Komputerisasi Akuntansi: Pengertian Lengkap dan Manfaatnya untuk Bisnis

Komputer telah sepenuhnya merevolusi cara kita menjalankan bisnis. Kami menggunakannya hari ini untuk semua tujuan, termasuk akuntansi dengan komputerisasi akuntansi.

Faktanya, proses ini memang sangat berguna untuk tujuan akuntansi dan membantu pemilik bisnis juga akuntan melakukan proses akuntansi dengan lebih mudah dan lebih baik.

Pada artikel kali ini, kami akan membahas apa itu komputerisasi akuntansi, sejarah, manfaat dan memberikan tips untuk proses akuntansi yang lebih baik untuk bisnis Anda.

Apa itu Komputerisasi Akuntansi?

Sistem akuntansi terkomputerisasi pada dasarnya berarti perangkat lunak yang dapat kita gunakan untuk tujuan akuntansi

Dengan kata lain, mereka membantu dalam memelihara catatan akuntansi secara digital. Mereka bahkan menghasilkan laporan keuangan secara otomatis menggunakan data yang dimasukkan pengguna ke dalamnya.

Kledo adalah contoh yang bagus dari sistem komputerisasi akuntansi. Ini adalah softwar populer yang berguna untuk mencatat informasi akuntansi, menghasilkan laporan keuangan, mengelola catatan, dll.

Jika tertarik menggunakan Kledo, Anda juga bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Demikian pula, mesin kasir seperti yang ditemukan di toko juga merupakan contoh yang baik dari sistem akuntansi digital.

Mereka membantu dalam menghitung jumlah tagihan, mengurangi diskon, menambahkan informasi pelanggan, dll.

Baca juga: 10 Software HR Terbaik dan Cara Memilihnya

Evolusi Sistem Komputerisasi Akuntansi

Akuntansi manual adalah metode akuntansi yang paling populer hingga saat ini. Bisnis harus mempekerjakan akuntan atau pemegang buku penuh waktu atau paruh waktu untuk tujuan ini.

Mereka akan secara manual mencatat transaksi, menghasilkan catatan dan buku besar, dan menyiapkan laporan keuangan. Mereka harus melakukan semua pekerjaan akuntansi secara manual di atas kertas.

Proses akuntansi kemudian pindah ke sistem komputerisasi seperti mesin kasir. Seperti yang kita baca di atas, mesin-mesin ini menyerupai mesin tik dan kalkulator dan orang-orang menggunakannya di toko-toko.

Mereka melakukan tugas-tugas seperti menghitung total bersih, mengurangi diskon, mencatat informasi penagihan, dll.

Dengan munculnya teknologi yang lebih baru, sistem komputerisasi modern membuat akuntansi lebih mudah.

Mereka memungkinkan pengguna untuk memasukkan data akuntansi secara real-time. Terlepas dari hasil dasar, inovasi teknologi ini juga membantu mencatat transaksi yang canggih.

Inovasi terpenting dalam hal ini adalah Transaction Processing System (TPS). Mari kita lihat secara detail.

Baca juga: 10 Daftar Aplikasi ERP Terbaik yang Bisa Anda Pilih

Transaction Processing System (TPS)

Transaction Processing System (TPS) memainkan peran besar dalam mencatat dan memproses beragam transaksi bisnis.

Ini pada dasarnya merekam, mengoreksi, memvalidasi, memproses, menyimpan, dan menampilkan informasi.

Bisnis yang menggunakannya nantinya dapat mengambil informasi ini dan menggunakannya untuk berbagai tujuan.

TPS melakukan tugasnya menggunakan banyak langkah dan prosedur. Beberapa langkah tersebut adalah sebagai berikut:

• Entri data: Pertama, pengguna memasukkan data ke dalam sistem menggunakan perangkat input seperti keyboard, mouse, pemindai kode batang atau layar interaktif.
• Validasi data: Selanjutnya, sistem menggunakan serangkaian program yang menghitung dan memvalidasi data yang dimasukkan pengguna di dalamnya.
• Pemrosesan data: Setelah sistem memvalidasi data dan memeriksa keakuratannya, sistem kemudian memprosesnya berdasarkan perintah pengguna.
• Penyimpanan data: Setelah memproses data, sistem menyimpannya dalam memori jangka pendek atau jangka panjang. Ini tergantung pada perintah pengguna.
• Pelaporan informasi: Akhirnya, data yang diproses sekarang disebut informasi, yang ditampilkan kepada pengguna dalam format yang telah ditentukan sebelumnya.

Transaction Processing System (TPS) juga melakukan operasi akuntansi secara real time. Pengguna dapat mengedit dan menggunakan data ini secara digital menggunakan internet.

Laporan yang dihasilkan oleh sistem disimpan dan ditampilkan dalam bahasa yang disebut Structured Query Language atau SQL.

Baca juga: Apa Itu Catatan Atas Laporan Keuangan? Ini Pembahasan Lengkapnya

Mengapa Bisnis Memerlukan Komputerisasi Akuntansi?

Kebutuhan akuntansi terkomputerisasi muncul dari keuntungan kecepatan, akurasi dan biaya yang lebih rendah untuk menangani transaksi bisnis.

Bisa menginput banyak transaksi dengan cepat

Sistem akuntansi yang terkomputerisasi mampu melakukan sejumlah besar transaksi dengan cepat dan akurat.

Pelaporan Instan

Sistem ini mampu menawarkan pelaporan yang cepat dan berkualitas karena kecepatan dan akurasinya.

Pengurangan kertas

Sistem akuntansi manual membutuhkan ruang penyimpanan yang besar untuk menyimpan catatan/buku akuntansi, dan voucher/dokumen.

Kebutuhan buku dan alat tulis serta pembukuan beserta voucher dan dokumen secara langsung tergantung pada volume transaksi.

Ada kebutuhan mendesak untuk mengurangi kertas kerja dan membuang sejumlah besar pembukuan manual. Hal ini dapat dicapai dengan bantuan sistem akuntansi terkomputerisasi.

Baca juga: Belajar Internet Marketing Untuk Para Pemilik Bisnis

Pelaporan yang fleksibel

Pelaporannya fleksibel dalam sistem akuntansi terkomputerisasi. Itu mampu menghasilkan laporan saldo apa pun saat diperlukan dan untuk durasi apa pun yang ada dalam periode akuntansi.

Ketepatan pemrosesan informasi akuntansi

Ada kueri akuntansi, yang didasarkan pada beberapa parameter eksternal. Misalnya, permintaan yang berkaitan dengan akun pelanggan yang telah jatuh tempo dapat dengan mudah dijawab dengan menggunakan bahasa kueri terstruktur [SQL] yang mendukung teknologi basis data dalam sistem akuntansi terkomputerisasi.

Latihan seperti itu akan cukup sulit dilakukan dalam sistem akuntansi manual.

Baca juga: Sistem Informasi Akuntansi: Pengertian, Manfaat, Komponen dan Jenisnya

Pengelolaan online

Sistem akuntansi terkomputerisasi terutama berbasis cloud, menawarkan fasilitas online untuk menyimpan dan memproses data transaksi sehingga dapat mengambil informasi untuk menghasilkan dan melihat laporan keuangan.

Ada tiga poin penting yang bisa Anda dapatkan jika Anda menggunkan sistem akuntansi online, yaitu:

Ketepatan

Informasi dan laporan yang dihasilkan akurat dan cukup dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan.

Dalam sistem akuntansi manual, karena banyak orang melakukan pekerjaan dan volume transaksi cukup besar, informasi dan laporan seperti itu cenderung terdistorsi dan tidak dapat diandalkan dan tidak akurat.

Keamanan

Sistem ini sangat aman dan data serta informasinya dapat dijaga kerahasiaannya, jika dibandingkan dengan sistem akuntansi manual.

Skalabilitas

Sistem ini dapat dengan mudah mengatasi peningkatan volume bisnis. Ini hanya membutuhkan operator data tambahan untuk menyimpan voucher tambahan.

Baca juga: Yuk, Ketahui 10 Fungsi Akuntansi yang Sangat Penting bagi Bisnis

Hal lain yang akan Anda dapatkan dalam sistem akuntansi terkomputerisasi.

1. Anda dapat membuat persiapan akun yang cepat dan menyediakan laporan dan catatan akuntansi tepat waktu.
2. Ini memastikan kontrol atas pekerjaan dan catatan akuntansi.
3. Kesalahan pencatatan akan diminimalkan dalam akuntansi terkomputerisasi.
4. Memungkinkan pemeliharaan laporan dan catatan akuntansi yang seragam.
5. Memungkinakan akses mudah dan referensi informasi akuntansi.
6. Fleksibilitas dalam memelihara akun dimungkinkan.
7. Ini melibatkan lebih sedikit pekerjaan administrasi dan sangat rapi juga lebih akurat.
8. Menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan.
9. Ini menghasilkan laporan yang komprehensif, real-time dan memastikan akses ke informasi yang lengkap dan penting secara instan.

Baca juga: Pengertian Akuntansi Adalah? Berikut Pembahasan Lengkap dan Mendalam

Syarat Penting yang Harus Ada dalam Sistem Komputerisasi Akuntansi

Kerangka akuntansi

Kerangka akuntansi atau accounting framework yang baik dalam hal prinsip akuntansi, pengkodean dan struktur pengelompokan adalah prasyarat mutlak jika Anda ingin menggunakan sistem kompterisasi akuntansi.

Hal ini penting agar seluruh informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku, baik dari alur pencatatan maupun hasil laporan keuangan yang dihasilkan.

Prosedur pelaksanaan

Prosedur operasi yang dirancang dengan baik dan dipadukan dengan lingkungan operasi yang sesuai diperlukan untuk bekerja dengan sistem akuntansi terkomputerisasi.

Komputerisasi akuntansi alah salah satu aplikasi berorientasi database, dimana data transaksi disimpan dalam database yang terorganisir dengan baik.

Pengguna beroperasi pada database tersebut menggunakan antarmuka yang diperlukan. Dan dia mengambil laporan yang diperlukan dengan transformasi yang sesuai dari data yang disimpan menjadi informasi.

Oleh karena itu, ini mencakup semua persyaratan dasar aplikasi berorientasi basis data di komputer.

Baca juga: Manufacturing Overhead Control: Pembahasan Lengkap dan Tipsnya

Keuntungan Menggunakan Komputerisasi Akuntansi

1. Kualitas kerja yang lebih baik

Pembukuan yang dibuat dengan menggunakan komputer biasanya seragam, rapi, akurat, dan lebih mudah dibaca daripada pekerjaan manual.

2. Biaya operasional yang lebih rendah

Komputer adalah alat yang menghemat tenaga dan waktu. Oleh karena itu, volume pekerjaan yang ditangani dengan bantuan komputer menghasilkan penghematan dan biaya operasi yang lebih rendah.

3. Peningkatan efisiensi

Komputer membawa kecepatan dan akurasi dalam menyiapkan catatan dan akun dan dengan demikian, meningkatkan efisiensi karyawan.

4. Memfasilitasi kontrol yang lebih baik

Dari sudut pandang manajemen, kontrol yang lebih besar dimungkinkan dan lebih banyak informasi mungkin tersedia dengan penggunaan komputer dalam akuntansi. Ini memastikan kinerja yang efisien dalam pekerjaan akuntansi.

5. Akurasi lebih baik

Akuntansi terkomputerisasi memastikan akurasi dalam catatan dan laporan akuntansi. Ini mencegah kesalahan dan kelalaian klerikal.

6. Meringankan kerja repetitif

Akuntansi terkomputerisasi mengurangi monoton melakukan pekerjaan akuntansi berulang, yang melelahkan dan memakan waktu.

7. Memfasilitasi standardisasi

Akuntansi terkomputerisasi memfasilitasi standarisasi rutinitas dan prosedur akuntansi. Oleh karena itu, standarisasi dalam akuntansi dipastikan.

8. Meminimalkan kesalahan perhitungan

Saat mengerjakan penghitungan dengan komputer, kesalahan hampir dihilangkan kecuali jika data dimasukkan dengan tidak benar pada contoh pertama.

Baca juga: Mengenal Berbagai Contoh Transaksi dalam Akuntansi

Kekurangan Menggunakan Sistem Komputerisasi Akuntansi Standar

1. Pengurangan tenaga kerja:

Pengenalan komputer dalam pekerjaan akuntansi mengurangi jumlah karyawan dalam suatu organisasi. Sehingga menyebabkan jumlah pengangguran semakin besar.

2. Membutuhkan biaya

Perusahaan kecil tidak dapat memasang sistem akuntansi komputer karena biaya pemasangan dan pemeliharaannya yang tinggi.

Agar lebih ekonomis harus ada volume pekerjaan yang besar. Jika sistem tidak digunakan untuk kapasitas penuh, maka akan sangat tidak ekonomis.

3. Memerlukan keahlian khusus

Sistem komputer membutuhkan operator yang sangat terspesialisasi. Ketersediaan tenaga terampil seperti itu sangat langka dan sangat mahal.

Perbaikan yang sering dan kegagalan daya dapat sangat mempengaruhi pekerjaan akuntansi. Komputer rentan terhadap virus.

Seringkali orang akan menganggap komputer melakukan hal-hal dengan benar dan masalah akan tidak terkendali untuk jangka waktu yang lama.

Masalah Lain yang Dihadapi Dalam Sistem Komputerisasi Akuntansi

1. Pelatihan pengguna

Untuk menggunakan perangkat lunak akuntansi komputerisasi, pengguna perlu memahami konsep perangkat lunak.

Oleh karena itu, ia harus menjalani pelatihan yang tepat. Seorang operator komputer harus mempelajari dasar-dasar komputer, konsep perangkat lunak, bekerja dengan perangkat lunak sistem operasi [seperti Windows/DOS] dan perangkat lunak akuntansi.

2. Ketergantungan sistem

Menggunakan solusi komputer membuat pengguna bergantung sepenuhnya pada sistem komputer dan mengharuskan ketersediaan komputer setiap saat. Jika sistem tidak tersedia [karena kegagalan perangkat keras atau pemadaman listrik], akan sulit untuk memverifikasi akun.

3. Persyaratan perangkat keras

Sistem komputer lengkap dengan printer diperlukan untuk mengoperasikan sistem akuntansi terkomputerisasi.

Sebagian besar organisasi kecil mungkin tidak mampu memiliki fasilitas seperti itu dengan perangkat lunak yang diperlukan.

4. Kegagalan sistem

Ketika ada sistem crash [hard disk crash], ada risiko tinggi kehilangan data yang tersedia di hard disk drive kapan saja.

Akan sangat menyakitkan, jika masalah terjadi pada akhir tahun buku, ketika laporan keuangan harus siap.

5. Keamanan

Keamanan tambahan harus diberikan karena penanganan sistem [perangkat keras/lunak] yang tidak tepat dapat berbahaya.

Kata sandi, kunci, dll., harus diatur sehingga tidak ada orang yang tidak berwenang yang dapat mengakses sistem tersebut.

Baca juga: Trial Balance: Pengertian, Tujuan, Fungsi, Jenis, dan Tips Membuatnya

Solusinya Adalah dengan Menggunakan Software Akuntansi Online

Berbeda dengan sistem akuntansi komputerisasi berbasis desktop, software akuntansi online memiliki banyak kelebihan dan cocok untuk banyak skala bisnis karena harga yang terjangkau dan tidak memerlukan persyaratan perangkat keras minimum.

Softwar akuntansi Kledo misalnya, hanya dengan 140 ribu perbulan, Anda bisa bisa mendapatkan solusi akuntansi yang bisa Anda akses melalui PC dan smartphone, kapanpun dan dimanapun.

Dengan menggunakan Kledo, data ter-backup otomatis dan keamanannya terjamin sehingga membuat seluruh proses penyimpanan data keuangan lebih baik.

Anda juga tidak perlu melatih pengguna untuk mengoperasikan Kledo, karena Kledo sangat mudah digunakan dan dibuat untuk pemilik bisnis yang tidak mengetahui ilmu akuntansi secara mendalam.

Jika kesulitan, Anda juga bisa menghubungi tim hebat Kledo yang setia untuk membantu Anda sampai Anda bisa menggunakan Kledo dengan baik dan benar.

Tidak percaya? Anda juga bisa menggunakan Kledo secara gratis untuk proses komputerisasi akuntansi bisnis Anda melalui tautan ini.