Akuntansi adalah bagian dari fondasi dari usaha dagang Anda, tidak ada yang membantahnya! Dan menggunakan software akuntansi untuk usaha dagang yang tepat adalah suatu keharusan
Dari dibayar oleh pelanggan Anda hingga perencanaan keuangan jangka panjang, semuanya kembali ke proses akuntansi Anda. Jika akuntansi Anda tidak beres, maka kemungkinan besar aspek lain dari bisnis Anda akan mengikuti.
Dulu pena dan kertas adalah satu satunya alat dalam melakukan pencatatan akuntansi pada bisnis usaha dagang. Tetapi saat ini, semuanya bermuara pada software akuntansi yang Anda pilih.
Software akuntansi dirancang untuk melakukan pekerjaan kasar akuntansi, pencatatan dan pemrosesan transaksi bisnis Anda.
Untuk mempelajari apa yang perlu Anda ketahui dalam memilih software akuntansi yang tepat untuk usaha dagang Anda, kami akan menjelaskannya secara detail dalam artikel ini.
Mengapa Usaha Dagang Harus Menggunakan Software Akuntansi?
Software akuntansi dasar dikemas penuh dengan fitur dan fungsi berguna yang dapat meningkatkan cara bisnis Anda beroperasi.
Perangkat lunak akuntansi membuat tugas rutin lebih mudah
- Pembukuan disederhanakan dan otomatis. Misalnya, saat Anda memasukkan pesanan, perangkat lunak akan memperbarui tingkat stok dan catatan pelanggan Anda. Anda juga dapat menerjemahkan pesanan menjadi faktur penjualan secara otomatis.
- Anda dapat melacak faktur, dengan cepat mengidentifikasi faktur yang belum dibayar yang jatuh tempo, dan mengirimkan pengingat yang mendorong pelanggan untuk membayar.
- Sebagian besar paket sofware akuntansi memungkinkan Anda untuk menautkan rekening bank bisnis Anda. Rincian semua transaksi dapat diimpor secara otomatis, mengurangi kesalahan entri data dan membuat rekonsiliasi menjadi lebih sederhana.
- Anda dapat menggunakan paket akuntansi untuk membantu Anda menghitung PPN dan pelaporan pajak.
Baca juga: Cara Membuat Pembukuan Sederhana Beserta Contoh dan Tipsnya
Software akuntansi menyediakan berbagai laporan manajemen secara real-time
- Membuat laporan neraca, laba rugi, atau arus kas Anda, atau melihat kinerja sesuai anggaran dengan praktis.
- Kelola arus kas. Periksa saldo akun dan perkirakan posisi kas Anda di masa depan. Pantau pembayaran yang lewat jatuh tempo dan tingkat keseluruhan pembayaran terutang dari pelanggan dan pemasok.
- Secara otomatis menghasilkan informasi penting lainnya. Misalnya, melacak margin keuntungan dan pertumbuhan penjualan, atau mengidentifikasi pelanggan Anda yang paling menguntungkan.
- Software akuntansi memudahkan persiapan untuk akun tahunan Anda atau untuk audit
- Software memudahkan untuk berbagi data dengan akuntan Anda.
- Sangat mudah untuk memeriksa catatan keuangan Anda untuk melihat dari mana angka-angka itu berasal.
- Fungsi terkait – seperti menjalankan penggajian atau mengelola tingkat stok – sering kali tersedia sebagai opsi biaya tambahan.
Baca juga: 10 Tips Pembukuan Usaha Dagang Terbaik yang Adaptif
Apa yang Harus Diperhatikan Sebelum Memilih Software Akuntansi Usaha Dagang?
Sebelum membandingkan paket perangkat lunak akuntansi, luangkan waktu untuk mempertimbangkan bagaimana Anda akan menggunakan perangkat lunak dan fungsi yang Anda butuhkan.
Menjadi jelas tentang prioritas Anda dapat membantu Anda mengevaluasi paket, dan mengidentifikasi produk terbaik.
Apa tujuan bisnis Anda?
- Misalnya, Anda mungkin bertujuan untuk menangkap 10% dari pasar tertentu dalam lima tahun, atau ingin membuka sepuluh toko baru.
- Fitur apa yang Anda ingin perangkat lunak akuntansi Anda sertakan untuk membantu Anda mencapai tujuan ini?
Siapa yang akan menggunakan software ini?
Siapa pun yang menggunakan sistem harus terlibat dalam memutuskan perangkat lunak apa yang akan dibeli.
- Apa yang ingin dilihat karyawan Anda dari sistem akuntansi baru?
- Masalah apa yang ada dengan perangkat lunak atau pendekatan Anda saat ini?
Libatkan akuntan Anda. Sangat penting bahwa mereka dapat bekerja dengan perangkat lunak untuk menghasilkan akun akhir tahun Anda dan untuk memenuhi persyaratan audit.
Mereka mungkin lebih suka bekerja dengan sistem tertentu, atau dapat memberi Anda saran untuk melakukan pembelian.
Informasi manajemen apa yang penting untuk menjalankan bisnis Anda?
Akses mudah ke informasi manajemen utama dapat memberi Anda dan penasihat seperti akuntan atau konsultan Anda data yang Anda butuhkan untuk meningkatkan perusahaan Anda dan mempercepat pertumbuhan.
Jenis informasi apa yang paling penting untuk bisnis Anda? Misalnya, jika Anda sebagai retailer, Anda mungkin memerlukan akses cepat ke informasi stok.
Tugas pembukuan dan manajemen keuangan apa yang perlu Anda lakukan?
Persyaratan Anda dapat mencakup:
- Pembukuan dasar
- Manajemen arus kas dan penganggaran
- Laporan keuangan dan informasi penting terkini
- Mengisi dan mengajukan PPN dan SPT
- Manajemen stok
- Mengelola penggajian, pembayawan, dan pengeluaran karyawan
- Manajemen proyek
Apa kebutuhan khusus yang Anda perlukan?
Misalnya, apakah Anda menjalankan lebih dari satu bisnis, atau berdagang secara internasional? Jika Anda membeli dan menjual di negara yang berbeda, Anda memerlukan software akuntansi yang dapat mengelola banyak mata uang.
Jika Anda menjalankan bisnis online, dapatkah perangkat lunak tersebut terintegrasi dengan toko online Anda?
Lalu pastikan juga, apakah Anda ingin sistem akuntansi Anda terhubung dengan sistem lain yang Anda gunakan, seperti sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) Anda?
Baca juga: Tips Pembukuan Usaha Jasa yang Bisa Anda Gunakan
Apakah software tersebut sesuai standar akuntansi?
Sistem akuntansi berada di jantung bisnis Anda. Meskipun software akuntansi untuk usaha dagang harus sederhana dan mudah digunakan, software tersebut harus memberikan standar akuntansi yang berlaku di Indonesia.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:
Periksa apakah software akuntansi menyediakan jejak audit
Anda harus dapat melacak semua transaksi yang terjadi sepanjang tahun. Misalnya, software tersebut seharusnya memungkinkan Anda untuk menghapus entri yang salah, tetapi juga harus merekam apa yang telah dihapus, sehingga Anda dapat memeriksanya lagi jika perlu.
Software harus sesuai dengan praktik akuntansi yang baik
Misalnya, faktur harus tetap terbuka pada periode akuntansi berikutnya jika Anda hanya menerima pembayaran sebagian.
Periksa bagaimana perangkat lunak mengelola data
- Perangkat lunak harus memastikan bahwa Anda selalu menggunakan informasi terbaru.
- Anda harus dapat menyimpan catatan selama diperlukan. Misalnya, sebagian besar informasi akun perlu disimpan selama enam tahun dan sebagian besar informasi penggajian selama tiga tahun.
Kemudahan penggunaan
Software yang Anda pilih harus intuitif dan mudah digunakan. Saat menimbang pilihan Anda, berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:
Seberapa sederhana solusi pembukuan yang Anda cari?
Kemudahan penggunaan mungkin menjadi prioritas bagi pedagang tunggal atau usaha kecil.
Perusahaan yang lebih besar dengan karyawan pembukuan yang berpengalaman mungkin menginginkan solusi yang lebih canggih.
Baca juga: Strategi Pemasaran Usaha Dagang Terbaik Untuk Tingkatkan Keuntungan
Seberapa mudahkah untuk mulai menggunakan software yang Anda pilih?
- Seberapa rumit untuk mengatur software tersebut?
- Apa yang perlu Anda lakukan untuk menginstal dan mengkonfigurasinya?
- Sistem atau perangkat lunak lain apa yang ingin Anda tautkan, dan seberapa rumit ini?
- Dapatkah Anda secara otomatis mengimpor catatan pembukuan yang ada, misalnya dari spreadsheet atau paket akuntansi lainnya?
- Apakah orang yang akan menggunakannya sudah terbiasa dengan software serupa?
- Seberapa mudahkah menggunakan perangkat lunak?
- Dapatkah Anda menyederhanakan atau mengotomatiskan tugas-tugas rutin? Misalnya, menempatkan logo dan detail kontak Anda pada faktur.
- Dapatkah Anda menambahkan (atau menautkan ke) informasi terperinci tentang pelanggan dan pemasok Anda?
- Dapatkah Anda menyesuaikan akun dan laporan manajemen agar sesuai dengan kebutuhan khusus Anda?
- Apakah sistem mudah diakses dan digunakan di mana pun Anda berada, sehingga memudahkan pengecekan informasi dan penambahan data (misalnya pengeluaran saat bepergian)?
- Dapatkah Anda menghubungkan rekening bank bisnis Anda untuk mengimpor transaksi secara otomatis dan mempermudah rekonsiliasi?
- Apakah mudah untuk berbagi data dengan akuntan Anda, atau akuntan Anda untuk langsung mengakses catatan pembukuan Anda?
Ketahui komitmen kedepannya
- Apakah Anda membeli perangkat lunak secara langsung atau membayar langganan bulanan?
- Apakah Anda memerlukan dukungan atau kontrak pemeliharaan?
- Bisakah Anda membatalkan sesuka hati atau diperlukan pemberitahuan?
- Apakah Anda dapat dengan bebas mengekspor semua data ke paket lain di masa mendatang, jika perlu?
Pilihan dan biaya
Bisnis kecil umumnya lebih menyukai solusi akuntansi online
Software ini disediakan sebagai layanan online, dengan data Anda disimpan dan diproses ‘di awan’. Anda dapat masuk dan menggunakan layanan dari mana saja.
Anda membayar langganan bulanan, yang tergantung pada jumlah pengguna, volume transaksi, dan fitur apa yang Anda inginkan.
Biaya bulanan biasanya puluhan ribu sampai jutaan, dengan biaya tambahan untuk add on tertentu
Tidak ada biaya di muka, dan penyedia perangkat lunak menangani pembaruan dan dukungan teknis.
Karena data keuangan perusahaan Anda berada di luar bisnis Anda, Anda harus memastikan bahwa Anda berurusan dengan penyedia yang mengenkripsi dan melindungi data Anda. Anda juga harus menyimpan cadangan Anda sendiri jika terjadi kesalahan.
Salah satu software akuntansi dengan fitur terbaik dan harga yang paling terjangkau adalah Kledo yang juga sudah dipercaya oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.
Anda juga bisa mencoba Kledo secara gratis selamanya atau menggunakan versi gratis selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Aplikasi dengan fitur perbankan dan akuntansi bawaan menjadi lebih populer
Aplikasi dirancang agar sangat mudah digunakan, menghubungkan perbankan, pembayaran, dan akuntansi dasar.
Aplikasi cenderung memiliki fungsionalitas yang relatif terbatas dibandingkan dengan paket perangkat lunak akuntansi yang lebih tradisional.
Solusi semacam ini bisa sangat menarik bagi pedagang tunggal dan usaha kecil dengan kebutuhan pembukuan yang relatif sederhana.
Aplikasi terkenal termasuk UOB bizsmart.
Paket berbasis desktop dan server menawarkan kontrol yang lebih besar, tetapi membutuhkan lebih banyak waktu dan pengetahuan untuk menyiapkannya
Perangkat lunak akuntansi desktop diinstal pada komputer Anda. Secara umum, Anda hanya dapat menggunakannya di komputer itu dan semua data Anda disimpan di sana.
Popularitas perangkat lunak desktop telah jatuh sejak perangkat lunak akuntansi cloud banyak digunakan. Namun, menggunakannya berarti semua data akuntansi disimpan dalam bisnis Anda.
Perangkat lunak berbasis server berjalan di server pusat dalam bisnis Anda.
Artinya bisa diakses oleh beberapa orang sekaligus. Ini sering digunakan oleh perusahaan besar yang memiliki sumber daya untuk mengatur dan mengelola perangkat lunak.
Baca juga: Pengertian Anggaran Produksi, Cara Hitung, dan Komponennya
Software akuntansi usaha dagang sering tersedia dengan add-on atau modul
Penyedia perangkat lunak sering menawarkan modul untuk fungsi terkait seperti penggajian atau sistem HR.
Penyedia terkemuka biasanya menawarkan ‘toko aplikasi’ atau marketplace untuk memudahkan menautkan ke perangkat lunak bisnis lain, dari perusahaan lain.
Misalnya, menautkan perangkat lunak akuntansi Anda dengan penyedia toko online dan pembayaran.
Orang-orang dalam bisnis Anda akan membutuhkan pelatihan untuk menggunakan perangkat lunak
Orang yang bertanggung jawab untuk mengelola akun Anda akan membutuhkan pemahaman rinci tentang sistem.
Karyawan yang bertanggung jawab untuk fungsi tertentu harus dapat melakukan tugas-tugas tersebut. Misalnya, staf penjualan harus tahu cara membuat faktur.
Pelatihan menyeluruh bisa mahal, tetapi jika menggunakan Kledo, semua pelatihan ini bisa Anda dapatkan secara gratis sampai pemilik bisnis bisa mengoperasikannya.
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis melalui tautan ini.
Langkah terakhir sebelum memilih software akuntansi untuk usaha dagang Anda
Sebelum membeli software akuntansi untuk usaha Anda, kami menyarankan Anda untuk mendapatkan beberapa saran yang tidak memihak dan independen dari seorang ahli.
Temukan seseorang yang memahami kebutuhan bisnis Anda dan kemampuan berbagai paket perangkat lunak.
Sebagian besar akuntan dapat memberi saran kepada bisnis tentang perangkat lunak apa yang harus dipilih.
Beberapa akuntan lebih berpengalaman daripada yang lain dalam menggunakan platform yang berbeda.
Software akuntansi yang baik dapat mengurangi ketergantungan pada akuntan Anda, sehingga mereka mungkin memiliki kepentingan pribadi ketika merekomendasikan paket perangkat lunak akuntansi tertentu.
Selain itu, mereka mungkin lebih suka Anda menggunakan perangkat lunak yang membuat hidup mereka lebih mudah. Tetapi Anda memerlukan software yang tepat untuk perusahaan Anda.
Namun perlu Anda ingat, beberapa akuntan adalah reseller software akuntansi
Perusahaan akuntansi yang lebih besar mungkin memiliki departemen perangkat lunak akuntansi khusus.
Sekali lagi, mereka mungkin memiliki kepentingan dalam menjual perangkat lunak tertentu. Carilah nasihat independen jika Anda tidak yakin.
Banyak reseller juga merupakan pengembang perangkat lunak. Mereka dapat menyesuaikan perangkat lunak untuk memenuhi kebutuhan Anda.
Tetapi untuk bisnis yang lebih kecil, biaya untuk menyesuaikan sistem biasanya akan lebih besar daripada manfaatnya.
Seringkali Anda dapat menyesuaikan sendiri perangkat lunak akuntansi cloud, dengan memilih add-on yang paling sesuai dengan bisnis Anda.
Kesimpulan
Software akuntansi tidak menggantikan akuntan untuk memastikan bahwa bisnis Anda mematuhi praktik akuntansi dan pajak usaha dagang yang sah.
Namun, ketika Anda menggunakan software akuntansi, Anda dapat mengambil tugas akuntansi sehari-hari dari tangan akuntan Anda. Ini tidak hanya membuat hidup mereka lebih mudah tetapi juga dapat menghemat uang Anda.
Software akuntansi yang baik akan memungkinkan Anda menghasilkan laporan yang perlu Anda berikan kepada akuntan Anda dan beberapa bahkan akan secara otomatis memberikan akses kepada akuntan Anda.
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo sebagai software akuntansi usaha dagang Anda secara gratis melalui tautan ini.
- Contoh Laporan Neraca Bisnis Jasa dan Download Templatenya - 15 November 2024
- Contoh Laporan Neraca Bisnis Retail dan Download Templatenya - 15 November 2024
- Cara Menghitung Laba Ditahan, Rumus, dan Contohnya - 14 November 2024