Pembahasan Lengkap Sistem Pembukuan Double Entry dalam Akuntansi

Pembukuan yang akurat sangat penting untuk melacak di mana dan kapan sebuah perusahaan membelanjakan dan menghasilkan uangnya. Sementara sistem akuntansi entri tunggal mungkin sesuai untuk beberapa bisnis kecil, sistem pembukuan double entry mungkin diperlukan untuk memastikan Anda mendapatkan gambaran yang lengkap.

Pada artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu pembukuan double entry, perbedaannya dengan akuntansi entri tunggal, daftar manfaat, dan memberikan contoh akuntansi double entry.

Apa itu Sistem Pembukuan Double Entry

Metode pembukuan yang paling umum digunakan dan tersebar luas untuk mencatat transaksi keuangan adalah sistem pembukuan double entry atau berpasangan.

Dalam pembukuan double-entry, setiap transaksi dicatat sebagai entri jurnal yang mempengaruhi setidaknya dua akun, di mana satu didebit dan yang lainnya dikredit.

Untuk memahami konsep ini, pikirkan kapan terakhir kali Anda membayar belanjaan di supermarket. Kemungkinan besar, Anda membayar menggunakan uang tunai atau kartu, dan kemudian Anda menerima produk.

Untuk supermarket, pembelian ini menyebabkan dua perubahan terjadi. Kas mereka meningkat dan persediaan (bahan makanan) mereka berkurang. Dalam pembukuan double-entry, ini dicatat sebagai entri jurnal di mana akun Kas didebit, dan akun Persediaan dikreditkan.

Dalam istilah sederhana, debit dan kredit adalah kata-kata yang melacak dari mana arus kas, dan ke mana perginya. Mereka harus selalu sama, untuk menjaga keseimbangan akun.

Pertama, entri debit dan kredit ini diposting ke buku besar, yang pada dasarnya adalah basis data informasi akuntansi Anda. Tujuan dari buku besar adalah untuk menyimpan catatan keuangan utama bisnis Anda.

Kemudian, informasi ini ditransfer ke neraca saldo, yang merupakan lembar kerja pembukuan yang mencerminkan semua saldo akhir akun buku besar Anda.

Berbeda dengan buku besar, tujuannya adalah untuk memastikan bahwa total debit sama dengan total kredit.

Kami akan membahas lebih detail tentang berbagai jenis akun, dan cara kerja debit dan kredit seiring berjalannya waktu.

Tapi pertama-tama, mari kita jelaskan siapa yang menggunakan pembukuan double-entry, dan kapan waktu yang tepat untuk menggunakan single-entry sebagai gantinya.

Baca juga: Akuntansi Forensik: Pengertian, Fungsi, Jenis, Dan Cara Menjadi Akuntan Forensik

Siapa yang Menggunakan Pembukuan Double Entry?

Ada dua metode pembukuan utama yang dapat dipilih oleh bisnis: entri tunggal atau single entry dan entri ganda atau double entry.

Dengan pembukuan entri tunggal, bisnis mengikuti metode akuntansi berbasis kas. Sedangkan dengan double-entry, bisnis harus mengikuti metode akuntansi basis akrual

Jadi bisnis apa yang perlu melakukan pembukuan double-entry?

Menurut IRS, perusahaan publik dan bisnis dengan inventaris secara hukum diwajibkan untuk menggunakan basis akrual, yang memerlukan pembukuan entri ganda.

Selain itu, bisnis yang menghasilkan pendapatan tahunan lebih dari $5 juta, juga harus melakukan akuntansi berbasis akrual.

Sedangkan untuk usaha kecil lainnya, mereka bebas memilih antara metode akuntansi kas atau akrual, selama itu menunjukkan gambaran yang jelas tentang pendapatan dan pengeluaran mereka.

Dengan demikian, pembukuan entri ganda masih merupakan cara paling akurat bagi bisnis untuk melacak keuangan, berapa pun ukurannya.

Baca juga: Cara Membuat Pembukuan Sederhana Beserta Contoh dan Tipsnya

Perbedaan Pembukuan Double Entry dan Single Entry

Seperti namanya, pembukuan entri tunggal mencatat transaksi hanya dengan satu entri.

Lebih khusus lagi, satu entri berisi tanggal, deskripsi, dan nilai positif atau negatif dari transaksi, bersama dengan sisa saldo kas dari rekening bank bisnis.

Jika Anda tidak memiliki inventaris, Anda tidak menjual produk secara kredit, Anda hanya memiliki beberapa karyawan, dan Anda menangani semua transaksi secara tunai, maka pembukuan entri tunggal adalah cara yang harus dilakukan.

Ini cepat dan lugas – tapi itu hanya meringkas keuntungan dari single-entry.

Pembukuan entri tunggal tidak mencatat aset atau kewajiban Anda, dan Anda tidak dapat menggunakannya untuk membuat neraca pada akhir tahun fiskal.

Pada saat yang sama, metode ini rentan terhadap kesalahan dan tidak memberikan banyak informasi tentang kesehatan keuangan bisnis Anda.

Dengan pembukuan double-entry, di sisi lain, setiap perubahan yang terjadi pada akun segera dicatat, sehingga Anda selalu memiliki gambaran lengkap tentang keadaan keuangan Anda.

Data ini memungkinkan Anda membuat laporan keuangan penting yang diperlukan untuk mengambil pinjaman dan menarik investor.

Mengapa Pembukuan Double-Entry Penting?

Hanya pekerja lepas dan bisnis yang sangat kecil dengan sedikit atau tanpa inventaris yang dapat memenuhi kebutuhan akuntansi mereka dengan pembukuan entri tunggal.

Tetapi jika bisnis Anda lebih rumit dari itu, kami sangat menyarankan untuk beralih ke pembukuan entri ganda, karena beberapa alasan:

1. Cocok untuk Semua Bisnis

Tidak seperti entri tunggal, entri ganda adalah pendekatan yang cocok untuk semua bisnis, terlepas dari ukuran, industri, atau tujuannya. Metode pembukuan ini berpedoman pada GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) dan dipercaya sepenuhnya oleh lembaga keuangan dan otoritas pemerintah.

2. Memberikan Gambaran Keuangan Lengkap

Pembukuan entri ganda memberi Anda pandangan 360 derajat dari uang tunai yang mengalir masuk dan keluar dari bisnis kecil Anda. Semuanya dicatat secara kronologis, melalui teknik sistematis yang melacak setiap aspek transaksi.

Dengan informasi keuangan ini, Anda dapat membuat semua laporan keuangan utama seperti laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, dan laporan ekuitas pemilik.

Kemudian, dari laporan ini, Anda dapat melacak setiap piutang atau hutang yang belum dibayar serta dengan mudah mengidentifikasi laba dan rugi yang tepat yang dihasilkan pada akhir tahun fiskal.

3. Buat Keputusan Keuangan yang Lebih Baik

Laporan keuangan dapat sangat membantu dalam memudahkan keputusan keuangan dan mencapai keuntungan yang lebih tinggi.

Anda bisa mendapatkan wawasan tentang produk apa yang laris manis, segmen mana yang tumbuh, dan mana yang mungkin memerlukan investasi ulang lebih lanjut.

Pada saat yang sama, Anda dapat memperkirakan anggaran untuk menjaga pengeluaran tetap sejalan dengan menganalisis pendapatan dan penjualan.

4. Meminimalkan Kesalahan Akuntansi

Dengan pembukuan double-entry, kesalahan akuntansi yang mempengaruhi neraca saldo mudah diidentifikasi dan dapat diperbaiki langsung di tempat.

Faktanya, jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, sistem akan memberi tahu Anda saat debit dan kredit tidak seimbang, jadi Anda tidak perlu khawatir tentang kesalahan pelacakan sejak awal.

5. Dipilih oleh Pemangku Kepentingan dan Pihak Ketiga Lainnya

Jika Anda ingin bisnis Anda dianggap serius oleh pemangku kepentingan Anda, Anda harus menggunakan entri ganda sebagai metode pembukuan.

Laporan keuangan yang akurat dan transparan menambah lapisan akuntabilitas pada bisnis Anda.

Pelanggan akan melihat Anda lebih dapat dipercaya, bank akan lebih bersedia memberikan pinjaman, dan investor akan lebih terbuka terhadap pendanaan.

Baca juga: Biaya Bahan Baku: Pembahasan Lengkap dan Cara Menghitungnya

Dasar dari Pembukuan Double Entry

Persamaan dasar Akuntansi

Persamaan dasar akuntansi adalah formula dasar untuk pembukuan berpasangan. Ini terdiri dari tiga elemen utama bisnis: aset, kewajiban, dan ekuitas pemilik.

Aset mewakili semua sumber daya yang dimiliki bisnis, kewajiban adalah kewajiban yang harus dibayar kepada kreditur, sedangkan ekuitas pemilik adalah bagian yang dimiliki pemilik atas aset.

Rumus persamaan dasar akuntansi:

Aset = Kewajiban + Ekuitas Pemilik atau Ekuitas Pemegang Saham

Debit dan Kredit

Debit dan kredit sama tetapi entri berlawanan yang Anda buat di akun Anda.

Misalnya, jika Anda mendebit akun sebesar 300.000, akan ada entri kredit masing-masing sebesar 300.000 di akun lain.

Debit selalu dicatat di sisi kanan entri, sedangkan kredit di sebelah kiri, seperti yang ditunjukkan di bawah ini:

Perlu diingat: kebahagiaan bagi seorang akuntan adalah ketika debit sama dengan kredit. Jika mereka tidak sama pada akhirnya, periksa kembali untuk melihat apakah Anda telah membuat kesalahan di sepanjang jalan.

Sekarang, yang menentukan apakah akan ada entri debit atau kredit, adalah jenis akun bisnis yang berbeda.

Pengertian debit

Dalam akuntansi, debit adalah entri ke akun. Cara transaksi debit berdampak pada akun tergantung pada sifat akun itu sendiri.

Debit dapat meningkatkan nilai akun pengeluaran atau akun aset, dan menurunkan akun pendapatan, ekuitas, atau kewajiban.

Ini membantu untuk mengingat bahwa transaksi debit dicatat di sisi kiri entri jurnal keuangan.

Akun	Debit	Kredit
	$1,000

Pengertian Kredit

Seperti entri debit, kredit juga entri dibuat ke dalam akun. Ini bekerja dengan cara yang sama seperti transaksi debit, tetapi mempengaruhi akun yang berbeda.

Entri kredit meningkatkan nilai akun ekuitas, pendapatan atau kewajiban, dan mereka menurunkan nilai akun aset atau beban.

Ini membantu untuk mengingat bahwa transaksi kredit selalu dimasukkan di sisi kanan entri jurnal keuangan.

Akun	Debit	Kredit
		$1,000

Jenis Akun dalam Pembukuan Double-entry

5 jenis akun yang paling umum meliputi:

• Aset mewakili semua hutang bisnis, seperti peralatan, uang tunai, piutang, dan banyak lagi.
• Pengeluaran termasuk uang tunai yang dihabiskan bisnis untuk sewa, asuransi, dan layanan lainnya.
• Kewajiban adalah hutang bisnis, dan termasuk hutang dagang, hutang wesel, hutang upah, dll.
• Ekuitas pemilik adalah investasi pemilik dalam bisnis.
• Pendapatan merupakan uang tunai yang dihasilkan dari penjualan.

Debit dan kredit mempengaruhi masing-masing akun ini secara berbeda.

Kredit meningkatkan ekuitas pemilik, kewajiban, dan pendapatan saat dikreditkan, dan menurunkannya saat didebit. Debit, di sisi lain, meningkatkan aset dan beban saat didebit, dan menurunkannya saat dikreditkan.

Kita tahu bahwa menghafal akun mana yang didebit dan dikreditkan bisa sedikit membingungkan pada awalnya. Tapi, jangan khawatir!

Berikut adalah tabel untuk Anda ingat dengan mudah:

TIPE AKUN	MENINGKATKAN INFORMASI SALDO	MENGURANGI INFORMSI SALDO
Aset: Aset adalah hal-hal yang Anda miliki seperti uang tunai, piutang, rekening bank, furnitur, dan komputer	Debit	Kredit
Kewajiban: Kewajiban mencakup hal-hal yang Anda berutang seperti hutang, hutang catatan, dan pinjaman bank	Kredit	Debit
Pendapatan: Pendapatan adalah uang yang dibayarkan bisnis Anda untuk penjualan produk dan layanan	Kredit	Debit
Biaya: Biaya dianggap sebagai biaya melakukan bisnis dan mencakup hal-hal seperti perlengkapan kantor, asuransi, sewa, biaya penggajian, dan ongkos kirim	Debit	Kredit
Ekuitas Modal / Pemilik: Akun Ekuitas Modal / Pemilik mewakili minat finansial Anda dalam bisnis	Kredit	Debit

Contoh Pembukuan Double Entry

Untuk mempraktikkan apa yang telah kita pelajari, mari kita lihat beberapa transaksi keuangan dan bagaimana mereka akan dicatat menggunakan pembukuan double-entry.

Contoh 1

Katakanlah perusahaan XYZ membeli peralatan seharga 3.500.000. Hal ini akan mengakibatkan peningkatan peralatan sejak perusahaan memperoleh aset dan penurunan kas sejak perusahaan membayar.

Karena peralatan dan uang tunai adalah aset, berdasarkan tabel di atas, peralatan didebit sebesar 3.500.000, sedangkan uang tunai dikreditkan sebesar 3.500.000. Anda akan mencatat entri jurnal seperti ini:

Ref.	TANGGAL	Judul dan Penjelasan Akun	Debit	Kredit
101	Tanggal 8 Desember	Peralatan	3.500.000
		Kas		3.500.000
		(untuk mencatat pembelian peralatan)

Contoh 2

Asumsikan seorang pemilik menginvestasikan 15.000.000 tunai di perusahaan mereka.

Karena pemilik melakukan investasi, akun Ekuitas Pemilik dan akun Kas akan meningkat sebesar 15.000.000.

Uang tunai didebit sebesar 15.000.000, dan Modal Pemilik dikreditkan sebesar 15.000.000. Entri jurnal akan terlihat seperti ini:

Ref.	TANGGAL	Judul dan Penjelasan Akun	Debit	Kredit
101	Tanggal 8 Desember	Kas	15.000.000	
		Modal Pemilik		15.000.000
		(untuk mencatat investasi pemilik atas bisnis)		

Contoh 3

Perusahaan XYZ menerima uang tunai 500.000 di muka untuk layanan periklanan yang belum disediakan. Transaksi keuangan ini menyebabkan peningkatan aset Kas dan peningkatan kewajiban, khususnya Pendapatan Diterima Dimuka.

Dalam hal ini, Kas didebit sebesar 500.000, sedangkan Pendapatan Diterima dimuka dikreditkan sebesar 500.000. Ini adalah bagaimana entri itu akan terlihat seperti buku besar:

Ref.	TANGGAL	Judul dan Penjelasan Akun	Debit	Kredit
101	Tanggal 8 Desember	Kas	500.000	
		Pendapatan dimuka		500.000
		(untuk mencatat kas yang diterima sebelumnya)		

Contoh 4

Katakanlah perusahaan XYZ menerbitkan faktur penjualan untuk produk senilai 300.000, dengan jangka waktu pembayaran 15 hari. Transaksi ini menghasilkan peningkatan pada akun aset Piutang Usaha, dan akun Pendapatan Penjualan.

Jadi, Piutang Usaha akan didebet sebesar 300.000, sedangkan Penjualan dikredit sebesar 300.000.

Ref.	TANGGAL	Judul dan Penjelasan Akun	Debit	Kredit
101	Tanggal 8 Desember	Piutang	300.000	
		Penjualan		300.000
		(untuk mencatat penjualan)		

Pembukuan Double-Entry Menggunakan Software Akuntansi

Menjalankan bisnis Anda sendiri bisa sangat melelahkan. Sebagai pemilik, Anda mungkin tidak punya waktu untuk khawatir melakukan pembukuan entri ganda dan menyeimbangkan pembukuan Anda.

Itu sebabnya sebagian besar bisnis menggunakan software akuntansi untuk membuat akuntansi lebih mudah.

Sekarang, Anda mungkin berpikir: bukankah Anda memerlukan pengetahuan teknis untuk menggunakan software akuntansi?

Biasanya ya, tapi kami di Kledo menempatkan pemilik usaha dari skala bisnis sebagai pusat bisnis kami. Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang intuitif dan sangat mudah digunakan yang dapat Anda akses dari perangkat apa pun dengan koneksi internet.

Software ini memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan seluruh pembukuan entri ganda hanya dalam beberapa klik.

Misalnya, ketika bisnis Anda membuat faktur, entri jurnal yang sesuai secara otomatis ditambahkan oleh sistem di masing-masing buku besar untuk Piutang Usaha, Penjualan, Pajak Penjualan, dan sebagainya.

Proses yang sama berlaku untuk melakukan pengeluaran atau memproses pembayaran. Kas, piutang, dan setiap jenis akun lainnya disesuaikan secara otomatis oleh perangkat lunak akuntansi.

Bagian terbaik? Membuat laporan keuangan dengan Kledo sama mudahnya dan dalam hitungan detik!

Masih tidak yakin software akutnansi adalah keputusan yang tepat untuk pembukuan double entry bisnis Anda? Cobalah sendiri, dengan uji coba kami yang sepenuhnya gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.

Baca juga: Sistem Informasi Akuntansi: Pengertian, Manfaat, Komponen dan Jenisnya

Kesimpulan

Untuk rekap cepat, berikut adalah beberapa poin utama yang telah kami bahas:

Pembukuan double entry adalah sistem akuntansi di mana setiap transaksi keuangan dicatat setidaknya dalam dua akun. Satu akun didebet, sementara yang lain dikredit.

Hanya perusahaan publik dan bisnis dengan inventaris yang diwajibkan secara hukum untuk menggunakan entri ganda.

Double-entry bermanfaat untuk setiap jenis bisnis karena memberikan gambaran lengkap tentang keuangan Anda, membantu Anda membuat keputusan keuangan yang lebih terdidik, meminimalkan kesalahan, dan membuka peluang bisnis Anda untuk investasi.

Pembukuan entri ganda menjaga persamaan akuntansi seimbang, dengan entri debit dan kredit. Debit ada di sisi kanan akun, sedangkan kredit di sebelah kiri.

Aturan pokok pembukuan double-entry adalah bahwa debit harus selalu sama dengan kredit. Jika tidak, Anda telah membuat kesalahan di sepanjang jalan.

5 jenis akun utama dalam double-entry adalah:

• Aktiva
• Pengeluaran
• Kewajiban
• Ekuitas pemilik
• Pendapatan

Kredit meningkatkan ekuitas pemilik, kewajiban, dan pendapatan saat dikreditkan, dan menurunkannya saat didebit. Sedangkan debet menambah harta dan beban saat didebet, dan menurunkannya saat dikredit.