Apa itu General Ledger? Berikut Pengertian, Contoh, dan Tahapan Membuatnya

Jika aset dan akun dalam bisnis adalah pohon, maka buku besar atau general ledger adalah hutan.

General ledger adalah dokumen utama tim keuangan yang menunjukkan semua transaksi bisnis-utang dan piutang, kas, aset modal, inventaris, investasi, kewajiban, ekuitas, dan lainnya.

Teknologi yang mendasari general ledger telah berkembang jauh dari buku tebal yang ikonik dengan deretan angka-angka yang ditulis dengan rapi.

Inilah alasan mengapa tim keuangan harus meninjau kembali peran general ledger atau GL, praktik terbaik untuk keluar dari cetakan buku besar statis dengan model dinamis dan cara-cara untuk mendapatkan wawasan baru yang dapat menginformasikan strategi bisnis di dunia yang bergerak cepat.

Pada artikel kali ini kami akan menjelaskan kepada Anda tentang general ledger atau buku besar secara lengkap dan mendalam beserta cara membuatnya.

Apa yang Dimaksud dengan Buku Besar (General Ledger/GL)?

Meskipun saat ini tim keuangan mengumpulkan informasi keuangan telah berubah, definisinya tetap sama.

General ledger atau buku besar adalah catatan semua aset, kewajiban, pengeluaran, pendapatan, dan ekuitas perusahaan, dan anak perusahaannya.

General ledger umumnya dipecah menjadi catatan akun dan saldo akun serta transaksi keuanga.

Berapa banyak kategori dan buku besar yang digunakan tergantung pada kompleksitas struktur keuangan perusahaan.

Buku besar meringkas posisi keuangan perusahaan. Ini adalah catatan data tunggal yang disepakati untuk tim akuntansi yang bertugas memastikan keseimbangan pembukuan, memberikan pembaruan status pada posisi kas perusahaan, mencatat informasi yang diperlukan untuk laporan keuangan, dan memulai jalur audit.

Auditor harus dapat mengikuti transaksi dari buku besar ke buku besar pembantu hingga ke dokumentasi sumber, seperti faktur atau laporan akun.

Baca juga: Burden Rate Adalah: Cara Hitung Beserta Contoh Kasusnya

Bagaimana General Ledger Bekerja?

Dalam akuntansi berbasis kertas, transaksi dicatat dalam berbagai jurnal. Ayat jurnal ini kemudian diringkas dan totalnya disalin, atau diposting, ke buku besar atau general ledger.

Bagan akun menyediakan kerangka kerja untuk mengatur data keuangan dalam buku besar. Transaksi yang dicatat dalam general ledger mencakup kode akun yang memberikan informasi tambahan, seperti apakah transaksi tersebut berkaitan dengan aset, kewajiban, ekuitas, biaya, atau pendapatan.

1000-an Aset	2000-an Kewajiban	3000-an Ekuitas	4000-an Pendapatan	5000-an Pengeluaran
Cek	Saldo kartu kredit	Dana umum	Kontribusi	Gaji
Tabungan	Hutang usaha	Dana pengembangan	Donasi	Hipotek, Sewa
Kas	Pinjaman	Dana proyek khusus	Hibah	Pembayaran supplier
Piutang usaha	Pendapatan diterima di muka		Pendapatan penjualan	Biaya, Izin
Persediaan
Peralatan

Buku besar bergantung pada akuntansi entri ganda-di mana setiap transaksi harus mengkredit satu akun dan mendebit akun lainnya. Untuk memeriksa apakah debit sesuai dengan kredit, saldo percobaan dilakukan.

Software akuntansi seperti Kledo mengotomatiskan pencatatan transaksi dalam jurnal dan kemudian memposting ke buku besar dan laporan neraca saldo kemudian digunakan untuk memeriksa kesalahan dan membantu dalam menghasilkan laporan keuangan.

Jika Anda tertarik menggunakan Kledo untuk kemudahan pembuatan general ledger, Anda bisa mencobanya secara gratis melalui tuatan pada gambar di bawah ini:

Untuk mengetahui cara melihat buku besar di aplikasi Kledo, Anda bisa melihatnya melalui tutorial ini.

Baca juga: Market Growth Rate Adalah: Faktor, Rumus, dan Contohnya

Apa Saja yang Tercakup dalam General Ledger?

Ingatlah bahwa general ledger adalah tempat penyimpanan pusat semua transaksi keuangan.

Setiap entri mencakup tanggal, deskripsi transaksi, kode buku besar untuk memposting entri jurnal ke akun tertentu, jumlah yang didebit dan dikredit, dan saldo.

Setiap akun dalam bagan akun memiliki buku besar atau akun buku besar ganda di mana semua transaksi yang berdampak pada akun tersebut terdaftar.

Misalnya, perusahaan mungkin memiliki akun subledger utang usaha yang mengalir ke akun kewajiban buku besar.

Baca juga: Ayat Jurnal Penyesuaian: Pengertian, Jenis, dan Contohnya dalam Bisnis

Informasi Apa yang Disampaikan oleh Buku Besar?

General ledger menyediakan ringkasan kesehatan keuangan bisnis. Isinya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan-dengan kewajiban, ekuitas, dan aset yang tercermin di neraca, serta pendapatan dan biaya di laporan laba rugi.

Software akuntansi seperti Kledo dapat mengotomatiskan pelaporan untuk manajemen dan pelaporan keuangan. Software ini juga menyediakan informasi terperinci yang diperlukan untuk menganalisis anomali dalam bisnis dan data transaksional historis untuk digunakan dalam proses penganggaran tahunan.

Baca juga: Cara Memperbaiki Selisih Kas, Dampak, dan Jurnalnya dalam Pembukuan

Mengapa Buku Besar Penting?

Data yang akurat dan lengkap sangat penting untuk membuat prakiraan, proyeksi, dan laporan keuangan yang diandalkan oleh para pemimpin bisnis dan keuangan, donatur, investor potensial, auditor, dan pemangku kepentingan lainnya untuk menganalisis kesehatan organisasi.

Jika terjadi perbedaan, buku besar memungkinkan auditor atau akuntan untuk menelusuri entri jurnal individual untuk menemukan sumber masalahnya.

Baca juga: Balanced Scorecard: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya

Contoh General Ledger Umum

General ledger didasarkan pada pembukuan entri ganda, di mana setiap transaksi dicatat sebagai debit dan kredit; metode ini meminimalkan kesalahan akuntansi dengan mencatat setiap transaksi keuangan dua kali dan memeriksa apakah akun-akun ini selalu sama satu sama lain.

Postingan ayat jurnal dasar ke buku besar untuk transaksi sebesar 100.000 untuk perlengkapan kantor akan terlihat seperti ini:

Date	Tipe akun GL	Nama akun GL	Nomor akun GL	Debit	Credit
Feb. 1	Pengeluaran	Perlengkapan kantor	#5000	100.000
Feb. 1	Aset	Cek	#1000		100.000

Baca juga: Pengertian Jurnal Koreksi, Cara Membuat, dan Contoh Kasusnya

4 Alasan Mengapa Anda Membutuhkan General Ledger

Bisnis dengan praktik pencatatan yang solid akan lebih mampu memberikan wawasan tentang status keuangan mereka dan kemungkinan akan mendapatkan penilaian yang lebih tinggi dan audit yang lebih mudah.

General ledger yang lengkap adalah elemen dasar akuntansi.

Akurasi transaksi keuangan

Buku besar digunakan untuk mencatat transaksi dan data statistik untuk bisnis, dan beberapa sistem dengan model data terpadu menghubungkan rincian transaksi tersebut dengan informasi tentang pelanggan, pesanan, dan inventaris.

Melacak informasi ini membantu merencanakan kebutuhan bisnis seperti pembelian inventaris, cara menentukan harga produk, dan bagaimana bisnis akan membiayai kebutuhan tersebut.

Baca juga: Pendapatan Marginal (Marginal Revenue) Adalah: Ini Pembahasan Lengkapnya

Menyeimbangkan pembukuan

Yang terpenting, buku besar atau general ledger memastikan bahwa pembukuan seimbang. Neraca percobaan memastikan akuntan dapat menemukan kesalahan dan memperbaikinya, serta menangkap aktivitas penipuan sebelum menjadi masalah besar.

Kemudahan pengajuan pajak

Pembukuan yang baik sangat penting untuk memastikan bisnis melakukan pembayaran untuk lisensi bisnis dan asuransi yang diperlukan untuk kepatuhan pajak.

Hal ini memastikan semua informasi keuangan benar untuk laporan keuangan yang akurat yang memungkinkan bisnis membuat proyeksi dan rencana keuangan.

Sistem ini memberikan informasi rinci yang dibutuhkan bisnis untuk tujuan pajak dan jejak kertas dalam kasus audit pajak.

Baca juga: Akun Riil: Pengertian Lengkap dan Perbedaannya dengan Akun Nominal

Mengidentifikasi dan menghentikan fraud

Menyimpan catatan keuangan yang baik membantu bisnis mengidentifikasi transaksi yang curang dan memperbaikinya sebelum menjadi masalah besar.

Baca juga: Sistem Informasi Akuntansi: Pengertian, Manfaat, Komponen dan Jenisnya

Tahapan dalam Membuat General Ledger

• Membuat general ledger atau buku besar: Menyiapkan buku besar sesuai dengan bagan akun perusahaan.
• Buat entri jurnal atau catatan detail transaksi bisnis saat setiap transaksi terjadi: Ini termasuk tanggal, akun dan jumlah yang didebet, akun dan jumlah yang dikredit, dan deskripsi transaksi.
• Kategorikan setiap transaksi di bawah akun yang relevan seperti penjualan, kas, AP: Setiap entri jurnal digulung di bawah bagan akun yang digunakan oleh perusahaan, dan dikelompokkan di bawah jenis akun buku besar seperti aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan / atau biaya.
• Rekonsiliasi informasi: Pemegang buku menyiapkan neraca percobaan untuk memastikan debit sama dengan kredit. Jika angka-angka tidak sesuai, tim keuangan harus kembali ke catatan atau jurnal untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan dan menyiapkan neraca saldo yang disesuaikan.
• Mentransfer entri jurnal ke buku besar: Setelah diverifikasi keakuratannya, entri jurnal diposting ke buku besar.

Baca juga: Solvabilitas dan Likuiditas: Pengertian dan Perbedaanya dalam Keuangan Bisnis

5 Langkah dalam Proses Rekonsiliasi Buku Besar

Rekonsiliasi buku besar adalah bagian penting dari proses tutup buku. Tim akuntansi harus secara teratur memverifikasi bahwa entri GL sudah akurat dengan merekonsiliasi saldo akun dengan dokumen pendukung, seperti laporan bank bulanan.

Rekonsiliasi buku besar secara teratur agar kesalahan tidak bertambah, dengan mengikuti langkah-langkah berikut untuk merekonsiliasi buku besar di tingkat akun:

• Cocokkan saldo awal di akun dengan detail rekonsiliasi akhir dari periode sebelumnya.
• Mencocokkan transaksi di dalam akun dengan transaksi individual.
• Tinjau kembali semua entri jurnal penyesuaian. Corporate Finance Institute mengatakan bahwa penyesuaian ini dibuat untuk akrual dan penangguhan, serta estimasi atau untuk mengoreksi kesalahan akuntansi.
• Tinjau entri pembalik dan pastikan entri tersebut sudah benar.
• Pastikan bahwa detail akhir untuk akun tersebut sesuai dengan saldo akhir akun.

Baca juga: Akun Nominal dan Akun Riil: Pengertian, Perbedaan, dan Contohnya

General Ledger dan Akuntansi Entri Ganda

General ledger, jika dibuat secara manual, memerlukan akuntansi entri ganda. Artinya, setiap transaksi harus mengkredit satu akun dan mendebit akun lainnya.

Kebanyakan software akuntansi seperti Kledo secara otomatis memposting debit dan kredit ke akun yang benar dan memperbarui saldo akun secara real time.

Transaksi entri ganda

Akuntansi entri ganda berarti transaksi harus dicatat dalam dua akun dan jumlah yang dimasukkan sebagai debit harus sama dengan jumlah yang dimasukkan sebagai kredit.

Dengan menggunakan contoh pada tabel sebelumnya, ketika bisnis membeli perlengkapan kantor senilai 100.000, bisnis mendebit akun perlengkapan kantor di bawah biaya dan mengkredit akun giro di bawah aset. Debit harus selalu sama dengan kredit.

Baca juga: Apa itu Margin of Safety dalam Akutansi?

Menggunakan Kode General Ledger

Apa yang dimaksud dengan kode GL?

Setiap entri jurnal yang diposting ke buku besar menggunakan kode GL atau nomor akun untuk mengelompokkan item.

Kode buku besar adalah angka, huruf, atau kombinasi angka dan huruf yang unik yang ditetapkan untuk setiap akun dalam bagan akun tertentu.

Bahkan sebuah bisnis kecil dapat memiliki ratusan kode GL, dan kode-kode tersebut memperkecil kemungkinan entri yang salah dimasukkan ke akun yang salah.

Nama akun sering dikaitkan dengan nomor akun. Misalnya, aset dapat diberi kode nomor terpisah dalam kisaran 1.000, kewajiban dalam kisaran 2.000, ekuitas 3.000, pendapatan 4.000, dan biaya 5.000.

Akun sering diberi nomor sesuai dengan urutan di mana mereka dapat diubah menjadi uang tunai atau akan jatuh tempo.

Dalam akuntansi, biaya dan aset ditambah dengan debit dan dikurangi dengan kredit. Kewajiban, ekuitas, dan pendapatan ditambah dengan kredit dan dikurangi dengan debit.

Misalnya, bisnis menghabiskan 100.000 untuk perlengkapan kantor, itu meningkatkan perlengkapan kantornya, sehingga mendebit akun pengeluaran sebesar 100.000.

Untuk membeli persediaan, bisnis menggunakan aset-kas dari rekening giro. Ini mengurangi jumlah tersebut di akun tersebut sebesar 100.000 sehingga mengkredit akun tersebut sebesar 100.000

Perusahaan yang menggunakan software akuntansi mungkin dapat mengkonsolidasikan buku besar yang aktif, yang berarti ada lebih sedikit elemen buku besar yang harus direkonsiliasi.

Date	Tipe akun GL	Nama akun GL	Nomor akun GL	Debit	Credit
Feb. 1	Pengeluaran	Perlengkapan kantor	#5000	100.000
Feb. 1	Aset	Cek	#1000		100.000

Baca juga: Contoh Impairment Loss dalam Aset Beserta Jurnalnya

Perbedaan General Ledger dan Trial Balance

General ledger adalah catatan akuntansi yang mencatat semua transaksi keuangan suatu perusahaan secara terperinci. Setiap transaksi dicatat dalam akun khusus, seperti akun kas, akun piutang, akun persediaan, akun utang, dan lain-lain.

Trial balance adalah suatu daftar yang berisi saldo akun-akun dalam general ledger pada akhir periode akuntansi. Adapun tujuan trial balance adalah untuk memastikan kesesuaian antara total debit dan total kredit dalam akun-akun tersebut.

Penting untuk dicatat bahwa neraca saldo adalah instrumen yang digunakan untuk memverifikasi kesalahan dalam pencatatan buku besar. Sedangkan trial balance dapat menjadi langkah awal dalam penyusunan laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.

General ledger mencatat setiap transaksi keuangan secara rinci, trial balance hanya mencatat saldo akun-akun tersebut.

Trial balance digunakan sebagai alat untuk menilai kesesuaian debit dan kredit, sedangkan general ledger memberikan informasi detail tentang semua transaksi dan saldo akun-akun perusahaan.

Dalam rangka penyusunan laporan keuangan, neraca saldo digunakan sebagai dasar untuk menyeimbangkan laporan keuangan, sementara buku besar memberikan rincian lengkap tentang transaksi dan keuangan perusahaan.

Menggunakan Software Akuntansi dengan General Ledger

Sebagian besar bisnis menggunakan perangkat software akuntansi untuk mengotomatiskan proses dasar dalam membuat transaksi dan mempostingnya ke buku besar.

Software akuntansi membantu tim akuntansi melakukan tugas-tugas akuntansi, seperti mengatur dan menutup periode akuntansi, tugas perbankan, entri jurnal, dan banyak lagi.

Sistem akan secara otomatis menghitung debit dan kredit dan memungkinkan Anda menerapkan kontrol untuk memastikan transaksi yang tidak sesuai dengan pedoman tidak dapat dimasukkan.

Software akuntansi seperti Kledo menyimpan semua informasi dan catatan keuangan dalam satu basis data, yang menjamin integritas data, membantu membangun dan memelihara kontrol, serta membuat proses rekonsiliasi menjadi jauh lebih cepat dan mudah.

Ini termasuk kemampuan untuk membuat entri dan alokasi berulang, menjalankan proses posting, pelaporan, penerjemahan, dan konsolidasi secara paralel untuk mempercepat waktu pelaporan.

Baca juga: Mengenal Apa itu Cost Recovery dalam Akuntansi Bisnis

FAQ

Apa yang dimaksud general ledger?

General ledger atau buku besar adalah catatan akuntansi yang mencatat transaksi keuangan suatu perusahaan secara terperinci.

General ledger merupakan komponen utama dari sistem akuntansi dan berfungsi sebagai buku besar yang mencatat semua transaksi keuangan, termasuk penerimaan, pengeluaran, penjualan, pembelian, aset, kewajiban, dan ekuitas.

Apa yang dimaksud dengan bagan akun?

Bagan akun adalah daftar semua akun yang dapat diposting transaksi. Ada lima jenis akun (Aset, Kewajiban, Ekuitas, Pendapatan & Beban). Di bawah masing-masing akun tersebut, terdapat akun utama dan sub-akun.

Apa perbedaan antara jurnal dan buku besar?

Entri jurnal adalah pencatatan transaksi individual. Buku besar meringkas total transaksi berdasarkan akun.

Dengan praktik akuntansi general ledger yang baik, bisnis menyiapkan diri untuk efisiensi yang lebih besar dalam banyak proses akuntansi.

Hal ini memastikan tim keuangan dan akuntansi siap ketika bisnis meminta laporan hutang atau piutang, ingin melihat posisi kas atau ingin menganalisis kesesuaian antara pengeluaran yang dianggarkan dengan pengeluaran aktual.

Terlebih lagi, general ledger adalah bagian dari proses akuntansi yang dapat memperoleh manfaat besar dari teknologi.

Misalnya, otomatisasi proses pencatatan dapat mengurangi proses manual yang membosankan, meningkatkan akurasi dari tingkat transaksi hingga posting ke buku besar, dan mengurangi risiko yang ditanggung dari kesalahan dan ketidakpatuhan.

Proses yang terlibat adalah memastikan kesiapan penutupan, menutup sub-buku besar, mengelola akuntansi antar perusahaan dan harga transfer, menjalankan akuntansi buku besar dan menutup, merekonsiliasi akun, menyiapkan laporan keuangan, melakukan tinjauan manajemen, dan menghitung ketentuan pajak penghasilan.