Inventory Forecasting: Fungsi, Jenis, Metode dan Cara Kerjanya

Inventory forecasting atau peramalan persediaan adalah suatu strategi penting yang digunakan oleh perusahaan untuk mengoptimalkan pengelolaan stok barang mereka.

Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, perusahaan harus dapat memastikan bahwa persediaan barang tidak kelebihan maupun kekurangan.

Pasalnya, kedua hal tersebut dapat menghambat kinerja dan mengurangi keuntungan perusahaan.

Peramalan persediaan membantu perusahaan untuk memprediksi tingkat permintaan produk dan menentukan jumlah persediaan barang yang diperlukan dalam jangka waktu tertentu.

Dalam melakukan peramalan persediaan, perusahaan menggunakan data historis dan trend permintaan pasar untuk memperkirakan jumlah stok barang yang diperlukan dalam suatu periode tertentu.

Namun, peramalan persediaan tidak hanya bergantung pada data historis dan tren permintaan pasar.

Ada banyak faktor lain yang perlu dipertimbangkan, seperti faktor musiman, faktor politik dan sosial, serta faktor persaingan.

Oleh karena itu, peramalan persediaan harus dilakukan secara cermat dan akurat agar dapat membantu perusahaan mengambil keputusan yang tepat.

Dalam artikel ini, kami akan membahas lebih lanjut tentang konsep inventory forecasting, jenis-jenisnya, metode peramalan yang paling umum digunakan, serta manfaat peramalan persediaan untuk pengelolaan bisnis yang lebih efektif.

Apa itu Inventory Forecasting?

Forecasting atau peramalan adalah proses memprediksi dan memproyeksikan suatu kejadian di masa depan berdasarkan informasi yang tersedia saat ini.

Tujuan dari forecasting adalah untuk membantu pengambil keputusan dalam merencanakan tindakan yang tepat dan efektif.

Forecasting dapat diterapkan di berbagai bidang, seperti ekonomi, bisnis, meteorologi, teknik, dan lain sebagainya.

Contohnya, di bidang bisnis, forecasting digunakan untuk memperkirakan penjualan di masa depan, permintaan pasar, atau peramalan persediaan barang.

Kaitannya dengan persediaan, inventory forecasting adalah proses memprediksi berapa banyak permintaan dan penggunaan persediaan barang di masa depan.

Dalam hal ini, perusahaan menggunakan forecasting untuk menentukan jumlah persediaan barang yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pasar dan kebutuhan produksi di masa depan.

Dengan menggunakan forecasting, perusahaan dapat meminimalkan risiko persediaan yang kelebihan atau kekurangan.

Jika perusahaan memiliki persediaan barang yang kelebihan, hal ini dapat membuat biaya penyimpanan semakin mahal yang berujung pada kerugian finansial.

Sementara itu, jika kekurangan persediaan barang, perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan pasar.

Hal ini dapat mengakibatkan kerugian karena perusahaan kehilangan pelanggan dan melewatkan kesempatan bisnis yang sebenarnya menguntungkan.

Baca juga: Pengertian dan Tahapan Account Reconciliation dalam Proses Akuntansi

Mengapa Inventory Forecasting Penting?

Peramalan persediaan merupakan bagian penting dari manajemen persediaan.

Jika dilakukan dengan benar, peramalan persediaan dapat memberi berbagai manfaat bagi perusahaan Anda.

Berikut adalah beberapa manfaat dari peramalan persediaan:

Mengurangi stockouts dan overstocks

Peramalan inventaris yang tidak akurat dapat menyebabkan perusahaan mengalami kehabisan stok.

Sehingga, ketika ada permintaan dari konsumen, perusahaan tidak bisa memenuhi permintaan tersebut. Yang berdampak negatif pada pengalaman pembelian konsumen.

Akan tetapi, menyimpan terlalu banyak inventaris juga berdampak negatif bagi perusahaan Anda.

Terlalu banyak menyimpan stok tidak hanya membuat biaya penyimpanan membengkak. Namun, juga memiliki efek pemborosan material jangka panjang.

Kelebihan barang yang tidak terjual seperti produk makanan dan obat pada akhirnya akan menyebabkan dead stock, yaitu kondisi di mana perusahaan memiliki banyak persediaan yang gagal terjual.

Oleh karenanya, dengan memesan jumlah barang yang tepat, Anda bisa menghindari pemborosan uang dan space gudang penyimpanan barang.

Mengurangi pekerjaan manual

Peramalan persediaan yang akurat dapat mengurangi biaya tenaga kerja dan gudang karena Anda lebih siap untuk menangani perubahan permintaan.

Sistem inventory forecasting membantu perusahaan mengantisipasi kebutuhan inventaris di masa mendatang.

Selain itu, sistem ini juga mampu menurunkan biaya penyimpanan inventaris dengan mengotomatiskan pemesanan ulang, memproyeksikan kebutuhan tenaga kerja, dan memperhitungkan volume pesanan.

Alhasil, sistem peramalan persediaan ini dapat menghemat tenaga dan mengurangi kebutuhan tenaga kerja.

Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pemasok

Perusahaan yang mempunyai jumlah persediaan yang tepat, memiliki peluang yang besar untuk memenuhi permintaan konsumen. Hal ini pada gilirannya bisa membuat pelanggan merasa puas dengan kinerja bisnis Anda.

Sementara itu, dengan memahami prosedur dan jadwal pemasok, juga membantu Anda mengurangi kehabisan stok dan menjaga hubungan positif dengan pihak vendor. 

Karakteristik Inventory Forecasting

Menggunakan data historis

Inventory forecasting menggunakan data historis untuk membuat peramalan persediaan.

Semakin banyak data historis yang digunakan, semakin akurat hasil peramalan yang dihasilkan.

Data historis yang digunakan meliputi data penjualan, data persediaan, dan faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi permintaan, seperti musim dan promosi.

Berorientasi pada masa depan

Inventory forecasting merupakan proses peramalan kebutuhan persediaan di masa depan.

Fokusnya adalah pada peramalan permintaan dan pengadaan persediaan di masa yang akan datang.

Oleh karena itu, para pengambil keputusan perlu memperhitungkan berbagai faktor yang dapat mempengaruhi permintaan di masa depan.

Terkait dengan tren pasar

Tren pasar dalam konteks inventory forecasting merujuk pada arah pergerakan permintaan di pasar.

Misalnya ketika mendekati hari raya seperti Natal dan Lebaran, permintaan untuk produk seperti kue, baju, minuman, dan perabotan rumah biasanya meningkat.

Apa Saja Metode Inventory Forecasting yang Paling Umum Digunakan?

Peramalan kualitatif

Peramalan kualitatif dilakukan dengan mempertimbangkan pengaruh eksternal, seperti faktor politik, ekonomi, atau lingkungan yang tidak dapat diukur secara spesifik.

Meskipun cara ini bagus untuk bisnis baru, jenis peramalan ini membutuhkan pemahaman tingkat tinggi tentang bisnis, pelanggan, industri, dan faktor eksternal lainnya yang dapat memengaruhi kemampuan bisnis untuk memenuhi permintaan.

Peramalan kualitatif yang dikombinasikan dengan sumber daya lain, dapat memberikan informasi yang cukup untuk memprediksi permintaan di masa depan dengan perspektif informasi.

Apa saja sumber daya lain tersebut?

Sumber daya lain ini meliputi riset pasar, data opini, dan hasil konsesus panel. Data opini bisa dilakukan dengan meminta ahli spesialis memberi pendapat personal sementara hasil konsesus panel berasal dari hasil kesepakatan yang dilakukan dalam forum diskusi.

Peramalan kualitatif cocok digunakan untuk mengantisipasi perubahan di pasar.

Akan tetapi perlu diingat, bahwa cara ini tidak didasarkan pada data statistik penjualan faktual dan data historis.

Sehingga hasil peramalan kualitatif mempunyai kemungkinan akan menghasilkan perkiraan persediaan yang tidak akurat.  

Peramalan kuantitatif

Peramalan kuantitatif menggunakan data statistik berdasarkan permintaan historis selama periode waktu tertentu untuk membuat perkiraan permintaan yang akurat.

Biasanya, peramalan kuantitatif terbagi dalam dua kategori, yakni peramalan deret waktu dan peramalan kausal.

Peramalan deret waktu dapat membantu mengidentifikasi bagaimana pola siklus dan tingkat pertumbuhan, serta mengidentifikasi penyimpangan atau variasi dalam kumpulan data.

Tren tersebut dapat bersifat sekuler (terjadi secara konsisten dalam jangka waktu yang lama), musiman (variasi data selama 12 bulan), atau siklis (pergerakan permintaan produk dalam beberapa tahun).

Ada banyak teknik peramalan deret waktu yang bisa digunakan. Jadi pelajari semua untuk menentukan mana yang paling cocok untuk bisnis Anda.

Biasanya, peramalan kuantitatif sangat tepat digunakan untuk memprediksi permintaan periode penjualan tahun berikutnya dengan memperkirakan penjualan, inventaris, dan margin.

Untuk perkiraan musiman, perusahaan harus memiliki data minimal dua tahun untuk memperoleh proyeksi yang lebih akurat.

Peramalan tren

Peramalan tren memprediksi perubahan permintaan selama periode waktu tertentu dengan menganalisis pola dalam data penjualan dan pertumbuhan bisnis.

Peramalan tren dapat bersifat top down dan bottom up. Top down berfokus pada produk dengan penjualan tertinggi, dan bottom up merupakan kebalikannya.

Peramalan grafis

Peramalan grafis menggunakan representasi visual, seperti grafik garis atau histogram, untuk mewakili kapan titik permintaan tertinggi dan terendah terjadi.

Visual peramalan grafis dapat mempermudah pemula untuk mengenali pola dan tren penjualan yang mungkin tidak ada pada metode lainnya.

Baca juga: Pengertian Reverse Logistic, Cara Kerja, Jenis, dan Strateginya

Apa Saja Komponen Inventory Forecasting?

Inventory forecasting menggunakan data historis dan tren yang sedang berlangsung untuk memprediksi kebutuhan inventaris di masa depan.

Terkadang peramalan persediaan memerlukan sumber data tambahan, terutama jika perusahaan Anda mengelola produk yang berumur pendek.

Perlu diketahui bahwa peramalan inventaris yang akurat mempertimbangkan waktu, ketersediaan, dan kecepatan pengiriman untuk menentukan kapan serta berapa banyak pemesanan ulang untuk memenuhi permintaan yang diharapkan.

Secara umum, semakin banyak sumber data yang dapat digunakan, perkiraan Anda akan semakin akurat.

Adapun berbagai komponen data yang perlu diperhatikan ketika melakukan peramalan persediaan terdiri dari:

• Tren pasar dan industri secara keseluruhan.
• Kinerja penjualan musiman, bulanan, dan mingguan tahun lalu.
• Kondisi perekonomian.
• Tingkat pertumbuhan tahunan perusahaan saat ini dan yang diharapkan.
• Strategi pemasaran yang sedang dilakukan dan perencanaan pemasaran di periode berikutnya.

Baca juga: Job Order Costing: Pembahasan Lengkap dan Cara Menghitungnya

Bagaimana Cara Memilih Metode Inventory Forecasting untuk Bisnis?

Menentukan metode inventory forecasting yang tepat tergantung pada tujuan bisnis, data yang tersedia, dan kualitas data.

Misalnya, perusahaan besar yang memiliki banyak data, mungkin memilih analisis inventaris yang dikombinasikan dengan peramalan kuantitatif karena bisa memberikan perspektif informasi yang membantu pengambilan keputusan inventaris yang strategis.

Sementara itu, bisnis dengan data historis terbatas, dapat memanfaatkan peramalan kualitatif untuk mengantisipasi permintaan di masa mendatang.   

Idealnya, menggabungkan beberapa metode dan tipe data dapat memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang kebutuhan bisnis dan memberikan informasi secara lebih mendetail.

Yang paling penting adalah memastikan bahwa metode yang dipilih memperhitungkan tren dan perubahan yang dinamis yang sering tidak terduga di pasar yang dapat langsung mengubah permintaan pelanggan.

Peramal juga harus membuat beberapa metode permalan berdasarkan data historis dan berbagai skenario apa yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah yang sulit, misalnya pandemi global seperti Covid-19. 

Baca juga: Pengertian Reverse Logistic, Cara Kerja, Jenis, dan Strateginya

Rumus Inventory Forecasting 

Memahami formula peramalan inventaris sangat penting jika Anda ingin mengembangkan model peramalan yang lebih kompleks.

Berbagai rumus tersebut juga dapat membantu mengukur efisiensi operasional dan menunjukkan peluang bisnis yang potensial.

Berikut adalah beberapa rumus yang dapat Anda gunakan:

1. Safety stock

Safety stock adalah persediaan cadangan untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki cukup produk untuk memenuhi pesanan pelanggan.

Gunakan rumus berikut untuk menghitung safety stock:

(Penggunaan harian maksimum X Waktu tunggu maksimum] – (Penggunaan harian rata-rata X Waktu tunggu rata-rata)

2. Persediaan rata-rata

Rumus ini mengukur jumlah inventaris yang dimiliki perusahaan pada waktu tertentu.

Menjaga ketersediaan persediaan dapat mencegah terjadinya kehabisan stok agar bisa memenuhi permintaan pelanggan. 

Rumus persediaan rata-rata adalah sebagai berikut:

(Persediaan awal + persediaan akhir) : 2

3. Perputaran persediaan

Rasio perputaran persediaan membantu perusahaan melihat berapa hari yang diperlukan untuk menjual persediaan yang dimiliki. Rasio yang lebih tinggi menunjukkan bahwa kinerja penjualan sangat baik.

Dengan menggunakan rasio perputaran persediaan, perusahaan dapat menentukan berapa hari yang dibutuhkan untuk menjual persediaan saat ini.

Untuk menghitung perputaran persediaan, rumusnya adalah:

Harga pokok penjualan (HPP) : Persediaan rata-rata

4. Economic order quantity (EOQ)

Economic order quantity adalah jumlah pesanan ideal selama waktu reguler. Berikut cara menghitungnya:

EOQ = √2DS/H

Dimana D adalah tingkat permintaan, S adalah biaya setup, dan H adalah biaya penyimpanan

5. Reorder point

Untuk menentukan titik reorder point, Anda perlu mengetahui rata-rata penjualan unit harian, waktu tunggu rata-rata, dan jumlah safety stock.

Untuk menentukan reorder point untuk tertentu, kalikan penjualan unit rata-rata dengan waktu tunggu rata-rata, lalu tambahkan jumlah safety stock.

6. Lead time

Seberapa cepat konsumen menerima produk setelah melakukan pesana pembelian? Rumus ini menilai keefektifan perusahaan dan memberikan informasi tentang kepuasan pelanggan.

Lead time bisa dihitung dengan cara:

Waktu proses pesanan + Waktu tunggu produksi + Waktu tunggu pengiriman

Baca juga: Business Metrics (Metrik Bisnis): Manfaat, Jenis, dan Bedanya dengan KPI

Tipe Menerapkan Inventory Forecasting

Seperti hal lainnya dalam bisnis, melakukan praktik terbaik untuk perkiraan inventaris akan memberikan hasil yang lebih baik.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan efektivitas perkiraan inventaris Anda:

Memantau stok secara real time

Untuk memperkirakan permintaan di masa mendatang secara akurat, Anda memerlukan data yang akurat dan tepat waktu.

Pelacakan inventaris secara real time membantu Anda melacak jumlah stok saat inidan menentukan apakah perkiraan Anda akurat atau tidak.

Jika perkiraan Anda salah, pastikan untuk mencari tahu apa penyebabnya. Mengetahui mengapa hal ini terjadi bisa dijadikan sebagai pembelajaran dan memperbaiki model forecasting di masa mendatang.

Menetapkan periode forecasting

Haruskah Anda membuat forecasting untuk sebulan, kuartal, atau setahun?

Tanpa menggunakan kerangka waktu ini sebagai dasar untuk forecasting, Anda berisiko gagal memenuhi tingkat stok yang tepat pada waktu yang tepat.

Merekrut karyawan yang tepat

Kemampuan karyawan berpengalaman untuk menganalisis data dan menghasilkan prakiraan yang akurat merupakan komponen kunci dari inventory forecasting.

Anda membutuhkan karyawan yang dapat memahami, menerapkan, dan, yang terpenting, mampu menganalisis data untuk membuat penilaian terbaik bagi perusahaan Anda.

Mencatat berbagai faktor penjualan

Cara ini akan memberikan Anda sumber data dan memastikan bahwa Anda tidak mengabaikan penyebab pergeseran permintaan produk.

Misalnya momentum Lebaran, Natal, dan resesi ekonomi yang bisa membuat penjualan atau siklus produksi melambat atau justru meningkat.

Dengan cara ini, Anda dapat meninjau catatan Anda dari tahun sebelumnya untuk membuat rencana untuk tahun berikutnya.

Gunakan software yang tepat

Peramalan inventaris sulit dilakukan tanpa kehadiran software manajemen inventaris.

Melalui software inventory seperti Kledo, Anda dapat mengelola stok dengan lebih efektif.

Baca juga: Analisis ROI: Pengertian, Manfaat, dan Cara Melakukannya

Kesimpulan

Dalam bisnis, inventory forecasting dapat menjadi kunci sukses untuk mengelola persediaan yang efisien dan menghasilkan keuntungan yang lebih besar.

Dengan melakukan peramalan persediaan yang tepat, perusahaan dapat menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan yang berpotensi merugikan bisnis.

Salah satu cara untuk memudahkan proses inventory forecasting adalah dengan menggunakan software akuntansi seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online yang dilengkapi dengan berbagai yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola persediaan secara efisien.

Melalui fitur manajemen inventaris, Kledo membantu perusahaan untuk mengontrol persediaan dan melakukan peramalan persediaan dengan lebih mudah.

Jadi, perusahaan dapat menghemat waktu dan tenaga dalam melakukan inventory forecasting serta meminimalkan kesalahan manusia dalam menghitung persediaan.

Jadi, tunggu apalagi? Anda juga bisa lho menggunakan Kledo gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.