GAP analysis atau analisis kesenjangan adalah istilah dalam analisis bisnis yang mengacu pada proses mengidentifikasi masalah atau kesenjangan antara kinerja harian Anda saat ini dan kinerja target.
Analisis kesenjangan adalah alat penting dalam manajemen bisnis yang dapat membantu organisasi memahami apa yang mereka lakukan dengan baik dan apa yang harus ditingkatkan untuk mencapai tujuan mereka.
Analisis kesenjangan membantu Anda membuat keputusan strategis tentang bagaimana mengembangkan bisnis.
Dalam artikel ini, kami menjawab apa itu GAP analysis dan mendiskusikan kapan dan bagaimana menggunakan teknik analisis kesenjangan dam pembahasan penting lainnya.
Apa Itu GAP Analysis?
GAP analysisi atau analisis kesenjangan adalah proses yang biasanya digunakan oleh manajer proyek untuk membandingkan kinerja saat ini dengan kinerja yang diharapkan di masa depan. Analisis ini adalah studi formal tentang bagaimana kinerja bisnis saat ini dan ke mana arah perusahaan di masa depan.
Bisnis apa pun akan mendapat untung banyak dari analisis kesenjangan, terlepas dari apakah perusahaan memenuhi harapan atau memanfaatkan sumber dayanya dengan cara yang baik.
Ada beberapa perspektif yang dapat dianalisis, dari bisnis ke bisnis, manajemen produk, teknologi informasi, dan banyak lagi.
Menggunakan analisis kesenjangan berarti kita memahami di mana posisi perusahaan saat ini serta aktivitasnya saat ini. Analisis kesenjangan dilakukan ketika Anda ingin tahu bagaimana kemajuan proyek.
Beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja ini termasuk investasi modal, perencanaan sumber daya, teknologi, dll.
Analisis kesenjangan mengidentifikasi kesenjangan antara pos yang harus dioptimalkan dan integrasi sumber daya ke tingkat alokasi saat ini. Dengan melakukan hal-hal seperti itulah pintu gerbang menuju perbaikan dan kesuksesan akhirnya dibangun.
Data real time akan membantu Anda memahami celah Anda dan membantu meningkatkan kemajuan proyek Anda.
Baca juga: Analisis Kompetitor: Pengertian, Manfaat, dan Tips Melakukannya
Manfaat GAP Analysis bagi Bisnis
Membuat analisis kesenjangan adalah cara untuk meninjau strategi Anda saat ini untuk melihat apa yang berhasil dan apa yang masih harus diperbaiki.
Ada beberapa manfaat yang bisa Anda peroleh dengan melakukan GAP analysis, di antaranya adalah:
Mengidentifikasi Titik Lemah
Jika bisnis Anda tidak berjalan seperti yang diharapkan, Anda dapat menggunakan analisis kesenjangan untuk membantu tim Anda mengetahui akar penyebab kesenjangan kinerja.
Mengukur Sumber Daya Saat Ini
Jika tim Anda memiliki kelebihan sumber daya pada akhir tahun, analisis kesenjangan dapat membantu mengidentifikasi secara spesifik bagaimana sumber daya dialokasikan sehingga dapat digunakan lebih efisien di masa mendatang.
Strategi Brainstorming
Membuat analisis kesenjangan dapat membantu tim strategis mengetahui rencana tindakan potensial yang dapat mereka gunakan untuk mencapai tujuan mereka.
Baca juga: Pengertian Analisis Komparatif, Manfaat, dan Tips Melakukannya
Jenis-Jenis GAP Analysis
Mari kita telusuri empat jenis GAP analysis berikut ini:
Analisis Kesenjangan Pasar
Analisis kesenjangan pasar juga disebut analisis kesenjangan produk dan melihat penjualan aktual versus rencana target penjualan. Ini dapat dilakukan secara internal atau eksternal oleh seorang analis.
Kesenjangan produk mencari peluang di mana pasokan kurang dari permintaan. Sebuah perusahaan akan menggunakan analisis kesenjangan pasar untuk menemukan pasar yang kurang terlayani yang dapat dimanfaatkan.
Analisis Kesenjangan Strategis
Analisis kesenjangan strategis juga disebut analisis kesenjangan kinerja. Analisis ini mengukur kinerja aktual versus kinerja yang direncanakan.
Analisis ini sering membandingkan perusahaan dengan pesaing untuk melihat apa yang Anda lakukan versus apa yang mereka lakukan serta mencari peluang untuk menambahkan layanan atau produk yang sesuai dengan keseluruhan misi bisnis Anda.
Analisis Kesenjangan Keuntungan
Analisis kesenjangan keuntungan adalah analisis kesenjangan umum yang melihat target keuntungan dibandingkan dengan keuntungan sebenarnya.
Dengan menganalisis kesenjangan, perusahaan menyelami lebih dalam mengapa tujuan tidak tercapai daripada hanya melihat angkanya sendiri. Ini adalah cara bagi bisnis untuk memperbaiki tindakannya jika diperlukan.
Analisis Kesenjangan Keterampilan
Analisis kesenjangan keterampilan kadang-kadang disebut analisis kesenjangan SDM karena melihat sumber daya personel perusahaan untuk menentukan apakah memiliki cukup orang dengan keterampilan yang tepat untuk memenuhi tujuan perusahaan atau tidak.
Baca juga: Analisis Industri: Pengertian dan 5 Komponen yang Perlu Anda Ketahui
Kapan GAP Analysis Digunakan?
GAP analysis adalah alat manajemen proyek yang berguna untuk membantu Anda mengidentifikasi cara berpindah dari titik A ke titik B. Meskipun analisis kesenjangan dapat digunakan kapan saja, Anda bisa mendapatkan hasil maksimal dari analisis Anda saat menerapkannya secara strategis ke proyek atau inisiatif tertentu.
Berikut adalah beberapa skenario di mana menggunakan analisis kesenjangan dapat membantu Anda mengumpulkan data kontekstual yang Anda butuhkan untuk meningkatkan bisnis Anda.
Selama Perencanaan Strategis
Jika tim Anda ingin membuat rencana pertumbuhan strategis, menggunakan analisis kesenjangan di awal proses perencanaan strategis dapat membantu memberi tim Anda titik awal yang baik.
Analisis kesenjangan memberikan panduan berdasarkan data tentang bagaimana tim Anda beralih dari keadaan mereka saat ini ke tujuan akhir tertentu.
Misalnya, jika Anda merencanakan strategi kuartal berikutnya, Anda dapat menggunakan analisis kesenjangan untuk meninjau apa yang Anda capai pada kuartal saat ini.
Bandingkan dengan sasaran yang telah Anda tetapkan sebelumnya dan Anda akan dapat mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan dalam beberapa bulan mendatang.
Saat Anda Mengalami Masalah Kinerja
Jika tim Anda tiba-tiba berkinerja buruk, analisis kesenjangan dapat menjadi alat yang berguna untuk mengidentifikasi kekurangan apa pun.
Setelah Anda mengidentifikasi akar penyebab kesenjangan dalam situasi Anda saat ini, tim Anda dapat meningkatkan proses untuk memperbaiki masalah tanpa mengganggu produksi.
Misalnya, seorang manajer proyek di jalur perakitan mungkin memperhatikan bahwa produksi tidak memenuhi harapan. Setelah menyelesaikan analisis kesenjangan, mereka menemukan akar penyebab menjadi masalah dengan beberapa mesin.
Sekarang mereka tahu persis apa yang harus diperbaiki untuk meningkatkan produksi.
Ketika Stakeholder Membutuhkan Informasi Tambahan
Jika tim Anda sedang mengumpulkan informasi bisnis untuk investor atau untuk kebutuhan bisnis lainnya, analisis kesenjangan dapat menjadi alat yang sangat membantu.
Analisis kesenjangan berguna dalam situasi ini karena memberikan lebih banyak informasi kontekstual daripada sekadar angka-angka. Jika manajemen khawatir bahwa tim Anda berkinerja buruk karena alasan apa pun, analisis kesenjangan dapat meredakan kekhawatiran dengan rencana terperinci tentang bagaimana tim Anda akan menutup kesenjangan.
Panduan Melakukan GAP Analysis
Meskipun mungkin tampak rumit, menggunakan proses analisis kesenjangan tidak serumit kelihatannya. Coba empat langkah ini untuk membuat GAP analysis bisnis Anda.
1. Tentukan Tujuan Bisnis Anda
Untuk membandingkan kinerja saat ini dengan kinerja yang diinginkan, pertama-tama Anda perlu menentukan seperti apa keadaan ideal masa depan Anda atau dengan kata lain menetapkan tujuan.
Metodologi penetapan tujuan apa pun bisa berfungsi. Jika Anda belum menggunakannya, coba gunakan key performance indicators (KPI) untuk membuat metrik dan sasaran bisnis yang ditargetkan dan harus spesifik.
Terlepas dari jenis tujuan yang Anda gunakan, pastikan tujuan Anda harus spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu. Sasaran yang Anda tetapkan di sini menentukan bagaimana Anda akan mengukur kinerja dan mewakili keadaan yang diinginkan untuk bisnis Anda.
2. Tolok Ukur Kinerja Bisnis Anda Saat Ini
Gunakan sasaran, data historis, dan analisis kesenjangan masa lalu untuk membandingkan kinerja bisnis Anda saat ini, proses, atau alur kerja, dan tetapkan standar untuk cara Anda bekerja.
Pada saat yang sama, evaluasi proses Anda saat ini dengan analisis proses bisnis. Jika Anda bertujuan untuk membuat perbaikan proses sebagai bagian dari strategi Anda, melihat keadaan proses bisnis Anda saat ini adalah penting.
Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi metodologi peningkatan proses mana yang harus digunakan tim Anda untuk mencapai keadaan target yang diinginkan.
Baca juga: Evaluasi Kinerja Akhir Tahun: Apa saja Yang Perlu Diperhatikan?
3. Analisis Data Kesenjangan
Ingatlah bahwa gap dalam analisis kesenjangan adalah perbedaan antara posisi bisnis Anda saat ini dan posisi bisnis yang Anda inginkan. Sekarang setelah Anda memahami perbedaannya, inilah saatnya untuk membuat hipotesis tentang berbagai strategi dan taktik yang dibutuhkan tim Anda untuk menutup celah itu.
Langkah selanjutnya dalam proses ini adalah memastikan tujuan Anda benar-benar dapat dicapai, dan tidak terlalu jauh dari jangkauan tim Anda. Anda tidak ingin menetapkan tujuan yang terlalu tinggi sehingga terasa mustahil.
Dalam rencana yang sama, penting untuk memastikan bahwa tim Anda dapat menyelesaikan tujuan mereka dalam jangka waktu yang ditentukan.
Jika Anda melakukan perubahan pada strategi kinerja Anda saat ini, apakah tim Anda masih dapat mencapai tujuan yang Anda tetapkan berdasarkan kerangka waktu yang diinginkan?
Selama langkah inilah Anda bertemu dengan pemangku kepentingan Anda untuk melakukan brainstorming inisiatif perencanaan strategis untuk mencapai tujuan Anda.
Baca juga: Metode Analisis Data Keuangan, Tahapan, Kesalahan, dan Solusinya
4. Menyusun Laporan Terperinci
Setelah Anda memantapkan semua angka dan sasaran bisnis Anda, buat rencana tindakan yang dengan jelas menentukan bagaimana tim Anda berencana untuk menutup kesenjangan.
Penting untuk menggunakan kedua data kuantitatif, seperti data tolok ukur yang Anda kumpulkan pada langkah kedua dan data kualitatif seperti proses saat ini dan strategi peningkatan proses sebelumnya.
Template GAP Analysis
Langkah pertama dari analisis kesenjangan adalah mencoba dan memahami status quo. Menggunakan template analisis kesenjangan dapat membantu tim lintas fungsi untuk memulai analisis kesenjangan dengan mudah.
Template analisis kesenjangan atau daftar periksa analisis kesenjangan, umumnya mencakup langkah-langkah berikut:
- Analisis keadaan saat ini.
Jelaskan status kinerja saat ini. Bagaimana kinerja karyawan hari ini? Apakah kebutuhan karyawan terpenuhi? - Jelaskan keadaan yang diinginkan.
Pikirkan tentang tujuan masa depan dan ilustrasikan seperti apa seharusnya. - Mengidentifikasi kesenjangan dan risiko.
Kesenjangan adalah perbedaan antara di mana Anda berada dan di mana Anda ingin berada. Menganalisis akar penyebab tantangan saat ini dan menguraikan kondisi dalam mencapai hasil yang diinginkan. - Buat garis besar rencana tindakan yang terperinci.
Tentukan langkah-langkah yang tepat dalam urutan prioritas untuk menutup kesenjangan. Rencana aksi harus mengidentifikasi solusi, alasan mengapa solusi tersebut tepat, dan target tanggal penyelesaian yang diperlukan.
Dengan mempertimbangkan semua faktor tersebut, gunakan alat analisis kesenjangan sebagai panduan untuk menyelesaikan setiap langkah. Berikut adalah contoh Laporan Analisis Kesenjangan:
Lebih lengkapnya, Anda juga bisa mengunduh template laporan gap analysis melalui tautan ini.
Contoh GAP Analysis
Berikut merupakan contoh pelaksanaan GAP analysis pada suatu bisnis.
Misalnya, perusahaan jasa keuangan tidak dapat memahami mengapa mereka tidak berhasil menjual peluncuran anuitas terbaru. Akan tetapi, penjualan di kantor tetap bagus, jadi manajer ingin mencari tahu apa masalahnya dengan produk baru.
Penjualan saat ini mencapai Rp. 500 juta per bulan, tetapi dia memperkirakan penjualannya akan mendekati Rp. 1 miliar berdasarkan peluncuran produk lainnya.
Kemudia manajer tersebut menyelidiki apa yang menjadi kekurangan produk baru ini.
Lalu dia mulai dengan mensurvei penasihat keuangannya. Dengan kuesioner anonim yang terperinci, ia menemukan bahwa para penasihat tidak merasa nyaman dengan produk tersebut karena mereka tidak memahaminya sepenuhnya.
Dia menetapkan target bulanan baru sebesar Rp. 750 juta untuk dicapai di bulan pertama dan menjadwalkan beberapa sesi pelatihan tentang produk untuk membantu penasihat menjadi lebih nyaman dengannya.
Baca juga: Porter Five Forces: Pengertian, Analisis, dan Contohnya pada Bisnis
Alat GAP Analysis Lainnya
Alat yang dapat membantu Anda memahami hasil analisis kesenjangan menggunakan visualisasi data. Visualisasi data menunjukkan fakta pada grafik dan tabel.
Mereka dapat membantu dengan pengenalan pola dan mengungkapkan dengan jelas ketika ada sesuatu di luar kisaran yang diharapkan atau penyimpangan dari norma.
Alat-alat berikut berguna ketika menjelaskan hasil kepada manajer dan pemangku kepentingan:
- Analisis SWOT: Salah satu alat yang paling populer digunakan dalam analisis kesenjangan, analisis SWOT menilai kekuatan, kelemahan dan peluang individu atau bisnis.
- Fishbone Diagram: Ini sering digunakan untuk menunjukkan sebab dan akibat dari masalah dalam bisnis. Ini menunjukkan data hierarkis dan menganalisis cara variabel berhubungan satu sama lain. Ini meneliti hubungan antara sebab dan akibat, kelompok, departemen atau kombinasi lainnya.
- Kerangka kerja McKinsey 7S : Alat ini membantu perusahaan menganalisis situasi mereka saat ini dan mengembangkan rencana untuk menutup kesenjangan antara di mana mereka berada dan di mana mereka ingin berada. Ini dapat membantu menganalisis potensi, keadaan masa depan dan keadaan saat ini.
Baca juga: Ansoff Matrix: Pengertian, 4 Jenis Strategi, dan Pentingnya bagi Bisnis
Kesimpulan
GAP analysis adalah proses membandingkan kinerja bisnis Anda yang sebenarnya dengan kinerja yang Anda inginkan untuk melihat apa yang hilang.
Anda dapat menggunakan analisis ini untuk membuat strategi perusahaan dan mengidentifikasi kemungkinan kekurangan dalam bisnis Anda. Dengan mempelajari bagaimana analisis kesenjangan dapat membantu memperkuat tujuan bisnis Anda.
Tak hanya soal analisis kesenjangan, dalam menjalankan bisnis Anda juga harus memastikan bahwa keuangan bisnis dikelola dengan baik. Untuk itu, Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Kledo.
Kledo merupakan software berbasis cloud yang dibekali dengan beragam fitur mulai dari akuntansi, aplikasi invoice, hingga software inventory.
Mulai dari 139 ribu saja, Anda sudah bisa menikmati layanan dengan fitur terbaik dari Kledo. Jadi, tunggu apalagi? Yuk, coba Kledo gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Cara Kelola Keuangan Bisnis dengan Corporate Card, Lebih Efisien! - 9 Desember 2024
- Contoh Laporan Neraca dan Download Template Gratisnya - 14 November 2024
- Tips Pembukuan Toko Sembako, Tantangan, dan Contoh Kasusnya - 11 November 2024