Panduan Pembukuan Penjualan bagi Pelaku Bisnis, Wajib Dicoba!

Pembukuan penjualan menjadi poin penting yang harus dilakukan oleh setiap bisnis. Ini penting untuk bisnis karena menyediakan cara untuk memantau kesehatan keuangan perusahaan dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki 

Agar bisnis berfungsi dengan benar, diperlukan sistem yang melacak pendapatan dan pengeluarannya serta mencatat transaksi yang akurat secara efisien. Dan hal tersebut bisa dilakukan melalui pembukuan.

Artikel ini akan membawa Anda memahami lebih jauh seputar pembukuan penjualan. Jadi, simak pembahasan di bawah ini ya!

Apa Itu Pembukuan?

Pembukuan adalah proses pencatatan dan pengelolaan semua transaksi keuangan untuk bisnis, termasuk penjualan, pembelian, dan pembayaran. Pemegang buku melacak semua biaya dan pendapatan, untuk membantu perusahaan membuat keputusan keuangan yang tepat. 

Tujuan pembukuan adalah untuk menunjukkan gambaran keuangan bisnis Anda yang lebih besar, menyeimbangkan akun, dan meningkatkan manajemen arus kas dengan cara yang lebih strategis.

Dalam pembukuan bisnis, akun adalah catatan semua entri debit dan kredit dari jenis tertentu, seperti hutang dagang atau penggajian. Ada lima jenis akun dasar, yaitu:

Mengapa Pembukuan Penjualan Penting?

Pembukuan adalah poin penting yang harus dilakukan setiap bisnis. Adapun pentingnya pembukuan dikarenakan beberapa hal berikut:

• Menjaga catatan keuangan tetap teratur dan memastikan pemahaman yang jelas tentang keuangan perusahaan, yang dapat membantu pengambilan keputusan, penganggaran, dan persiapan pajak
• Membantu jika seseorang ingin meminjamkan atau meminjam uang untuk bisnis mereka. Semakin banyak informasi yang diketahui pemberi pinjaman tentang calon peminjam mereka, semakin besar kemungkinan mereka bersedia meminjamkan uang dengan harga bersaing
• Menentukan profitabilitas perusahaan yang dapat membantu investor. Selain itu, bisnis itu sendiri dapat menggunakan data yang tersedia untuk merencanakan investasinya
• Sebagai modal berharga saat memproyeksikan pertumbuhan perusahaan.

Baca juga: Neraca Saldo: Pengertian, Fungsi, dan Jenisnya yang Wajib Diketahui

Bagaimana Cara Mencatat Penjualan?

Pada bagian ini kita akan mempelajari bagaimana cara mencatat transaksi penjualan dan pengaruhnya pada persamaan dasar akuntansi.

1. Penjualan tunai

Penjualan tunai merupakan bentuk pendapatan yang paling umum bagi bisnis. Transaksi ini akan mempengaruhi posisi akun kas dan pendapatan.

Misalnya, jika barang senilai 350 juta dijual secara tunai, transaksi tersebut akan dicatat sebagai berikut:

2. Penjualan kredit

Bagi banyak bisnis, penjualan biasanya dilakukan secara kredit. Artinya, bisnis tersebut memiliki pelanggan tetap yang dipercaya untuk menjual barang dan menerima pembayaran di kemudian hari. Adapun jatuh tempo pelunasan biasanya dalam 30 hari, meskipun di beberapa industri bisa sampai 90 hari.

Contohnya jika barang senilai 500 juta dijual secara kredit, transaksi tersebut akan dicatat sebagai berikut:

3. Pelunasan pitang penjualan

Pelanggan yang membeli barang secara kredit akan melakukan pembayaran kembali dalam jangka waktu yang ditentukan oleh bisnis.

Untuk contoh sebelumnya, ketika pelanggan membayar piutang mereka sebesar 500 juta secara penuh, transaksi akan dicatat sebagai berikut:

Perhatikan bahwa tidak ada perubahan dalam akun Pendapatan. Sekarang yang terjadi dalam bisnis ini adalah Anda mengubah satu aset (Piutang Usaha) menjadi aset lain (Kas).

Persamaan tersebut seimbang karena total perubahan aset adalah 0 dan perubahan kewajiban dan ekuitas juga 0.

4. Pembayaran penjualan dilakukan di muka

Merupakan hal yang umum bagi bisnis untuk meminta pelanggan membayar di muka. Ini mungkin untuk pesanan khusus, atau untuk barang yang banyak diminati.

Misalnya seorang pelanggan memesan barang senilai 2 juta yang akan dikirimkan dalam waktu 2 bulan. Transaksi tersebut akan dicatat sebagai berikut:

5. Penyelesaian penjualan yang dibayar di muka

Bayangkan Anda sudah menyelesaikan barang pesanan pelanggan yang dibayar di muka. Transaksi tersebut akan dicatat sebagai berikut:

Baca juga: Jurnal Penjualan: Ini Definisi, Fungsi, dan Format Penyusunannya

Tahapan Pembukuan Penjualan

Pembukuan merupakan proses yang panjang, yang terdiri dari beberapa tahapan hingga menghasilkan laporan keuangan yang akurat.Di bawah ini adalah tahapan pembukuan penjualan:

Langkah 1: Identifikasi dan analisis transaksi

Pembukuan dimulai dengan mengidentifikasi transaksi yang berhubungan dengan bisnis. Proses ini hanya mencakup transaksi bisnis karena bisnis adalah entitas yang terpisah dari pemiliknya.

Setelah mengidentifikasi transaksi, masing-masing transaksi sekarang perlu dianalisis untuk menentukan akun mana dalam catatan pembukuan yang terpengaruh.

Setiap transaksi harus didukung oleh dokumen sumber akuntansi yang relevan seperti faktur penjualan dan pembelian, nota debit dan kredit, voucher kas kecil, laporan penggajian, dll.

Langkah 2: Entri jurnal untuk transaksi

Entri jurnal dicatat dalam jurnal yang kadang-kadang disebut sebagai buku harian.

Jurnal juga dikenal sebagai entri asli karena ini adalah pertama kalinya transaksi dicatat dan dimasukkan ke dalam sistem akuntansi.

Langkah 3: Posting jurnal ke buku besar

Jurnal digunakan untuk diposting ke buku besar pembantu dan buku besar umum. Buku besar umum memiliki akun untuk setiap jenis transaksi, misalnya biaya sewa, kontrol piutang, aset tetap, dll.

Buku besar umum terkadang dibagi menjadi buku besar nominal untuk pendapatan dan pengeluaran, dan buku besar untuk aset dan kewajiban.

Semua posting ke buku besar adalah posting jurnal entri ganda dan oleh karena itu sisi debit dan kredit harus seimbang.

Baca juga: Jurnal Pembelian: Definisi, Format, dan Contohnya

Langkah 4: Siapkan neraca percobaan yang sebelum penyesuaian

Pada akhir setiap periode akuntansi, saldo pada akun-akun buku besar didaftar untuk menghasilkan saldo percobaan. Pada tahap ini total debit pada neraca percobaan harus sama dengan total kredit.

Penting untuk disadari bahwa neraca percobaan yang belum disesuaikan ini digunakan semata-mata untuk memeriksa total entri debit dan kredit. Jika neraca percobaan tidak seimbang, maka Anda harus jurnal koreksi harus dibuat di buku besar sampai seimbang.

Langkah 5: Menyusun worsheet (neraca lajur)

Langkah kelima yakni menyiapkan worksheet yang terdiri dari 10 kolom dan saldo percobaan sebelum penyesuaian dipindahkan ke dua kolom pertama.

Baca juga: Jurnal Penjualan Kredit: Pengertian, Bentuk, dan Contoh Penyelesaiannya

Langkah 6: Menyusun entri jurnal penyesuaian

Jurnal penyesuaian seperti pembayaran di muka dan entri penyusutan disiapkan untuk memastikan bahwa pendapatan dan pengeluaran dialokasikan ke periode akuntansi yang benar.

Ini berarti bahwa catatan akuntansi diselesaikan berdasarkan akrual dan sesuai dengan prinsip pencocokan. Entri penyesuaian dimasukkan dalam dua kolom berikutnya dari worksheet.

Langkah 7: Neraca percobaan yang disesuaikan

Ketika semua entri penyesuaian telah selesai, saldo percobaan yang disesuaikan dimasukkan di dua kolom berikutnya pada worksheet.

Langkah 8: Siapkan laporan keuangan

Laporan keuangan bisa dibuat dari data neraca percobaan yang disesuaikan. Item-item yang berkaitan dengan laporan laba rugi ditransfer ke dua kolom berikutnya pada worksheet dan item-item yang berkaitan dengan neraca ditransfer ke dua kolom terakhir worksheet.

Sedangkan di perusahaan besar, umumnya mereka membuat 5 jenis laporan keuangan yang meliputi neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas, laporan perubahan modal, dan catatan atas laporan keuangan.

Baca lebih lanjut seputar jenis-jenis laporan keuangan di artikel ini.

Baca juga: Cara Membuat Laporan Keuangan bagi Pemula dan Contohnya, Lengkap!

Tips Pembukuan untuk Bisnis

Tips berikut ini akan membantu Anda memulai pembukuan untuk bisnis Anda.

Catat setiap pembayaran

Gunakan pembukuan Anda untuk melacak setiap pembayaran dan memperjelas kapan pembayaran dilakukan atau diterima sehingga Anda dapat dengan mudah menemukannya.

Pilih metode akuntansi

Pembukuan menjadi bagian penting akuntansi, jadi putuskan di awal metode akuntansi mana yang akan Anda gunakan.

Akuntansi kas mencatat pendapatan dan pengeluaran hanya ketika menerima uang. Sedangkan akuntansi akrual mencatat pada tanggal terjadinya transaksi meskipun belum menerima uang.

Disiplin

Jangan pernah melakukan keterlambatan pembayaran dan berikan tenggat waktu pembayaran kepada klien Anda sehingga Anda dapat mengejar mereka secara efektif.

Catat setiap pembayar yang terlambat dan pertimbangkan untuk tidak bekerja sama dengan mereka jika mereka terus melewatkan pembayaran. Ini disebut pengendalian kredit, dan tujuannya adalah untuk menjaga arus kas Anda tetap sehat.

Baca juga: Nota Kredit: Arti, Komponen, Contoh, dan Bedanya dengan Nota Debit

Melacak pengeluaran

Anda dapat mengklaim pajak kembali dari banyak pengeluaran bisnis untuk mengurangi biaya overhead Anda. Anda akan memerlukan tanda terima untuk mendukung klaim Anda, jadi simpanlah di tempat yang aman dan terorganisir dalam kategori bisnis yang berbeda.

Pastikan untuk memisahkan pengeluaran bisnis dari pengeluaran pribadi, sehingga Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi mana yang dapat diklaim terhadap laba untuk mengurangi pajak.

Menyimpan bukti transaksi

Pastikan semua laporan bank dan faktur (pembelian dan penjualan) ada dan benar, dan sesuai urutan tanggal.

Untuk faktur pembelian (yaitu uang yang Anda berutang), simpanlah file terpisah untuk faktur yang sudah dibayar dan yang belum dibayar, dan arsipkan keduanya menurut abjad nama pemasok. Selalu ingat untuk memindahkan faktur setelah Anda membayarnya.

Untuk faktur penjualan (yaitu uang yang terutang kepada Anda), beri nomor secara berurutan sesuai urutan waktu pembayarannya, sehingga Anda dapat mengejarnya secara efektif.

Membuat laporan bulanan

Membuat laporan setidaknya sebulan sekali adalah cara paling pasti untuk tetap mengetahui keuangan bisnis Anda, dan memastikan Anda tidak terjebak oleh kejutan yang tidak menyenangkan.

Laporan bulanan Anda minimal harus mencakup laporan laba-rugi dan neraca.

Baca juga: Tips Melakukan Pembukuan Toko Online Beserta Contohnya

Kledo, Solusi Pembukuan Bisnis Masa Kini

Pembukuan penjualan sangat penting dilakukan bisnis agar bisa memantau bagaimana kondisi finansialnya. Informasi pembukuan juga bisa Anda gunakan untuk mengurangi risiko kerugian, meningkatkan keuntungan, dan menentukan strategi bisnis yang lebih baik ke depannya.

Untuk itu, guna memudahkan proses pembukuan Anda, Kledo hadir dengan menawarkan solusi software akuntansi all in one yang dibekali dengan berbagai fitur untuk membantu jalannya bisnis Anda.

Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa mengelola akuntansi, inventory, dan invoice cukup dengan satu aplikasi saja serta bisa digunakan darimana saja dan kapan saja Anda butuhkan.

Jadi, tunggu apalagi? Anda bisa mencoba free trial Kledo selama 14 hari melalui tautan ini.