Sistem Pencatatan Akuntansi: Pengertian dan Pembahasan Lengkapnya

Dalam dunia bisnis, sistem pencatatan akuntansi sangat penting untuk memastikan bahwa semua transaksi dan kegiatan keuangan berjalan lancar.

Akuntansi modern telah berkembang dan berkembang seiring waktu, menjadi lebih kompleks dan canggih. Ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan pemantauan yang lebih baik dari pendapatan, pengeluaran, dan memastikan bahwa mereka mematuhi semua aturan dan peraturan.

Dalam artikel ini, Kledo akan menjelaskan manfaat dari sistem pencatatan akuntansi dan bagaimana ini mungkin membantu mempromosikan operasi bisnis yang kuat dan sehat.

Pengertian Sistem Pencatatan Akuntansi

Sistem pencatatan akuntansi (accounting record system) adalah sebuah proses dimana data keuangan dan informasi lainnya secara sistematis dicatat dan disimpan.

Sistem ini melayani berbagai kebutuhan keuangan, seperti membantu perusahaan untuk mengidentifikasi dan menilai aset, kewajiban, modal, pendapatan, dan biaya.

Selain itu, sistem ini juga dapat digunakan untuk memantau histori finansial, mengidentifikasi kemungkinan masalah keuangan, dan memprediksi hasil finansial.

Data yang tersedia melalui sistem pencatatan akuntansi digunakan untuk membuat laporan keuangan, seperti laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas.

Dengan kata lain, sistem pencatatan akuntansi menyediakan basis data yang berguna untuk membantu perusahaan mengelola keuangan secara efektif.

Baca juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Pencatatan Keuangan dan Tips Memilihnya

Fungsi Sistem Pencatatan Akuntansi

Lacak pengeluaran bisnis

Catatan akuntansi terperinci melacak pengeluaran perusahaan dan membantu mengukur arus kasnya.

Informasi ini membantu perusahaan merencanakan hal-hal seperti peningkatan dan perluasan, dan meningkatkan efisiensi pengeluaran dengan menemukan area di mana perusahaan mungkin mengeluarkan terlalu banyak uang.

Memproyeksikan pendapatan potensial perusahaan

Akuntan dapat menggunakan catatan akuntansi untuk memproyeksikan potensi pendapatan perusahaan selama satu bulan, kuartal, dan tahun.

Saat melakukan tugas ini, mereka dapat menggunakan informasi seperti tingkat laba masa lalu, pengeluaran perusahaan, dan proyeksi penjualan.

Baca juga: Sistem Informasi Akuntansi: Pengertian, Manfaat, Komponen dan Jenisnya

Merencanakan peningkatan dan perubahan bisnis

Eksekutif bisnis dapat menggunakan catatan akuntansi saat merencanakan peningkatan dan perubahan bisnis.

Misalnya, mereka dapat membandingkan anggaran mereka dengan potensi biaya tambahan untuk memutuskan apakah opsi ini masuk akal secara finansial bagi mereka.

Tingkatkan persiapan pajak

Bisnis menggunakan catatan akuntansi terperinci untuk menyiapkan pajak triwulanan dan tahunan mereka.

Informasi ini membantu meningkatkan akurasi pajak dan dapat membantu perusahaan menghasilkan lebih banyak uang dari pengembalian pajak potensial dan meminimalkan pembayaran pajak yang tidak perlu.

Baca juga: Jurnal Revaluasi Aset Tetap: Pembahasan Lengkap dan Contohnya

Cara Kerja Sistem Pencatatan Akuntansi

Sistem akuntansi membantu organisasi memelihara akun mereka dan mencatat semua sumber daya yang masuk dan keluar. Alhasil, mereka dapat melacak berapa banyak yang diperoleh dan apa yang dibelanjakan.

Singkatnya, ketika perusahaan menggunakan sistem akuntansi yang terorganisir, sistem ini memungkinkan mereka melacak kinerja mereka dari sudut pandang keuangan.

Ketika perusahaan mencatat transaksi dengan benar, dokumen yang disiapkan akurat dan mereka bertindak sebagai referensi siap pakai untuk bisnis kapan pun mereka perlu mengambil atau memeriksa transaksi tertentu untuk periode tertentu.

Namun, sistem pembukuan ini mencakup perincian tentang pembelian, penjualan, dan kewajiban yang dicatat sebagai pengeluaran, pendapatan dan pengeluaran, serta pendanaan dan hutang dagang. 

Karena kumpulan data sangat jelas, detailnya dapat direpresentasikan dengan baik melalui grafik dan bagan, memberikan struktur komparatif yang lebih baik untuk dinilai oleh bisnis. Hasilnya, pengambilan keputusan lebih efisien dan akurat.

Setiap kali terjadi transaksi, seperti penjualan, pembelian, pengeluaran, dll, dicatat melalui jurnal yang tepat, menjadi entri pertama dalam sistem.

Karena perusahaan menggunakan sistem akuntansi terkomputerisasi saat ini, mekanisme otomatis membuat entri masing-masing dalam buku besar akun yang benar setiap kali pengguna memposting jurnal.

Namun, pada akhir periode, perusahaan akan menghitung saldo setiap buku besar dan menyiapkan laporan keuangan yang berbeda seperti neraca, arus kas, dll.

Oleh karena itu, menghasilkan laporan untuk dirujuk menjadi lebih mudah, sambil membantu manajemen membuat keputusan keuangan yang penting.

Baca juga: Pengertian Akuntansi Adalah? Berikut Pembahasan Lengkap dan Mendalam

Berbagai Bentuk Catatan Akuntansi

Akuntan dapat menggunakan beberapa jenis catatan yang melacak berbagai informasi keuangan untuk bisnis. Catatan akuntansi ini adalah:

Transaksi

Catatan transaksi memberikan informasi keuangan terperinci yang membahas setiap pembelian atau penjualan yang dilakukan perusahaan.

Misalnya, catatan transaksi dapat mencakup nama, nilai, penghentian, perbaikan, pengiriman, dan biaya pemeliharaan item yang dibeli. Catatan transaksi juga dapat mencatat penjualan yang berhasil untuk suatu produk atau layanan dan menyertakan informasi tanggal transaksi dan detail tentang keberhasilan penjualan.

Catatan transaksi terperinci membantu perusahaan membuat jenis catatan lain dan memberikan dasar untuk semua proses akuntansi lain yang terkait dengan catatan ini.

Baca juga: Jurnal Pembelian: Definisi, Format, dan Contohnya

Jurnal

Perusahaan menyimpan jurnal terperinci yang melacak transaksi perusahaan di berbagai divisi dan departemen. Misalnya, departemen penjualan untuk produk tertentu dapat membuat jurnal yang membahas setiap penjualan produk atau layanan yang dibuatnya.

Departemen lain dalam bisnis ini mungkin menyimpan jurnal terpisah yang nantinya dapat digunakan akuntan saat menyiapkan pajak atau kebutuhan anggaran perusahaan.

Perusahaan kemudian dapat menggunakan beberapa jurnal ini untuk memahami kesehatan keuangan mereka secara lebih komprehensif dan meningkatkan perencanaan dan pelaksanaan proyek mereka secara keseluruhan dengan memahami dan merencanakan sumber daya keuangan mereka.

Baca juga: Cara Membuat Laporan Keuangan bagi Pemula dan Contohnya, Lengkap!

Buku besar umum

Akuntan menggunakan buku besar saat mengumpulkan informasi akuntansi dari jurnal dan catatan lainnya.

Buku besar menyertakan beberapa daftar yang menguraikan transaksi bisnis dan membantu mengkategorikannya sebelum menyiapkan laporan keuangan apa pun.

Buku besar dapat mencantumkan informasi transaksi dasar pada beberapa baris, seperti jenis transaksi, nilainya, dan departemennya. Buku besar dapat mencantumkan setiap transaksi dalam jalur kredit atau debit, tergantung pada dampak keuangannya terhadap bisnis.

Perusahaan kemudian dapat menggunakan buku besar ini saat menghitung pajak dan biaya umum.

Baca juga: Debit dan Kredit dalam Akuntansi: Pahami Pengertian dan Penggunaannya

Neraca percobaan

Catatan neraca percobaan menghitung semua kredit dan debit yang tersedia dalam siklus bisnis, seperti bulan, kuartal, atau tahun. Akuntan dapat menyusun catatan ini berdasarkan jurnal dan buku besar dan menggunakan catatan ini untuk menyeimbangkan entri keuangan.

Misalnya, entri kredit dan debIt pada lembar ini harus seimbang. Perusahaan kemudian dapat menggunakan lembar ini saat melacak potensi kesalahan akuntansi, seperti entri transaksi yang terlewat.

Menggunakan catatan neraca saldo membantu bisnis dan akuntan menyiapkan catatan yang lebih mendalam untuk pembukuan mereka, seperti laporan keuangan setiap kuartal.

Laporan keuangan

Akuntan mengumpulkan semua informasi keuangan dan catatan akuntansi bisnis mereka ke dalam laporan keuangan yang membantu perusahaan mereka membuat keputusan keuangan yang lebih baik.

Perusahaan juga dapat merilis laporan keuangan kepada publik dan badan pengatur untuk menyoroti kesehatan keuangan mereka. Misalnya, laporan keuangan dapat membantu perusahaan investasi menilai bisnis sebelum proses pinjaman atau sebelum membeli bisnis.

Eksekutif dalam bisnis juga dapat menggunakan laporan keuangan saat mengukur kesehatan keuangan perusahaan secara keseluruhan saat membuat anggaran atau merencanakan peningkatan bisnis.

Baca juga: Pengertian Siklus Akuntansi, Tahapan dan Contohnya

Jenis-Jenis Sistem Pencatatan Akuntansi

Ada dua jenis sistem pencatatan akuntansi. Yang pertama adalahsingle entry system di mana usaha kecil mencatat setiap transaksi sebagai item baris dalam buku besar. Yang lainnya adalah double entry system, dimana setiap transaksi dicatat baik sebagai debet maupun kredit dalam rekening terpisah.

Single entry system

Single entry system atau sistem akuntansi tunggal biasanya digunakan oleh bisnis yang sangat kecil karena kesederhanaannya.

Mungkin bisnis tersebut tidak melakukan banyak transaksi pada hari tertentu, atau merupakan perusahaan perseorangan dan pemiliknya tidak memerlukan atau tidak memiliki waktu untuk pembukuan yang ekstensif.

Sistem entri tunggal terbilang mudah, sederhana, dan hemat biaya karena tidak memerlukan perangkat lunak yang kompleks. Seorang pemilik usaha kecil dapat menjalankan sistem akuntansi satu entri pada program excel.

Adapun kekurangan dari sistem single entry karena sifat data yang dimasukkan tidak lengkap, sehingga pelaporan keuangan yang tepat tidak mungkin dilakukan.

Dengan demikian, sulit bagi pemilik bisnis untuk melakukan analisis keuangan dan merencanakan sumber daya untuk masa depan. Selainitu, kesalahan jauh lebih mungkin untuk tidak diperhatikan dan pencurian cenderung tidak terdeteksi (karena tidak ada inventaris aset di tempat).

Double entry system

Sistem entri ganda atau double entry system adalah proses pembukuan yang jauh lebih rinci, biasanya digunakan oleh bisnis yang lebih besar. Sistem entri ganda akan memberikan catatan lengkap dan memungkinkan pembuatan laporan keuangan yang tepat.

Kesalahan juga lebih cepat dideteksi. Sistem akuntansi entri ganda memberikan gambaran keuangan perusahaan yang jauh lebih akurat.

Namun, sistem entri ganda lebih mahal, rumit, dan memakan waktu. Sistem ini juga bisa mengalami kesalahan, jika seluruh transaksi tidak dicatat, sehingga tidak ada cara bagi sistem untuk mengetahuinya.

Komponen Sistem Pencatatan Akuntansi

Sistem akuntansi tidak ada gunanya jika pengguna tidak memiliki komponen yang membantu memfasilitasi proses tersebut.

Sebelumnya, pengguna mengoperasikan seluruh sistem secara manual. Oleh karena itu, eksekutif dan manajemen akuntansi harus memeriksa buku besar, laporan keuangan, dll., sebelum membuat keputusan bisnis.

Ada dua komponen utama dalam sistem pencatatan akuntansi yakni metode konvensional dan metode komputerisasi. 

Komponen utama dari metode konvensional adalah pengeluaran, pembiayaan, tagihan, dll. Jadi, mulai dari arus kas hingga penyusunan neraca dan dokumen keuangan lainnya, sistem ini menggunakan informasi yang dikumpulkan dalam berbagai kategori, yang merupakan komponennya.

Hal ini termasuk hutang, piutang, tagihan, aset tetap, penggajian, dan persediaan.

Saat ini, ketika semuanya sudah terkomputerisasi dan otomatis, jumlah komponen menjadi meningkat. Tentu saja, data yang dibutuhkan tetap sama, tetapi ada infrastruktur berbasis perangkat lunak yang mendukung keseluruhan proses.

Hal ini termasuk dokumen primer, perangkat input, kapasitas penyimpanan, prosesor, dan perangkat output.

Baca juga: Cara Melakukan Analisis Perbandingan dalam Laporan Laba Rugi

Contoh Sistem Pencatatan Akuntansi

Mari kita pertimbangkan contoh berikut untuk memahami cara kerja sistem pencatatan akuntansi:

Contoh 1

Pengecer membeli dan menjual barang. Jadi, sistem akuntansi mereka harus berkonsentrasi pada tingkat persediaan dan diskon yang mereka berikan atau terima pada setiap produk.

Dengan demikian, seluruh sistem harus didasarkan pada produk yang berbeda dan hutang atau piutangnya. Ini akan membantu mereka dengan rasio seperti margin laba kotor, margin laba bersih, dan langkah-langkah lain yang diperlukan dalam operasi mereka.

Contoh 2

Faktor yang paling penting dalam industri konstruksi adalah biaya material. Oleh karena itu, sistem harus lebih dielaborasi pada jenis input bahan baku yang berbeda dan dapat mengambil rasio yang berbeda, yang menunjukkan pergerakan biaya.

Baca juga: Akuntansi Keperilakuan: Definisi, Manfaat, Aspek, dan Contohnya

Kesimpulan

Sistem pencatatan akuntansi adalah proses yang penting untuk membantu setiap organisasi mencapai tujuannya. Sistem tersebut memungkinkan organisasi untuk mengumpulkan, mengklasifikasi, menganalisis, dan menyimpan informasi akuntansi yang terkait dengan keuangan organisasi.

Dengan demikian, sistem pencatatan akuntansi adalah alat yang sangat berguna untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. Adapun salah satu alat bantu yang bisa digunakan untuk mempermudah pencatatan akuntansi adalah software akuntansi Kledo.

Kledo membantu Anda untuk mengatur dan mengawasi semua pembayaran, laporan keuangan, dan lainnya dengan cara yang sederhana dan efisien. Kledo juga menyediakan berbagai pilihan fitur yang memudahkan Anda untuk menjalankan bisnis Anda dengan lebih baik.

Dengan Kledo, Anda tidak hanya dapat menghemat waktu dan biaya, tetapi juga dapat dengan mudah mengatur sistem pencatatan keuangan bisnis Anda.

Tertarik mencoba? Anda bisa mencoba Kledo gratis selama 14 hari melalui tautan ini.