Tips Melakukan Pembukuan Toko Online Beserta Contohnya

Sangat mudah untuk memulai bisnis digital saat ini, Anda datang dengan ide Anda, lalu membangun situs web, dan Anda melihat keuntungan masuk. Sayangnya, dalam mengatur pembukuan toko online tidak sesederhana itu.

Jika Anda berencana untuk menghasilkan keuntungan dalam bisnis, maka proses pembukuan dan akuntansi perlu dicatat dengan benar.

Akuntansi adalah salah satu komponen bisnis yang lebih sering dihindari oleh banyak pemilik bisnis, tetapi cepat atau lambat para pemilik bisnis harus mengerti proses akuntansi untuk mengetahui kesehatan keuangan bisnis secara keseluruhan.

Pada artikel ini kami akan membahas tips mengelola pembukuan untuk toko online dan juga contoh yang bisa Anda ketahui, jadi baca terus artikel ini sampai selesai.

Dasar-dasar Pembukuan untuk Toko Online

Ada beberapa langkah penting yang harus Anda ambil ketika Anda menyiapkan alur kerja pembukuan untuk toko e-commerce. Versi sederhana dari proses ini mungkin terlihat seperti ini:

• Tentukan bagaimana Anda ingin melacak dan membebankan biaya inventaris Anda
• Unduh perangkat lunak akuntansi ritel
• Buat templat untuk pesanan penjualan, faktur, dan tanda terima
• Mulai melacak inventaris Anda
• Buat neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas untuk bulan pertama bisnis Anda

Sebelum Anda mulai melakukan perhitungan untuk mengetahui pendapatan dan biaya Anda, ada baiknya Anda memastikan bahwa Anda memahami dasar-dasarnya. Tempat terbaik untuk memulai adalah dengan laporan keuangan.

Baca juga: Piutang Wesel Adalah: Fungsi, Komponen, Jenis, dan Contoh Jurnalnya

Tantangan Dalam Melakukan Pembukuan Toko Online

Di sini kami akan membagikan 6 tantangan dan perbedaan pembukuan antara bisnis toko online dan toko fisik yang harus dipertimbangkan oleh Anda atau layanan pembukuan apa pun yang Anda pilih sehingga Anda dapat mempertahankan pembukuan Anda secara akurat.

Berikut adalah tantangannya

1. Penghasilan Anda tidak selalu seperti yang terlihat

Untuk bisnis toko fisik misalnya, Anda melihat setoran di bank Anda sebesar 220.000, Anda mencatat pendapatan sebesar 220.000. Mudah bukan?

Namun untuk pencatatan transaksi di toko online, ini tidak sesederhana itu.

Setoran 220.000 dari Shopify, Shopee, atau Tokopedia, bukanlah 220.000 pendapatan.

Ini bisa berarti, 300.000 pendapatan, 60.000 pengembalian, dan 20.000 dari biaya merchant.

Ini juga bisa berarti bahwa dari 220.000, 15.000 sebenarnya adalah pajak penjualan yang Anda berutang kepada otoritas pajak.

Dengan kata lain, pembukuan toko online ini rumit.

Menggunakan teknologi untuk berintegrasi dengan toko online Anda (seperti WooCommerce), pemroses pembayaran (seperti Paypal, Gopay, atau ShopeePay), atau aplikasi Anda yang lain, dapat secara signifikan mengurangi kesalahan Anda dan menghemat waktu Anda dalam pembukuan.

Memanfaatkan kekuatan otomatisasi di sini memungkinkan Anda untuk menarik data langsung dari platform Anda ke dalam pembukuan Anda secara real-time.

Jika Anda menggunakan Kledo, software akuntansi ini menawarkan layanan integrasi toko online WooCommerce dan marketplace melalui fitur integrasi.

Untuk lebih jelasnya, Anda bisa mengetahui secara mendalam tentang fitur integrasi Kledo dan solusi apa saja yang terintegrasi dengan membacanya melalui tautan ini.

Anda juga bisa mencoba software akuntansi Kledo secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Program ERP: Pengertian, Manfaat, Contoh, Kelebihan, dan Kekurangannya

2. Laba kotor dihitung secara berbeda

Semua orang akan setuju bahwa untuk bisnis ritel, online atau tidak, memahami laba kotor Anda adalah metrik kunci dalam mengukur kesehatan bisnis Anda, menentukan titik impas Anda, dan memperkirakan laba masa depan Anda.

Tetapi, tidak semua orang tahu bahwa komponen perhitungan ini berbeda untuk bisnis toko online.

Margin laba kotor dimaksudkan sebagai perhitungan laba yang tersisa setelah penjualan. Untuk bisnis konvensional, margin kotor pada dasarnya adalah pendapatan dikurangi harga pokok penjualan, yang lebih dikenal sebagai HPP.

Untuk toko online, biaya variabel yang terkait langsung dengan penjualan juga harus diperhitungkan – khususnya, biaya pedagang dan biaya pengiriman ke pelanggan.

Baca juga: Tips Pembukuan Toko Sembako, Tantangan, dan Contoh Kasusnya

Biaya merchant

Biaya merchant atau biaya pemrosesan transaksi adalah biaya yang dibebankan oleh layanan pedagang untuk memproses transaksi dan layanan gateway pembayaran (seperti Paypal, Shopeepay, Gopay.).

Untuk bisnis on line, praktik terbaik adalah memperlakukan pengeluaran ini sebagai bagian dari HPP dalam menentukan margin kotor, bukan sebagai biaya operasional karena terkait langsung dengan penjualan.

Baca juga artikel mengenai pembukuan sederhana dalam bisnis melalui tautan ini.

Biaya pengiriman

Biaya pengiriman adalah biaya yang terkait dengan pengiriman produk ke pelanggan. Untuk bisnis konvensional, pengiriman keluar tidak dianggap sebagai biaya penjualan utama dan sering diakui sebagai biaya operasional.

Untuk toko online biaya ini adalah biaya penjualan yang diperlukan yang meningkat dengan setiap penjualan tambahan. Karenanya, ini juga harus diperlakukan sebagai bagian dari HPP.

Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang laba kotor dan laba bersih, Anda bisa membacanya melalui tautan ini.

Baca juga: 20 Ide Jualan Makanan Murah Untung Banyak, Pasti Laris!

3. Manajemen persediaan yang lebih rumit

Katakanlah Anda memiliki toko sepatu konvensional dan memiliki 50 pasang sepatu di ruang belakang Anda. Jika Anda menjual 10 pasang, Anda tahu bahwa Anda memiliki 40 pasang lagi untuk dijual.

Sangat mudah untuk merencanakan kapan harus memesan lebih banyak.

Sebaliknya, jika Anda menjual sepatu secara online melalui beberapa saluran penjualan, seperti Tokopedia, Shopee, atau toko online Anda sendiri, menjadi semakin sulit untuk melacak berapa banyak sepatu yang tersisa dalam stok dan kapan saatnya untuk memesan lebih banyak.

Menghitung biaya dan saldo inventaris Anda dengan benar adalah sesuatu yang harus dipahami oleh pemiliki toko online.

Baca juga: Apa Itu Bisnis FnB? Berikut Tips, Tantangan dan Contohnya

4. Bagan Akun (CoA) berbeda dari bisnis satu ke bisnis lain

CoA pada dasarnya adalah rincian dan struktur keuangan Anda. Ini membentuk cara Anda melihat dan memikirkan keuangan Anda.

CoA yang terdefinisi dengan baik meningkatkan kemampuan Anda untuk memantau dan menganalisis kinerja keuangan bisnis Anda melalui laporan yang bermakna dan dapat secara langsung memengaruhi proses pengambilan keputusan Anda.

Sebagai pemilik toko online, kami sangat percaya bahwa CoA praktik terbaik sangat bervariasi di berbagai industri. CoA untuk kantor dokter, misalnya, sangat berbeda dari CoA untuk pabrik.

Berikut adalah beberapa contoh cara mengoptimalkan CoA Anda untuk bisnis toko online:

Biaya pemasaran dan periklanan

CoA standar mungkin memiliki beberapa akun pemasaran umum tetapi umumnya tidak memiliki rincian yang cukup yang diperlukan bagi Anda untuk mengelola pengeluaran pemasaran untuk merek ecommerce.

CoA untuk e-commerce harus memecah biaya pemasaran & periklanan menjadi detail yang lebih terperinci untuk memberi Anda wawasan yang lebih baik tentang pengeluaran Anda, termasuk:

• Kontraktor periklanan & pemasaran
• Pemasaran- Perangkat lunak & langganan
• Pengeluaran influencer
• Pameran dagang & acara
• Pembuatan & desain konten
• Facebook – Periklanan
• Amazon – Periklanan
• Google – Periklanan
• Harga pokok penjualan

Meskipun setiap CoA sedikit berbeda, untuk CoA khusus e-commerce, baik biaya pedagang dan pengiriman keluar harus menjadi bagian dari HPP dan diperhitungkan dalam menentukan laba kotor Anda.

CoA toko online harus melacak biaya merchant (per gateway pembayaran), biaya pengiriman, biaya gudang, dan biaya pemenuhan sebagai sub-akun terpisah dari HPP.

Hal ini memungkinkan Anda untuk menganalisis biaya-biaya ini secara mandiri dan memberikan laba kotor yang lebih akurat untuk tujuan memahami kesehatan keuangan bisnis Anda.

Baca juga: Segmentasi Demografis: Pengertian, Jenis dan Tips Melakukannya dalam Pemasaran

Tips dan Contoh Penjurnalan Pembukuan Toko Online

Anda tidak perlu menjadi ahli akuntansi untuk membuka toko online. Setelah Anda membiasakan diri dengan beberapa konsep akuntansi, Anda akan siap untuk mengatur sistem pembukuan bisnis toko online yang terorganisir.

Berikut adalah tips dan contoh perjurnalan pembukuan toko online

1. Ketahui dasar akuntansi

Kuasai dasar-dasar pembukuan saat Anda membuat bisnis toko online Anda. Software akuntansi seperti Kledo memang dapat menghasilkan entri jurnal dan laporan keuangan, tetapi pengaturannya dengan benar membutuhkan pemahaman yang baik tentang konsep-konsep dasar ini.

Akuntansi dasar mencakup lebih dari sekadar prosedur pembukuan. Misalnya, Anda perlu memilih metode akuntansi persediaan dan basis akuntansi kas atau akrual.

Karena semua biaya yang terkait dengan memulai bisnis, berikan perhatian khusus pada arus kas pada tahap awal.

Pantau laporan arus kas dalam software akuntansi Anda dan lakukan rekonsiliasi bank secara teratur untuk menjaga bisnis Anda tetap bertahan sebelum penjualan mulai bergulir.

Setelah Anda menguasai dasar-dasar akuntansi, Anda dapat beralih ke topik yang lebih kompleks, seperti peramalan keuangan, untuk membantu Anda menyusun rencana pertumbuhan yang realistis.

Baca juga: Tips Akuntansi Bisnis Kecantikan yang Harus Diperhatikan

2. Selalu ketahui harga pokok penjualan

Harga pokok penjualan (HPP) mengacu pada tiga biaya produk: bahan langsung, tenaga kerja langsung, dan overhead manufaktur.

• Bahan langsung mencakup biaya bahan baku produk Anda. Jika perusahaan Anda membuat cangkir kopi, bahan baku Anda adalah keramik dan cat. Sertakan pajak dan pengiriman dari pemasok ke pabrik Anda dalam biaya bahan langsung.
• Tenaga kerja langsung mengacu pada biaya tenaga kerja bagi pekerja untuk mengubah produk menjadi barang jadi.
• Overhead manufaktur menambahkan biaya sewa pabrik, utilitas, dan staf pengawas ke biaya produk Anda. Ini memiliki elemen tetap dan variabel.

Biaya pengiriman produk ke pelanggan Anda bukan bagian dari perhitungan HPP.

Pengiriman ke pelanggan harus diperhitungkan secara terpisah, yang akan kita bahas selanjutnya.

Baca juga: Tips Akuntansi Untuk Pemilik Bisnis Fashion

3. Selalu catat ongkos kirim ke pelanggan

Pemenuhan pesanan toko online harus menjadi salah satu proses pertama yang Anda sempurnakan.

Ketika penjualan Anda bergantung pada pengiriman produk, Anda harus cepat dan efisien.

Biaya pengiriman ke pelanggan bukan bagian dari harga pokok penjualan – karena berbeda dari produk itu sendiri – tetapi memang berperan dalam total biaya penjualan.

Melacak biaya ini secara akurat memungkinkan Anda memutuskan berapa banyak yang harus dibebankan untuk pengiriman.

Katakanlah kita membuka toko buku online, penyedia buku novel dan buku anak. Pelanggan membayar biaya pengiriman tetap 10.000 untuk setiap pesanan, terlepas dari berat atau jumlah buku.

Anda harus segera mencatat penjualan ketika seseorang melakukan pemesanan.

Bayangkan seorang mahasiswa memesan dua buku teks berat seharga 250.000. Terlepas pajak penjualan dan biaya pemrosesan kartu kredit, ayat jurnal penjualannya adalah:

Akun	DEBIT	KREDIT
Kas	260.000
Biaya pengiriman		10.000
Pendapatan		250.000

Perlu diingat, bahwa Anda mendebit pengeluaran dan mengkredit pendapatan, dengan sedikit pengecualian.

Disisni kita akan melanggar aturan itu: Biaya pengiriman kredit untuk jumlah yang dibebankan bisnis Anda kepada pelanggan.

Ini menciptakan saldo negatif di akun biaya pengiriman Anda, untuk diimbangi dengan biaya pengiriman aktual dalam entri jurnal berikut.

Pengiriman dua buku teks yang lumayan besar tidaklah murah, dan akhirnya menghabiskan biaya 25.000 untuk mengirimkannya. Catat biaya pengiriman saat dikeluarkan.

Akun	DEBIT	KREDIT
Biaya pengiriman	25.000
Kas		25.000

Saldo biaya pengiriman pada buku besar umum Anda tertulis 15.000, ini adalah biaya bersih pengiriman (25.000 biaya pengiriman aktual – 10.000 biaya diteruskan ke pelanggan).

Terkadang biaya pengiriman yang dibayar pelanggan melebihi biaya pengiriman aktual, memberi Anda penghasilan tambahan.

Katakanlah biaya pengiriman sebenarnya hanya 7.000. Anda akan mencatat biaya pengiriman yang sebenarnya terlebih dahulu:

Akun	DEBIT	KREDIT
Biaya pengiriman	7.000
Kas		7.000

Kemudian, akui pendapatan tambahan:

Akun	DEBIT	KREDIT
Biaya pengiriman	3.000
Penghasilan lain-lain		3.000

Baca juga: Berikut Tips Akuntansi untuk Bisnis yang Lebih Baik

4. Selalu Catat diskon penjualan, pengembalian, dan cashback

Setiap bisnis ritel harus terbiasa dengan akuntansi untuk diskon penjualan, pengembalian, dan cashback.

Untuk mencatat penyesuaian terhadap penjualan, Anda harus menambahkan dua akun ke bagan akun dalam software akuntansi Kledo Anda: “diskon penjualan” dan “retur penjualan dan tunjangan.”

Ketika Anda mengurangi kedua akun ini dari jumlah total penjualan Anda, Anda mendapatkan penjualan bersih.

Penjualan bersih mencerminkan total pendapatan penjualan Anda setelah dikurangi pengembalian, diskon, dan tunjangan, yang merupakan diskon yang dibuat untuk barang dagangan cacat yang disimpan pelanggan.

Anda harus melacak semua diskon dalam perangkat lunak akuntansi Anda.

Katakanlah toko buku online saya menjalankan obral dengan diskon 15% dan pengiriman gratis, dan seorang pelanggan membeli buku yang biasanya dijual seharga 10.000.

Terlepas dari pajak penjualan dan pemrosesan kartu kredit, entri jurnal penjualannya adalah:

Akun	DEBIT	KREDIT
Kas	8.500
Diskon penjualan	1.500
Penjualan		10.000

Penjualan bersihnya adalah 8.500 (harga asli 10.000 – diskon 1.500).

Bisnis toko online, terutama yang menjual pakaian, harus mengharapkan pengembalian dalam jumlah yang wajar.

Buat kebijakan pengembalian eksplisit yang mencantumkan jendela pengembalian.

Catat pengembalian dan diskon untuk barang dagangan yang rusak menggunakan akun “pengembalianpenjualan”.

Katakanlah seorang pelanggan mengembalikan buku yang dia bayar 20.000. Ayat jurnalnya adalah sebagai berikut:

Akun	DEBIT	KREDIT
Pengembalian penjualan	20.000
Kas		20.000

Perhatikan dalam semua contoh ini, kita tidak pernah mengurangi saldo akun “penjualan”.

Sebaliknya, diskon, pengembalian, dan cashback dilacak secara terpisah dan dikurangi dari akun penjualan, sehingga lebih mudah untuk melacak aktivitas penjualan.

Baca juga: 15 Tips Meningkatkan Penjualan Bisnis Cake dan Bakery

5. Selalu pantau profitabilitas secara berkala

Dengan membangun toko online Anda bisa terbebas dari batasan lokasi dan bisa beroperasi di pasar internasional sehingga membawa persaingan ketat bagi pelanggan.

Penjualan dan pemotongan harga dapat meningkatkan keunggulan Anda di pasar, tetapi Anda perlu mengukur profitabilitas Anda sebelum menawarkan kesepakatan atau pemotongan harga pada produk Anda.

Gunakan metrik berikut untuk mengukur profitabilitas bisnis Anda:

• Break even point (BEP) memberi tahu Anda berapa banyak produk yang perlu dijual bisnis Anda untuk menetralkan biaya.
• Margin kontribusi mengukur profitabilitas produk Anda setelah dikurangi biaya variabel. Biaya variabel utama adalah bahan langsung, tenaga kerja langsung, bagian variabel dari overhead manufaktur, dan pengiriman ke pelanggan.
• Margin laba kotor menilai profitabilitas produk Anda setelah mengurangi semua biaya produk. Metrik ini mencakup porsi tetap overhead manufaktur, satu-satunya perbedaan antara margin kontribusi dan margin laba kotor untuk bisnis e-commerce.
• Margin operasi mengacu pada pendapatan perusahaan Anda setelah dikurangi biaya kegiatan bisnis utama Anda.
• Margin laba bersih, yang lebih sering disebut laba bersih, adalah pendapatan lini bawah bisnis Anda. Ketika Anda mengurangi biaya non-bisnis dan pajak penghasilan dari margin operasi, Anda mendapatkan margin laba bersih. Margin laba bersih adalah penentu akhir apakah bisnis Anda berada dalam kondisi hitam atau merah.

Metrik profitabilitas dapat menginformasikan anggaran bisnis Anda dan membantu Anda membuat struktur penetapan harga yang menghasilkan keuntungan maksimum.

Baca juga: Ingin Membangun Bisnis Online? Yuk Cek 20 Rekomendasi Ini!

6. Hitung pengurangan pajak bisnis dengan teliti

Pemilik bisnis baru mungkin tidak terbiasa dengan pengurangan pajak bisnis yang dapat mereka ambil pada pengembalian pajak bisnis mereka.

Tidak seperti pengurangan pajak pribadi, bisnis dapat mengurangi sebagian besar pengeluaran bisnis yang biasa dan perlu.

Baca juga: Jenis Pendapatan dalam Akuntansi, Metode Pengakuan, dan Jurnalnya

Kesimpulan

Anda tidak perlu menjadi ahli akuntansi untuk menjalankan toko online yang sukses. Karena itu, ada baiknya Anda membaca dasar-dasar pembukuan untuk toko online sehingga Anda akan memahami apa yang diharapkan dan tahu apa yang harus Anda fokuskan perhatian Anda saat Anda sibuk memulai bisnis Anda.

Untuk memudahkan Anda dalam mengelola pembukuan toko online, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang mudah digunakan dan memiliki fitur terintegrasi terlengkap seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online buatan Indonesia yang sudah dicoba oleh lebih dari 35 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.

Anda juga bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari untuk kemudahan pembukuan toko online Anda melalui tautan ini.