kali

Selain biaya tetap dan variabel, Anda juga harus mencoba memprediksi biaya satu kali yang mungkin Anda miliki di masa depan dan merencanakannya dalam anggaran Anda.

Biaya satu kali atau One-off cost adalah pengeluaran tak terduga yang bisa timbul sewaktu-waktu.

Misalnya, lemari es di ruang kantor Anda bisa pecah atau pipa ledengnya bisa rusak. Situasi ini sering kali tidak direncanakan tetapi membutuhkan perhatian Anda segera.

Cara terbaik untuk merencanakan biaya ini adalah dengan membuat dana tabungan darurat yang Anda masukkan ke dalam uang setiap bulan atau setiap bulan lainnya.

Dengan demikian, Anda dapat bersiap untuk biaya satu kali dan mencegah perusahaan Anda mengalami kesulitan keuangan.

5. Hitung untung dan rugi Anda

Setelah Anda mengumpulkan semua informasi yang dibahas di atas, buatlah laporan laba rugi.

Laporan laba rugi adalah apa yang Anda dapatkan setelah menjumlahkan pendapatan Anda dan mengurangi semua pengeluaran Anda darinya.

Jika di akhir laporan Anda, Anda memiliki angka positif, Anda mendapat untung setiap bulan.

Namun, banyak usaha kecil—dan terutama bisnis baru—mungkin tidak akan menghasilkan keuntungan setiap bulannya. Jika Anda berada dalam keadaan negatif setelah menjumlahkan pendapatan dan pengeluaran Anda, Anda dapat menggunakan informasi ini untuk merencanakan pengeluaran Anda dengan lebih baik dan memotong biaya jika memungkinkan.

6. Buat kesimpulan berdasarkan data tersebut

Dengan menggunakan laporan laba rugi, Anda dapat menyusun rencana anggaran untuk masa depan Anda.

Dengan informasi yang telah Anda kumpulkan dengan hasil untung dan rugi, buat garis besar dan kesimpulan anggaran yang diusulkan dan Anda yakini dapat Anda ikuti dengan sukses juga memungkinkan bisnis Anda tumbuh secara finansial.

Meskipun anggaran ini mungkin tentatif, laporan laba rugi Anda seharusnya memberi Anda gambaran yang baik tentang apa yang harus diantisipasi di masa depan serta pemahaman yang lebih baik tentang pola penghasilan dan pengeluaran Anda secara keseluruhan.

Mengetahui pola untung dan rugi Anda dapat membantu Anda memprediksi apa yang diharapkan di tahun depan dan memungkinkan Anda merencanakan bulan yang lebih lambat.

Baca juga: Aplikasi Akuntansi dan Kegunaannya untuk Keuangan Bisnis

Perbedaan Rencana Anggran Biaya dalam Berbagai Jenis Bisnis

Meskipun setiap anggaran yang baik memiliki kerangka kerja yang sama, Anda harus memikirkan keunikan penganggaran yang unik dari industri dan jenis bisnis yang ada.

Bisnis musiman

Jika bisnis Anda memiliki musim sibuk dan musim yang sepi, penganggaran menjadi sangat penting.

Karena bisnis Anda tidak konsisten setiap bulan, anggaran memberi Anda pandangan yang baik tentang data masa lalu dan sekarang untuk memprediksi arus kas masa depan.

Jika bisa gunakan teknik forecasting, dengan cara ini membantu Anda melihat tren tahunan, melihat berapa banyak uang yang Anda perlukan untuk membantu Anda melewati bulan-bulan yang lambat, dan mencari peluang untuk memotong biaya untuk mengimbangi musim sepi.

Gunakan musim lambat Anda untuk merencanakan tahun depan, bernegosiasi dengan vendor, dan bangun loyalitas pelanggan melalui keterlibatan.

Jangan berasumsi hal yang sama akan terjadi setiap tahun. Sama seperti anggaran lainnya, forecasting dalah proses yang berkembang.

Mulailah dengan apa yang Anda ketahui, dan jika Anda tidak mengetahui sesuatu—seperti biaya tak terduga seperti apa yang mungkin muncul pada kuartal berikutnya—berikan tebakan terbaik Anda.

Lebih baik menyisihkan uang untuk keadaan darurat yang tidak terjadi daripada dibutakan.

Bisnis ecommerce

Faktor penganggaran utama untuk ecommerce adalah pengiriman. Biaya pengiriman (dan potensi bea masuk) dapat berdampak besar.

Apakah Anda memiliki ruang dalam anggaran Anda untuk menutupi pengiriman ke pelanggan? Jika tidak, apakah Anda memiliki strategi alternatif yang sesuai dengan anggaran Anda—seperti pengiriman flat rate atau penawaran pengiriman real-time untuk pelanggan?

Pengemasan dapat mempengaruhi tarif pengiriman. Jadi, masukan hal ini pada harga pokok penjualan Anda. Saat Anda melakukannya, pertimbangkan biaya dan bea pergudangan.

Anda juga ingin menciptakan pengalaman belanja online terbaik untuk pelanggan Anda, jadi pertimbangkan layanan hosting web yang baik, desain web, fotografi produk, periklanan, blogging, dan media sosial ke dalam anggaran Anda.

Baca juga: Contoh Laporan Keuangan Sederhana dalam Bisnis

Bisnis yang harus berurusan dengan persediaan

Jika Anda perlu menyimpan persediaan untuk memenuhi permintaan, faktorkan ini ke dalam harga pokok penjualan Anda. Gunakan tolok ukur penjualan atau industri tahun sebelumnya untuk menebak jumlah inventaris yang Anda butuhkan.

Sedikit riset di awal akan membantu memastikan Anda mendapatkan harga terbaik dari vendor Anda dan mengirimkan jumlah yang tepat untuk memenuhi kebutuhan, mengurangi biaya pengiriman, dan sesuai dengan anggaran Anda.

Volume persediaan mungkin berpengaruh pada harga Anda. Misalnya, jika Anda memesan lebih banyak persediaan, biaya per unit Anda akan lebih rendah, tetapi pembelanjaan Anda secara keseluruhan akan lebih tinggi.

Anda perlu memastikan ini diperhitungkan dalam anggaran dan harga Anda, dan bahwa volume yang dipesan tidak lebih besar dari permintaan produk yang sebenarnya.

Anda mungkin juga perlu memasukkan biaya solusi penyimpanan atau pembuangan sisa stok.

Bisnis pesanan khusus

Saat membuat barang pesanan khusus, pertimbangkan waktu tenaga kerja dan biaya operasi dan bahan. Ini bervariasi dari pesanan ke pesanan, jadi buat perkiraan rata-rata.

Baca juga: Apa itu Cross Selling dan Upselling? Berikut Pengertian dan Strateginya

Startup

Proses perencanaan anggaran biaya sulit untuk startup— Karena bisnis ini tidak memiliki histori atau data sebelumnya untuk melakukan pertimbanggan penganggaran.

Lakukan uji tuntas Anda dengan meneliti tolok ukur industri untuk gaji, sewa, dan biaya pemasaran. Tanyakan kepada jaringan Anda apa yang dapat Anda harapkan untuk membayar biaya, tunjangan, dan peralatan profesional.

Sisihkan sebagian anggaran Anda untuk penasihat—akuntan, pengacara, hal semacam itu.

Bisnis jasa

Jika Anda tidak memiliki produk fisik, fokuslah pada proyeksi penjualan dan pendapatan, serta gaji dan biaya konsultan.

Angka-angka dalam industri ini—apakah akuntansi, jasa hukum, kreatif, atau asuransi—lebih merupakan perkiraan, yang berarti anggaran membutuhkan fleksibilitas.

Angka-angka ini bergantung pada jumlah individu yang dibutuhkan untuk menyediakan layanan, biaya waktu mereka, dan permintaan pelanggan yang berfluktuasi.

Tips Membuat Rencana Anggaran Biaya untuk Bisnis Anda

Anda bisa membuat rencana anggaran biaya yang cukup akurat dan efisien dengan menggunakan langkah-langkah di atas.

Namun, ada tips tambahan yang dapat Anda terapkan ke dalam perencanaan anggaran untuk memastikan Anda membuat anggaran yang berhasil untuk bisnis Anda, seperti:

Bagi proses penganggaran

Daripada duduk dan mencoba menyelesaikan seluruh proses penganggaran dalam satu hari, pertimbangkan untuk memisahkan prosedur menjadi tugas-tugas yang lebih kecil yang Anda lakukan selama seminggu atau sebulan.

Misalnya, Anda dapat menyisihkan satu jam setiap hari untuk meninjau satu bulan dari tahun lalu dan mencatat pendapatan dan pengeluaran Anda untuk bulan itu.

Setelah dua minggu, Anda akan melakukan ini selama setahun terakhir. Membagi proses penganggaran dapat mencegah Anda menjadi kewalahan dan memperkecil kemungkinan Anda mengabaikan pengeluaran atau pendapatan apa pun.

Baca juga: 4 Tantangan Utama Bisnis Ekspedisi dan Solusinya

Sesuaikan anggaran Anda untuk musim tertentu dalam penjualan

Banyak bisnis mengalami fluktuasi pendapatan selama musim-musim tertentu. Misalnya, toko pakaian muslim mungkin memiliki lebih banyak bisnis selama ramadhan atau hari keagamaan umat muslim lainnya.

Jika perusahaan Anda rentan kehilangan atau memperoleh bisnis tergantung pada musim, penting untuk memasukkan ini ke dalam keseluruhan rencana anggaran Anda untuk memastikan Anda siap secara finansial selama bulan-bulan yang lebih lambat.

Pertimbangkan untuk menggunakan akuntan atau software akuntansi

Berinvestasi dengan menggunakan software akuntansi atau akuntan dapat membantu menghilangkan dugaan delam membuat rencana anggaran biaya pada bisnis Anda.

Sumber daya ini dapat membantu Anda melacak pendapatan dan pengeluaran Anda dengan lebih baik, membuat laporan laba rugi profesional, dan memberikan saran.

Seorang profesional sangat membantu, karena mereka dapat membantu mengidentifikasi area masalah dan membantu Anda mengelola pengeluaran pajak.

Jika Anda memulai bisnis dan belum siap untuk merekrut seorang akuntan profesional, Anda bisa menggunakan software akuntansi berbasis cloud dengan harga terjangkau seperti Kledo.

Hanya dengan 130 ribu pebulan, Anda bisa dengan mudah melakukan seluruh proses pembukuan dan administrasi dalam bisnis lebih mudah, cepat dan praktis.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia yang sudah dipercaya oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.

Anda juga bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.